Een docent mailen

De manier waarop je met jouw docenten communiceert is zeer belangrijk en laat veel zien over wat voor type student jij bent. De meeste docenten hebben bepaalde verwachtingen met betrekking tot de berichten die zij ontvangen van hun studenten. Hieronder zal een aantal tips worden gegeven voor het schrijven van een goede mail naar jouw docent. Docenten hebben verschillende functies, zoals student-assistent, professor of gastdocent; iemand die van een andere afdeling of een andere universiteit komt. Wanneer je deze mensen schrijft, gelden eigenlijk dezelfde normen. Eigenlijk maakt het niet uit om wat voor type docent het gaat; respect tonen via de e-mail wordt door iedere docent verwacht en gewaardeerd. De meeste docenten zullen een bepaald niveau van communicatie van de studenten verwachten. Ze verwachten een professionele en respectvolle toon. Wij zullen je helpen deze verwachtingen te begrijpen.

Methode 1

Methode 1 van 1:

Een e-mail aan een docent opstellen

Pdf downloaden

Vaak staan hier de antwoorden op vragen die je hebt al in. Door deze vragen opnieuw te stellen, zal het bij je docent overkomen alsof je niet heel serieus bent.
2
Zorg ervoor dat e-mailen daadwerkelijk de beste manier is om te berichten. De mail kost vaak veel meer tijd dan een echt gesprek. Soms zijn vraag en antwoord zo kort, dat mailen onnodig veel tijd kost.
- Zelfs als de e-mail voor jou heel kort lijkt, kan het antwoord dat je nodig hebt de docent veel tijd kosten. Wanneer je bijvoorbeeld vraagt wat je gemist hebt nadat je niet aanwezig bent geweest bij de vorige les, dan is het te verwachten dat je niet serieus genomen wordt. Verwacht je nou echt dat de docent heel zijn les nog een keertje geeft, via de mail nog wel?
- Vraag via de mail niet om je cijfers. Bij universiteiten heb je vaak speciale systemen die gebruikt worden om cijfers uit te wisselen (zoals BlackBoard). Als het je niet zozeer gaat om je cijfer, maar meer om wat je goed en fout hebt gedaan op het examen, dan is het beter om een afspraak met je docent te maken om er samen naar te kijken. Wellicht heb je zelfs ingeroosterde nabesprekingen van examens.
- Indien mogelijk moet je altijd proberen je docent persoonlijk te spreken en niet via de mail. Een vuistregel is: als het waarschijnlijk langer duurt om een antwoord te typen dan om het gewoon te zeggen, dan is het niet handig om toch te mailen. Zoek op wanneer de docent tijd vrij maakt om vragen van studenten te beantwoorden. Maak zo nodig een afspraak om bij de docent langs te komen voor vragen.
Door het e-mailadres of het contactsysteem van je schoolaccount te gebruiken, is de kans veel groter dat je e-mail snel gelezen en beantwoord wordt.
4
Zorg voor een betekenisvolle onderwerpsregel. Als je iemand mailt van wie je weet dat hij of zij het al druk genoeg heeft, is het handig als die persoon direct ziet waar de mail over gaat.
- Het kan slim zijn om in je onderwerpsregel het betreffende vak, het betreffende boek of college en de betreffende bladzijden/sheets te vermelden. Achteraan zet je kort maar krachtig het onderwerp van je mail. Zo weet de docent direct wat er van hem verwacht wordt en kan hij zijn e-mailcommunicatie met studenten organiseren en prioriteiten stellen. Zorg ervoor dat je heel precies bent m.b.t. het college waar jouw vraag over gaat. Geef de exacte tijd en datum. Allen de vaknaam vermelden is veel te algemeen.
- Stuur nooit een bericht zonder onderwerpsregel.
5
Begin altijd met ‘Geachte’, ‘Beste’ of een andere formele opening. Zeg nooit ‘Hey’, ‘Hoi’ of iets in die richting. Zeg altijd ‘Geachte Professor *Achternaam*’. Als je niet 100% zeker weet of het om een heer of mevrouw gaat, dan kan je beledigingen voorkomen door met ‘Professor’ in plaats van ‘Heer’ of ‘Mevrouw’ te openen.
- Zelfs als hij of zij in zijn of haar antwoord afsluit met een voornaam, is het beter om te openen met een achternaam. Open alleen met een voornaam als dit expliciet verzocht is. Zorg er ook voor dat je namen van docenten altijd correct spelt!
6
Vermeld kort en beleefd de reden waarom jij mailt. Deel niet meer informatie dan de docent nodig heeft. Wees kort maar krachtig. Omvat ook altijd om welk college het gaat en om welke secties of sheets. Doe dit in zowel de onderwerpsregel als in de mail zelf. Dit doe je indien de onderwerpsregel om wat voor reden dan ook niet zichtbaar is tijdens het lezen van de mail.
- Noem de exacte opdracht of het project waarnaar je verwijst om enige verwarring te voorkomen.
Voorkom echter wel dat jouw mogelijke oplossing de docent onnodig veel moeite kost.
Vermeld ook opnieuw het betreffende college en de betreffende sectie of sheets. Zo voorkom je onduidelijkheid.
Als jouw e-mail over een opdracht of artikel gaat, voeg dit document dan toe. Zo zal de docent niet hoeven te zoeken naar het document waar jij het over hebt. Als je bijvoorbeeld problemen hebt met computerprogramma’s, dan kan je ook screenshots van problemen toevoegen.
Als je geen spellingscontrole voor e-mails hebt, kopieer het bericht dan en plak het in een tekstverwerker die wel een spellingscontrole functie heeft. Controleer niet alleen op spellings– en grammaticafouten, maar ook op de algemene opbouw van je mail en op je taalgebruik en toon. Je wil beleefd op de docent overkomen.
11
Als het om een gevoelig probleem gaat of als de e-mail erg lang is, kan je iemand anders vragen het goed na te lezen. Vraag die persoon of hij of zij zich beledigd zou voelen door deze mail als die aan hem of haar gericht was.
- Doe de nodige aanpassingen en stuur de mail naar je docent.
12
Geef de docent voldoende tijd om te antwoorden. Zie ook de tips onderin dit artikel over hoe je kan omgaan met non-respons. Bij sommige mails zal de docent het niet nodig vinden te antwoorden. Wanneer je bijvoorbeeld doorgeeft dat jijzelf de komende les niet aanwezig bent en dat een medestudent jouw opdracht daarom zal inleveren, is het niet raar als je geen antwoord krijgt. In dat geval ben je klaar.
- Omdat niet alle docenten iedere dag op de campus zijn, checken ze wellicht hun e-mail niet dagelijks. Geef de docent daarom voldoende tijd om te reageren.
Een simpel bedankje kan genoeg zijn. Een iets langere mail kan handig zijn om professioneler over te komen. Maak een afspraak voor een ontmoeting als je er samen niet via de mail uitkomt.
Advertentie

Tips

Probeer eerst een studiegenoot te vragen wat je bij afwezigheid hebt gemist, in plaats van dat je daar meteen voor mailt.
Gebruik de woorden ‘alstublieft’ en ‘dankuwel’. Dit is beleefd en wordt altijd op prijs gesteld.
Mail nogmaals als je na meerdere dagen nog geen antwoord hebt. Nu zal je voldoende reden hebben om op beleefde wijze te vragen of de docent jouw mail heeft gelezen. Misschien kan je beter mailen of langsgaan op zijn kantoor in plaats van mailen. Als je geen actie onderneemt, zal je sowieso geen antwoord meer krijgen.
Beleefd zijn betekent niet dat je je werkelijke behoeften niet mag delen. Natuurlijk moet je niet één bepaalde oplossing eisen, maar zorg er wel voor dat je suggesties doet.
- Een voorbeeld. Stel dat je geopereerd wordt op de dag van het examen. In dat geval moet je meer doen dan alleen je geschil indienen. Suggereer het examen eerder te maken of vraag of je bijvoorbeeld een vervangende opdracht kan maken. Sta in ieder geval open voor de suggesties van je docent, die er wellicht anders over denkt dan jij.
Houd er rekening mee dat een mail schrijven en opsturen zo gebeurd is, maar het beantwoorden van de vraag kan erg veel moeite kosten. Als je een cijfer berekend wil hebben of een uitleg van de gemiste stof wil, stel dan voor om een keer bij de docent langs te komen als hij hier liever een afspraak voor maakt.

Advertentie

Waarschuwingen

Zorg ervoor dat je het antwoord op een vraag niet gewoon al zelf hebt (in bijvoorbeeld je syllabus).
Wees geduldig. Je ziet je docent regelmatig, maar dat betekent niet dat hij of zij iedere dag de tijd heeft om mails te beantwoorden. Professoren hebben meer verantwoordelijkheden dan alleen maar lesgeven. Natuurlijk is jouw mail belangrijk, maar de kans is groot dat je mail niet precies beantwoord zal worden wanneer jij dat wil.
Gebruik geen informele afkortingen. Wees altijd formeel.
Begin een gesprek met je docent niet door te vragen, “Heeft u mijn mail ontvangen?”. Je docent ontvangt dagelijks waarschijnlijk een hoop mailtjes en zal niet meteen weten of hij ook jouw mail ontvangen heeft. Zeg liever dat je gisteren een mail over een bepaald onderwerp hebt gestuurd en vraag of hij/zij tijd heeft om er nu of later over te praten. Als de docent jouw naam nog niet wist, herinner hem/haar dan aan jouw naam.
Wees altijd beleefd en vriendelijk!
Vraag niet ‘of’ je wat gemist hebt op de dag dat je afwezig was. Natuurlijk heb je wat gemist.
Stuur geen mail naar meerdere docenten tegelijk. Dat zal erg onpersoonlijk overkomen. Alleen als de situatie daadwerkelijk gepast is, kan je dat doen.
Als je een klacht hebt, is mailen waarschijnlijk niet de juiste keus. Plan een afspraak voor een gesprek met de docent en laat weten dat je ergens mee zit. Desnoods spreek je af het via de telefoon te bespreken. Als je direct mailt, is de kans aanwezig dat je dingen schrijft waar je later spijt van kan krijgen.

Advertentie