Een formele brief adresseren (in het Engels)

Hoewel de meeste mensen vandaag de dag communiceren via e-mails en telefoontjes, zijn er nog steeds momenten waarop het nuttig is om te weten hoe je een formele brief moet schrijven, ook in een andere taal. Het kan zijn dat je een formeel verzoek moet indienen bij een bedrijf, een klant moet informeren over een belangrijke kwestie of moet solliciteren naar een baan. Als je in het Engels je formele brief adresseert, begin dan met je adres, schrijf dan eerst de datum, het adres van de ontvanger (ook bekend als het 'inside address') en de aanhef.

Methode 1

Methode 1 van 3:

Een aanhef schrijven aan iemand die je kent

Pdf downloaden

Het is gebruikelijk om formele brieven in het Engels te beginnen met 'Dear'. Het woord 'Dear' brengt warmte over, maar blijft professioneel, en het weglaten ervan maakt dat een brief minder formeel lijkt.^[1]XBron
Na 'Dear' volgt een beleefdheidstitel, zoals Mr., Mrs., Dr., of Ms. Je mag een aanspreekvorm alleen weglaten als je niet zeker bent van het geslacht van de persoon. Als je niet zeker bent van de huwelijkse staat van een vrouw, gebruik dan Ms., wat kan worden gebruikt in plaats van Miss of Mrs.^[2]XBron
3
Gebruik de achternaam van de persoon in je groet. Tenzij je de persoon goed kent en elkaar regelmatig bij de voornaam aanspreekt, gebruik je alleen de achternaam van de ontvanger voor je aanhef. Je aanhef zou bijvoorbeeld kunnen luiden 'Dear Ms. Bell' of 'Dear Dr. Smith.'^[3]XBron
- Als je de naam van de persoon weet, maar niet zeker bent van zijn of haar geslacht, dan kun je zijn of haar volledige naam gebruiken in plaats van een beleefdheidstitel, zoals 'Dear Jamie Wilde.'
Hoewel puntkomma's en komma's gebruikelijk zijn voor informele brieven, moet een formele aanhef altijd worden afgesloten met een dubbele punt. De uiteindelijke opmaak van je aanhef is dan: 'Dear Mr. Brown:' of 'Dear Editor:'^[4]XBron
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 3:

Een algemene aanhef gebruiken

Pdf downloaden

Een algemene aanhef is gepast, ongeacht wie de brief ontvangt. Open met 'To whom it may concern:' als je de brief niet met een specifieke persoon in gedachten schrijft. Je kunt deze aanhef bijvoorbeeld gebruiken voor een brief die naar een aantal verschillende personen wordt gestuurd.^[5]XBron
'Dear Sir', 'Dear Madam' of 'Dear Sir or Madam' zijn allemaal volstrekt acceptabel als aanhef voor een formele brief. Dit is iets persoonlijker dan een algemene aanhef.^[6]XBron
Voor zakelijke brieven gericht aan een persoon in een bepaald beroep, kun je de functietitel van de ontvanger in de aanhef noemen. Dit getuigt van respect voor de functie van die persoon. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met 'Dear Editor:' of 'Dear Human Resources Director:'^[7]XBron
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 3:

De brief opmaken

Pdf downloaden

1
Kies tussen een blok-indeling of inspringen. De twee meest voorkomende formaten voor formele letters zijn de blokstijl en ingesprongen stijl. Bij de blokstijl wordt elk deel van de letter uitgelijnd aan de linkerkantlijn. Bij de ingesprongen stijl wordt het begin van elke alinea, evenals het adres van de afzender, de afsluiting of groet en de handtekening ingesprongen.
- De verschillen tussen beide zijn grotendeels een kwestie van voorkeur -- in zakelijke brieven wordt tegenwoordig echter vaker de blokstijl gebruikt.
2
Begin met je adres. Dit kan zowel je thuis- als zakelijk adres zijn, afhankelijk van het feit of de brief namens jou persoonlijk of namens je bedrijf wordt verstuurd. Je moet je straat, stad, staat/provincie en postcode vermelden, maar je mag je naam niet vermelden.^[8]XBron
- Als je je brief in blokvorm schrijft, dan moet je adres langs de linkermarge worden uitgelijnd. Als de ingesprongen stijl gebruikt, begin dan met een tab-afstand rechts van de centrale marge.^[9]XBron
- Telefoonnummers en e-mailadressen zijn over het algemeen niet inbegrepen in het adres van de afzender, maar dat mag wel.
Dit moet de datum zijn waarop de brief is geschreven. Er moet een open regel staan tussen je adres en de datum en twee regels tussen de datum en het adres van de ontvanger.
Twee regels onder de datum, typ je de naam van de ontvanger, met inbegrip van de aanspreektitel, zoals Mr., Mrs., Ms., of Dr. Gebruik dezelfde aanspreektitel zoals in de aanhef.^[10]XBron
Vermeld onder de naam van de ontvanger de volledige naam van zijn of haar bedrijf als je een zakelijke brief schrijft. Voor persoonlijke formele brieven kunt je de bedrijfsnaam weglaten. Volg met het volledige adres. Net als bij het adres van de afzender zijn dit het huisadres, de stad, de staat/provincie en de postcode.
Als je de brief aan een bedrijf of een specifieke afdeling richt, dan kun je een 'ter attentie van' opnemen om de brief naar een specifieke persoon te sturen. Dit komt dan twee regels onder het adres en twee regels boven de aanhef. De aanhef is gericht aan het bedrijf of de afdeling.^[11]XBron
7
Schrijf je aanhef een regel onder het adres van de ontvanger. De aanhef is een inleidende groet, en is waarschijnlijk het eerste wat je ontvanger zal lezen. De aanhef moet uitgelijnd zijn met de linkermarge.^[12]XBron
- Voorbeelden van een aanhef zijn: 'Dear Mrs. Wells:' of 'Dear Professor:'
8
Volg dit met de hoofdtekst en de afsluiting van de brief. Als je het blokformaat hebt gebruikt, worden je body, afsluiting en de handtekening uitgelijnd met de linkerkantlijn. Als je het ingesprongen formaat hebt gebruikt, zal de body links uitgelijnd zijn met elke ingesprongen alinea, en zal de afsluiting één tab-positie links van het midden zijn, uitgelijnd met het adres van de afzender.
- De aanvullende afsluiting kan een zin zijn zoals 'Best regards' of 'Thank you' en wordt gevolgd door een komma. Alleen het eerste woord wordt met een hoofdletter geschreven. Sla vier regels over (de ruimte voor je handtekening) en sluit af met je naam.^[13]XBron
Advertentie