Comment être un responsable compétent

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Références

Chaque entreprise a besoin d'un bon superviseur pour diriger et orienter les employés afin qu'ils soient en mesure de mener à bien leurs tâches, de servir les clients et de respecter les échéances. Un superviseur compétent sait comment communiquer efficacement, résoudre des problèmes et motiver les employés. Pour devenir un bon leadeur et promouvoir les performances maximales de votre équipe, vous devez connaitre les forces de vos employés ainsi que les domaines nécessitant un développement supplémentaire. En outre, vous aurez besoin de définir un ensemble clair d'attentes et d'objectifs.

Étapes

Partie 1

Partie 1 sur 3:

Gagner en crédibilité

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   Ne doutez jamais de vos capacités. L'une des pires choses qu'un superviseur puisse faire est de douter de ses capacités. Si vous avez récemment occupé un poste, acceptez le fait que vous ferez probablement des erreurs au cours de votre carrière, mais sachez que cela ne fera pas de vous un mauvais leadeur. Engagez-vous à faire de votre mieux, mais soyez un peu plus modeste .

   • N'oubliez pas que vous avez été embauché au poste de superviseur parce que votre responsable croyait en votre capacité à faire du bon travail ! Maintenant, il vous suffit de montrer qu'il avait raison.
   • Ne pensez pas que les patrons ne font jamais d'erreurs. Sachez que personne ne vous demande la perfection, sauf vous.
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   Donnez l'exemple. Il est important que les employés aient un bon exemple de comportement à suivre. Être un patron ne signifie pas que vous pouvez violer les règles. Si vous travaillez dur, êtes déterminé et avez des valeurs éthiques, vos subordonnées feront de même .

   • Faites attention à ne pas laisser le pouvoir nouvellement acquis vous monter à la tête : vous devez respecter vos employés si vous voulez être respecté également.
   • N'oubliez pas que cette attitude est aussi importante que l'action. Soyez amical et professionnel envers tout le personnel .
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   Soyez cohérent(e). Le personnel doit savoir à quoi s'attendre d'un superviseur. Par conséquent, clarifiez toutes les règles et les attentes à l'égard des nouveaux employés et demandez-leur de les suivre systématiquement. Si les politiques de votre entreprise changent, assurez-vous que tous les salariés les comprennent .

   • Contrôlez vos émotions du mieux que vous pouvez.
   • Traitez chaque employé équitablement, sans traitement préférentiel.
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   Soyez ouvert au changement. Les superviseurs compétents ne sont pas complètement rigides en ce qui concerne les processus de travail. Ils sont prêts à reconnaitre les cas où une approche particulière ne fonctionne pas et à apporter les modifications nécessaires, même si cela signifie admettre qu'ils ont pris une mauvaise décision .

   • Vous devriez également pouvoir adapter votre style de gestion personnel aux différents besoins de chaque employé. Certains peuvent s'épanouir avec une approche de management de proximité, tandis que d'autres bénéficieront d'une méthode plus flexible. Reconnaitre ces besoins et y répondre est de votre responsabilité.
   • Cela ne signifie pas qu'il faut garder diverses normes pour différents employés occupant le même poste. Bien que vous deviez personnaliser votre approche en fonction du style de travail de chaque membre de l'équipe, vous devez néanmoins rester cohérent avec les attentes et les mesures disciplinaires.
   CONSEIL D'EXPERT(E)

   

   Elizabeth Douglas

   PDG de How.com.vn

   Elizabeth Douglas est PDG de How.com.vn. Elle a plus de 15 ans d'expérience dans le secteur technologique, notamment en matière de missions dans l'ingénierie informatique, d'expérience d’utilisateur et de gestion de produits. Elle a obtenu une licence en informatique et un master en administration des affaires à l'université de Stanford.

   

   Elizabeth Douglas
   PDG de How.com.vn

   À la question comment concilier cohérence et volonté de changement ? Elizabeth Douglas, PDG de How.com.vn, explique ceci : « Je pense qu'il est important que les dirigeants soient fidèles à leurs valeurs et leur personnalité afin que les employés les comprennent. En tant que leadeur, j'essaie toujours de m'adapter et de changer en fonction des besoins et non en me déconnectant de mes valeurs, mais en m'y rapprochant. Je pense qu'être vraiment cohérent est d'une importance capitale. »
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   Soyez consciencieux. En tant que superviseur, il vous incombe de diriger l'ensemble de l'équipe. Si vous ne respectez pas les délais ou si vous perdez des clients, ne cherchez pas de boucs émissaires et ne blâmez pas les autres. Au lieu de cela, évaluez votre performance au travail, reconnaissez vos erreurs et proposez un plan pour ne pas commettre de telles erreurs à l'avenir .
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Partie 2

Partie 2 sur 3:

Tirer pleinement parti du potentiel de l'équipe

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   Établissez une communication efficace. La communication est indispensable à un bon leadeurship. Vous devez communiquer clairement vos attentes, que ce soit pour un travail particulier ou pour rappeler la politique de l'entreprise à l'ensemble de l'équipe .

   • Prenez le temps dont vous avez besoin pour connaitre tous vos employés et dites-leur que vous êtes disponible pour discuter avec eux au besoin .
   • Une bonne communication implique de savoir écouter en plus de parler, alors soyez ouvert à toute suggestion du personnel. En accordant toute votre attention aux salariés, ils se sentent respectés et sont plus disposés à suivre vos instructions. Ils ne voudront pas s'engager et perdront leur enthousiasme si vous ne leur donnez que des ordres, mais que vous ne voulez pas les entendre.
   • Évitez de faire la morale à vos subordonnés ou d'envoyer des instructions sous forme de longs courriels. Réfléchissez aux messages importants que vous souhaitez transmettre et communiquez-les en personne ou par téléphone. Réfléchissez bien afin que la communication par courrier électronique soit un moyen de transmettre des messages de manière claire, concise et respectueuse.
   • Tenez des réunions régulières avec vos subordonnés pour vous informer sur l'avancement de leur travail, écouter leurs plaintes et leurs réalisations, discuter du succès de l'équipe et trouver des solutions aux nouveaux problèmes.
   • Ayez toujours du tact en répondant aux courriels de vos employés et en prenant immédiatement leurs appels téléphoniques .
   • Être un professionnel multitâche est très pratique dans notre monde trépidant, mais parfois cela ne fonctionne pas. Montrez aux employés que vous valorisez leur temps, en laissant de côté toutes les distractions lors des réunions d'équipe .
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   Définissez des attentes réalistes. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que l'équipe soit parfaite. Veillez donc à ne pas trop la critiquer ni à fixer des objectifs impossibles : cela ne fera que décourager les employés .

   • Vous pouvez toujours vous attendre à l'excellence, tant que cet objectif est vraiment réaliste .
   • Expliquez vos attentes aux membres de l'équipe et demandez-leur de donner leur avis. Si vous encouragez vos subordonnés à discuter honnêtement avec vous, ils seront plus susceptibles de vous dire si vos attentes semblent raisonnables.
   • Avant de fixer une échéance, vous devez avoir une idée précise de la charge de travail existante et du temps nécessaire pour mener à bien un projet spécifique. Vous devez connaitre la situation réelle pour ne pas exiger des choses excessives de la part de l'équipe.
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   Déléguez les responsabilités. Un superviseur n'est pas capable de faire toutes les tâches seul. Vous devez donc faire confiance à vos subordonnés pour travailler sans votre aide. Vous devrez abandonner certaines choses, mais vous aurez ainsi plus de temps pour vous concentrer sur vos responsabilités et pour donner aux employés une chance d'évoluer .

   • N'oubliez pas que vous êtes en dernier ressort responsable du travail en équipe, même si vous déléguez des tâches précises à d'autres collaborateurs. Si vous ne faites pas entièrement confiance à la capacité d'un employé à effectuer lui-même un travail particulier, définissez un processus de révision jusqu'à ce que vous soyez sûr qu'il est capable de gérer la tâche.
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   Récompensez les réalisations. Il est important de savoir quand un employé fait du bon travail ! Faites l'éloge d'une bonne performance au travail afin qu'ils se sentent valorisés pour leur travail acharné .

   • Certains superviseurs estiment que leur poste est menacé par des subordonnés performants, mais cela vous empêchera d'être un bon leadeur. Au lieu de vous sentir jaloux, vous devriez être fier, car votre équipe affiche des performances satisfaisantes .
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   Encouragez la croissance. L'une des responsabilités du superviseur est de développer le potentiel de toute l'équipe, notamment en formulant des critiques constructives et en offrant la possibilité d'assumer de nouvelles responsabilités ou de nouveaux rôles au sein de l'organisation .

   • Faites attention aux talents et aux compétences uniques de chaque salarié afin que ces avantages puissent être utilisés au mieux pour avancer dans un projet ou faire progresser l'entreprise. Par exemple, un employé peut être doué à répondre aux appels téléphoniques, mais peut être lent quand il s'agit de taper au clavier. Trouvez-lui des occasions de mettre en pratique ses compétences téléphoniques pour établir des relations entre entreprises et fournisseurs, vendre des produits et servir les clients.
   • Dans la mesure du possible, proposez des formations pour enseigner de nouvelles compétences à l'équipe. Par exemple, un dactylographe lent pourrait être encouragé à suivre un cours ou à recevoir des tâches supplémentaires afin de pouvoir perfectionner ses compétences.
   • Évitez de vous concentrer inutilement sur les défauts. En se concentrant sur les faiblesses, les subordonnés peuvent perdre leur enthousiasme et se sentir désespérés.
   • Organisez des réunions avec vos subordonnés pour faire l'éloge des forces de chaque employé et formuler des critiques constructives sur les points à améliorer. Une partie du travail d'un gestionnaire efficace consiste à aider l'équipe à transformer les faiblesses en compétences et la première étape consiste à savoir quels domaines doivent être améliorés.
   • N'attendez pas la réunion annuelle d'évaluation si vous pouvez formuler des critiques constructives dès aujourd'hui !
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   Essayez de résoudre les conflits. Les superviseurs doivent être en mesure de faire face à des situations désagréables, à commencer par les employés qui se battent jusqu'au licenciement. Même s'il est tentant de s'éloigner de ces situations, il est préférable de les aborder directement lorsque cela est possible .

   • Vos employés ne vous respecteront pas s'ils vous voient comme une personne qui échappe aux conflits.
   • Lorsque vous avez des conversations déplaisantes avec vos travailleurs, concentrez-vous sur les objectifs que vous souhaitez atteindre et évitez de porter des accusations .
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Partie 3

Partie 3 sur 3:

Répondre aux exigences

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   Évitez de procrastiner. La procrastination est déjà une mauvaise habitude quand elle est faite par les employés, mais elle est encore pire quand elle est pratiquée par les gestionnaires. En tant que chef, vous devez vous préparer à travailler sur un projet le plus rapidement possible .
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   Trouvez des solutions. Au lieu de gaspiller votre temps à vous plaindre des problèmes auxquels l'entreprise ou votre département est confronté, profitez-en pour élaborer un plan d'action .

   • Bien que les solutions à long terme soient plus difficiles à mettre en œuvre, n'oubliez pas qu'elles sont meilleures que les solutions à court terme .
   • Savoir résoudre des problèmes, c'est savoir se concentrer sur les faits d'une situation donnée et réfléchir à des solutions créatives. Ne vous laissez pas emporter par les émotions et ne blâmez pas les autres. Pensez à ce qui doit être fait pour rétablir la tranquillité d'esprit des employés et leur permettre de reprendre leurs tâches.
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   Recherchez de nouveaux défis. Un bon leadeur cherche toujours des moyens de se lancer des défis et de mettre son équipe au défi .

   • Relever des défis ne signifie pas surcharger l'équipe ou accomplir une tâche au-delà de ses capacités, mais plutôt quitter sa zone de confort de temps en temps. Encouragez l'équipe à faire de même, en offrant à tous la possibilité de travailler sur des projets auxquels ils ne sont pas habitués.
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   Fixez des objectifs. En tant que leadeur, vous devez connaitre les buts et objectifs du département dans lequel vous travaillez. Par conséquent, évaluez périodiquement chaque projet sur lequel travaille l'équipe. Fixez des délais ou des objectifs spécifiques à chaque travailleur afin de l'aider à rester motivé et sur la bonne voie .

   • N'oubliez pas d'écouter l'équipe si elle déclare que les objectifs fixés sont irréels : vous pouvez toujours les modifier.
   • Plus vous aurez une idée précise des missions que l'équipe doit accomplir dans un laps de temps donné, mieux vous comprendrez le nombre de tâches supplémentaires que les employés sont en mesure d'effectuer.
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   Soutenez vos employés. Chaque fois que c'est nécessaire, un superviseur doit pouvoir intervenir et aider l'équipe à résoudre un problème. Il est important que vos salariés sachent que vous êtes disponible pour les aider à trouver des solutions chaque fois qu'ils rencontrent des problèmes sur un projet .

   • L'importance des commentaires ne doit pas être sous-estimée. Informez les employés de leur performance, qu'elle soit bonne ou mauvaise.
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   Simplifiez les processus. Créez un système permettant aux subordonnés de gagner du temps ou d'éviter des erreurs. Créez des documents qui définissent les responsabilités de chacun et précisent les personnes responsables de chaque tâche.

   • Autant que possible, automatisez les tâches inférieures en encourageant le personnel à se concentrer davantage sur des projets productifs et stimulants.
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   Faites preuve de résilience. Tout ne se déroule pas comme on le prévoit et en tant que superviseur, vous devez être prêt à y faire face. Essayez de ne pas prendre les échecs trop à cœur. Au lieu de cela, tirez les leçons des échecs et appliquez ces connaissances à votre prochain projet afin d'éviter les mêmes erreurs.

   • N'oubliez pas que l'énergie négative peut affecter toute l'équipe, alors assurez-vous de montrer l'exemple.
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Conseils

• Ne vous prenez pas trop au sérieux ! Profitez de votre travail et créez une atmosphère de travail agréable.
• Il est essentiel que les employés fassent confiance au superviseur, mais cela ne se produira que si vous leur accordez également votre confiance .
• Savoir comment choisir ses batailles est très important, car les superviseurs sont confrontés quotidiennement à divers conflits.
• Mettez en place un processus d'entrevue solide pour choisir l'employé idéal. Cela peut vous éviter beaucoup de stress inutile. Embauchez quelqu'un pour ses compétences professionnelles et non parce que vous le connaissez ou que vous l'aimez le plus personnellement.

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