Come Scrivere un'Email

Scrivere un'email è abbastanza semplice, ma esiste un formato generale che bisognerebbe considerare. Inoltre, occorre maturare consapevolezza per distinguere tra quelle informali e formali. Ecco cosa devi sapere prima di redigerne una.

Metodo 1

Metodo 1 di 5:

Prima Parte: Fondamenti delle Email

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Apri un tuo account per avere un'email personale. Se non possiedi già un tuo indirizzo, dovrai iscriverti presso un provider di posta elettronica prima di procedere. Per fortuna, esistono molti servizi gratuiti e basati sul web, che ti permettono di ottenere un indirizzo senza costi. Alcuni dei più popolari includono:
- Gmail.
- Hotmail.
- Yahoo Mail.
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Clicca su "Scrivi" o "Nuovo". Prima di scrivere l'email, dovrai aprire una casella nuova e bianca per redigere il testo. Il metodo esatto varia a seconda del servizio usato, ma, di solito, si ha un tasto nella parte superiore della pagina etichettato come “Scrivi”, “Nuovo” o “Nuova Email”.
- Se sei incerto su come creare un nuovo messaggio, consulta le pagine di supporto del tuo servizio di posta elettronica per saperne di più nel dettaglio.
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Fai una lista degli indirizzi email dei riceventi, all'interno della quale non devi inserire la tua email, bensì specificare quella della persona (o quelle delle persone) alla quale intendi inviare l'email.
- Uno spazio spesso basta per separare molteplici indirizzi email, ma alcuni servizi ti richiedono di farlo con una virgola o con un altro tipo di segno di punteggiatura. Se è questo il caso, tali istruzioni dovrebbero essere specificate dal provider.
- Scrivi l'indirizzo email del ricevente principale nel campo “A:”. Il ricevente principale è colui per il quale è stata scritta un'email o al quale ci si rivolge nel corpo del testo.
- Scrivi gli altri indirizzi email nel campo “CC:”, “copia conoscenza”. Un ricevente dovrebbe essere inserito in questo campo se l'email non fa menzione direttamente a lui ma tratta comunque di un argomento del quale dovrebbe essere al corrente.
- Usa il campo “BCC:” per nascondere gli indirizzi email. Se non vuoi che i riceventi di un'email vedano la lista degli indirizzi ai quali è stato mandato il messaggio, dovresti inserire queste email nel campo “copia conoscenza nascosta”.
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Inserisci un oggetto informativo. Ogni servizio di email ti darà l'opportunità di scrivere un oggetto o un titolo per la tua email nel campo “Oggetto”.
- L'oggetto dovrebbe essere breve, ma anche dare al destinatario un'idea sull'argomento della mail.
  - Per esempio, un'email informale diretta a un amico potrebbe avere un oggetto semplice, come, per esempio, “Come stai?”. Se manderai un'email su un compito da fare, invece, l'oggetto dovrebbe essere, per esempio, “Compiti di matematica”.
  - Nella stessa maniera, una domanda a un supervisore o a un professore dovrebbe essere etichettata nel campo dell'oggetto come “Domanda” o “Domanda su...”, spiegando brevemente il tema in questione.
- Ricorda che un messaggio senza oggetto apparirà nella casella di posta in arrivo del ricevente con l'etichetta “Senza Oggetto”.
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Scrivi il corpo dell'email. Il testo dovrebbe essere redatto nella casella apposita situata sotto il campo dell'oggetto.
- Il corpo di ogni email dovrebbe tipicamente includere un saluto, un messaggio e una chiusura.
- L'email è rapida per natura, dunque, generalmente, dovresti scrivere un messaggio abbastanza corto.
Finito di redigere l'email, rivedila per verificare che non ci siano errori grammaticali o ortografici e che il messaggio spieghi chiaramente quello che volevi comunicare. Una volta pronta, clicca sul tasto “Invia” per mandarla al destinatario o ai destinatari.
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Metodo 2

Metodo 2 di 5:

Seconda Parte: Scrivere un'Email Amichevole

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Scopri quando è appropriato mandare un'email amichevole. Questo tipo di messaggio va riservato ai propri cari, ovvero agli amici, alla famiglia e ai partner. Se si tratta di un testo dalla natura informale e lo invierai a una persona con la quale hai un rapporto di affetto, puoi optare per questo tipo di email.
- L'unica volta in cui non dovresti mandare un'email amichevole a un familiare o a un amico si verifica nel momento in cui dovresti inviarne una di natura ufficiale, come un invito per effettuare delle donazioni o delle pubblicità. Siccome questi messaggi probabilmente verranno inviati anche a coloro con i quali non hai un rapporto stretto, dovresti adattarli a tutti.
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Fai in modo che anche il campo dell'oggetto sia informale. Tra l'altro, in questo caso non è essenziale, ma è comunque una buona idea introdurlo. Mantienilo breve e dritto al punto.
- Se stai scrivendo una semplice email per tenerti in contatto con un amico, potresti includere un oggetto spiritoso o un semplice “Da quanto tempo non ci vediamo!”.
- Se stai scrivendo con uno scopo, menzionalo nell'oggetto. Per esempio, se decidi di scrivere un'email su un'uscita di gruppo, etichettala con un oggetto che lo affermi chiaramente.
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Saluta per nome il destinatario. In un'email amichevole, non è nemmeno strettamente necessario farlo, ma è comunque un modo educato per cominciare a scrivere il corpo del messaggio.
- Puoi semplicemente scrivere il nome della persona:
  - "Bob,".
- In alternativa, puoi includere il nome e un saluto amichevole:
  - "Ehi Bob!".
  - "Ciao Bob,".
  - "Giorno, Bob!".
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Scrivi il messaggio con chiarezza, ma mantieni un linguaggio informale. Il corpo dell'email dovrebbe essere facile da capire, ma il tono dovrebbe essere informale e colloquiale.
- Leggi l'email e domandati se il suo contenuto somiglia alla tua maniera di parlare quando sostieni una conversazione di persona. Se la risposta è sì, hai raggiunto un buon tono per un'email informale.
- Usa le contrazioni, vietate per la scrittura formale, ma comuni per le conversazioni quotidiane, dunque perfette per un'email amichevole.
- Utilizza pure lo slang. Se vuoi, puoi includere quello usato su internet e negli sms; per esempio, puoi sostituire il “ch” con la “k” o scrivere “x” al posto di “per”.
- Se è il caso, usa anche le emoticon.
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Se vuoi, firmati. Come già affermato riguardo ai saluti iniziali, chiudere con una firma non è necessario in un'email amichevole, ma può essere un buon metodo per concludere il messaggio.
- La chiusura può corrispondere al tuo nome:
  - "Jen".
  - "-Jen".
- Puoi anche scrivere una conclusione un po' più elaborata o creativa:
  - "A presto! Jen".
  - "Questa email si autodistruggerà tra 3...2...1...".
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Metodo 3

Metodo 3 di 5:

Terza Parte: Scrivere un'Email Formale

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Comprendi quando bisogna scrivere le email formali. Dovresti farlo se devi scrivere a una persona con la quale non hai confidenza. Questa descrizione include, tra gli altri, i supervisori, i colleghi, i clienti, gli insegnanti e gli ufficiali politici.
- Tuttavia, le email formali non sono necessarie se hai ormai avviato una relazione con una persona rientrante sotto una di queste categorie. Quando un'email formale diventa un po' troppo rigida, dovresti scriverne una semi-formale.
  - Il tono del messaggio può essere un po' più colloquiale, ma dovresti evitare lo slang di internet.
  - Dovresti comunque inserire la tua firma, ma non necessariamente fornire tutti i tuoi dati di contatto sotto il tuo nome.
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Includi un oggetto informativo, breve ma accurato. Vai dritto al sodo.
- Esempi:
  - "Domanda sul saggio" (se scrivi un'email a un professore per chiedergli delucidazioni su un compito segnato).
  - "Candidatura per l'Annuncio del Lavoro di Management" (se mandi un'email di risposta a un annuncio di lavoro).
  - "Problema con la Parte #00000" (se invii un'email al servizio clienti di una compagnia o per riportare un problema tecnico).
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Scrivi un saluto formale, che dovrebbe includere la parola "Gentile", seguita dal cognome del ricevente. Oltre al cognome, inserisci il titolo del destinatario e segui il saluto con una virgola.
- Esempi:
  - "Gentile Signor Rossi,".
  - "Gentile Signora Bianchi,".
  - "Gentile Dr. Rossi,".
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Assicurati che il corpo dell'email sia conciso e accurato. Restringi il contenuto del testo a pochi paragrafi riguardanti direttamente l'oggetto dell'email. Usa un linguaggio formale e accertati che l'ortografia e la grammatica siano accurate.
- Evita l'utilizzo delle contrazioni.
- Non usare lo slang di internet o le emoticon.
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Includi una chiusura appropriata. La più comune è “Distinti saluti”, ma ce ne sono altre che possono funzionare. Fai in modo che il saluto finale sia appropriato e fallo seguire da una virgola.
- Tra le altre possibili forme di saluto finale:
  - Cordiali saluti.
  - In fede.
  - Cari saluti.
  - Grazie.
  - Le mando i miei più cari saluti.
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Fornisci i tuoi dati personali quando ti firmi, a condizione che sia appropriato. Includi il tuo nome completo sotto il saluto finale. Sotto il nome, potresti inserire il tuo titolo ufficiale e le eventuali informazioni di contatto utili per il destinatario.
- Il tuo titolo, se ne hai uno, dovrebbe includere la tua posizione e il nome della compagnia o dell'istituzione alla quale appartieni.
- Inserisci il tuo numero di telefono e di fax e il tuo indirizzo email. Potresti anche includere il tuo indirizzo postale e la URL del tuo sito.
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Metodo 4

Metodo 4 di 5:

Quarta Parte: Tipi Specifici di Email Amichevoli

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Se un amico o un parente si è recentemente trasferito in un'altra città, scrivigli un'email per sapere com'è andato lo spostamento, com'è il nuovo quartiere, ecc.
Se hai ottenuto l'indirizzo di un vecchio amico da un terzo, è importante usare l'email per verificare che sia corretta e spiegare rapidamente a questa persona chi sei.
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Scrivi un'email a un ragazzo. Se sei una ragazza e devi scrivere un'email a un ragazzo per la prima volta, forse ti senti un po' nervosa. Questo è specialmente vero se hai una certa cotta per il ragazzo in questione. Prova a scrivere un testo informale e, allo stesso tempo, intelligente e composto.
- Per quanto sia una mossa piuttosto rischiosa, puoi anche usare l'email per dirgli che ti piace.
Se sei un ragazzo e devi scrivere la tua prima email a una ragazza, probabilmente hai paura di non fare una buona impressione. Non perdere la calma e redigi un messaggio colloquiale ma ben pensato.
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Scrivi un'email per flirtare. Se vuoi giocare con il destinatario dell'email, usa lo stesso tipo di linguaggio che utilizzeresti per flirtare con questa persona nella vita reale. Le emoticon e i baci (xoxo) possono andare in tuo soccorso.
- Nello stesso modo, scrivi un'email per flirtare con qualcuno su un sito di dating on-line. Per redigere un'email di questo tipo, oltre a flirtare, dovresti fornire delle informazioni sul tuo conto in modo che la persona che la riceverà si faccia un'idea su di te.
Nell'era digitale, un'email di questo genere può essere considerata come l'equivalente di una lettera d'amore. Se il tuo partner è lontano e vuoi mandargli una nota veloce per esprimergli il tuo amore, questo mezzo è il più veloce che ci sia.
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Metodo 5

Metodo 5 di 5:

Quinta Parte: Tipi Specifici di Email Formali

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Candidati per un lavoro via email. Quando mandi il tuo curriculum e la tua candidatura per un lavoro via email, devi precisare a quale posizione ti riferisci, perché vuoi ricoprirla e quali sono le competenze che ti rendono la persona indicata per questo vacante. Il curriculum va allegato, non inserito nel corpo dell'email.
- Un'email per candidarsi per uno stage è molto simile. Descrivi il tirocinio che stai cercando e spiega come ti aiuterà a inseguire i tuoi obiettivi lavorativi. Inoltre, fornisci delle ragioni per le quali dovresti essere selezionato per lo stage.
- Scrivi un'email dopo un colloquio di lavoro se non hai ancora ricevuto risposta riguardo alla posizione per la quale ti sei candidato.
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Manda un'email a un professore. Scrivere a un insegnante può mettere a disagio, ma questo messaggio non è tanto diverso dalle altre email formali. Il tuo docente probabilmente è una persona impegnata, quindi fai in modo che le domande siano il più concise possibile.
- Se il tuo professore ti conosce abbastanza bene, puoi anche mandargli un'email per chiedergli una lettera di raccomandazione.
Per esempio, utilizza questo testo per chiedere a un editore se può accettare un manoscritto e considerarlo in termini di pubblicazione. Devi descrivere il lavoro in questione abbastanza bene da far capire al professionista di cosa tratta.
Se hai un dubbio sulla compagnia presso la quale lavori, il modo più veloce per trovare risposta è quello di mandare un'email alle persone giuste di questo dipartimento. Assicurati che l'email descriva chiaramente il problema.
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