Cara Menulis Laporan Kerja

Awalnya, menulis laporan kerja mungkin tampak sulit, tetapi sebenarnya lebih mudah daripada sangkaan Anda. Laporan kerja biasanya digunakan untuk menjelaskan progres proyek tertentu atau memberikan kesimpulan dan rekomendasi tentang isu tertentu di tempat kerja. Agar dapat menulis laporan kerja yang efektif dengan mudah, mulailah dengan mempertimbangkan tujuan, pembaca, penelitian, dan pesan Anda. Buat draf laporan menggunakan format laporan bisnis. Lakukan revisi agar laporan menjadi efektif.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Merencanakan Laporan Kerja

Unduh PDF

1
Identifikasi tujuan dan topik laporan. Kadang, Anda mungkin diminta membuat laporan. Tujuan atau topik laporan kemungkinan besar akan disebutkan dalam permintaan tersebut. Jika Anda tidak yakin tentang tujuan atau topik, pertimbangkan pesan yang ingin Anda sampaikan kepada pembaca. Anda pun dapat melakukan klarifikasi kepada penyelia atau atasan. ^{[1]XTeliti sumber}
- Contoh, tujuan Anda mungkin melakukan analisis tentang isu bisnis, menjelaskan hasil proyek yang sedang Anda kerjakan, atau memberikan garis besar progres pekerjaan Anda kepada penyelia.^{[2]XTeliti sumber}
2
Pilih nada dan bahasa yang sesuai dengan pembaca. Pertimbangkan pengetahuan pembaca dan jargon-jargon yang mereka ketahui. Saat menulis laporan, Anda dapat menggunakan jargon dan bahasa yang lebih profesional daripada ketika Anda menulis untuk publik.^{[3]XTeliti sumber}
- Siapa yang akan membaca laporan? Pertimbangkan setiap pembaca yang kiranya akan menggunakan laporan Anda.
- Jika pembaca Anda heterogen, tulis seluruh informasi untuk pembaca yang memiliki pengetahuan paling sedikit tentang apa yang Anda tulis. Namun, gunakan judul untuk tiap bagian agar para pembaca yang lebih terdidik dapat melompati informasi yang menurut mereka tidak diperlukan.^{[4]XTeliti sumber} Anda pun dapat menulis bagian-bagian yang spesifik untuk menjawab kelompok pembaca tertentu.
3
Kumpulkan data dan bahan pendukung jika ada. Masukkan materi yang Anda gunakan sebagai dasar kesimpulan atau rekomendasi. Anda akan mengacu pada materi-materi tersebut saat menyiapkan laporan. Anda pun mungkin harus menuliskan materi-materi tersebut di dalam lampiran laporan. Di bawah ini adalah jenis materi yang dapat Anda masukkan ketika menyiapkan laporan:^{[5]XTeliti sumber}
- Informasi keuangan
- Diagram
- Grafik
- Informasi statistik
- Survei
- Kuesioner
- Hasil wawancara dengan ahli, rekan kerja, klien, dll.
4
Ulas progres Anda jika Anda menulis laporan progres kerja. Sebaiknya, beri garis besar pekerjaan yang telah Anda lakukan, pekerjaan yang akan Anda lakukan, dan apakah pekerjaan telah sesuai dengan target awal. Anggap laporan tersebut sebagai jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan yang mungkin dimiliki orang tentang proyek Anda. Di bawah ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang sebaiknya Anda jawab di dalam laporan:^{[6]XTeliti sumber}
- Apakah ruang lingkup pekerjaan berubah?
- Pekerjaan apa yang telah Anda selesaikan sejak laporan terakhir?
- Pekerjaan apa yang akan Anda lakukan?
- Apakah proyek Anda akan selesai tepat waktu? Jika tidak, kenapa?
- Masalah apa yang Anda hadapi dan bagaimana Anda menyelesaikannya?
- Apa pelajaran yang Anda dapatkan bulan ini?
5
Buat garis besar informasi yang harus Anda masukkan ke dalam laporan. Tulis garis besar ide Anda sebagai panduan. Saat membuat garis besar, kembangkan tajuk-tajuk laporan untuk membantu mengatur apa yang akan Anda katakan. Garis besar ini tidak perlu rapi atau ditulis dengan baik karena hanya Anda yang akan menggunakannya.^{[7]XTeliti sumber}
- Umumnya, laporan dimulai dari penjelasan tentang hasil, kesimpulan, atau rekomendasi. Setelah itu, jelaskan bagaimana Anda dapat tiba pada kesimpulan tersebut dan jalan pikir Anda jika memungkinkan.
- Jika Anda akan membuat kesimpulan atau rekomendasi yang kontroversial, jelaskan proses dan jalan pikir Anda agar pembaca memahami alasan di balik kesimpulan dan rekomendasi yang Anda beri.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Membuat Konsep Laporan Kerja

Unduh PDF

1
Gunakan halaman sampul atau halaman judul. Halaman judul sebaiknya memuat nama laporan diikuti tanggal penyerahan di baris yang berbeda. Di baris ketiga, tulis nama seluruh penulis laporan. Setelahnya, tulis nama organisasi di baris keempat.^{[8]XTeliti sumber}
- Pada beberapa kasus, Anda mungkin menyertakan surat pengantar untuk menjelaskan kenapa Anda menulis laporan tersebut, apa yang ada di dalamnya, dan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Surat semacam ini umum digunakan apabila proses penulisan laporan menghabiskan waktu yang panjang atau penulis merasa pembaca membutuhkan penjelasan tambahan sebelum mendalami laporan tersebut.
- Untuk laporan progres, tulis nama Anda, nama proyek, tanggal, dan periode laporan pada halaman judul. Tuliskan di baris yang berbeda-beda. Anda dapat memberi label tiap baris dengan kata-kata, seperti ‘nama’, ‘nama proyek’, ‘tanggal’, dan ‘periode laporan’. Anda pun dapat menuliskan informasi tentang hal-hal tersebut tanpa label.^{[9]XTeliti sumber}
- Bertanyalah kepada atasan apakah ada rekomendasi spesifik tentang laporan kerja. Rekomendasi tersebut adalah sumber materi terbaik untuk menyiapkan laporan.
2
Buat ringkasan eksekutif yang berisi informasi-informasi kunci. Masukkan kesimpulan, justifikasi, dan rekomendasi Anda. Pembaca akan memahami poin-poin penting laporan tanpa harus membacanya secara keseluruhan. Anda tidak perlu terlalu detail, tetapi pembaca harus mengerti gambaran laporan Anda. Ringkasan eksekutif sebaiknya setengah sampai satu halaman.^{[10]XTeliti sumber}
- Anda tidak perlu merangkum seluruh laporan. Fokuslah pada ide-ide penting dalam laporan, seperti rekomendasi utama atau kesimpulan yang Anda buat.
- Jika Anda menulis laporan progres, lompati bagian ini.
3
Buat daftar isi. Buat daftar seluruh judul bagian-bagian laporan dan nomor halamannya. Daftar ini akan memudahkan pembaca menggunakan laporan Anda dan menemukan informasi yang mereka perlukan.^{[11]XTeliti sumber}
- Gunakan judul dan tajuk untuk setiap bagian sehingga laporan mudah dibaca.
- Jika Anda menulis laporan progres, biasanya Anda tidak perlu membuat daftar isi kecuali atasan memintanya. Namun, masukkan judul dan tajuk untuk setiap bagian agar laporan mudah dibaca.
4
Tulis pendahuluan untuk memberi gambaran tentang laporan Anda. Ceritakan kepada pembaca kenapa Anda menulis laporan tersebut. Rangkum konteks yang melatarbelakangi laporan dan jelaskan tujuan Anda. Tunjukkan pertanyaan-pertanyaan yang akan Anda jawab dalam laporan atau isu yang akan Anda pecahkan. Jelaskan ruang lingkup dan organisasi laporan.^{[12]XTeliti sumber}
- Pendahuluan tidak perlu panjang. Tulis dengan jelas dan spesifik sehingga pembaca mengetahui konteks dan tujuan tanpa harus membaca penjelasan yang terlalu panjang.
- Tulis 2-4 paragraf untuk pendahuluan.
- Untuk laporan progres, bagian pendahuluan cukup 1-2 paragraf. Pendahuluan harus merangkum proyek dan target Anda. Anda pun dapat menyebutkan pekerjaan yang telah Anda selesaikan dan rencana Anda selanjutnya.
5
Jelaskan hasil atau kesimpulan yang telah Anda sebutkan. Beri garis besar penelitian atau evaluasi yang telah Anda selesaikan terkait proyek tersebut. Tulis diskusi dan interpretasi temuan serta hubungannya dengan topik laporan.^{[13]XTeliti sumber}
- Umumnya, bagian ini terdiri dari paragraf pendahuluan dan daftar kesimpulan yang Anda ambil.
- Kesimpulan dapat ditulis seperti ini, “1. Populasi makin menua sehingga risiko kesehatan klien kita pun meningkat.”
- Jika Anda menulis laporan progres, Anda tidak memiliki hasil atau kesimpulan. Tulis pencapaian atau pekerjaan yang setelah Anda selesaikan setelah bagian pendahuluan. Anda dapat menulis 2-4 paragraf untuk bagian ini. Namun, biasanya sebuah daftar sudah cukup. Tulis, “Mengumpulkan Rp200.000.000 untuk menyewa tenda festival,” “Menandatangani kontrak dengan Perusahaan Perencanaan Pesta untuk merencanakan festival,” dan “Melakukan survei kepada 1.500 penduduk untuk mengumpulkan pendapat publik.”^{[14]XTeliti sumber}
6
Beri rekomendasi langkah ke depan. Rekomendasi seharusnya menjelaskan apa yang akan terjadi di masa depan. Jelaskan masalah apa yang dapat diselesaikan menggunakan solusi Anda dan hubungannya dengan kesimpulan yang Anda tarik. Setelah menulis penjelasan, beri daftar rekomendasi dengan nomor. Awali tiap kalimat dengan kata kerja. Buat daftar rekomendasi dan mulailah dari yang terpenting.^{[15]XTeliti sumber}
- Contoh, Anda dapat menulis, “1. Beri pelatihan Cardiopulmonary resuscitation kepada karyawan.”
- Jika Anda menulis laporan progres, sebaiknya membuat daftar pekerjaan atau target yang akan Anda kerjakan/raih di periode selanjutnya. Contoh, Anda dapat menulis, “Menemukan vendor untuk festival,” “Menentukan desain festival,” dan “Memesan poster promosi.”^{[16]XTeliti sumber}
7
Diskusikan proses dan kerangka berpikir yang mendasari kesimpulan. Jelaskan pendekatan yang Anda gunakan untuk menganalisis topik, isu, atau masalah. Ulas temuan Anda, kemudian jelaskan bagaimana temuan-temuan tersebut digunakan sebagai dasar rekomendasi. Pilah diskusi menjadi beberapa bagian. Beri judul bagian-bagian tersebut sesuai isinya.^{[17]XTeliti sumber}
- Bagian ini pun berisi diskusi yang lebih panjang tentang penelitian dan evaluasi.
- Seharusnya, bagian ini adalah bagian terpanjang dalam laporan Anda.
- Jika Anda menulis laporan progres, Anda dapat melompati bagian ini. Anda dapat menggantinya dengan sebuah bagian tentang hambatan saat mengerjakan proyek dan cara mengatasinya.^{[18]XTeliti sumber} Anda dapat menulis, “Banyak penduduk tidak mengembalikan survei karena tidak disertai prangko prabayar. Setelah ini, kami akan menyertakan prangko prabayar atau menyediakan pilihan survei digital.”
8
Buat daftar referensi yang Anda gunakan untuk menyiapkan laporan. Referensi dapat berupa artikel jurnal, berita, hasil wawancara, survei, kuesioner, temuan statistik, dan informasi lain yang terkait. Kutip referensi tersebut di bagian akhir laporan. Beri judul “Daftar Pustaka.”^{[19]XTeliti sumber}
- Kecuali Anda diminta memakai gaya kutip tertentu, gunakan format APA dalam laporan bisnis.
- Lompati langkah ini jika Anda menyiapkan laporan progres.
9
Beri lampiran untuk materi seperti survei, kuesioner, atau surel. Tidak setiap laporan membutuhkan lampiran. Namun, Anda dapat menyertakannya jika Anda ingin menyediakan materi yang Anda kutip atau informasi tambahan yang dapat membantu mereka lebih mudah memahami topik atau temuan Anda. Beri label menggunakan huruf yang berbeda-beda untuk tiap lampiran..^{[20]XTeliti sumber}
- Contoh, Anda dapat memiliki “Lampiran A”, “Lampiran B”, dan “Lampiran C”.
- Jika Anda menulis laporan progres, Anda tidak perlu menyertakan bagian ini.
10
Tulis kesimpulan pendek yang merangkum seluruh temuan atau progres Anda. Anda mungkin tidak perlu menulis kesimpulan, tetapi kesimpulan dapat menyorot ulang usaha-usaha yang telah Anda lakukan. Buat kesimpulan sepanjang 3-4 kalimat untuk merangkum seluruh informasi yang telah Anda paparkan di dalam laporan.^{[21]XTeliti sumber}
- Anda dapat menulis, “Proyek perencanaan festival seni telah dilakukan sesuai jadwal. Kami telah menyelesaikan 90% aktivitas perencanaan dan telah bergerak ke proses pembelian bahan. Saat ini, proyek tidak menghadapi hambatan, tetapi kami akan menangani masalah yang mungkin terjadi di masa depan.”
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menulis Laporan yang Efektif

Unduh PDF

1
Gunakan judul yang jelas agar laporan mudah digunakan. Buat judul yang jelas dan tidak bertele-tele. Dengan melihat judul, pembaca seharusnya langsung memahami apa isi laporan Anda.
- Judul-judul yang mungkin Anda perlukan, antara lain: Pendahuluan, Pekerjaan yang Telah Diselesaikan, Target Periode Selanjutnya, Hambatan dan Solusi, dan Kesimpulan.
- Buat judul yang sesuai dengan informasi dalam laporan.
- Untuk laporan progres, pembaca Anda kemungkinan besar penyelia, tim, atau klien.^{[22]XTeliti sumber}
2
Gunakan bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele untuk menyampaikan ide. Laporan kerja tidak membutuhkan kata-kata yang rumit dan kalimat yang berbunga-bunga. Anda hanya perlu menyampaikan poin-poin penting kepada pembaca. Sampaikan ide menggunakan kata-kata sesederhana mungkin dan langsung pada inti ide.^{[23]XTeliti sumber}
- Tulis, “Pendapatan naik 50% di kuartal keempat,” daripada, “Pendapatan melambung tinggi hingga 50% dan membuat pendapatan kuartal keempat menjadi cemerlang.”
3
Gunakan tulisan yang ringkas agar laporan Anda singkat. Tulisan yang terlalu panjang hanya membuang waktu Anda dan pembaca. Buang kata-kata yang tidak perlu dan langsung tulis inti pernyataan Anda.^{[24]XTeliti sumber}
- Beberapa laporan kerja memang panjang secara natural karena memuat banyak informasi. Namun, cara Anda menuliskannya harus tetap ringkas.
- Lebih baik Anda menulis, "Penjualan meningkat di kuartal terakhir setelah staf melakukan pemasaran melalui telepon,” daripada, “Pendapatan meningkat dengan tajam di kuartal terakhir karena tenaga-tenaga pemasar kami yang berbakat dan berdedikasi tinggi melakukan pemasaran kepada klien potensial melalui telepon agar mereka membeli lebih banyak produk.”
4
Sampaikan ide menggunakan bahasa yang objektif dan tidak emosional. Tuliskan fakta dan biarkan pembaca membangun kesimpulan mereka sendiri berdasarkan sudut pandang yang objektif. Anda mungkin mengajukan rekomendasi tentang bagaimana menangani isu tertentu, tetapi jangan berusaha memancing emosi pembaca agar mereka terbujuk. Biarkan pembaca membangun ide dan keputusan berdasarkan perspektif yang objektif.^{[25]XTeliti sumber}
- Daripada menulis, “Staf yang tidak bahagia biasanya tidak memiliki semangat juang sehingga kantor terasa seperti mesin tanpa jiwa,” Anda dapat menulis, “Staf dengan produktivitas yang relatif rendah mengatakan bahwa mereka merasa tidak bahagia.”
5
Jangan gunakan bahasa yang tidak resmi dan kata “aku” atau “saya.” Anda mungkin dapat menggunakan kata “saya” dalam laporan progres jika Anda mengerjakan proyek seorang diri. Jika tidak, jangan gunakan kata “saya” atau kata-kata yang sangat informal dalam laporan kerja. Namun, Anda dapat menggunakan kata “Anda” saat mengarahkan kalimat tertentu kepada target pembaca.^{[26]XTeliti sumber}
- Gunakan bahasa yang profesional dalam laporan.
6
Baca kembali laporan untuk memastikan tidak ada kesalahan. Kesalahan tata bahasa dan ejaan akan menurunkan reputasi profesionalisme laporan. Baca kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan, frasa yang buruk, atau pilihan kata yang tidak tepat. Akan lebih baik jika Anda dapat membaca ulang laporan dua kali.^{[27]XTeliti sumber}
- Jika memungkinkan, minta bantuan orang lain untuk membaca laporan tersebut karena kadang sulit menemukan kesalahan diri sendiri.
- Jika masih memiliki waktu, tinggalkan dahulu laporan selama 24 jam sebelum membaca ulang.
Iklan

Tips

Setelah menulis laporan kerja pertama, gunakan sebagai templat laporan-laporan selanjutnya.
Tempat kerja Anda mungkin memiliki templat laporan kerja. Bertanyalah kepada penyelia apakah Anda dapat menggunakan templat milik kantor.
Jika Anda dapat melakukannya, gunakan format laporan kerja yang telah ada dari organisasi tempat Anda bekerja. Periksa fail di kantor atau mintalah salinan laporan kepada penyelia atau rekan kerja.

Peringatan

Jika Anda menggunakan laporan yang telah ada sebagai contoh, jangan menyalin kata-kata di dalamnya. Jika Anda menyalin, berarti Anda melakukan plagiarisme dan hal ini akan membawa masalah di tempat kerja.