Como Ser um Supervisor Eficaz

Qualquer ambiente de trabalho em que os funcionários precisem de orientação e supervisão para completar tarefas, atender clientes e cumprir prazos exige um gestor eficaz. Um supervisor competente sabe como se comunicar de forma eficaz, solucionar problemas e motivar os funcionários. Para se tornar um bom líder e promover o desempenho máximo da sua equipe, você deverá conhecer os pontos fortes dos funcionários, assim como as áreas que ainda precisam de mais desenvolvimento. Além disso, você precisará de um conjunto claro de expectativas e objetivos.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Ganhando credibilidade

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Acredite em si mesmo. Uma das piores coisas que um supervisor pode fazer é duvidar da própria capacidade. Caso esteja exercendo o cargo há pouco tempo, aceite que você provavelmente cometerá alguns erros durante a carreira, mas isso não o tornará um mau líder. Comprometa-se a dar o seu melhor, mas não pegue muito pesado consigo mesmo.^{[1]XFonte de pesquisa}
- Lembre-se de que você foi contratado para o cargo de supervisor porque seu gestor acreditou na sua capacidade de fazer um bom trabalho! Agora, você só precisa mostrar que ele estava certo.
- Não pense que os chefes nunca cometem erros. Ninguém, além de você mesmo, cobrará perfeição do seu trabalho.
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Lidere pelo exemplo. É importante que os funcionários tenham um bom exemplo de comportamento para seguir. O fato de você estar no comando não o deixa acima de nenhuma regra. Se você for esforçado, ético e comprometido, os outros funcionários estarão mais propensos a agir da mesma forma.^{[2]XFonte de pesquisa}
- Tome cuidado para não deixar o poder recém-adquirido subir à cabeça, você precisa respeitar seus funcionários se quiser ser respeitado também.
- Sua atitude é tão importante quanto suas ações, portanto, seja sempre amigável e profissional.^{[3]XFonte de pesquisa}
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Seja consistente. A equipe deve saber o que esperar de um supervisor, portanto esclareça todas as suas regras e expectativas para os novos funcionários e faça com que eles cumpram tais políticas de forma consistente. Caso as políticas da empresa mudem, verifique se todos os funcionários compreenderam as mudanças.^{[4]XFonte de pesquisa}
- Tente controlar suas emoções tanto quanto for possível.
- Sempre trate os funcionários de forma justa, sem favorecer ninguém.
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Esteja aberto a mudanças. Supervisores competentes não são completamente rígidos em relação aos processos de trabalho, eles estão dispostos a reconhecer quando uma determinada abordagem não funciona e a fazer as mudanças necessárias (mesmo que isso signifique admitir que estavam errados).^{[5]XFonte de pesquisa}
- Você também deverá conseguir adaptar seu estilo pessoal de gestão para as diferentes necessidades de cada funcionário. Alguns deles podem se dar melhor com uma gestão mais direta, enquanto outros se beneficiarão de um pouco mais de liberdade. Reconhecer tais necessidades e agir de acordo com elas é sua responsabilidade.
- Isso não significa manter padrões diferentes para diferentes funcionários que ocupem o mesmo cargo. Embora deva personalizar sua abordagem de acordo com o estilo de trabalho de cada membro da equipe, você ainda precisará ser consistente em relação às expectativas e medidas disciplinares.
DICA DE ESPECIALISTA
Elizabeth Douglas
CEO do How.com.vn
Elizabeth Douglas é a CEO do How.com.vn. Possui mais de 15 anos de experiência no ramo da tecnologia, trabalhando com engenharia computacional, experiência de utilizador e administração de produto. Formou-se em Ciências da Computação e completou seu MBA na Stanford University.
Elizabeth Douglas
CEO do How.com.vn
Elizabeth Douglas, a CEO do How.com.vn, diz o seguinte sobre como conciliar mudanças e consistência no trabalho: "Acho importante que os líderes sejam consistentes em seus valores e em quem são para que os funcionários os entendam. Como líder, sempre tento adaptar-me e mudar conforme as necessidades, mas sem me desligar de meus valores. Acho que consistência de caráter importa."
Como supervisor, você é responsável por toda a equipe. Não aponte o dedo e coloque a culpa em outras pessoas se você perder um prazo ou um cliente. Em vez disso, analise o papel que desempenhou no processo, admita os próprios erros e elabore um plano para não cometer tais erros no futuro.^{[6]XFonte de pesquisa}
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Aproveitando ao máximo o potencial da equipe

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Comunique-se de forma eficaz, a comunicação é fundamental para uma boa liderança. Você deve comunicar suas expectativas com clareza, não importa se está explicando um determinado projeto ou falando com toda a equipe a respeito das políticas da empresa.^{[7]XFonte de pesquisa}
- Tome o tempo que for necessário para conhecer todos os seus funcionários, e para que eles saibam que você está disponível para conversar sempre que necessário.^{[8]XFonte de pesquisa}
- A boa comunicação envolve saber ouvir além de falar, portanto, esteja aberto para ouvir qualquer sugestão da equipe. Quando você dá atenção aos funcionários, eles se sentem respeitados e tornam-se mais dispostos a seguir suas orientações. Dar ordens estritas sem nunca ouvir ninguém pode acabar com a motivação e o compromisso da equipe.
- Evite dar longas palestras aos funcionários ou enviar instruções na forma de e-mails prolixos. Pense nas mensagens mais importantes que deseja passar e comunique-as pessoalmente ou por telefone. Dedique atenção aos e-mails para garantir que sejam claros, concisos e educados.
- As reuniões regulares com os funcionários são uma oportunidade de perguntar sobre projetos em andamento, ouvir queixas e realizações, discutir os sucessos da equipe e pensar em soluções para novos problemas.
- Tenha sempre sensibilidade, respondendo aos e-mails de seus funcionários e retornando imediatamente suas ligações.^{[9]XFonte de pesquisa}
- Ser um profissional multitarefa é muito conveniente no mundo movimentado em que vivemos, mas às vezes isso não funciona. Mostre aos funcionários que você valoriza o tempo deles, deixando todas as distrações de lado durante as reuniões de equipe.^{[10]XFonte de pesquisa}
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Defina expectativas realistas. Você não pode esperar que a equipe seja perfeita, portanto tome cuidado para não criticá-la em excesso ou estabelecer metas impossíveis, isso só vai desmotivar os funcionários.^{[11]XFonte de pesquisa}
- Você ainda pode esperar excelência deles, desde que essa excelência seja realista.^{[12]XFonte de pesquisa}
- Tome um tempo para conversar com a equipe sobre suas expectativas e ouvir comentários. Se você incentivar uma discussão honesta, os funcionários estarão mais propensos a dizer se suas expectativas parecem razoáveis ou não.
- Antes de definir um prazo, você precisará ter uma boa noção do volume de trabalho existente e de quanto tempo os funcionários precisam para concluir um projeto específico. Do contrário, você correrá o risco de sobrecarregar a equipe.
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Delegue responsabilidades. Como supervisor, é impossível que você consiga fazer tudo sozinho, portanto confie na capacidade dos funcionários de trabalhar por conta própria. Você terá que abrir mão de um pouco do controle, mas dessa forma terá mais tempo para se concentrar nas próprias responsabilidades, além de dar uma oportunidade para que os funcionários evoluam.^{[13]XFonte de pesquisa}
- Lembre-se de que, em última instância, você ainda é o responsável pelo trabalho da equipe, mesmo que delegue tarefas específicas para outras pessoas. Caso não confie totalmente na capacidade de um funcionário de realizar um determinado trabalho por conta própria, defina algum tipo de processo de revisão até sentir que ele pode lidar com a tarefa.
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Recompense as realizações. É importante reconhecer quando um funcionário faz um bom trabalho! Dê crédito pelo trabalho bem feito de cada membro da equipe e mostre o quanto o esforço deles é valorizado.^{[14]XFonte de pesquisa}
- Alguns supervisores se sentem ameaçados por funcionários muito competentes, mas isso só prejudicará seu desempenho como gestor. Sinta orgulho do desempenho da equipe, e não inveja.^{[15]XFonte de pesquisa}
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Incentive o crescimento. Uma das responsabilidades de um supervisor é explorar o potencial de toda a equipe. Faça isso oferecendo críticas construtivas e procurando meios de delegar novas responsabilidades ou novos papéis dentro da empresa.^{[16]XFonte de pesquisa}
- Fique atento aos talentos e competências de cada funcionário e utilize esses pontos fortes para o benefício dos projetos ou da empresa. Por exemplo, talvez um funcionário seja ótimo ao telefone, mas digite lentamente. Encontre oportunidades para que ele coloque as habilidades telefônicas em prática, criando contatos para a empresa, vendendo produtos ou atendendo aos clientes.
- Sempre que possível, ofereça treinamentos para ensinar novas habilidades à equipe. Um digitador lento, por exemplo, poderia ser incentivado a participar de um curso ou receber tarefas adicionais de digitação para poder treinar e aperfeiçoar habilidade.
- Evite se concentrar desnecessariamente nos defeitos. O foco excessivo nos pontos fracos dos funcionários pode resultar na desmotivação e baixa moral da equipe.
- Use a avaliação da equipe como uma oportunidade para elogiar os pontos fortes de cada funcionário, mas também de oferecer críticas construtivas a respeito do que pode ser melhorado. Parte do trabalho de um gestor eficaz envolve ajudar a equipe a transformar as fraquezas em competências, e o primeiro passo é saber quais áreas precisam ser aperfeiçoadas.
- Não espere até a próxima avaliação anual se você pode oferecer críticas construtivas hoje!
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Enfrente os conflitos. Os supervisores precisam lidar com diversas situações desconfortáveis, desde disputas entre empregados até demissões. Embora fugir dessas situações possa ser tentador, o ideal é enfrentá-las diretamente, sempre que possível.^{[17]XFonte de pesquisa}
- Seus funcionários não vão respeitá-lo se o enxergarem como alguém que foge dos conflitos.
- Concentre-se sempre em tecer comentários objetivos e evite fazer acusações durante uma conversa difícil com um funcionário.^{[18]XFonte de pesquisa}
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Atendendo às demandas

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A procrastinação já é ruim quando é feita pelos funcionários, mas é ainda pior quando praticada pelos gestores. Como líder, você precisa conseguir se preparar para trabalhar com um projeto o mais imediatamente possível.^{[19]XFonte de pesquisa}
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Encontre soluções. Em vez de perder tempo reclamando sobre os problemas enfrentados pela empresa ou pelo departamento, use essas horas para elaborar um plano de ação.^{[20]XFonte de pesquisa}
- Lembre-se de que as soluções a longo prazo são sempre melhores do que as de curto prazo, mesmo que sejam mais difíceis de implementar.^{[21]XFonte de pesquisa}
- Saber solucionar problemas significa saber se concentrar nos fatos de uma determinada situação e pensar em soluções criativas. Evite concentrar-se na culpa e nas emoções. Pense nos passos necessários para devolver a tranquilidade aos funcionários e permitir que eles recomecem a tarefa em questão.
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Desafie-se. Um bom líder está sempre procurando novas formas de desafiar a equipe e a si mesmo.^{[22]XFonte de pesquisa}
- Isso não significa sobrecarregar a equipe ou assumir responsabilidades demais, mas sim sair da zona de conforto de vez em quando. Incentive a equipe a fazer o mesmo, oferecendo oportunidades para que todos trabalhem em projetos com os quais não estejam familiarizados.
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Defina objetivos. Um líder deve ter uma boa compreensão das metas e objetivos do departamento, portanto, revise periodicamente todos os projetos em que a equipe estiver trabalhando. Estipule prazos ou metas específicas para os funcionários com o objetivo de ajudá-los a permanecer motivados e no caminho certo.^{[23]XFonte de pesquisa}
- Lembre-se de ouvir a equipe se ela afirmar que as metas são irreais, não há nenhum motivo para que um objetivo não possa ser alterado.
- Quanto melhor for a sua noção do quanto a equipe precisa realizar em um determinado período de tempo, melhor você compreenderá quantas tarefas adicionais os funcionários são realmente capazes de assumir.
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Dê apoio. Sempre que necessário, um supervisor deve ser capaz de intervir e ajudar a equipe a resolver um problema. É importante que os funcionários saibam que você está disponível para ajudá-los a pensar em soluções, sempre que estiverem enfrentando problemas com um projeto.^{[24]XFonte de pesquisa}
- Não dá para falar demais sobre a importância do "feedback". Informe os funcionários sobre o desempenho deles, quer seja bom ou ruim.
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Otimize os processos para o melhor desempenho possível. Elabore sistemas para economizar o tempo dos funcionários durante a execução de tarefas, ou para eliminar erros. Crie documentos definindo as responsabilidades de cada um e quem está no controle de cada processo.
- Sempre que possível, automatize tarefas rotineiras, incentivando a equipe a se concentrar mais em projetos produtivos e envolventes.
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Seja resiliente. Nem tudo vai sair de acordo com o plano e, como supervisor, você precisará lidar com isso. Tente não levar os fracassos para o lado pessoal. Em vez disso, aprenda com eles e aplique o conhecimento adquirido no próximo projeto para evitar cometer os mesmos erros.
- Tenha em mente que a energia negativa vai deixar toda a equipe para baixo, portanto, cultive um ambiente adequado.
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Dicas

Não se leve muito a sério! Você ainda pode desfrutar do trabalho e promover um ambiente de trabalho divertido.
É fundamental que os funcionários confiem no supervisor, mas isso só vai acontecer se você também demonstrar confiança neles.^{[25]XFonte de pesquisa}
Saber escolher suas batalhas é muito importante, já que os supervisores enfrentam diversos conflitos diariamente.