كيفية توجيه خطاب رسمي

أصبح الاعتماد على البريد الإلكتروني والمكالمات التليفونية شائعًا، إلا أن بعض المناسبات ما زالت تتطلب كتابة وتوجيه خطاب رسمي، كأن تُرسل خطابًا ضمن تقديمك طلب للإدارة في عملك أو لإعلام أحد العملاء ببعض التطورات الهامة أو كذلك تقدمك لوظيفة جديدة. ابدأ خطابك الرسمي بكتابة عنوانك ثم التاريخ ثم عنوان المُرسل إليه (العنوان الداخلي) وبالطبع التحية الُمناسبة.

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

مُخاطبة شخص تعرفه

تنزيل المقال

"عزيزي الدكتور فُلان". من المُتعارف عليه بدء الخطابات الرسمية بكلمة "عزيزي" أو "عزيزتي"، والتي تُعبر عن التقدير والاحترام وبدونها يُصبح الخطاب أقل رسمية.^{[١]Xمصدر بحثي}
أتبع تحيتك باللقب الخاص المُرسل إليه، مثل: "السيد" أو "السيدة" أو "الآنسة" أو الدكتور" ويُمكنك الاعتماد على لقبي "السيد" أو "السيدة" في حالة عدم درايتك بلقب الشخص. استعمل لقب "الأستاذة"، أو اللقب الوظيفي عامة، في حالة عدم تأكدك من الحالة الاجتماعية للسيدات، وذلك لتجنب نهائيًا وقوعك أنت ومن تتواصل معها في موضع حرج!^{[٢]Xمصدر بحثي}
3
استعمل الاسم واللقب المناسب للتحدث مع الطرف الآخر. في بعض الثقافات يُعتبر استخدام الاسم الأخير/ اسم العائلة للمُرسل إليه إلزاميًا في التحية على سبيل التأدب. في ثقافتنا العربية بالتحديد يجب التوجه للمرسل إليه في السياقات الرسمية بلقبه، مثل: دكتور أو السيد مدير مجلس الإدارة.. إلى آخره، بالإضافة إلى اسمه الثنائي. لا تستعمل الاسم الأول فقط في التحيةِ إلا إذا كنت على معرفة جيدة للغاية بالطرف الآخر وكان من نفس مستواك الوظيفي. على سبيل المثال: "عزيزي الدكتور محمد الشرقاوي" أو "عزيزي الأستاذ محمد أبو طالب، مدير شركة الشرق".^{[٣]Xمصدر بحثي}
- إذا كُنت على دراية باسم المُرسل إليه ولكن غير مُتأكد إذا كان ذكرًا أم أنثى، كما في بعض الأسماء، يُمكنك مُخاطبته أو مُخاطبتها بالاسم الكامل، بعد وضع اللقب المناسب أو اختصاره، والتحدث إليها بضمير الجمع (سيادتكم.. حضرتكم.. إلى آخره). على سبيل المثال: "إلى د/عصمت الرافعي".
تختلف الخطابات الرسمية عن غير الرسمية التي تختم فيها التحية بفصلة، مثل: "عزيزي السيد عبد الله الطيب"، بينما يتم ختام التحية في الخطابات الرسمية بوضع نقطتيْن رأسيتيْن كالآتي: "عزيزي السيد حسين:" أو "عزيزي رئيس التحرير:".^{[٤]Xمصدر بحثي}

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

استخدام التحيات العامة

تنزيل المقال

تُعد التحيات العامة أمرًا مقبولًا لمن يتسلم الخطاب ومن أمثلتها "إلى من يهمه الأمر:" في حالة كان الخطاب غير موجه بالاساس إلى شخص بعيْنه أو في حالة إرسال الخطاب لعدد من الأشخاص.^{[٥]Xمصدر بحثي}
يُمكن الاعتماد على بعض التحيات، مثل: "السيد العزيز" أو "السيدة العزيزة"، في الخطابات الرسمية دون إضافة الاسم في حالة عدم معرفته. هذه التحيات أقل خصوصية من التوجه إلى المُرسل إليه باسمه، ولكنها أكثر خصوصية من التحيات العامة.^{[٦]Xمصدر بحثي}
ضع في الاعتبار استعمال اللقب الوظيفي للمُرسل إليه ضمن تحية الخطاب في السياقات المهنية، وذلك لتُظهر له احترامك لمنصبه. على سبيل المثال: "عزيزي المُحرر: ..." أو "عزيزي مدير إدارة الموارد البشرية: ..."^{[٧]Xمصدر بحثي}

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

تنسيق الخطاب

تنزيل المقال

1
اختر طريقة تنسيق خطابك. توجد طريقتان لتنسيق الخطابات الرسمية وهما: طريقة الكُتلة وطريقة المسافات البادئة. في طريقة الكُتلة، ستقوم بمحاذاة كل فقرات وأجزاء الخطاب على الهامش الأيمن للخطاب، أما طريقة المسافات البادئة، تعتمد على ترك مسافة فارغة في بدايةِ كُل فقرة، وكذلك قبل عنوان المُرسل والخاتمة والتوقيع.
- حدد اختيارك بين الطريقتيْن وفقًا لتفضيلات الشخصية، وإن كانت طريقة الكُتلة أكثر شيوعًا في الخطابات المهنية هذه الأيام.
2
ابدأ بكتابة عنوانك (عنوان المرسل ). اكتب عنوانك سواء كان عنوان المنزل أو العمل على حسب الخطاب الذي تُرسله، سواء كان نيابةً عنك أو عن شركتك مثلًا. يجب أن يتضمن العنوان رقم الشارع والمدينة والدولة والرقم البريدي، بينما لا تكتب اسمك كجزء من العنوان.^{[٨]Xمصدر بحثي}
- إذا كُنت تكتب خطابًا بتنسيق الكُتلة، حاذِ عنوان المرسل مع الهامش الأيمن، أما في طريقة المسافات البادئة، اترك مسافة على اليمين مع وضع العنوان في المُنتصف.^{[٩]Xمصدر بحثي}
- لا يُشترط إضافة معلومات البريد الإلكتروني ورقم الهاتف كجزء من عنوان المُرسل، لكنها مقبولة في بعض الحالات.
هذا التاريخ هو تاريخ كتابة الرسالة، مع ترك مسافة واحدة بين التاريخ وعنوان المُرسل، ثم مسافتيْن بين التاريخ وعنوان المُرسَل إليه.
اكتب اسم المُرسل إليه أسفل التاريخ بمسافة سطريْن مع إضافة لقبه/ها، مثل: السيد أو السيدة أو الأستاذة أو الدكتور؛ استعمل نفس اللقب الذي استعملته في التحية.^{[١٠]Xمصدر بحثي}
اكتب اسم وعنوان الشركة الخاصة بالمُرسل إليه إذا كنت تُرسل خطاب عمل، أما الخطابات الشخصية، فلا داعٍ لكتابة اسم الشركة. أتبع ذلك بكتابة العنوان الكامل المتضمن على رقم الشارع واسمه والمدينة والدولة والرقم البريدي.
إذا كُنت توجه خطابك إلى شركة أو قسم بعيْنه، فمن الممكن تخصيص سطر لتحديد هذا القسم؛ اكتب ذلك أسفل العنوان بمسافتيْن وأعلى التحية بمسافتيْن، موجّهًا تحيتك للشركة أو للقسم المعني بالخطاب.^{[١١]Xمصدر بحثي}
7
اكتب تحيتك أسفل عنوان المُرسل إليه بسطر. يجب أن تُحاذي التحية على الهامش الأيمن حتى يتمكن المُستلم من قراءتها أول الأمر.^{[١٢]Xمصدر بحثي}
- من أمثلة التحيات: "العزيزة السيدة إيمان:" أو "الأستاذ الدكتور العزيز:"
8
أتبع التحية بكتابة محتوى الخطاب الأساسي والخاتمة. يجب محاذاة فقرات الخطاب والخاتمة والتوقيع على الهامش الايسر (في حالة الكتابة بالعربية)، إذا كنت تعتمد تنسيق الكتلة في الخطاب، أما إذا اعتمدت تنسيق المسافات البادئة، يجب محاذاة المحتوى على اليسار، مع ترك مسافة قبل كل فقرة وقبل الخاتمة والتي يتم مُحاذاتها مع عنوان المرسل.
- يجب أن تختم الخطاب بإطراء ختامي، مثل: "مع تحياتي" أو "جزيل الشكر"، وألحقه بفصلة. بعد ذلك اترك أربعة أسطر فارغة ثم اكتب التوقيع ملحوقًا باسمك.^{[١٣]Xمصدر بحثي}