Einen Arbeitsbericht schreiben

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In diesem Artikel:

Plane einen Arbeitsbericht

Entwirf einen Arbeitsbericht

Mache deinen Bericht effektiv

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Literaturhinweise

Einen Arbeitsbericht schreiben zu müssen kann eine herausfordernde Aufgabe sein, doch es könnte auch einfacher sein als du denkst. Arbeitsberichte werden für gewöhnlich dazu verwendet, deinen Fortschritt an einem Projekt zu erklären oder deine Schlussfolgerungen oder Empfehlungen bezüglich eines Problems am Arbeitsplatz zu liefern. Beginne zuerst über den Zweck, das Publikum, die Forschung und die Mitteilung nachzudenken, um einen effektiven Arbeitsbericht zu schreiben. Schreibe danach einen Entwurf deines Berichts, indem du das für Arbeitsberichte typische Format verwendest. Zum Schluss kannst du den Bericht noch einmal überarbeiten, um ihn so effektiv wie möglich zu gestalten.

Vorgehensweise

Teil 1

Teil 1 von 3:

Plane einen Arbeitsbericht

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1. 
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   Erkenne den Zweck und das Thema deines Berichts. In manchen Fällen kann es sein, dass du um einen Bericht gebeten wurdest. Denke darüber nach, welche Mitteilung du dem Publikum übermitteln möchtest, wenn du dir wegen des Zwecks und Themas unsicher bist. Du kannst auch mit deinem Chef oder Vorgesetzten reden, um Klarheit zu schaffen.

   • Zum Beispiel kann der Zweck deines Berichts darin bestehen, ein Geschäftsproblem zu analysieren, die Ergebnisse eines Projekts zu erklären oder deinem Vorgesetzten einen Überblick über deinen Arbeitsfortschritt zu liefern.
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   Wähle den Ton und die Sprache je nach deinem Publikum. Ziehe in Betracht, was dein Publikum bereits weiß und welche Sprache es am besten verstehen wird. Beim Verfassen eines Arbeitsberichts kannst du eine eher professionelle Sprache verwenden als wenn du beispielsweise für die Öffentlichkeit schreibst.

   • Wer wird den Bericht lesen? Schließe jeden in deinem Publikum mit ein, der deinen Bericht wahrscheinlich nutzen wird.
   • Schließe alle notwendigen Informationen für den am schlechtesten informierten Leser ein, wenn du für unterschiedliche Leser schreibst. Verwende jedoch Überschriften für jeden Abschnitt, sodass die informierten Leser für sie redundante Informationen überspringen können. Du kannst ebenso Abschnitte auf das unterschiedliche Publikum zuschneiden, sodass alle Bedenken ausgeräumt werden.
3. 
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   Sammle deine Recherchematerialien und hilfreiche Dokumente, falls dies zutrifft. Schließe Materialien ein, die du genutzt hast, um zu deinen Schlussfolgerungen zu gelangen oder um deine Empfehlungen zu entwickeln. Du wirst bei der Vorbereitung deines Berichts auf diese Materialien verweisen und vielleicht musst du sie im Anhang deines Berichts anheften. Hier sind die Arten von Materialien, die du bei der Vorbereitung deines Berichts einschließen könntest:

   • Finanzielle Informationen
   • Tabellen
   • Schaubilder
   • Statistische Informationen
   • Umfragen
   • Fragebögen
   • Interviews mit Experten, Mitarbeitern, Kunden usw.
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   Überprüfe deinen Fortschritt, wenn du einen Fortschrittsbericht verfasst. Ein guter Fortschrittsbericht bietet einen kurzen Überblick über deine bisherige Arbeit, was du als Nächstes tun wirst und ob das Projekt im Zeitplan liegt oder nicht. Am besten stellst du es dir als Antwort auf die Fragen vor, welche zu deinem Projekt gestellt werden könnten. Hier sind die Dinge, die du in deinem Bericht nennen solltest:

   • Hat sich der Umfang des Projekts verändert?
   • Welche Aufgaben hast du seit dem letzten Fortschrittsbericht erledigt?
   • Welche Aufgaben stehen als Nächstes an?
   • Liegst du mit der Vervollständigung des Berichts im Zeitplan? Falls nicht, warum?
   • Welche Schwierigkeiten sind dir bisher begegnet und wie willst du diese meistern?
   • Hast du in diesem Monat etwas gelernt?
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   Skizziere die Informationen, die du in deinem Bericht nennen musst. Schreibe deine Ideen in einer groben Skizze auf, um deinen Schreibprozess zu unterstützen. Entwickle während des Erstellens der Skizze Überschriften für deinen Bericht, um dir bei der Organisation deiner Gedanken zu helfen. Deine Skizze muss nicht ordentlich oder ausgefeilt sein, da sie nur für deine persönliche Verwendung gedacht ist.

   • In den meisten Fällen beginnst du deinen Bericht mit der Erklärung deiner Ergebnisse, Schlussfolgerungen oder Empfehlungen. Danach erklärst du, wie du an diesen Punkt gelangt bist und aus welchen Gründen, falls dies auf deinen Bericht zutrifft.
   • Wenn du im Begriff bist, eine kontroverse Schlussfolgerung oder Empfehlung zu nennen, erkläre deine Vorgehensweise und Argumentation zuerst, sodass dein Publikum verstehen kann, warum du bei dieser Idee gelandet bist.
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Teil 2

Teil 2 von 3:

Entwirf einen Arbeitsbericht

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   Verwende ein Deck- oder Titelblatt. Dein Titelblatt sollte den Titel deines Projekts gefolgt vom Abgabedatum in einer eigenen Zeile nennen. Die dritte Zeile sollte alle Autoren aufzählen. Schreibe den Namen deines Unternehmens in die vierte Zeile.

   • In manchen Fällen kann es sein, dass du auch ein Begleitschreiben einreichen musst, um zu erklären, warum du diesen Bericht geschrieben hast, was er umfasst und was deiner Meinung nach als Nächstes unternommen werden muss. Dies ist für Berichte üblich, die lange vorbereitet wurden und zusätzliche Erklärungen erfordern, bevor der Leser den Bericht selbst liest.
   • Nenne bei einem Fortschrittsbericht deinen Namen, den Projekttitel, das Datum und den Zeitraum der Berichtserfassung auf dem Titelblatt. Schreibe die Informationen jeweils in eine eigene Zeile. Du kannst jede Zeile mit „Name”, „Projekttitel”, „Datum” und „Berichtszeitraum“ kennzeichnen oder die Informationen einfach nur auflisten.
   • Frage deinen Chef, ob es spezielle Empfehlungen für die Formatierung deines Arbeitsberichts gibt. Diese sind deine besten Hilfsmittel für die Vorbereitung deines Berichts.
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   Biete eine Kurzfassung mit den Schlüsselinformationen an. Schließe darin deine Schlussfolgerungen, Rechtfertigungen und Empfehlungen ein. Dies erlaubt jemandem, die wesentlichen Punkte deines Berichts zu verstehen, ohne den ganzen Bericht lesen zu müssen. Du musst keine detaillierten Erklärungen verfassen, doch der Leser sollte verstehen, worum es in dem Bericht geht. Deine Kurzfassung sollte ungefähr eine halbe bis eine Seite lang sein.

   • Du musst nicht den gesamten Bericht zusammenfassen. Konzentriere dich einfach auf die wichtigsten Ideen des Berichts, wie beispielsweise die Schlüsselempfehlungen oder -schlussfolgerungen, die du präsentierst.
   • Du kannst diesen Abschnitt überspringen, wenn du einen Fortschrittsbericht verfasst.
3. 
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   Gib ein Inhaltsverzeichnis mit den Inhalten deines Berichts an. Zähle die Abschnittsüberschriften im Inhaltsverzeichnis auf sowie die jeweiligen Seitenzahlen. Dies erlaubt deinen Lesern, sich einfach durch deinen Bericht zu navigieren und die benötigten Informationen zu finden.

   • Verwende Titel und Überschriften für jeden Abschnitt, sodass dein Bericht einfach zu lesen ist.
   • Bei einem Fortschrittsbericht musst du für gewöhnlich kein Inhaltsverzeichnis angeben, es sei denn, dein Chef fordert dies von dir. Nenne in jedem Fall Titel und Überschriften für jeden Abschnitt, sodass deinem Bericht einfacher zu folgen ist.
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   Schreibe eine Einleitung, um einen Überblick über den Bericht zu geben. Teile dem Leser mit, was dich dazu bewegt hat, diesen Arbeitsbericht zu verfassen. Fasse den Kontext des Arbeitsberichts zusammen und erkläre deine Absicht. Nimm die Fragen vorweg, die du beantworten wirst oder nenne das Problem, das du lösen wirst. Nenne ebenso den Umfang deines Berichts sowie einen Verlaufsplan der Inhalte.

   • Deine Einleitung muss nicht lang sein. Sei direkt und spezifisch, sodass dein Leser den Kontext und Zweck des Berichts ohne lange Einführung versteht.
   • Schreibe zwei bis vier Absätze für deine Einleitung.
   • Bei einem Fortschrittsbericht sollte deine Einleitung nur ein bis zwei Absätze umfassen. Sie sollte dein Projekt zusammenfassen und beschreiben, was du damit zu erreichen hoffst. Du kannst ebenfalls dein bisher Erreichtes erwähnen und einen Ausblick darauf geben, was du als Nächstes planst.
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   Erkläre die Ergebnisse oder Schlussfolgerungen, die du vorstellst. Gib einen grundlegenden Überblick über die Forschung oder Beurteilungen, die du zu diesem Projekt abgeschlossen hast. Besprich und interpretiere anschließend deine Ergebnisse und erkläre, inwiefern sie sich auf das Thema deines Berichts beziehen.

   • In den meisten Fällen enthält dieser Abschnitt einen einleitenden Absatz und eine Liste deiner Schlussfolgerungen.
   • So könnte eine Schlussfolgerung aussehen: „1. Unsere Bevölkerung altert, was zu erhöhten Gesundheitsrisiken für unseren Kundenstamm führt.“
   • Wenn du einen Fortschrittsbericht schreibst, hast du keine Ergebnisse oder Schlussfolgerungen, die du vorstellen könntest. Zähle stattdessen im Abschnitt nach der Einleitung das auf, was du erreicht oder bewältigt hast. Du kannst auch einen Absatz über zwei bis vier Sätze in diesem Abschnitt verfassen. Eine Liste reicht jedoch normalerweise aus. Du kannst beispielsweise Folgendes auflisten: „200 € für die Kosten des Festivalzeltes gesammelt”, “Vereinbarung mit der Partyplanung, um die Planung des Festivals zu verwalten“ oder „1500 Anwohner befragt, um Daten der Öffentlichkeit zu erhalten.“
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   Gib deine Empfehlungen für die Zukunft. Deine Empfehlungen sollten erklären, was zukünftig geschehen wird. Erkläre, was du mit deinen Ansätzen lösen wirst und inwiefern dies auf deine Schlussfolgerungen zutrifft. Nenne deine Empfehlungen nach dem Verfassen der Erklärung in einer nummerierten Liste und beginne jeden Punkt mit einem Verb. Ordne deine Empfehlungen von der wichtigsten zur unwichtigsten.

   • Du könntest beispielsweise schreiben: „1. Alle Mitarbeiter in Durchführung einer HLW schulen.”
   • Wenn du einen Fortschrittsbericht verfasst, nennst du stattdessen die Aufgaben oder Ziele, die du in deinem nächsten Arbeitszeitraum erreichen möchtest. Du kannst zum Beispiel Folgendes nennen: „Lieferanten für das Festival finden”, „Festival-Designs genehmigen” und „Werbeplakate bestellen.“
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   Erötere deinen Fortschritt und deine Begründungen in Bezug auf deine Schlussfolgerungen. Erkläre, wie du das Thema oder das Problem angegangen bist. Gib einen Überblick über deine Befunde und erkläre dann, wie diese zu deinen Empfehlungen führen. Teile deine Erörterungen in verschiedene Abschnitte mit Überschriften ein, die den Leser wissen lassen, was in einem bestimmten Abschnitt enthalten ist.

   • Dies schließt eine längere Erörterung deiner Forschung und Beurteilungen ein.
   • Dieser Abschnitt sollte der längste deines Berichts sein.
   • Wenn du einen Fortschrittsbericht schreibst, kannst du diesen Abschnitt überspringen. Füge stattdessen einen Abschnitt über die Schwierigkeiten während der Arbeit an diesem Projekt ein und wie du diese lösen bzw. umgehen konntest. Du kannst beispielsweise schreiben, „Viele Anwohner haben die Umfrage nicht zurückgesendet, da sie nicht vorfrankiert war. In Zukunft werden wir unsere Umfragen vorfrankieren oder den Anwohnern die Option bieten, die Umfragen digital auszufüllen.“
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   Zähle alle Quellen auf, die du für die Vorbereitung deines Berichts genutzt hast. Quellen können Zeitungsartikel, Nachrichtenartikel, Umfragen, Fragebögen, Statistiken und andere ähnliche Informationen umfassen. Zitiere diese Quellen am Ende deines Berichts und gib der entsprechenden Seite den Titel „Quellen.“

   • Verwende die Zitierweise APA für Geschäftsberichte, es sei denn, etwas anderes wird vorgegeben.
   • Du kannst diesen Abschnitt überspringen, wenn du einen Fortschrittsbericht vorbereitest.
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   Liefere Anhänge für Materialien wie Umfragen, Fragebögen oder E-Mails. Nicht jeder Arbeitsbericht beinhaltet Anhänge. Du solltest diese jedoch anfügen, wenn du dem Leser Materialien bieten möchtest, die du zitiert hast oder weitere Informationen angibst, die dem Leser helfen, das Thema deiner Arbeit besser zu verstehen. Kennzeichne jeden Anhang mit einem eigenen Buchstaben.

   • Du kannst beispielsweise „Anhang A“, „Anhang B“ und „Anhang C“ haben.
   • Du musst diesen Abschnitt nicht einschließen, wenn du einen Fortschrittsbericht schreibst.
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    Füge einen kurzen Schluss an, in welchem du deine Befunde oder deinen Fortschritt kurz zusammenfasst. Es kann sein, dass du keinen Schluss schreiben musst, doch er kann einen schönen Überblick über deine Bemühungen liefern. Begrenze deinen Schluss auf drei bis vier Sätze, in welchen du die Informationen zusammenfasst, die du in deinem Bericht vorgestellt hast.

    • Du kannst etwas schreiben wie, „Der Abschluss der Planung des Kunstfestivals liegt im Zeitplan. Wir haben 90 % unserer Vorausplanungen abgeschlossen und wechseln unseren Fokus nun auf den Einkauf der Materialien. Das Projekt hatte keine besonderen Erschwernisse, doch wir werden über diese informieren, falls sie in Zukunft auftreten sollten.“
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Teil 3

Teil 3 von 3:

Mache deinen Bericht effektiv

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   Verwende klare Überschriften, um deinem Publikum Orientierung in deinem Bericht zu geben. Verfasse direkte und deutliche Überschriften, die zum Thema kommen. Der Leser sollte genau wissen, was in deinem Bericht enthalten ist.

   • Deine Überschriften sollten Folgendes umfassen: Einleitung, erledigte Aufgaben, Ziele für das nächste Quartal, Erschwernisse und Lösungen und Schluss.
   • Passe deine Überschriften so an, dass sie zu den Informationen in deinem Bericht passen.
   • Bei einem Fortschrittsbericht ist dein Publikum wahrscheinlich dein Vorgesetzter, dein Team oder Kunden.
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   Verwende eine einfache und direkte Sprache, um deine Ideen zu erklären. Ein Arbeitsbericht muss keine schwierigen Wörter oder kreativen Sätze beinhalten. Du musst lediglich dem Leser deine Punkte näherbringen. Drücke deine Ideen in den einfachsten Worten aus und komme direkt zum Punkt.

   • Du solltest etwas schreiben wie, „Umsätze wurden im vierten Quartal um 50 % gesteigert“, anstelle von „Umsätze sind im vierten Quartal um 50 % in die Höhe geschossen und haben uns ein fabelhaftes Ergebnis beschert.“
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   Schreibe kurz und prägnant, um deinen Bericht so kurz wie möglich zu halten. Mehr zu schreiben als erforderlich, verschwendet deine Zeit sowie die der Leser. Spare dir langes Redenschwingen und komme direkt zum Thema.

   • Beachte, dass manche Arbeitsberichte lang sein können, da sie eine Menge Informationen enthalten. Dein Schreibstil sollte dennoch kurz und prägnant sein.
   • Es ist in Ordnung etwas zu schreiben wie, „Verkäufe wurden im letzten Quartal gesteigert, nachdem der Vertrieb Telefonanrufe gestartet hat”, anstelle von „Wir konnten einen exponentiellen Anstieg der Umsätze im letzten Quartal beobachten, da unsere talentierten und engagierten Mitarbeiter im Vertrieb mit Telefonanrufen begonnen haben, um potenzielle Kunden davon zu überzeugen, mehr unserer Produkte zu kaufen.“
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   Drücke deine Ideen mit objektiver und neutraler Sprache aus. Bleibe bei den Fakten und lasse den Leser Schlussfolgerungen aufgrund einer objektiven Betrachtung des Themas ziehen. Zwar kannst du Empfehlungen abgeben, wie mit einem Problem umgegangen werden kann, jedoch solltest du bei deinen Lesern keine Emotionen ansprechen und nicht versuchen, sie zu überzeugen. Lasse den Leser anhand der objektiven Darstellung der Fakten seine eigenen Ideen und Urteile bilden.

   • Anstatt etwas zu schreiben wie, „Unmotivierte Mitarbeiter haben nur wenig Arbeitsmoral und lassen das Büro wie eine seelenlose Maschine aussehen“, kannst du etwas schreiben wie, „Mitarbeiter, deren Produktivität geringer als die anderer ist, berichteten, dass sie sich unmotiviert fühlten.“
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   Vermeide in den meisten Berichten die Verwendung von Slang oder Umgangssprache sowie das Wort „Ich“. Es kann angemessen sein, „Ich” in einem Fortschrittsbericht zu verwenden, wenn du alleine an einem Projekt arbeitest. Verwende ansonsten in keinem Fall das Wort „Ich” oder umgangssprachliche Wörter in deinem Arbeitsbericht. Es ist in Ordnung, „Sie” zu verwenden, wenn du mit einem Satz deinen Leser adressierst.

   • Verwende im gesamten Bericht eine professionelle Sprache.
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   Lies deinen Bericht Korrektur, um sicherzustellen, dass er keine Fehler enthält. Grammatik- und Rechtschreibfehler untergraben die Professionalität deines Arbeitsberichts. Es ist unerlässlich, dass du deinen Bericht noch einmal durchliest, um sicherzustellen, dass du keine Tippfehler, schlecht klingenden Sätze oder falsch verwendete Wörter eingebaut hast. Am besten liest du dir deinen Bericht mindestens zweimal durch.

   • Falls möglich, lasse jemand anderes deinen Bericht durchlesen, da es für dich schwierig ist, deine eigenen Fehler zu finden.
   • Falls es die Zeit hergibt, lasse deinen Bericht mindestens einen Tag liegen, bevor du ihn Korrektur liest.
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Tipps

• Nachdem du deinen ersten Arbeitsbericht geschrieben hast, kannst du ihn als Vorlage für zukünftige Berichte verwenden.
• Dein Arbeitsplatz bietet möglicherweise Vorlagen für Arbeitsberichte. Sprich mit deinem Vorgesetzten, um zu sehen, ob du eine Vorlage für deinen Bericht verwenden kannst.
• Basiere, falls möglich, deinen Bericht auf einen bereits bestehenden Arbeitsbericht deines Unternehmens oder deiner Organisation. Überprüfe Dateien an deinem Arbeitsplatz oder frage Kollegen oder Vorgesetzte nach einer Kopie eines bestehenden Berichts.

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Warnungen

• Kopiere keine Textstellen, wenn du einen bestehenden Bericht als Beispiel benutzt. Dies ist ein Plagiat und wird wahrscheinlich dazu führen, dass du berufliche Konsequenzen fürchten musst.

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