Cara Menjadi Penyelia yang Efektif

Setiap perusahaan membutuhkan penyelia yang baik untuk memimpin dan mengarahkan para karyawan sehingga mereka mampu menyelesaikan tugas, melayani pelanggan, dan memenuhi tenggat. Selain memimpin dan memberikan solusi, penyelia yang terampil harus mampu berperan sebagai komunikator, mediator, dan motivator yang baik. Agar bisa menjadi pemimpin yang baik dan memotivasi bawahan agar memberikan performa kerja terbaik, Anda harus mencari tahu kelebihan setiap karyawan, menyusun program pengembangan diri yang mereka butuhkan, menentukan ekspektasi yang jelas, dan menyusun rencana kerja departemen.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Mendapatkan Kepercayaan

Unduh PDF

1
Percayalah pada diri sendiri. Jangan pernah meragukan kemampuan Anda. Saat mulai menjadi penyelia, sadari bahwa Anda tidak luput dari kesalahan. Akan tetapi, jangan menganggap bahwa Anda bukan pemimpin yang baik jika berbuat salah. Maafkan diri sendiri dan buatlah komitmen untuk melakukan yang terbaik.^{[1]XTeliti sumber}
- Ingatlah bahwa Anda direkrut menjadi penyelia karena atasan meyakini kemampuan Anda untuk melakukan pekerjaan ini! Anda hanya perlu membuktikan bahwa ia benar.
- Jangan menganggap atasan tidak pernah melakukan kesalahan. Ketahui bahwa tidak ada orang yang menuntut kesempurnaan dari Anda, kecuali Anda sendiri.
2
Jadilah pemimpin yang mampu memberikan teladan. Berusahalah menunjukkan perilaku yang pantas diteladani oleh bawahan. Menjadi atasan bukan berarti boleh melanggar aturan. Jika Anda bekerja keras, berkomitmen, dan menunjukkan etos kerja, para bawahan juga akan melakukan hal yang sama.^{[2]XTeliti sumber}
- Jangan sombong karena mendapatkan kekuasaan. Hargai bawahan jika Anda ingin dihargai.
- Ingatlah bahwa sikap sama pentingnya dengan tindakan. Bersikaplah ramah dan profesional kepada semua karyawan.^{[3]XTeliti sumber}
3
Tunjukkan konsistensi kerja. Beri tahukan kepada setiap bawahan apa yang Anda harapkan dari mereka. Pastikan Anda selalu menerapkan peraturan, memiliki rencana kerja, dan menjalankan kebijakan secara konsisten. Jika Anda mengubah kebijakan, beri tahukan kepada semua karyawan.^{[4]XTeliti sumber}
- Kendalikan emosi sebaik mungkin.
- Perlakukan setiap karyawan dengan adil dan jangan pilih kasih.
4
Bersiaplah mengalami perubahan. Penyelia yang baik harus terus mengembangkan diri. Akui jika pendekatan yang Anda gunakan tidak berhasil dan lakukan perubahan sesuai kebutuhan, termasuk mengakui bahwa Anda sudah mengambil keputusan yang salah.^{[5]XTeliti sumber}
- Berusahalah menyesuaikan gaya kepemimpinan dengan kebutuhan setiap karyawan. Beberapa orang mungkin lebih berkembang jika terus dibimbing, tetapi yang lainnya akan bekerja lebih baik jika diberi kebebasan. Kenali kebutuhan setiap bawahan dan berikan respons yang tepat.
- Terapkan standar yang sama untuk semua bawahan. Walaupun Anda perlu menyesuaikan diri dengan cara kerja setiap karyawan, tunjukkan konsistensi dalam menentukan ekspektasi dan menerapkan disiplin.
KIAT PAKAR
Elizabeth Douglas
CEO How.com.vn
Elizabeth Douglas adalah CEO How.com.vn. Elizabeth memiliki pengalaman lebih dari 15 tahun bekerja di industri teknologi, termasuk dalam rekayasa komputer, pengalaman pengguna, dan manajemen produk. Dia memperoleh gelar BS di bidang ilmu komputer dan Master Administrasi Bisnis (MBA) dari Stanford University.
Elizabeth Douglas
CEO How.com.vn
Yang Pakar Kami Lakukan: "Sebagai seorang pemimpin, saya selalu berusaha beradaptasi dan berubah. Saya pikir penting bagi para pemimpin untuk konsisten dengan nilai-nilai dan identitas mereka sehingga orang-orang paham, demikian juga dengan beradaptasi. Saya mencoba berubah dalam cara yang lebih mendekatkan dengan nilai-nilai saya karena saya pikir konsistensi mendalam itu penting."
Sebagai penyelia, Anda bertanggung jawab memimpin seluruh tim. Jika Anda tidak memenuhi tenggat atau kehilangan pelanggan, jangan mencari kambing hitam dan menyalahkan orang lain. Alih-alih, lakukan evaluasi atas performa kerja Anda, akui kesalahan, dan buatlah rencana agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi.^{[6]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Mencapai yang Terbaik Bersama Tim

Unduh PDF

1
Jalinlah komunikasi yang efektif dengan bawahan. Komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam membangun kepemimpinan yang baik. Jelaskan apa yang Anda inginkan, baik dari pekerjaan tertentu atau saat mengingatkan kebijakan perusahaan kepada seluruh tim.^{[7]XTeliti sumber}
- Sediakan waktu untuk mengenal semua karyawan dan beri tahukan bahwa Anda mau berdiskusi dengan mereka jika dibutuhkan.^{[8]XTeliti sumber}
- Saat beromunikasi, Anda juga harus mendengarkan, bukan hanya berbicara. Oleh sebab itu, bersiaplah mendengarkan setiap masukan yang diberikan. Memberikan perhatian penuh kepada bawahan membuat mereka merasa dihargai dan mau mendengarkan arahan yang Anda sampaikan. Mereka tidak mau berkomitmen dan akan kehilangan semangat kerja jika Anda hanya memberikan perintah, tetapi tidak mau mendengar.
- Jangan menguliahi bawahan atau memberikan arahan dengan mengirimkan surel yang panjang. Pikirkan pesan penting yang ingin Anda sampaikan dan komunikasikan secara langsung atau melalui telepon. Pertimbangkan baik-baik agar komunikasi melalui surel merupakan cara menyampaikan pesan dengan jelas, singkat, dan menunjukkan respek.
- Adakan pertemuan rutin dengan bawahan untuk menanyakan progres pekerjaan yang sedang mereka lakukan, mendengarkan keluhan dan prestasi mereka, mendiskusikan kesuksesan tim, dan mencari solusi atas masalah baru.
- Bersikaplah responsif kepada bawahan dengan membalas surel dan menjawab saat mereka menelepon Anda.^{[9]XTeliti sumber}
- Melakukan beberapa tugas secara bersamaan adalah hal yang biasa dalam menjalani keseharian, tetapi cara ini tidak efektif. Fokuskan perhatian kepada bawahan saat berinteraksi agar mereka tahu bahwa Anda menghargai mereka.^{[10]XTeliti sumber}
2
Tentukan ekspektasi yang realistis. Jangan menuntut kesempurnaan dari tim, jadi, jangan mengkritik secara negatif atau menentukan target yang tidak bisa tercapai. Hal ini bisa membuat bawahan kehilangan semangat kerja.^{[11]XTeliti sumber}
- Harapkan yang terbaik dari tim dengan menentukan target yang bisa tercapai.^{[12]XTeliti sumber}
- Jelaskan ekspektasi Anda kepada anggota tim dan mintalah mereka memberikan umpan balik. Jika Anda memberikan kesempatan kepada bawahan untuk berdiskusi dengan jujur, mereka akan memberi tahu jika ekspektasi Anda tidak masuk akal.
- Pastikan Anda mengetahui beban kerja tim dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek sebelum tenggat yang ditentukan. Anda harus tahu situasi yang sebenarnya agar tidak menuntut hal yang berlebihan dari tim.
3
Delegasikan tanggung jawab. Seorang penyelia tidak sanggup mengerjakan semua tugas sendirian, jadi, Anda harus memberikan kepercayaan kepada bawahan untuk bekerja tanpa bantuan Anda. Mungkin Anda tidak bisa mengendalikan semuanya, tetapi Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk memenuhi tanggung jawab Anda sendiri dan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengembangkan diri.^{[13]XTeliti sumber}
- Ingatlah bahwa Anda tetap harus bertanggung jawab atas pekerjaan bawahan, sekalipun Anda mendelegasikan tugas tertentu kepada orang lain. Jika Anda belum bisa memercayai bawahan bahwa mereka tetap bekerja tanpa diawasi, lakukan evaluasi rutin sampai Anda yakin mereka mampu bekerja dengan baik.
4
Hargai setiap keberhasilan. Anda harus menghargai bawahan yang sudah bekerja dengan baik. Berikan pujian atas performa kerja yang baik agar mereka merasa dihargai karena sudah bekerja keras.^{[14]XTeliti sumber}
- Ada penyelia yang merasa posisinya terancam oleh bawahan yang sukses, tetapi hal ini akan menghambat kemampuan Anda untuk menjadi penyelia yang efektif. Alih-alih merasa iri, Anda seharusnya bangga karena bawahan Anda menunjukkan performa kerja yang memuaskan.^{[15]XTeliti sumber}
5
Dukunglah perkembangan bawahan. Salah satu tanggung jawab penyelia adalah mengembangkan potensi setiap bawahan, yaitu dengan memberikan kritik membangun dan memberikan kesempatan untuk mengambil tanggung jawab baru atau peran baru di dalam organisasi.^{[16]XTeliti sumber}
- Perhatikan bakat dan keterampilan unik setiap bawahan agar kelebihan tersebut bisa dimanfaatkan sebaik mungkin untuk mengembangkan diri atau memajukan perusahaan. Contohnya: ada karyawan yang sangat hebat saat berkomunikasi melalui telepon, tetapi sangat lambat jika harus mengetik. Carilah peluang kerja yang tepat agar ia bisa memanfaatkan keterampilan berkomunikasi untuk menjalin hubungan antara perusahaan dengan vendor, menjual produk, dan melayani pelanggan.
- Jika memungkinkan, tawarkan pelatihan kepada bawahan agar mereka bisa mempelajari keterampilan baru. Contohnya, karyawan yang kurang mahir mengetik sebaiknya mengikuti kursus mengetik atau mendapatkan tugas mengetik untuk meningkatkan keterampilannya.
- Jangan menunjukkan kekurangan bawahan jika tidak perlu. Berfokus pada kekurangan membuat bawahan kehilangan semangat dan merasa putus asa.
- Adakan pertemuan dengan bawahan sebagai kesempatan untuk menghargai kelebihan mereka dan memberikan kritik membangun atas hal-hal yang perlu diperbaiki. Salah satu cara menjadi penyelia yang efektif adalah membantu bawahan mengubah kelemahan menjadi kompetensi. Langkah pertama adalah dengan mengenali aspek yang perlu diperbaiki.
- Jangan menunggu sampai rapat evaluasi tahunan jika Anda bisa memberikan kritik membangun hari ini!
6
Selesaikan konflik. Penyelia harus mampu menghadapi situasi yang tidak menyenangkan, dimulai dari karyawan yang bertengkar sampai pemecatan. Meskipun Anda ingin menghindar, berusahalah menghadapinya dan selesaikan masalah sebaik mungkin.^{[17]XTeliti sumber}
- Bawahan tidak akan menghargai pimpinan yang selalu menghindar setiap kali terjadi konflik.
- Saat melakukan percakapan yang kurang menyenangkan dengan bawahan, berfokuslah pada tujuan yang ingin dicapai dan jangan bersikap menyalahkan.^{[18]XTeliti sumber}
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Memenuhi Tanggung Jawab

Unduh PDF

Bawahan yang menunda pekerjaan adalah hal yang buruk, tetapi lebih buruk lagi jika penyelia yang menunda pekerjaan. Sebagai pemimpin, Anda harus membuat rencana untuk menyelesaikan tugas secepat mungkin.^{[19]XTeliti sumber}
2
Carilah solusi. Alih-alih menyia-nyiakan waktu untuk mengeluhkan masalah dalam departemen atau perusahaan, manfaatkan waktu untuk menyusun rencana kerja.^{[20]XTeliti sumber}
- Ingatlah bahwa solusi jangka panjang selalu lebih baik daripada solusi jangka pendek, meskipun lebih sulit dilaksanakan.^{[21]XTeliti sumber}
- Menjadi pemberi solusi yang efektif berarti tetap berfokus pada fakta atas situasi yang sedang terjadi dan memikirkan solusi kreatif. Jangan terbawa emosi dan menyalahkan orang lain. Pikirkan hal-hal yang perlu dilakukan untuk membantu bawahan agar ia kembali bersemangat dan mampu menyelesaikan tugas dengan baik.
3
Tantanglah diri sendiri. Pemimpin yang baik selalu mencari cara menantang diri sendiri dan timnya.^{[22]XTeliti sumber}
- Menantang diri sendiri bukan berarti membebani tim atau melakukan tugas melebihi kemampuan, melainkan sekali waktu Anda harus meninggalkan zona nyaman. Berikan kesempatan yang sama kepada bawahan untuk dengan menawarkan pekerjaan yang belum pernah mereka lakukan.
4
Tentukan target. Sebagai pemimpin, Anda harus mengetahui target dan tujuan departemen. Selain itu, lakukan evaluasi kerja secara berkala untuk memantau progres kerja tim. Tentukan tenggat atau target kerja untuk setiap karyawan agar mereka tahu tujuan yang harus dicapai oleh departemen dan perusahaan sehingga tetap termotivasi.^{[23]XTeliti sumber}
- Dengarkan masukan dari tim yang mengatakan bahwa target tertentu tidak mungkin tercapai. Semua target bisa diubah.
- Jika Anda mampu mengukur berapa besar pencapaian tim dalam jangka waktu tertentu, Anda bisa menentukan beban kerja tambahan yang mampu mereka selesaikan.
5
Bersikaplah suportif. Penyelia harus melibatkan diri dalam tim dan membantu menyelesaikan masalah jika diperlukan. Pastikan anggota tim mengetahui bahwa Anda siap membantu jika mereka menghadapi masalah saat menyelesaikan pekerjaan.^{[24]XTeliti sumber}
- Ketahui bahwa umpan balik adalah hal yang sangat bermanfaat. Berikan umpan balik kepada bawahan tentang performa kerja mereka selama periode tertentu dengan menunjukkan aspek yang baik dan yang masih perlu diperbaiki.
6
Lakukan efisiensi proses kerja. Ciptakan sistem agar bawahan bisa menghemat waktu kerja dan/atau mencegah terjadinya kesalahan. Siapkan dokumen deskripsi pekerjaan yang menjelaskan tanggung jawab setiap karyawan dan penanggung jawab tugas tertentu.
- Lakukan automasi untuk pekerjaan yang bisa digantikan oleh mesin agar bawahan bisa berfokus pada pekerjaan yang lebih produktif dan menyenangkan.
7
Jadilah pribadi yang gigih. Keadaan tidak selalu berjalan sesuai rencana dan sebagai penyelia, Anda harus siap menghadapinya. Jangan cepat menyerah jika mengalami kegagalan. Alih-alih, belajarlah dari kegagalan dan manfaatkan pengetahuan yang Anda dapatkan untuk mengerjakan tugas berikutnya agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi.
- Ingatlah bahwa energi negatif bisa memengaruhi seluruh tim, jadi, pastikan Anda selalu berpikir positif dan mengucapkan kata-kata yang positif.
Iklan

Tips

Jangan bersikap terlalu serius! Nikmati pekerjaan Anda dan ciptakan suasana kerja yang menyenangkan.
Kepercayaan bawahan kepada Anda adalah hal yang sangat penting, tetapi hal ini tidak mungkin Anda dapatkan jika Anda tidak memercayai mereka.^{[25]XTeliti sumber}
Bersikaplah bijaksana saat menghadapi bawahan sebab sebagai penyelia, Anda akan menghadapi banyak masalah setiap hari.