Een e-mail versturen

Wil je graag weten hoe je nou eigenlijk een goede e-mail schrijft? E-mailen kan best moeilijk zijn als je niet precies weet waar je moet beginnen. Er bestaan bepaalde regels voor het versturen van e-mails waar je rekening mee moet houden. Vraag je verder af wie de ontvanger is en zorg dat je weet wat de verschillen er zijn tussen informele en formele e-mailberichten. Met dit artikel als handleiding kun je leren je hoe je een gewone, vriendelijke e-mail stuurt, maar ook wat de regels zijn voor het opstellen van een formele e-mail in een professionele context.

Dingen die je moet weten

Je moet als je een e-mail gaat schrijven kiezen tussen een formele of een informele toon.
Een e-mail met een verkeerde toon kan voor problemen zorgen tussen jou en de ontvanger.
Om e-mails te kunnen sturen heb je een e-mailaccount nodig van een betrouwbare provider.

Methode 1

Methode 1 van 5:

Basisfeiten voor het sturen van een e-mail

Pdf downloaden

1
Maak een e-mailadres aan. Als je nog geen e-mail adres hebt, moet je je eerst aanmelden bij een dienst oftewel een provider. Gelukkig zijn er veel providers online die je aan een gratis emailadres kunnen helpen. Een paar van de populairste diensten zijn:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
2
Klik op "Opstellen" of "Nieuw bericht." Voordat je een e-mail kunt schrijven, moet je een nieuwe, lege berichtenbox openen om je bericht in te schrijven. De precieze methode hangt af van de dienst die je gebruikt, maar meestal i ser een knop bovenaan op de pagina met een label als "Samenstellen," "Nieuw" of "Nieuw bericht".
- Als je niet zeker weet hoe je een nieuw bericht moet aanmaken, kijk dan op de helppagina's van je e-maildienst voor meer informatie.
3
Vul bovenaan de e-mailadressen van de ontvangers in. Je eigen adres hoef je niet meer te vermelden, maar je moet wel dat van de persoon of personen aan wie je de e-mail wilt sturen invullen.
- Meestal kun je meerdere e-mailadressen met een spatie van elkaar scheiden, maar bij sommige diensten moet je meerdere adressen van elkaar scheiden met een komma of een ander letterteken. Als dat zo is, worden die instructies als het goed is door je e-maildienst aangegeven.
- Typ het e-mailadres van de hoofdontvanger(s) in het veld "Aan:". De hoofdontvanger verwijst meestal naar iedereen voor wie de e-mail rechtstreeks bestemd is of aan wie de e-mail in het hoofdgedeelte van de e-mail gericht is.
- Typ eventuele andere e-mailadressen in het veld "CC:". Dit is het veld "kopie aan." In het veld "CC:" moet je ontvangers noteren die niet rechtstreeks in de e-mail genoemd worden, maar die op de hoogte moeten zijn van iets waar het bericht naar verwijst.
- Gebruik het veld "BCC:" voor e-mailadressen die je onzichtbaar wilt houden. Als je niet wilt dat de ontvangers van een e-mail een lijst zien met alle e-mailadressen waar het bericht naartoe is gestuurd, moet je die e-mailadressen in het veld "blinde kopie" typen.
4
Geef je e-mail een informatief onderwerp. Bij elke e-maildienst kun je in het vak "Onderwerp" een onderwerp of titel voor je e-mail typen.
- Het onderwerp moet kort zijn, maar het moet de ontvanger ook een duidelijk idee geven waar de e-mail over gaat.
  - Het onderwerp van een simpele e-mail aan een vriend of vriendin van je kan bijvoorbeeld gewoon zijn: "Hoe gaat het?". Maar als je een e-mail stuurt naar een klasgenoot met een vraag over een opdracht, zou je in de onderwerpregel iets kunnen zetten als: "Huiswerk wiskunde".
  - Op dezelfde manier kun je een e-mail met een vraag aan een docent of leidinggevende een onderwerp geven als "Vraag" of "Vraag over..." gevolgd door een korte omschrijving van het onderwerp waar je over gaat schrijven.
- Een bericht zonder onderwerp verschijnt in de inbox van de ontvanger met de titel "(geen onderwerp)."
5
Schrijf het hoofdgedeelte van je e-mail. De inhoud van je e-mail moet worden geschreven in het grote tekstvak onder de onderwerpregel. De body van elke e-mail moet een aanhef, bericht en afsluiting bevatten.
- E-mail is bedoeld als een snelle manier om te communiceren, dus je moet in principe proberen je bericht kort te houden.
Controleer nadat je klaar bent met het typen van je e-mail of er geen spel- of grammaticafouten in staan en of het bericht duidelijk ingaat op datgene waar je het over wilde hebben. Druk als de e-mail klaar is op de knop "Verzenden" in het berichtvak om hem te versturen naar de door jou ingevoerde ontvangers.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 5:

Een vriendelijke e-mail schrijven

Pdf downloaden

1
Zorg dat je weet wanneer een vriendelijke e-mail gepast is. Vriendelijke e-mails moet je reserveren voor je partner, je vrienden en je familie. Als het onderwerp informeel is en je stuurt het naar iemand met wie je normaal gesproken op een informele manier omgaat, kun je zonder probleem een vriendelijke email sturen.
- De enige keer dat je geen vriendelijke e-mail naar een familie of vriend zou sturen, is als je een officiële groepsmail stuurt, zoals een verzoek om donaties of een advertentie waarin je iets te koop aanbiedt. Omdat je zo’n e-mails waarschijnlijk ook naar mensen met wie je niet informeel omgaat stuurt, moet je de e-mail op die mensen afstemmen.
2
Houd de onderwerpregel ongedwongen. Een onderwerpregel is niet absoluut noodzakelijk, maar meestal is het toch een goed idee om je e-mail een onderwerp te geven. Houd het onderwerp alleen wel kort, bondig en duidelijk.
- Als je gewoon een e-mail schrijft om bij te praten met een vriend, kun je een humoristische onderwerpregel gebruiken of een luchtig onderwerp als "Lang niet gezien!".
- Als je schrijft met een bepaald doel, noem dat doel dan in het onderwerp. Als je bijvoorbeeld een e-mail gaat schrijven over een groepsuitje, geef de e-mail dan een onderwerp dat specifiek naar dat uitje verwijst.
3
Bedenk of je de ontvanger bij naam wilt noemen. Voor een vriendelijke e-mail is dat niet per se nodig, maar het is wel een beleefde manier om je bericht mee te beginnen.
- Je aanhef kan zo eenvoudig zijn als het noemen van de naam van de persoon:
  - "Bob,"
- Je kunt de naam ook opnemen in een vriendelijke begroeting:
  - "Hee Bob!"
  - "Hi Bob,"
  - "Hallo Bob!"
4
Schrijf je bericht duidelijk, maar houd je taalgebruik ongedwongen. De kern van je bericht moet makkelijk te begrijpen zijn, maar de toon moet informeel zijn, net als wanneer je met deze persoon in gesprek bent.
- Lees je e-mail en vraag jezelf af of de inhoud van de e-mail net zo klinkt als wanneer je persoonlijk met deze persoon praat. Als dat zo is, dan heb je een goede toon bereikt voor een vriendelijke e-mail.
- Gebruik eventueel samentrekkingen. Samentrekkingen (zoals da’s in plaats van dat is) zijn geen onderdeel van formeel schrijven, maar ze zijn een normaal onderdeel van alledaagse gesprekken, waardoor ze geschikt zijn voor een vriendelijke e-mail.^[1]XBron
- Gebruik ook gerust afkortingen en slang. Desgewenst kunt je internettaal gebruiken: "wdj" in plaats van "wat doe je," "nix" in plaats van "niks," "w8t" in plaats van "wacht," etc.
- Gebruik als dat nodig en passend is ook emoticons. :)
5
Sluit de e-mail af met je naam of met een aardige afscheidszin. Net als bij de aanhef is een afsluiting of handtekening niet strikt noodzakelijk voor een vriendelijke e-mail, maar het kan wel een goede manier zijn om het bericht af te sluiten.
- Je afsluiting kan zo simpel zijn als je naam:
  - "Jan"
  - "-Jan"
- Maar je kunt ook wat creatiever zijn met je afsluiting:
  - "Zie je! Jan"
  - "Deze email zal zichzelf vernietigen in 3...2...1..."
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 5:

Een formele e-mail schrijven

Pdf downloaden

1
Zorg dat je begrijpt wanneer je een formele e-mail moet schrijven. Je moet een formele e-mail gebruiken als je iemand schrijft met wie je geen vriendschappelijke relatie hebt. Zo iemand kan bijvoorbeeld je werkgever of leidinggevende zijn, maar ook bepaalde collega's, klanten, docenten, trainers, medewerkers van de klantenservice en politici.
- Het kan heel goed dat je zelf vindt dat je geen strikt formele e-mail hoeft te sturen naar iemand die je kent en die in een van deze categorieën valt, als je bijvoorbeeld eenmaal een werkrelatie met die persoon hebt opgebouwd. Als een "formele" e-mail een beetje overdreven lijkt, moet je een zogenaamde "semi-formele" e-mail schrijven.
  - De toon van je bericht kan dan wat gemoedelijker zijn, zonder dat je typische internettaal gebruikt.
  - Je moet zo’n e-mail bijvoorbeeld wel met je volledige naam afsluiten, maar je hoeft misschien niet al je contactgegevens onder je naam te vermelden.
2
Voeg een informatief onderwerp toe. Het onderwerp moet kort maar precies zijn. Kom direct ter zake.
- Voorbeeld:
  - "Vraag over opstel" (als je een e-mail schrijft aan een docent met een vraag over een opstelopdracht)
  - "Sollicitatie voor management-vacature" (als je een e-mail stuurt als reactie op een vacature)
  - "Probleem met onderdeel #00000" (bij het typen van een e-mail om een vraag te stellen aan de klantenservice of om een technisch probleem te melden)
3
Typ een formele aanhef. Een formele aanhef bevat het woord "Geachte" gevolgd door de naam van de ontvanger. Gebruik de achternaam van de ontvanger en een passende titel, en sluit de aanhef af met een komma.
- Voorbeelden:
  - "Geachte heer Smit,"
  - "Geachte mevrouw Jansen,"
  - "Geachte heer Everts,"
4
Zorg ervoor dat de inhoud van je e-mail beknopt en precies is. Beperk de inhoud van je e-mail tot een paar alinea's die direct ingaan op het onderwerp van je e-mail. Gebruik formele taal en zorg ervoor dat je e-mail geen spel- of grammaticafouten bevat.
- Gebruik geen samentrekkingen.
- Gebruik geen internettaal of emoticons.
5
Voeg een passende afsluiting toe. De meest gebruikelijke afsluiting is "Hoogachtend," maar er zijn nog een paar andere die ook geschikt kunnen zijn. Houd de afsluiting beleefd en sluit hem af met een komma.
- Andere mogelijke afsluitingen zijn:
  - Met vriendelijke groet,
  - Hartelijke groet,
  - Beste groet,
  - Met vriendelijke dank,
  - Het beste,
6
Vermeld zo nodig contactinformatie in je afsluiting. Zet onder de afsluiting van je e-mail je volledige naam. Onder je naam kunt je je officiële titel en eventuele praktische contactgegevens vermelden.
- Je titel, als je die hebt, moet je functie en de naam van het bedrijf of de instelling waar je voor werkt of waar je aan verbonden bent bevatten.
- Vermeld in ieder geval je telefoonnummer en je e-mailadres. Eventueel kun je ook je postadres en het adres van je website toevoegen.
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 5:

Specifieke soorten vriendelijke e-mails

Pdf downloaden

Als een vriend, familielid, of geliefde onlangs verhuisd is naar een nieuwe locatie, schrijf dan een e-mail om te vragen hoe de verhuizing gegaan is, hoe de nieuwe buurt is, enzovoort.
Als je het e-mailadres van een vriend of kennis van iemand anders hebt gekregen, is het belangrijk dat je je e-mail gebruikt om te controleren of het adres correct is, en dat je snel duidelijk maakt wie jij bent.
3
Zorg dat je weet hoe je het beste een e-mail aan een jongen kunt schrijven. Als je als meisje voor het eerst een e-mail naar een jongen gaat schrijven, vraag je je misschien af hoe je dat het beste kunt doen. Dit geldt natuurlijk vooral als je voor de jongen in kwestie bepaalde romantische gevoelens hebt. Probeer een e-mail te schrijven die ongedwongen, maar tegelijkertijd intelligent en beheerst overkomt.
- Hoewel het een vrij riskante zet is, kun je e-mail ook gebruiken om een jongen te laten weten dat je hem leuk vindt.
Als je als jongen voor het eerst een e-mail aan een meisje gaat schrijven, kan dat een behoorlijk moeilijke opgave lijken. Houd je hoofd koel en schrijf een bericht dat luchtig is maar toch goed in elkaar zit.
5
Schrijf een flirterige e-mail. Als je leuk en speels contact wilt met de ontvanger van je e-mail, gebruik dan hetzelfde soort taal als je zou gebruiken om in het echt met deze persoon te flirten. Emoticons en dingen als "knuffels en kusjes" (xoxo) komen daarbij ook goed van pas.
- Schrijf op die manier ook een flirterige e-mail om contact te zoeken met iemand op een datingwebsite. Zo'n e-mail moet zowel flirterig als informatief zijn, zodat de ontvanger een goed beeld krijgt van jou als persoon.
In dit digitale tijdperk heeft een liefdesmail ongeveer de functie die vroeger een liefdesbrief had. Als je romantische partner weg is en je wilt graag een briefje sturen om je liefde te uiten, dan is e-mail de snelste en makkelijkste manier om dat te doen.
Advertentie

Methode 5

Methode 5 van 5:

Specifieke soorten formele e-mails

Pdf downloaden

1
Solliciteer via e-mail op een baan. Als je je cv en sollicitatie per e-mail stuurt, moet je uitleggen naar welke baan je solliciteert, waarom je de functie wilt, en welke kwalificaties je hebt die je geschikt maken voor de baan. Je moet ook je cv als bijlage meesturen.
- Je kunt ook een e-mail schrijven waarin je solliciteert op een stageplaats. Beschrijf wat voor soort stage je zoekt en hoe die stage je zal helpen je carrièredoelen te bereiken. Geef ook redenen waarom je denkt dat juist jij voor deze stage geselecteerd zou moeten worden.
- Stuur opnieuw een e-mail ter herinnering als je na bijvoorbeeld een week nog geen antwoord hebt gekregen op je sollicitatie.
2
Zorg dat je weet hoe je een e-mail aan een docent schrijft. Een e-mail sturen naar een docent lijkt misschien eng, maar als het erop aankomt is het niet moeilijker dan het schrijven van een andere formele e-mail. Je docent heeft het waarschijnlijk druk, dus houd je vragen zo beknopt mogelijk.
- Als de docent je goed genoeg kent, kun je hem of haar ook per e-mail om een aanbevelingsbrief vragen.
Als je een boek of een artikel geschreven hebt, kun je overwegen het manuscript naar een mogelijke uitgever te sturen, als bijlage bij een e-mail waarin je een redacteur vraagt of hij of zij wil overwegen je werk te publiceren. In de e-mail moet je een goed genoeg beeld geven van de inhoud van datgene wat je geschreven hebt, om de uitgever of redacteur een duidelijk idee te geven van het onderwerp.
Gebruik e-mail om contact op te nemen met personeelszaken. Als je een vraag of probleem hebt met betrekking tot het bedrijf waar je werkt, kun je dit het snelst aanpakken door een e-mail te sturen naar de juiste mensen op de afdeling personeelszaken. Zorg ervoor dat je in de e-mail duidelijk aangeeft wat je vraag of probleem precies inhoudt.
Advertentie