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In ogni ambito sono necessari dei supervisori efficienti, soprattutto quando gli impiegati hanno bisogno di essere guidati e coordinati per portare a termine le attività, servire i clienti e rispettare le scadenze. All'interno delle corporazioni, nelle organizzazioni pubbliche e private, così come nelle istituzioni educative il ruolo del supervisore è indispensabile, tuttavia non è alla portata di tutti: il supervisore deve essere un comunicatore efficace, deve riuscire a motivare gli impiegati e deve improvvisare per risolvere i problemi inaspettati. Per trarre il meglio da ogni dipendente, il supervisore deve essere capace di individuare i loro punti di forza e le loro necessità. Ecco quali sono le strategie giuste per diventare un supervisore efficiente.
Passaggi
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Comunica in modo chiaro, efficiente e rispettoso. Innanzitutto devi chiarire le aspettative riguardanti il reparto o il settore di cui ti occupi. L'organizzazione cosa si aspetta esattamente dal tuo gruppo?- Ascolta attentamente. Se ti mostri interessato alle idee e alle preoccupazioni altrui, riuscirai a comprendere a fondo le situazioni e prenderai decisioni migliori. Trova il tempo - e un luogo adatto - per ascoltare gli impiegati: è un aspetto cruciale se vuoi essere davvero un comunicatore capace. Offrendo ai lavoratori tutta la tua attenzione, si sentiranno rispettati e saranno più inclini a seguire la tua guida. Dare ordini categorici senza ascoltare alcuna ragione è un atteggiamento che rovina l'impegno e l'entusiasmo dei lavoratori.
- Parla in modo chiaro e coinciso. Non usare le e-mail per le direttive o per le ramanzine. Individua quali sono i punti più importanti di cui discutere e riferisci il messaggio di persona o per telefono. Poi, ribadisci il concetto tramite e-mail per essere sicuro di essere stato chiaro, coinciso e rispettoso.
Organizza delle riunioni periodiche con gli impiegati. Mostra loro il tuo rispetto rendendoti disponibile quotidianamente o più volte a settimana. Informati sui progetti a cui stanno lavorando durante queste riunioni e chiedi loro in che modo puoi essere di aiuto. Dedica questi incontri periodici all'ascolto dei loro problemi e dei loro trionfi. Parlate insieme dei successi della squadra e fate brainstorming per trovare una soluzione ai nuovi problemi.
Dai credito quando è dovuto. Apprezza il lavoro di chi raggiunge i risultati desiderati.
Concentrati sui punti di forza degli impiegati. Cerca di notare quali sono i talenti e le abilità di ogni lavoratore e sfrutta i loro punti di forza a favore del progetto o della società. Ad esempio, una persona può essere straordinaria al telefono, ma estremamente lenta quando digita: in tal caso, trova il modo di sfruttare la sua abilità comunicativa per stabilire dei buoni contatti per la società, per aumentare le vendite o per migliorare il servizio clienti.
Contribuisci a rafforzare i punti deboli dei lavoratori. Un supervisore efficiente deve supportare gli impiegati, spingendoli a trasformare le debolezze in competenze. Il primo passo è comunicare l'aspetto da migliorare. Ad esempio, un dattilografo lento potrebbe essere incoraggiato a prendere lezioni di dattilografia o potrebbe ricevere mansioni specifiche che lo portino a migliorare questa abilità.- Evita di attirare l'attenzione sui punti deboli di una persona se non è necessario. Il lavoratore potrebbe demoralizzarsi.
Risolvi i problemi. Sul posto di lavoro i conflitti sono all'ordine del giorno e possono verificarsi tra lavoratori, tra un impiegato e un supervisore, tra un impiegato e un cliente. Per risolvere i problemi in modo efficace devi restare concentrato sui fatti e pensare a soluzioni creative. Evita di focalizzarti sulle emozioni e sulle responsabilità. Rifletti soltanto sui passaggi necessari per calmare i lavoratori e far sì che riprendano le mansioni interrotte.
Tieni duro e cerca di essere elastico. Quando le cose vanno male, evita le accuse e le recriminazioni, ma focalizzati soltanto sull'obiettivo, cercando di andare avanti con impegno rinnovato e maggiore concentrazione. Impara dagli errori, dai contrattempi e dai problemi.
Stabilisci un sistema per snellire le operazioni. Crea un procedimento per far risparmiare tempo agli impiegati ed evitare gli errori. Specifica in un documento le responsabilità dei vari dipendenti e quali sono i compiti di ciascun impiegato.- Organizza delle sessioni di formazione. Investi nella crescita professionale dei tuoi impiegati. Sviluppa dei manuali di formazione per assisterli nei compiti specifici. Consenti delle sessioni di domande e risposte per imparare nuovi compiti.
- Rendi automatici i compiti più banali. Incoraggia gli impiegati a concentrarsi su progetti più produttivi e coinvolgenti.
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