訪問報告書を作成する方法

PDF形式でダウンロード

PDF形式でダウンロード

この記事には：

訪問先の説明をする

訪問を振り返る

報告書の体裁を整える

関連記事

参照

訪問報告書は、学生や社会人を問わず、施設や会社訪問の手順や流れを記録するときに役立ちます。訪問報告書の作成は実に簡単です。はじめに訪問先の説明をしてから、訪問時に何をしたかを記載します。必要であれば、訪問中に得た情報や知識を書きましょう。新たに調べたり、情報を追加する必要はありません。

ステップ

パート 1

パート 1 の 3:

訪問先の説明をする

PDF形式でダウンロード

1. 
   1
   訪問報告書に必要な記載事項を確認する　訪問報告書の書き方は1つではありません。学生なら、教員から出された課題の内容を確認します。コンサルタントなど、企業の依頼で業務として訪問する場合は、その企業の他の報告書を確認し、参考にすると良いでしょう。

   • 報告書の長さは通常2〜3ページですが、これよりも長くなる場合もあります。
   • 訪問先についての提案や意見の記載が求められるケースもあります。反対に、記載するのは訪問先の説明のみという場合もあります。
   • 報告書の作成例や他の報告書を見せてもらえるよう、上司や教員にお願いしましょう。参考にするものがない場合は、ネットで見本を検索してみましょう。
2. 
   2
   訪問の概要から書き始める　これが導入部となります。ここでは、訪問日時と訪問先の所在地を記載しましょう。訪問先の担当者も明記します。遠方の場合は、訪問先までのアクセスを簡単に記載しても良いでしょう。
3. 
   3
   訪問先の用途を記載する　訪問先がどんな施設なのかを1〜2段落で説明します。工場、建設現場、企業、それとも学校でしょうか？施設の規模や配置、使用設備についても詳しく書きましょう。施設の従業員数や経営者も記載します。

   • 工場を訪問した場合は、何を生産しているのか、そして使用設備を記載します。
   • 建設現場を訪問した場合は、何を建設しているのか、そして工事の進捗状況を記載します。現場の地形や見取り図も記載しておきましょう。
   • 企業を訪問した場合は、事業内容を記載します。訪問した部門や課も記載しましょう。
   • 学校を訪問した場合は、どの年齢を対象とした学校なのかを記載します。生徒数も書いておくと良いでしょう。また見学したクラスの教員名も記載します。
4. 
   4
   訪問時の出来事を時系列で記載する　訪問の1番始めの部分から書き始めましょう。何をして、誰に会いましたか？訪問先から帰るまでに起きた出来事を記載します。ここは数段落から数ページの長さで書き、必ず以下の情報を入れるようにします。

   • 誰から、どんな話を聞きましたか？
   • 訪問先では何を見ましたか？
   • どんなイベントが行われていましたか？セミナーに参加したり、質疑応答やインタビューの時間はありましたか？
   • 設備機器や技術のデモンストレーションはありましたか？
5. 
   5
   訪問先の運営についてまとめる　訪問先で実施されている手順や方法をできるだけ詳しく書きます。何か特別な技術が使用されているのであれば、その技術の仕組みを記載しましょう。特定の方法で何かを製造している施設なら、その工程を1つ1つ説明します。

   • 例えば、自動車工場の場合は、作業がロボットによるものなのか、人の手によるものなのかを記載します。組み立てラインの工程1つ1つを説明しましょう。
   • 企業を訪問した場合は、様々な部署について書くようにしましょう。企業の構造や、事業計画についても説明します。
   広告

パート 2

パート 2 の 3:

訪問を振り返る

PDF形式でダウンロード

1. 
   1
   学生の場合は、訪問先で学んだことを記載する　訪問先で学んだことと授業で習った内容の関連性を見つけましょう。授業で学んだことを理解する上で、今回の訪問がどのように役立ったのかを説明します。以下を自分自身に聞いてみると良いかもしれません。

   • これまでは気づかなかったけれど、訪問先で初めて知ったことはありますか？
   • 訪問先で役立つ情報を教えてくれたのは誰ですか？
   • 訪問中に印象に残ったこととその理由は何ですか？
2. 
   2
   訪問先の強みと弱みを記載する　訪問先でうまく機能している仕組みや決まり、習慣を記載します。気になる欠点があれば、それも記載しましょう。できるだけ具体的に書くのがポイントです。改善できそうな機械や設備、仕組みや方針を具体的にあげます。

   • 例えば訪問先の工場について、最新技術を使用しているが、新しい設備を使うには従業員のトレーニングが足りていないという指摘をするのも良いでしょう。
   • 訪問時に何か大切なことをやり残した場合は、それも記載します。例えば、メインの工場設備が見られなかった場合や、責任者に会えなかった場合がこれに該当します。
3. 
   3
   必要に応じて改善案を記載する　改善案を求められている場合は、意見や気づいた点を数段落にまとめましょう。施設内のどこに問題があるかを明記し、具体的で実行可能な改善策をあげましょう。

   • 施設を所有する組織や機関に合わせた提案を行うことが大切です。彼らにとって現実的で、かつ納得できる改善策を考えましょう。
   • 提案は具体的に行いましょう。「基盤の改善が必要」だけでは足りません。どのような設備が必要なのかを伝えたり、従業員のやる気を上げる方法についてアドバイスを行いましょう。
   広告

パート 3

パート 3 の 3:

報告書の体裁を整える

PDF形式でダウンロード

1. 
   1
   報告書のはじめに表紙をつける　タイトルには「航空機工場訪問」「本社訪問報告書」など、訪問の名称や訪問先名を記載します。タイトルの下に、氏名と所属、訪問日を書きましょう。表紙には他の情報を記載しないよう注意します。

   • 指定の書式がある場合は、それに従って表紙の体裁を整えるようにしましょう。
2. 
   2
   分かりやすく客観的な言葉で書く　文章は短く簡潔に書きましょう。形容詞を多用したり、冗長的な表現を使いすぎないよう注意します。こうすることでより分かりやすく、端的な報告書を作成できます。

   • 「面白かったです」や「退屈でした」で済ませるのはやめましょう。学んだことや見たことは具体的に書くようにします。
3. 
   3
   必要に応じて関連する画像を載せる　基本的に画像は必要ありませんが、報告書によってはあった方が良い場合もあります。グループ写真や機械の画像、訪問先の見取り図があると良いかもしれません。
4. 
   4
   報告書を丁寧に見直す　文法の誤りやタイプミスがないかを確認します。誰かに読んでもらい、問題がないかを確認してもらいましょう。学生なら、教員の指示を確認し、必要事項に漏れがないかをチェックします。
   広告