仕事の報告書を書く方法

報告書の作成は大変な作業だと思われがちですが、難しく考える必要はありません。報告書は通常、担当するプロジェクトの進捗状況を説明するため、または職場の問題を指摘し、改善案を提案するために作成されます。わかりやすい報告書を短時間で作成するには、目的、対象読者、調査内容、伝えたいポイントを考えるところから始めましょう。次に、一般的なフォーマットに則って報告書を作成し、最後に、わかりやすい報告書になるように修正していきます。

パート 1

パート 1 の 3:

報告書の内容を考える

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報告書の目的やテーマを明確にする　報告書の作成を依頼された場合、目的やテーマがすでに決まっていることも多いでしょう。目的やテーマがはっきりしない場合は、報告書を読む人（対象読者）に何を伝えたいのかを考えます。また、上司や責任者に相談して、目的やテーマを明確にするのもよいでしょう。^{[1]X出典文献}
- 報告書を作成する目的として、ビジネス上の課題の分析、担当したプロジェクトの結果報告、上司に仕事の進捗状況を説明する、などがあります。^{[2]X出典文献}
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対象読者に合った言葉遣いや専門用語を選ぶ　読む人がすでに知っている情報や、彼らが理解できる専門用語のレベルを考慮しましょう。仕事の報告書では、一般向けのものよりも専門用語や隠語を頻繁に使用します。^{[3]X出典文献}
- 報告書を読むのはどんな人でしょうか？報告書の内容を参考にする可能性があるすべての人を想定して作成しましょう。
- 読み手のタイプが幅広く想定される場合は、何も知らない人でも理解できるよう、必要な情報はすべて盛り込むようにします。この場合、関係者などがすでに知っている情報を読み飛ばせるよう、項目ごとに見出しをつけるとよいでしょう。^{[4]X出典文献}また、読み手がそれぞれの疑問を解消できるような項目も設けましょう。
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調査結果とそれを裏付ける資料を揃える　結論や提案の根拠となる資料も報告書に添付しましょう。報告書の作成時に参照した資料は、報告書に添付する必要があります。報告書に添付する資料の例は以下の通りです。^{[5]X出典文献}
- 財務情報
- 図表
- グラフ
- 統計情報
- 調査結果
- アンケート結果
- 専門家、同僚、クライアントなどへのインタビュー内容
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プロジェクトの進捗を確認し、進捗報告書を作成する　きちんと作成された進捗報告書を読めば、完了した作業の概要、今後の予定、プロジェクトが軌道に乗っているかどうかなどがわかります。内容自体が、プロジェクトに関する疑問への回答となるように報告書を作成しましょう。進捗報告書に盛り込むべき内容は以下の通りです。^{[6]X出典文献}
- プロジェクトの規模の変更の有無
- 前回の進捗報告以降に完了した作業の内容
- 今後の予定
- 予定通りに進んでいるか、そうでない場合はその原因について
- 課題とその解決法
- その月に学んだこと
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報告書のアウトライン を作成する　報告書の骨組みとなる簡単なアウトラインを作成し、アイディアをメモしていきましょう。伝えたいことを整理するために、アウトラインには見出しをつけます。自分だけが見るものなので、きれいに書く必要はありませんし、十分に練られた内容でなくても構いません。^{[7]X出典文献}
- ほとんどの報告書では、最初に調査結果、結論、提案などを示し、その結論や提案にたどり着くまでの経緯や根拠などを説明していきます。
- 結論や提案が議論を呼びそうな内容である場合は、なぜその結論にたどり着いたのかを理解してもらえるよう、まず経緯と根拠を説明しましょう。
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パート 2

パート 2 の 3:

報告書を作成する

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表紙またはタイトルページを作成する　報告書のタイトルの下に作成日を記入します。その下に部署名（あるいはチーム名）を記入しましょう。^{[8]X出典文献}
- 報告書作成の経緯や報告書の内容、今後についての考えを記載した送付状を添付することもあります。報告書の提出までに時間がかかった場合や、報告書を読む前に知っておいてほしい情報がある場合に作成しましょう。
- 進捗報告書の場合は、自分の名前、プロジェクト名、日付、報告する期間をそれぞれ別々の行に分けて記載しましょう。各行に「氏名」「プロジェクト名」「日付」「報告期間」などの項目名をつけても、情報を羅列するだけでもどちらでも構いません。^{[9]X出典文献}
- 報告書の書式については、具体的な指定がないかどうか上司に確認します。報告書の作成時にわからないことがあれば、どんどん上司を頼りましょう。
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重要情報の詳細をまとめたエグゼクティブサマリーを作成する　結論、根拠、提案を盛り込み、報告書全体を読まなくても要点を理解できるようにします。詳細な説明を事細かに記載する必要はありませんが、読む人が報告書の内容を理解できるようなものにしなくてはいけません。エグゼクティブサマリーは、半ページ～1ページくらいにまとめましょう。^{[10]X出典文献}
- レポート全体の内容を要約する必要はありません。重要な提案や結論など、報告書の中で最も伝えたいポイントに絞ってまとめましょう。
- 進捗報告書の場合には、この項目は飛ばしても構いません。
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報告書の内容が一目でわかる目次を作成する　目次には、各項の見出しとページ番号を記載します。目次があれば、どこに何が書いてあるか一目でわかり、知りたい情報をすぐに見つけることができます。^{[11]X出典文献}
- 報告書が読みやすくなるように、各項にタイトルと見出しをつけましょう。
- 進捗報告書の場合、上司に特に指示されていなければ、目次は必要ありません。ただ、各項にタイトルと見出しがついていると、報告書のどこに何が書いてあるのかがわかりやすくなります。
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序文で概要を説明する　まず、報告書作成の経緯を伝えましょう。報告書の内容につながるこれまでの流れを要約し、報告書の趣旨を説明します。報告書の中で解消される疑問や解決される課題についても触れ、報告書で取り上げる範囲とその中身が掴めるような内容にしましょう。^{[12]X出典文献}
- 序文は短くて構いません。長々と説明するのではなく、読んだ人が流れや趣旨を理解できるような、直接的かつ具体的な内容にします。
- 序文は2～4段落でまとめましょう。
- 進捗報告書の場合、序文は1～2段落にとどめましょう。序文には、プロジェクトの内容と達成目標の要約を記載します。完了した作業と今後の作業予定を簡単にまとめてもいいでしょう。
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調査結果や結論について説明する　まず、プロジェクトに関連して行った調査や評価の概要を記載しましょう。次に、調査の結果や、それが報告書のテーマとどう関連するかについて解説していきます。^{[13]X出典文献}
- 大抵の場合、この項目では導入の段落を設け、そのあとに結論をリストアップします。
- 結論の記載方法の例：「1．高齢化が進み、顧客の健康リスクが高まっている」
- 進捗報告書の場合、調査結果や結論を提示することはありません。その代わりに、序文の次の項目で、これまでの成果や完了したタスクをリストアップしましょう。2～4文の短い説明を記載することもありますが、通常はリストだけで十分です。記載例：「フェスティバルで使用するテント費用として約2万円を調達」「フェスティバルの企画管理担当をYour Party Planと契約」「住民1500人へのアンケートによる意見聴取」”^{[14]X出典文献}
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今後に向けた提案をする　この項では、今後どのような事態が予想され、提案内容によって何が改善されるのか、先ほど述べた結論がそれらとどうつながるのかを説明しましょう。そのあとに、提案をリストアップしていきます。提案には番号を振り、重要度の高い順に並べましょう。^{[15]X出典文献}
- 提案の記載例：「1．全従業員が心肺蘇生法の訓練を受ける」
- 進捗報告書の場合は、次の作業期間中に完了予定のタスクや、達成目標をリストアップしましょう。記載例：「フェスティバルへの出店者募集」「フェスティバル関連のデザイン決定」「宣伝用ポスターの発注」^{[16]X出典文献}
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結論に至るまでのプロセスと根拠を説明する　テーマや課題、問題にどのように取り組んだのかを述べていきます。調査結果などをおさらいし、それがどのようにして今回の提案につながったかを説明しましょう。テーマ別に項目を分け、その項目で取り上げている内容がわかるよう見出しをつけます。^{[17]X出典文献}
- ここでは、調査や評価について詳しい説明を行いましょう。
- このパートは、報告書の中でも最も長くなります。
- 進捗報告書の場合は、この項目は省略しても構いません。代わりに、プロジェクトに取り組む中で直面した課題と、それをどのように克服したかについて書きましょう。^{[18]X出典文献}記載例：「返信用封筒を同封しなかったため、多くの住民からアンケートの返送がなかった。今後は、アンケートに切手を貼った返信用封筒を同封するか、オンラインでアンケートに回答できる方法も提案する予定である。」
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報告書の作成時に参照した参考文献をリストアップする　参考文献には、雑誌記事、ニュース記事、インタビュー内容、調査結果、アンケート結果、統計資料、その他の関連情報が含まれます。報告書の最後に「参考文献」のページを設け、これらの資料をリストアップしましょう。^{[19]X出典文献}
- 参考文献に特定の形式を使用すべきか確認しましょう。
- 進捗報告書の場合は、このステップを省略しても構いません。
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調査結果、アンケート結果、電子メールなどの資料を添付する　すべての報告書に添付資料が必要なわけではありません。参考にした資料を共有したい、あるいはテーマや調査結果の内容を補足したい場合に添付します。添付資料にはそれぞれわかりやすくラベルをつけましょう。^{[20]X出典文献}
- ラベルの例：「添付資料A」「添付資料B」「添付資料C」
- 進捗報告書の場合は、添付資料は必要ありません。
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調査結果や進捗状況を要約した、短い「まとめ」を記載する　「まとめ」の項目は必須ではありませんが、プロジェクトの現状を要約して伝えることができます。報告書に盛り込んだ情報を要約し、3～4文にまとめましょう。^{[21]X出典文献}
- 記載例：「アートフェスティバルの企画は予定通り進行している。事前の作業計画の9割は完了しており、現在は資材の購入に注力している。このプロジェクトには今のところ目立った障害はないが、今後何かあれば対処していく。」
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パート 3

パート 3 の 3:

わかりやすい報告書に仕上げる

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報告書の内容が伝わるようなわかりやすい見出しをつける　見出しは直接的で簡潔なものにしましょう。報告書に書かれている内容が正確に伝わるようにします。
- 見出しの例：「はじめに」「完了したタスク」「次の四半期の目標」「課題と解決策」「結論」
- 報告書の内容に合わせて見出しを考えましょう。
- 進捗報告書の場合は、責任者、チーム、クライアントに向けた内容になります。^{[22]X出典文献}
2
自分の主張が正しく伝わるよう、シンプルで直接的な言葉を選ぶ　仕事の報告書では、大げさな表現や創造的な文章は求められていません。自分の主張が伝わることが大切です。できるだけシンプルな言葉で、要点が伝わるように表現しましょう。^{[23]X出典文献}
- 修正例：「売上高が50％増と急上昇し、第4四半期の収益も好調に推移した。」→「第4四半期は売上高が50％上昇した。」
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できるだけ簡潔に書く　余計な内容を盛り込むと、作成にも時間がとられますし、読むのも無駄に時間がかかってしまいます。あいまいな表現は省き、要点をストレートに伝えましょう。^{[24]X出典文献}
- 多くの情報を網羅する必要から、分量が多くなってしまう場合もありますが、情報を簡潔に伝えることを心がけましょう。
- 修正例：「優秀で献身的なセールススタッフが、潜在的な顧客に商品の購入を促すために電話勧誘を行ったことで、売上が前四半期に比べて指数関数的に増加した。」→「セールススタッフが電話勧誘を実施した結果、売上が前四半期に比べて増加した。」
4
客観的で冷静な言葉遣いを心掛ける　事実を重視し、読んだ人がそのテーマについて、客観的な見解に基づいた結論を出せるようにします。問題にどのように取り組むべきかを提案する場合でも、感情に訴えようとするのはやめましょう。読み手が自分で考え、判断できるよう、客観的に事実だけを述べるようにします。^{[25]X出典文献}
- 修正例：「暇を持て余しているようなスタッフは士気が低く、オフィスを魂のない機械のような雰囲気にしてしまう。」→「生産性が他者よりも低評価のスタッフは、暇だと感じているという報告がある。」
5
「私」や俗語の使用を避ける　自分だけで取り組んでいるプロジェクトの進捗報告書なら、「私」という表現を使っても問題はないでしょう。それ以外の場合には、報告書内で「私」や俗語は使わないようにします。ただし、特定の人に向けた文章では、相手を示す表現を使っても問題はありません。^{[26]X出典文献}
- 報告書全体を通して、プロフェッショナルらしい言葉遣いを心がけましょう。
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報告書に誤りがないように校正する　文法や字の間違いがあると、報告書の専門性を疑われてしまいます。必ず報告書全体に目を通し、誤字脱字やまずい表現はないか、言葉の使い方が間違っていないかなどを確認しましょう。少なくとも2回は校正を行うようにします。^{[27]X出典文献}
- 自分ですべてのミスを発見するのは難しいので、できれば他の人に校正を頼みましょう。
- 時間に余裕がある場合は、作成から校正まで少なくとも24時間は間をあけましょう。
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ポイント

最初に作成した報告書は、今後の報告書のテンプレートとして活用できます。
職場に報告書のテンプレートがあるかもしれません。使用できるテンプレートがあるかどうか、責任者に相談してみましょう。
できれば、会社や組織で作成されてきた形式に則って、報告書を作成するようにしましょう。オフィスにあるファイルを確認するか、同僚や責任者に過去の報告書のコピーをもらいましょう。