วิธีการ เขียนอีเมลถึงอาจารย์

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

เขียนอีเมลถึงอาจารย์

บทความที่เกี่ยวข้อง

วิธีที่คุณใช้ติดต่อกับอาจารย์ของคุณนั้นสำคัญมากและแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นนักเรียน/นักศึกษาแบบไหน อาจารย์หลายท่านมีความคาดหวังที่ชัดเจนในเรื่องข้อความที่ตนจะได้รับจากนักเรียน/นักศึกษา ด้านล่างคือเกร็ดเล็กน้อยสำหรับการเขียนอีเมลถึงอาจารย์

อาจารย์และผู้สอนส่วนใหญ่จะคาดหวังให้ระดับการสื่อสารของนักเรียน/นักศึกษาให้เป็นระดับมืออาชีพ นอบน้อม และมีน้ำเสียงชัดเจน เราจะช่วยให้คุณเข้าใจความคาดหวังนั้นเอง

ขั้นตอน

วิธีการ 1

วิธีการ 1 ของ 1:

เขียนอีเมลถึงอาจารย์

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   อ่านแผนการสอน. หลายครั้ง คำถามที่คุณอยากถามอาจจะมีคำตอบไว้แล้วในสิ่งที่อาจารย์ผู้สอนได้แจกเอาไว้ในตอนเริ่มเรียน การถามคำถามที่ทำให้อาจารย์ต้องมานั่งตอบเรื่องเดิมอีกครั้งจะทำให้คุณดูเหมือนไม่ใช่นักเรียนที่จริงจังและจะเป็นผลเสียกับเรื่องของคุณเท่านั้นเอง
2. 
   2
   ดูให้แน่ใจว่าการส่งอีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับที่จะสื่อสารปัญหาของคุณ. อีเมลเป็นวิธีที่ใช้เวลามากกว่าการพูดคุยกันตัวต่อตัว โดยส่วนมากแล้วมันใช้เวลาที่จะเขียนยาวกว่าแทนที่จะเป็นการพูดออกไป

   • แม้ว่าอีเมลจะสั้นและเร็วสำหรับการใช้งานของ “คุณ” แต่คำตอบสำหรับสิ่งที่คุณถามอาจเป็นสิ่งที่ใช้เวลามากสำหรับอาจารย์ ยกตัวอย่างเช่น การอีเมลไปหาอาจารย์เพื่อถามว่า “หนู/ผมพลาดอะไรไปบ้างคะ” ไม่ใช่เรื่องที่ดีเลย คุณกำลังคาดหวังให้อาจารย์ใช้เวลาไปกับการเขียนสิ่งที่สอนไปทั้งคาบมาให้คุณอ่าน
   • อย่าอีเมลไปถามเรื่องเกรด อย่างน้อยก็ในประเทศอเมริกา กฎหมาย FERPA แจ้งมหาวิทยาลัยหลายแห่งให้มีคำสั่งว่าห้ามอาจารย์ส่งข้อมูลเรื่องเกรดทางอีเมล (อีกอย่าง เรื่องเกรดนั้นคุยกันตัวต่อตัวจะดีกว่า ไปที่ห้องพักอาจารย์แล้วขอนัดเวลาที่คุณจะสามารถนั่งคุยกับอาจารย์และทบทวนการบ้านของคุณ จากนั้นอาจารย์ก็จะแสดงให้คุณดูได้ว่าส่วนไหนในงานที่ทำให้คะแนนคุณไม่ดี นอกจากนั้นคุณยังจะดูเหมือนเป็นคนที่สนใจในการเรียนรู้ไม่ใช่พวกหวงเกรดที่มาแถเพื่อเอาคะแนนเพิ่ม)
   • พยายามสนทนากับอาจารย์แบบ “สดๆ” เมื่อไหร่ก็ตามที่เป็นไปได้ กฎทั่วไปที่ได้ผลดีก็คือ ถ้ามันเป็นเรื่องที่จะทำให้อาจารย์ของคุณพิมพ์ข้อความยาวเหยียดเพื่อจะตอบอีเมลคุณล่ะก็ อย่าติดต่อผ่านอีเมล์ ใช้ช่วงเวลาเข้าพบของอาจารย์ให้เป็นประโยชน์ คุณสามารถโทรหาและ/หรือเข้าพบ และส่วนใหญ่ก็จะได้คำตอบภายในทันที หรือหากเวลาของคุณไม่ตรงกับช่วงเวลาเข้าพบของอาจารย์ก็ให้นัดหมายเพื่อที่จะโทรศัพท์หาหรือเข้าพบเวลาอื่น เก็บอีเมลเอาไว้สำหรับการแลกเปลี่ยนสั้นๆ พอ
3. 
   3
   ใช้บัญชีของสถาบันการศึกษา. อาจารย์ต้องรับอีเมลหลายฉบับต่อวัน คุณจะหลีกเลี่ยงการถูกจัดเป็นอีเมลสแปมหรือถูกอาจารย์ละเลยเพราะคิดว่าเป็นที่อยู่ที่ไม่รู้จักได้ด้วยการใช้อีเมลที่สถาบันการศึกษาจัดไว้ให้
4. 
   4
   ใส่หัวเรื่องพร้อมทั้งชื่อวิชาและรายละเอียดกลุ่มที่เรียน. คุณอาจจะทำแบบนี้กับอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง (ซึ่งคุณต้องการให้อีกฝ่ายเปิดอ่าน) อยู่แล้ว แต่มันจะยิ่งสำคัญเป็นพิเศษเมื่อคุณพยายามที่จะติดต่อกับใครก็ตามที่มีวันทำงานที่ยุ่งอยู่พอตัวแล้ว

   • หากอาจารย์ของคุณยังไม่มีแบบการตั้งชื่อเรื่องอีเมลที่ประสงค์ไว้ ก็ควรเริ่มด้วยชื่อรายวิชา รหัสวิชา และกลุ่ม (หรือวันและเวลาที่เรียน) จากนั้นตามด้วยหัวเรื่องที่จะเขียน ยกตัวอย่างเช่น “PSYC100 กลุ่ม XX: คำถามเกี่ยวกับการเก็บข้อมูลสำหรับรายงาน” จะเป็นวิธีที่ดีที่จะตั้งหัวเรื่องอีเมล ด้วยบัญชีอีเมลของสถาบันการศึกษาและการตั้งชื่อเรื่องที่ดี อาจารย์จะรู้ว่าคุณคือใครและคุณต้องการอะไรก่อนที่จะกด “เปิดอ่าน” ด้วยซ้ำ ข้อมูลนี้จะช่วยให้อาจารย์จัดการและลำดับความสำคัญอีเมลของนักเรียน/นักศึกษาได้ รวมถึงข้อมูลเรื่องกลุ่มที่สอนซึ่งสำคัญมากกับอาจารย์ที่สอนหลายกลุ่มในแต่ละรายวิชา อย่าเขียนชื่อรายวิชาคร่าวๆ (เช่น “จิตวิทยา”) เพราะอาจารย์ของคุณอาจจะสอนหลายวิชา
   • อย่าส่งข้อความโดยไม่มีชื่อหัวเรื่อง
5. 
   5
   ใช้คำทักทายเสมอ. อย่าเริ่มด้วยคำว่า “หวัดดี” หรือ “ดีครับ/ค่ะ” หรือการทักทายที่ไม่เป็นทางการอื่นๆ โดยทั่วไปแล้วคุณควรจะใช้ “ถึงอาจารย์ (ตามด้วยชื่อ/นามสกุล)” ถ้าอาจารย์ท่านนั้นสำเร็จปริญญาเอกก็ให้เรียกว่า “อาจารย์ ดร.” นอกเหนือเสียจากว่ามีข้อตกลงเรื่องการเรียกอื่นๆ เอาไว้แล้ว การใช้แค่ “นางสาว” “นาย” หรือ “นาง” แทนที่ “ดร.” หรือ “อาจารย์” เสี่ยงที่จะทำให้ดูเหมือนเป็นการว่ากล่าวอาจารย์ท่านนั้นๆ

   • ต่อให้อาจารย์ลงชื่อในอีเมลตอบกลับด้วยชื่อต้น มันก็จะยังดีกว่าถ้าคุณจะเรียกเขาว่า “ดร. (ชื่อตามด้วยนามสกุล)” หรือ “อาจารย์ (ชื่อตามด้วยนามสกุล)” ในอีเมล อย่าใช้ชื่อต้นของอาจารย์อย่างเดียวนอกเหนือเสียจากว่าคุณได้รับเชิญอย่างยิ่งให้เรียกเช่นนั้น แล้วคุณก็ควรดูให้แน่ใจว่าคุณสะกดชื่ออาจารย์ถูกต้องด้วย
6. 6
   บอกเหตุผลที่ทำให้คุณต้องส่งอีเมลมากอย่างรวบรัดและสุภาพ. ให้ข้อมูลเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์และที่คิดว่าอาจารย์จำเป็นต้องรู้
7. 
   7
   เข้าเรื่องทันที.

   • บอกชื่องานหรือรายงานที่คุณกำลังพูดถึงแทนการใช้สรรพนามหรือวลี เช่น “งานชิ้นนี้”
8. 
   8
   หากคุณส่งอีเมลในเรื่องที่มีปัญหาไป ให้แนะนำการแก้ไขด้วย (ดูเคล็ดลับด้านล่าง) จงนึกถึงใจคนอื่น เพราะทางแก้ปัญหาของคุณอาจสร้างงานอื่นๆ ให้กับอาจารย์
9. 
   9
   ลงท้ายอีเมลด้วยชื่อของคุณและรหัสนักศึกษา (แต่ไม่ต้องใส่เลขประกันสังคมลงไปนะ). ใช้ชื่อจริงและนามสกุล และต่อให้รู้ว่าอาจารย์ของคุณจะรู้จักคุณผ่านชื่ออยู่แล้วก็ควรจะใส่ชื่อรายวิชากลุ่มที่เรียนลงไปใต้ชื่อด้วย คุณจะช่วยให้อาจารย์ไม่ต้องคิดนานว่ารายวิชาและกลุ่มไหนที่คุณกำลังพูดถึงอยู่หากอาจารย์ต้องค้นหาอะไรเกี่ยวกับรายวิชานั้นๆ เพื่อตอบคำถามคุณ
10. 
    10
    แนบเอกสารไปด้วยถ้าจำเป็น. ถ้าอีเมลของคุณเป็นเรื่องเกี่ยวกับงานที่ได้รับมาหรือบทความ ให้แนบเอกสารนั้นไปด้วย ด้วยวิธีนี้อาจารย์ของคุณก็จะไม่ต้องไปควานหางานชิ้นนั้น คุณอาจจะแนบภาพถ่ายหน้าจอของสิ่งที่เป็นปัญหาต่างๆ ด้วยโปรแกรมออนไลน์ในคอมพิวเตอร์
11. 
    11
    อ่านทวน. ถ้าคุณยังไม่ตรวจคำผิดในอีเมลของคุณก็สามารถคัดลอกข้อความทั้งหมดแล้วไปวางในโปรแกรมเช็คคำผิดได้ ไม่เพียงพิจารณาเรื่องกลไกแต่สิ่งที่คุณต้องการสื่อด้วย ตั้งเป้าให้เป็นการใช้นำเสียงที่สุภาพและจุดประสงค์ที่ชัดเจน
12. 
    12
    ถ้าเรื่องที่ส่งเป็นประเด็นที่อ่อนไหวหรืออีเมลมีขนาดยาวมากควรขอให้ใครสักคนอ่านทวนให้ด้วย. ถามคนที่ขอให้อ่านว่าพวกเขารู้สึกว่าเนื้อความในอีเมลทำให้รู้สึกไม่ดีหรือไม่ หรือว่ามันดูมุ่งไปที่พวกเขาเกินไปไหม

    • แก้ไขส่วนที่จำเป็นแล้วส่งไปให้อาจารย์
13. 
    13
    ให้เวลาที่เหมาะสมกับการตอบกลับ. ดูเคล็ดลับด้านล่างเกี่ยวกับวิธีการที่จะระบุความล้มเหลวในการตอบกลับของอาจารย์ ถ้าคุณส่งข้อมูลไปสั้นๆ (“หนู/ผมไม่สบายเลยไปเรียนไม่ได้ในวันอังคาร แต่อารยาจะเป็นคนเอางานไปส่งให้ค่ะ/ครับ”) อาจารย์ก็อาจจะไม่เห็นว่าจำเป็นต้องตอบกลับอีเมลของคุณ ในกรณีนี้ คุณก็เสร็จแล้วล่ะ

    • ให้เวลาอย่างพอดีต่อการตอบกลับ อาจารย์บางท่านไม่ได้เข้ามาที่มหาวิทยาลัยทุกวันและอาจไม่ได้เข้าถึงอินเตอร์เน็ตเวลาอยู่ที่บ้าน ดังนั้นคุณอาจจะต้องรอสักสองสามวัน
14. 
    14
    เมื่อมีการตอบกลับ แสดงด้วยว่าคุณรับรู้. แค่ข้อความง่ายๆ อย่าง “ขอบคุณค่ะ/ครับ” ก็พอแล้ว หากจำเป็นก็ให้เขียนอีเมลที่ยาวกว่านั้นโดยใช้คำแนะนำเดียวกันเพื่อให้ได้ผลอย่างมืออาชีพ ถ้าเรื่องดังกล่าวไม่ได้รับการแก้ไขเพียงพอจากการส่งอีเมล ให้ขอนัดหมายพบอาจารย์ตัวต่อตัว
    โฆษณา

เคล็ดลับ

• พยายามติดต่อเพื่อนร่วมชั้นเรียนก่อนว่าสิ่งที่คุณจะถามอาจารย์ผ่านอีเมลได้รับการแจ้งไว้แล้วตอนที่คุณไม่อยู่หรือพลาดไป
• ใช้คำว่า “ขอความกรุณา” และ “ขอบคุณ” ซึ่งช่วยได้มากและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล
• จงติดตามผล ถ้าหากข้อความไม่ได้รับการตอบกลับภายในวันหรือสองวันก็จะเป็นการสมควรถ้าจะถามอาจารย์ว่าได้รับอีเมลจากคุณและมีเวลาสำหรับใคร่ครวญสิ่งที่คุณเขียนไปหรือเปล่า มันจะได้ผลกว่าถ้าจะติดตามผลด้วยการโทรศัพท์ติดต่อหรือขึ้นไปหาที่ห้องพักอาจารย์ ยิ่งแสดงอาการอะไรมากเท่าไหร่ยิ่งได้ผลดีเท่านั้น อย่ากลัวที่จะถามหรือเตือนความจำอาจารย์
• การเป็นคนสุภาพไม่ได้หมายความว่าจะต้องเป็นพวกปฏิเสธไปเสียหมด คุณมีความต้องการก็บอกให้คนรู้ซะ คุณไม่จำเป็นต้องเรียกร้อง แค่ชี้ให้เห็นเท่านั้น
  • ยกตัวอย่างเช่น ถ้าคุณมีนัดผ่าตัดในวันที่มีสอบปลายภาค คุณก็ควรจะทำมากกว่าการแสดงให้เห็นปัญหาของคุณเพียงผิวเผินเท่านั้น คุณควรจะเสนอให้มีการสอบก่อน, ขอติด I, เสนอทำรายงานชิ้นสุดท้ายแทนการสอบปลายภาค, หรือแสดงความคิดอะไรก็ได้ที่คุณเห็นว่าจะช่วยแก้ปัญหาและทำให้ทุกคนพอใจ อย่าลืมที่จะเปิดกว้างสำหรับการแนะนำของคนอื่นๆ เพราะอาจารย์ก็อาจมีวิธีของพวกท่านเอง
• รู้เอาไว้ว่าการร้องขอที่อาจจะใช้เวลาเล็กน้อยที่จะเขียนและส่งนั้นอาจต้องใช้เวลายาวนานกว่าสำหรับการตอบ ถ้าคุณต้องการเกรดที่คำวนแล้ว หรือสิ่งที่คุณพลาดไปทั้งหมดเมื่อคุณขาดเรียน หรืออะไรอย่างอื่นที่อาจต้องใช้แรงงานมาก คุณก็ควรจะเสนอว่าจะไปหาอาจารย์ที่ห้องพักหากอาจารย์ต้องการให้มีการนัดหมายมากกว่า

โฆษณา

คำเตือน

• จงมีความอดทน คุณอาจจะคิดว่าอาจารย์มีสอนแค่ไม่กี่วิชาต่อสัปดาห์ แต่จงจำไว้ว่าพวกท่านอาจจะมีวิชาอื่นหรือความรับผิดชอบนอกเหนือการสอนอื่นๆ ในการทำงานของท่าน ความกังวลใจของคุณควรจะสำคัญกับพวกท่านแต่พวกท่านอาจจะไม่สามารถระบุมันได้ในเวลาที่คุณอยากจะให้พวกท่านทำ
• อย่าใช้วลี “เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้” “เช่น “โปรดส่งกลับมาให้หนู/ผมเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้”) หรือวลีที่เปลี่ยนรูปเป็นตัวย่อื่นๆ
• จงสุภาพเสมอ การเขียนลงไปว่า “หนู/ผมไม่ได้ตั้งใจจะหยาบคายนะคะ/ครับ” ไม่ได้ช่วยลบล้างความหยาบคายที่ปรากฎในข้อความอื่นๆ ในอีเมล
• อย่าเริ่มต้นบทสนทนากับอาจารย์ด้วยการถามว่า “อาจารย์ได้อีเมลของหนู/ผมไหม” อาจารย์ของคุณอาจจะได้รับอีเมลแต่ไม่สามารถนึกขึ้นได้ในเวลาเฉพาะเจาะจงตอนที่คุณถาม แทนที่จะทำเช่นนั้นให้พูดว่า “หนู/ผมส่งอีเมลไปให้อาจารย์เมื่อวานตอนบ่ายเรื่อง XYZ อาจารย์มีเวลาจะคุยเรื่องนี้ด้วยกันตอนนี้ไหมคะ/ครับ หรือว่าอยากให้ขึ้นไปพบที่ห้องพักอาจารย์ภายหลัง” ถ้ามันเป็นชั้นเรียนที่ใหญ่ หรือเป็นช่วงแรกๆ ของภาคการศึกษาก็ให้บอกชื่อคุณกับพวกท่านก่อน
• อย่าถามว่าในวันที่คุณขาดเรียนคุณพลาดอะไรไป “บ้างหรือเปล่า” เพราะแน่นอนว่าคุณพลาด!
• ดูให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบเอกสารการเรียนการสอนที่คุณได้รับเพื่อดูว่ามีสิ่งที่ตอบคำถามคุณอยู่แล้วหรือไม่
• ถ้าคุณต้องการวิจารณ์หรือมีความรู้สึกทางลบที่คุณต้องการแก้ไข เช่นนั้นการสื่อสารทางอีเมลอาจจะไม่ใช่วิธีที่ดี คุณจำเป็นจะต้องพูดคุยกับอาจารย์และอีเมลก็ส่งไป-กลับได้แค่ทางเดียว (ในแต่ละครั้ง) คุณอาจจะส่งอีเมลไปบอกอาจารย์ว่าคุณต้องการจะพูดกับท่านในเรื่องนั้นๆ และขอนัดเวลาสำหรับเข้าพบหรือคุยผ่านโทรศัพท์ จะดีที่สุดถ้าคุณไม่เขียนอะไรลงไปแบบที่คุณจะต้องมานั่งเสียใจภายหลัง
• อย่าส่งอีเมลหาอาจารย์หลายคนพร้อมกันเว้นว่าสถานการณ์วิกฤตมาก

โฆษณา