Cara Menulis Email

Apa Anda ingin tahu cara menulis email? Anda mungkin saja merasa takut apabila tidak tahu harus memulai dari mana. Saat mengirim email, ada format lazim yang sebaiknya Anda ikuti. Pastikan Anda mengetahui penerima email serta perbedaan pesan email formal dan informal. Artikel How.com.vn ini akan menunjukkan cara menulis email informal, formal, dan profesional untuk beragam kepentingan.

Hal yang Anda Perlu Ketahui

Anda harus menentukan akan menggunakan nada bicara formal atau informal saat menulis email.
Nada bicara yang salah dalam email bisa membuat pihak penerima salah paham.
Saat menulis email, Anda membutuhkan akun email dari layanan tepercaya.

Metode 1

Metode 1 dari 5:

Langkah Dasar Pengiriman Email

Unduh PDF

1
Buatlah alamat email. Jika Anda belum memiliki alamat email, Anda harus mendaftar di penyedia layanan email sebelum melanjutkan. Untungnya, banyak layanan email berbasis web gratis yang memungkinkan Anda mendapat alamat email tanpa mengeluarkan uang. Beberapa layanan email web paling populer di antaranya:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
2
Klik "Compose" atau "New." Sebelum menulis email, Anda harus membuka kotak pesan baru yang kosong untuk ditulisi. Cara membuka kotak pesannya berbeda-beda, tergantung layanan yang Anda gunakan, namun biasanya akan ada tombol di dekat bagian atas laman dengan label seperti “Compose,” “New,” atau “New Message.”
- Jika Anda tidak tahu cara membuat pesan baru, periksalah laman dukungan layanan email Anda untuk mempelajari caranya secara detail.
3
Tuliskan alamat email penerima. Anda tidak perlu menuliskan alamat email Anda, namun Anda harus menuliskan alamat email dari orang yang akan menerima email Anda.
- Biasanya, Anda cukup menggunakan spasi untuk memisahkan beberapa alamat email, namun beberapa layanan mengharuskan Anda memisahkan beberapa alamat email dengan koma atau tanda baca lain. Jika layanan yang Anda gunakan mengharuskan penggunaan tanda baca tersebut, seharusnya panduannya telah diberikan oleh penyedia layanan.
- Tuliskan alamat email penerima utama di kolom "To:". Penerima utama biasanya adalah orang yang menjadi tujuan utama pesan, atau yang disebut pada badan email.
- Ketik alamat email lain di kolom "CC:". Kolom ini adalah kolom "tembusan". Penerima biasanya dimasukkan ke kolom tembusan jika email tersebut tidak secara khusus ditujukan pada sang penerima tembusan, namun memiliki hal yang harus diketahui olehnya.
- Gunakan kolom "BCC:" untuk menyembunyikan alamat email. Jika Anda tidak ingin penerima email melihat kepada siapa saja sebuah email ditujukan, ketiklah alamat penerima pada kolom "blind copy".
4
Tulislah judul yang informatif. Setiap layanan email memungkinkan Anda menulis judul/subjek email Anda pada kotak “Subject”.
- Judul email Anda haruslah singkat, namun memberi bayangan tentang isi email pada penerima.
  - Misalnya, email tidak resmi pada teman mungkin berjudul "Apa kabar?", namun jika Anda mengirim email soal tugas, maka email tersebut mungkin berjudul "Tugas Matematika."
  - Pertanyaan pada dosen atau atasan pun bisa diberi judul "Pertanyaan tentang....", kemudian diikuti dengan label singkat berisi penjelasan tentang topik yang Anda tanyakan.
- Ingatlah bahwa pesan tanpa judul akan muncul pada kotak masuk penerima dengan label “(no subject).”
5
Tulislah isi email Anda. Isi email harus ditulis pada kotak teks besar di bawah kotak isian judul.
- Karena email ditujukan untuk komunikasi cepat, umumnya Anda harus memastikan bahwa email Anda tidak terlalu panjang.
Setelah Anda selesai menulis email, bacalah kembali email untuk memastikan bahwa Anda tidak melakukan kesalahan tata bahasa atau ejaan, dan pesannya mengangkat topik yang ingin Anda bahas. Jika email Anda sudah siap dikirim, klik "Send" pada kotak pesan untuk mengirimkan email pada penerima.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 5:

Menulis Email Tidak Resmi

Unduh PDF

1
Ketahui kapan saatnya mengirim email tidak resmi. Email tidak resmi seharusnya ditujukan pada orang yang Anda sayangi, termasuk teman, keluarga, dan pasangan. Jika email Anda tidak berisi hal resmi dan Anda mengirimkannya pada orang yang Anda kenal baik, Anda bisa mengirim email tidak resmi.
- Satu-satunya waktu yang cocok untuk mengirim email resmi pada teman atau keluarga adalah saat Anda mengirim pesan grup dengan nada resmi, seperti permintaan sumbangan atau iklan. Karena email tersebut juga akan dikirim pada orang yang tidak terlalu dekat dengan Anda, Anda harus menyesuaikan nadanya agar berkenan pada orang-orang tersebut.
2
Tulislah judul yang tidak formal. Anda tidak harus menulis judul, namun sebaiknya Anda memberi judul pada email Anda. Tulislah judul yang singkat, padat, dan ramah.
- Misalnya, jika Anda menulis email pada teman lama, Anda bisa menggunakan judul yang mengundang tawa, atau judul sederhana seperti "Lama nggak ketemu, ya!".
- Jika Anda menulis email dengan tujuan tertentu, tuliskan tujuan Anda. Contohnya, jika Anda menulis email tentang acara kumpul-kumpul, beri judul email Anda dengan judul yang menyebutkan kegiatan tersebut.
3
Pertimbangkan untuk menyebut nama penerima pada email. Untuk email tidak resmi, hal ini tidak benar-benar diperlukan, namun tetap bisa menjadi cara yang sopan untuk memulai pesan.
- Salam pembuka Anda bisa jadi sesederhana nama penerima:
  - "Bob,"
- Anda juga bisa menyertakan salam yang ramah:
  - "Hai, Bob!"
  - "Mas Bob,"
  - "Pagi, Bob!"
4
Tulislah email dengan jelas, namun gunakan gaya bahasa tidak resmi. Isi email Anda haruslah mudah dimengerti, namun dengan nada percakapan yang tidak resmi.
- Bacalah email dan bertanyalah diri Anda sendiri, apakah email ini mirip dengan apa yang akan saya katakan jika saya berbicara langsung? Jika jawabannya ya, Anda telah menemukan nada yang tepat untuk email tidak resmi.
- Gunakan singkatan. Singkatan bukanlah bagian dari penulisan formal. namun umum digunakan dalam percakapan sehari-hari. Karenanya, singkatan cocok untuk email tidak resmi. ^{[1]XTeliti sumber}
- Gunakan bahasa gaul jika diinginkan. Anda bisa menggunakan bahasa gaul Internet, seperti: "thx" untuk "terima kasih." "Titi DJ" untuk "hati-hati di jalan", "s7" untuk "setuju", dll.
- Gunakan juga emotikon jika diperlukan :).
5
Pertimbangkan untuk menulis nama Anda di akhir email. Seperti salam pembuka, penutup atau tanda tangan tidak benar-benar diperlukan untuk email tidak resmi, namun bisa menjadi cara yang baik untuk menutup pesan.
- Penutup email Anda bisa jadi hanya berupa nama:
  - "Jen"
  - "-Jen"
- Anda juga bisa sedikit kreatif dengan penutup email:
  - "Sudah dulu ya! Jen."
  - "Email ini bakal terhapus sendiri. 3...2...1..."
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 5:

Menulis Email Resmi

Unduh PDF

1
Ketahui kapan saatnya mengirim email resmi. Anda harus menggunakan email resmi saat Anda menulis pesan pada orang yang tidak Anda kenal dekat, misalnya atasan, teman sekerja, klien dan pelanggan, instruktur, dan petinggi komunitas/politik.
- Ingatlah bahwa Anda mungkin merasa bahwa email resmi tidak diperlukan saat Anda menulis email pada orang-orang di atas, setelah Anda memiliki hubungan dengan orang tersebut. Saat email resmi terasa terlalu kaku, tulislah email "semi-formal".
  - Dalam email semi-formal, gaya bahasa Anda bisa sedikit lebih rileks, namun Anda tetap tidak diizinkan menggunakan bahasa gaul internet.
  - Anda tetap harus menyertakan tanda tangan pada email semi-formal, namun Anda tidak perlu memberikan seluruh informasi kontak Anda di bawah nama.
2
Tuliskan judul yang informatif. Judul email Anda haruslah singkat namun akurat. Masuklah langsung pada isu yang Anda angkat.
- Contohnya:
  - Saat Anda menulis email pada dosen terkait tugas esai, tulislah "Pertanyaan soal esai".
  - Saat Anda melamar pekerjaan yang Anda ketahui dari iklan, tulislah "Lamaran Untuk Posisi Manajemen (Dari Iklan)".
  - Jika Anda menulis email untuk meminta bantuan pada layanan pelanggan atau melaporkan masalah teknis, tulislah "Masalah pada Suku Cadang #000000".
3
Tuliskan salam resmi. Salam resmi harus menyertakan "Yang Terhormat/Yth," diikuti dengan nama penerima. Gunakan nama belakang penerima dan gelar yang sesuai, kemudian akhiri salam dengan titik.^{[2]XTeliti sumber}
- Misalnya:
  - "Yth. Bapak Smith"
  - "Yth. Ibu Jones"
  - "Yth. Dr. Evans"
4
Pastikan isi email tepat sasaran dan akurat. Pastikan panjangnya tidak lebih dari beberapa paragraf, dan isinya benar-benar ditujukan untuk membahas subjek email. Gunakan bahasa formal, dan pastikan ejaan serta tata bahasa Anda benar.
- Hindari penggunaan singkatan.
- Jangan gunakan bahasa gaul internet atau emotikon.
5
Gunakan salam penutup yang tepat. Salam penutup paling umum adalah "Salam hormat," namun ada beberapa salam penutup lain yang juga bisa Anda gunakan. Gunakan salam penutup yang sopan dan akhiri dengan tanda koma.
- Salam penutup lain yang bisa Anda gunakan antara lain:
  - Hormat kami,
  - Terima kasih,
  - Salam sejahtera,
  - Salam,
  - Hormat saya,
6
Berikan informasi kontak pada tanda tangan Anda bila diperlukan. Sertakan nama lengkap di bawah salam penutup email. Di bawah nama, Anda mungkin ingin menyertakan jabatan Anda dan informasi kontak yang mungkin diperlukan.
- Jabatan Anda, bila ada, harus menyertakan posisi dan nama perusahaan/institusi tempat Anda bekerja.
- Sertakan setidaknya nomor telepon, nomor faks, dan alamat email. Anda juga mungkin ingin menyertakan alamat surat dan situs.
Iklan

Metode 4

Metode 4 dari 5:

Jenis-Jenis Email Tidak Resmi

Unduh PDF

Jika teman, keluarga, atau pasangan Anda baru saja pindah rumah, tulislah email untuk menanyakan kondisi mereka. Tanyakan bagaimana proses perpindahan mereka berlangsung, bagaimana keadaan lingkungan baru mereka, dan sebagainya.
Jika Anda mendapat alamat email teman dari orang lain, sangatlah penting untuk menulis email dan memastikan bahwa email teman Anda benar. Jangan lupa juga untuk menjelaskan siapa diri Anda.
3
Belajarlah menulis email untuk pria. Jika Anda seorang wanita dan baru pertama kali menulis email untuk pria, Anda mungkin merasa cemas, terutama jika pria tersebut adalah pria yang mungkin Anda sukai. Cobalah menulis email yang terlihat santai namun tetap cerdas dan tenang.
- Meskipun mungkin sedikit menegangkan, Anda boleh saja menulis email untuk menyatakan rasa suka Anda.
Jika Anda adalah pria yang baru pertama kali mengirim email untuk seorang wanita, Anda mungkin merasa prosesnya terlalu sulit. Tenangkan diri Anda dan tuliskan pesan yang terlihat santai namun rapi.
5
Tulislah email rayuan. Jika Anda ingin terlihat lucu di hadapan penerima email, gunakan bahasa yang sama dengan bahasa rayuan yang Anda gunakan di hadapan si penerima. Anda juga bisa menggunakan emotikon atau ekspresi seperti "peluk dan cium".
- Anda juga bisa menulis email rayuan pada orang yang Anda kenal di situs pencarian jodoh. Jika Anda menulis email ini, Anda harus terlihat merayu juga informatif, agar si dia mengetahui siapa Anda.
Di era digital seperti ini, email cinta sama kedudukannya dengan surat cinta. Jika pasangan Anda sedang berada jauh di sana dan Anda ingin menyampaikan rasa cinta Anda, cara tercepat untuk melakukannya adalah dengan email.
Iklan

Metode 5

Metode 5 dari 5:

Jenis-Jenis Email Resmi

Unduh PDF

1
Kirimlah lamaran pekerjaan lewat email. Saat Anda mengirim lamaran dan resume melalui email, Anda harus menjelaskan lowongan apa yang Anda lamar, mengapa Anda menginginkan pekerjaan tersebut, dan kualifikasi apa yang Anda miliki sehingga Anda cocok untuk pekerjaan tersebut. Anda juga harus menyertakan resume sebagai lampiran.
- Anda juga bisa menulis email untuk melamar ke tempat magang. Jelaskan permagangan seperti apa yang Anda inginkan dan bagaimana kegiatan tersebut bisa membantu Anda memenuhi target karir Anda. Sertakan juga alasan mengapa Anda harus terpilih untuk mengikuti magang.
- Kirimkan email lanjutan jika Anda tidak menerima balasan tentang posisi yang Anda lamar.
2
Ketahui cara mengirim email pada dosen. Mengirim email pada dosen mungkin menakutkan, namun tetap sama sulitnya dengan mengirim email resmi lain. Dosen Anda mungkin adalah orang sibuk, jadi buatlah pertanyaan sejelas mungkin.
- Jika Anda cukup dikenal oleh dosen tersebut, Anda juga bisa mengirim email permintaan surat rekomendasi kepada beliau.
Email ini adalah email pertanyaan pada editor untuk penerimaan suatu karya pada penerbitan. Anda harus menjelaskan karya Anda agar editor Anda mengerti karya tersebut.
Jika Anda merasa ada yang salah dengan SDM perusahaan Anda, cara tercepat untuk mengatasinya adalah dengan mengirim email pada orang yang tepat di bagian personalia. Pastikan email Anda menjelaskan masalah dengan baik.
Iklan