تعلم أساسيات كتابة رسائل البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

تنزيل المقال

هل ترغب في تعلم كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني ؟ أنت في المكان الصحيح. تتعلم في هذا المقال كيفية كتابة بريد إلكتروني سواء كان رسميًا أو غير رسمي. سنتعرف سويًا في البداية على أساسايات البريد الإلكتروني وكيفية إنشاء عنوان البريد الإلكتروني خاص بك، ثم سيستعرض المقال طريقة كتابة رسالة رسمية أو غير رسمية، وإرسالها عبر البريد الإلكتروني، مع أمثلة أخرى لأنواع الرسائل المختلفة التي ستحتاج لإرسالها في مختلف المواقف. تابع القراءة لمعرفة المزيد ثم ابدأ رحلتك في عالم البريد الإلكتروني.

أساسيات كتابة بريد إلكتروني

• يجب عليك تحديد الصيغة المناسبة للبريد الإلكتروني سواء كان رسميًا أو غير رسمي.
• قد يتسبب الاعتماد على الصيغة الخاطئة في توجيه بريدك الإلكتروني في حدوث سوء تفاهم مع المُرسل إليه.
• ستحتاج إلى حساب بريد إلكتروني على إحدى مواقع مزودي الخدمة الموثوق بها.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 5:

أساسيات البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابدأ بإنشاء عنوان بريد إلكتروني لنفسك. هل تملك عنوان بريد إلكتروني أم لا؟ يمكنك إنشاء حساب على إحدى خدمات البريد الإلكتروني. تتوفر بالفعل العديد من المواقع الخاصة بخدمات البريد الإلكتروني المجانية والتي يمكنك من خلالها إنشاء حساب خاص بك دون تكلفة. من أمثلة هذه المواقع الشهيرة:

   • بريد جيميل Gmail.
   • الهوتميل Hotmail.
   • الياهو ميل Yahoo mail.
2. 
   2
   اضغط على "إنشاء رسالة – Compose" أو "رسالة جديدة – New". افتح صندوق إنشاء الرسائل لكتابة رسالتك البريدية الإلكترونية؛ تختلف الطريقة على حسب مزود الخدمة التابع له بريدك الإلكتروني، لكن دائمًا ستجد إما زر "إنشاء رسالة – Compose" أو "رسالة جديدة – New".

   • إذا لم تكن متأكدًا من طريقة إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة، ابحث على صفحة المساعدة الخاصة بخدمة البريد الإلكتروني الذي اخترتها لمعرفة خطوات إنشاء رسالة جديدة.
3. 
   3
   أضف العناوين المُرسل إليها. لن تحتاج لكتابة عنوان بريدك الإلكتروني، ولكن عليك إضافة عناوين من تراسلهم.

   • افصِل بين كل بريد إلكتروني وآخر إما بمسافة أو الفصلة بالإنجليزية (,) وذلك على حسب مزود الخدمة التابع له؛ سيوضح لك مزود الخدمة الطريقة الصائبة للفصل بين عناوين البريد الإلكتروني المختلفة.
   • أضف عنوان أو عناوين المرسل إليه الأساسي في خانة "إلى – To:". المُرسل إليه الأساسي هو الشخص المتوقع أن تصله رسالتك بشكل مُباشر.
   • أضف عناوين البريد الإلكتروني الأخرى في خانة "نسخة طبق الأصل – CC:"؛ هذه الخانة مخصصة للعناوين التي ترغب إرسال الرسالة لها لكن دون توجيهها مُباشرة لصاحب العنوان، بل الاكتفاء بمتابعة المعلومات المتضمنة بالرسالة.
   • أضف عناوين البريد الإلكتروني التي ترغب في إخفائها في خانة "نسخة عمياء طبق الأصل – BCC:"؛ هذه الخانة مخصصة للعناوين التي لا ترغب في ظهورها أمام مُتلقين الرسالة في الخانتين السابقتين، لكن في نفس الوقت تمكين صاحب العنوان الإلكتروني المضاف في الخانة من الاطلاع على الرسالة.
4. 
   4
   أضف عنوان مناسب لرسالتك. تسمح مواقع مزودي الخدمة بإضافة عنوان لرسالتك في خانة "العنوان – Subject".

   • اختر عنوانًا مختصرًا ومحددًا ومعبرًا عن محتوى رسالتك.
     • على سبيل المثال: هل تطمئن على حال صاحبك؟ اكتب عنوانًا بسيطًا مثل "ما الأخبار؟" أما إذا كنت تراسل أستاذك بالجامعة للاستفسار عن بحثك الأكاديمي القادم، فيجب أن يكون العنوان "بخصوص البحث القادم".
     • يُمكنك أيضًا توضيح طبيعة الرسالة في حالة كانت استفسار بخصوص مسألة ما، وذلك بجعل العنوان "استفسار بخصوص..." أو "استفسار"، ثم إضافة كلمات مفتاحية سريعة بخصوص الموضوع.
   • تصل الرسائل التي لا تحمل عنوانًا لصندوق الوارد الخاص بالمُرسل إليه ومُشار إليه "بدون عنوان".
5. 
   5
   اكتب محتوى البريد الإلكتروني. اكتب رسالتك في الصندوق الأبيض المخصص لكتابة محتوى البريد الإلكتروني أسفل عنوان الرسالة. يفترض أن تتضمن رسالتك التحية المناسبة ومحتوى الرسالة وخاتمة مناسبة.

   • حافظ على رسائلك قصيرة ومختصرة بقدر الإمكان فالمراسلات عبر البريد الإلكتروني بطبيعتها مراسلات سريعة.
6. 
   6
   اضغط على زر "إرسال – Send". اضغط على زر الإرسال بعد كتابة رسالتك ومراجعتها بحثًا عن أيّة أخطاء إملائية أو نحوية، وضمان إضافة المعلومات اللازمة التي ترغب في إرسالها. اضغط على زر "إرسال" إذا كانت رسالتك جاهزة للإرسال للعناوين التي حددتها.

جزء 2

جزء 2 من 5:

كتابة بريد إلكتروني غير رسمي

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد المواقف التي يناسبها كتابة رسالة بريد إلكتروني بصيغة ودودة. هذه الرسائل موجهة للأصدقاء والعائلة والأزواج، ويمكنك كتابتها بصيغة ودودة وتوجيهها دون رسميات للمُرسل إليه.

   • تجنب الصيغة الودودة في حالة الرسائل الجماعية الموجهة لأصدقائك وعائلتك، مثل: إعلان عن بيعك لمنزلك أو طلب مساعدة لحملة تبرع تقوم بتنظيمها أو دعوة لحضور مناسبة عائلية وما شابه؛ هذه الرسائل يتم توجيهها لعدة عناوين إلكترونية في نفس الوقت، لذا يُفضل الحفاظ على صياغتها بأسلوب رسمي.
2. 
   2
   اختر عنوانًا غير رسمي لرسالتك. ليس بالضرورة كتابة عنوان للرسائل الودودة، لكن يُمكنك دائمًا الاكتفاء بعنوان قصير ومُحدد بصيغة لطيفة.

   • إذا كنت تراسل أحد أصدقائك للاطمئنان عليه، اكتب عنوانًا خفيف الظل أو بسيط مثل: "متى سنتقابل يا صديقي!"
   • إذا كنت تراسل صديقك لسبب محدد، من الأفضل توضيح الموضوع في العنوان؛ على سبيل المثال: إذا كنت تدعو صديقك لحفل عيد ميلادك، اكتب العنوان "دعوة لعيد ميلادي".
3. 
   3
   خاطب الشخص باسمه المُحبب له؛ عليك توجيه الرسالة بدون رسميات لكن مع الحفاظ على تهذيبك ومخاطبة المُرسل إليه بالاسم المحبب له.

   • يُمكن لتحية رسالتك أن تكون بكل بساطة اسم الشخص المُرسل إليه:
     • "آدم،".
   • أو يُمكنك إضافة تحية بسيطة مثل:
     • "أهلًا آدم،".
     • "مرحبًا آدم،".
     • "صباح الخير يا آدم،".
4. 
   4
   اجعل محتوى رسالتك واضحًا بالاعتماد على صيغة غير رسمية. يجب أن يكون محتوى الرسالة واضحًا ومفهومًا مع الحفاظ على صيغة غير رسمية أكثر مودة.

   • أعِد قراءة الرسالة وقارن بين أسلوب كتابتها وأسلوب تحدثك مع هذا الشخص على أرض الواقع. إن لم تجد اختلافًا كبيرًا، فلقد اخترت صيغة مناسبة ويمكنك الضغط على زر الإرسال.
   • استخدم الاختصارات والعبارات الدارجة. لا يمكن استخدام الاختصارات والعبارات الدارجة في البريد الإلكتروني الرسمي، لكن من المقبول استخدامها إذا كنت تراسل أحد أصدقائك بصيغة غير رسمية.
   • إذا كنت تكتب رسالتك بالإنجليزية، لا مانع من الاختصارات مثل: "Thx" بدلًا من "Thanks" وتعني "شُكرًا". إذا كنت تكتب رسالتك بالعربية، لا مانع من استخدام بعض العبارات الدارجة والعامية التي تستخدمها في محادثاتك مع هذا الشخص.
   • بإمكانك أيضًا استخدام الوجوه التعبيرية.
5. 
   5
   لا تنس توقيع اسمك في النهاية. التوقيع من أساسيات البريد الإلكتروني، مثله مثل التحية، لكنه ليس ضروريًا في حالات الرسائل غير الرسمية، وإن كان من الأفضل دائمًا كتابة اسمك في نهاية الرسالة.

   • يُمكنك ختام الرسالة باسمك بأبسط طريقة ممكنة مثل:
     • "محمد".
     • "سارة".
   • يُمكنك أيضًا تنويع الخاتمة مثل:
     • "أراك لاحقًا، محمد!".
     • "سيبدأ العد التنازلي لنهاية الرسالة الآن... واحد... اثنان... ثلاثة".

جزء 3

جزء 3 من 5:

كتابة بريد إلكتروني رسمي

تنزيل المقال

1. 
   1
   اعرف متى يتوجب عليك كتابة بريد إلكتروني بصيغة رسمية. يجب كتابة بريد إلكتروني رسمي عند مراسلتك لشخص لا تعرفه بشكل شخصي؛ ويتضمن ذلك زملائك ومدراء العمل، والعملاء والمعلمين وأساتذة الجامعة وكل من لا تربطك بهم صلة وثيقة.

   • ضع باعتبارك أن الصيغة الرسمية للبريد الإلكتروني لن تكون ضرورية مع بعض هؤلاء الأشخاص فور تطور علاقتك بهم على نحوٍ شخصي، فحينها تصبح الرسائل شبه الرسمية أفضل بكثير من الصيغة الرسمية الجافة.
     • التزم بنبرة رسمية مشابهة لمحادثاتك مع هذا الشخص على أرض الواقع متجنبًا استخدام عبارات الإنترنت الدارجة أو اللغة العامية.
     • لا تنس توقيع اسمك في النهاية بالإضافة إلى معلومات الاتصال الخاصة بك.
2. 
   2
   اختر عنوانًا مناسبًا لرسالتك. اختر عنوانًا مختصرًا ومحددًا حتى يفهم المُرسل إليه مغزى رسالتك.

   • على سبيل المثال:
     • "سؤال بخصوص البحث المطلوب": عند مراسلة أستاذك بالجامعة بخصوص البحث الذي طلبه من صفك.
     • "استمارة تقديم لإعلان وظيفة المدير": عند المراسلة بخصوص إعلان وظيفة.
     • "مشكلة بخصوص المنتج/ الخدمة": عند مراسلة خدمة العملاء بخصوص أيّة مشكلة بمنتج اشتريته أو خدمة تحصل عليها.
3. 
   3
   ابدأ بتحية رسمية. التحية الرسمية ضرورية في البريد الإلكتروني الرسمي على أن تبدأ بكلمة مثل "عزيزي" يتبعها اسم المُرسل إليه، احرص على استخدام الاسم الصحيح للشخص ولقبه المناسب ثم اتبع ذلك بفصلة.

   • على سبيل المثال:
     • "عزيزي الأستاذ عبد الرحمن،".
     • عزيزتي الأستاذة سارة،".
     • عزيزي الدكتور زايد،".
4. 
   4
   احرص على أن يكون محتوى رسالتك واضحًا ودقيقًا. التزم بمحتوى مختصر من عدة فقرات لتكون رسالتك مُباشرة وواضحة، ولا تنس الاعتماد على نبرة رسمية وتجنب الأخطاء الإملائية والنحوية.

   • تجنب استخدام الاختصارات والعبارات العامية والدارجة.
   • تجنب استخدام الوجوه التعبيرية وتعبيرات الإنترنت الدارجة.
5. 
   5
   اختم رسالتك بشكل مناسب. تتعدد الأساليب التي يمكنك بها ختام رسالتك الرسمية، فكل ما عليك هو الحفاظ على نبرة مهذبة في ختام رسالتك وإضافة فصلة.

   • من أمثلة عبارات الختام:
     • مع محبتي،
     • المُخلص،
     • تحياتي،
     • شُكرًا جزيلًا،
     • أطيب الأمنيات،
6. 
   6
   أضف معلومات التواصل في توقيعك. لا تنس توقيع اسمك في نهاية الرسالة مع لقبك وتوصيفك الوظيفي، ثم أضف معلومات التواصل المناسبة ليتمكن المُرسل إليه من التواصل معك عند اللزوم.

   • احرص على إضافة توصيفك الوظيفي أي وظيفتك التي تعمل بها في الشركة أو الجهة التي تُراسل الشخص منها.
   • أضف معلومات التواصل مثل: رقم الهاتف ورقم الفاكس وعناوين البريد الإلكتروني الأخرى والموقع الإلكتروني الخاص بالجهة التي تعمل بها.

جزء 4

جزء 4 من 5:

أنواع مُحددة من رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية

تنزيل المقال

1. 
   1
   أرسِل بريدًا إلكترونيًا لصديقك المسافر. إذا سافر أحد أصدقائك أو أفراد عائلتك مؤخرًا، فيمكنك مراسلته عبر البريد الإلكتروني للاطمئنان على حالته؛ اسأله عن بلده الجديد ومكان إقامته والأنشطة التي يمارسها خلال يومه.
2. 
   2
   أرسِل بريدًا إلكترونيًا للتأكد من صحة عنوان البريد الإلكتروني للمُرسل إليه. إذا كنت تعرفت على شخص في سياق اجتماعي وأعطاك عنوان بريده الإلكتروني، يُمكنك مراسلته بشكل ودود لتتأكد من صحة العنوان الذي تراسله.
3. 
   3
   أرسِلي بريدًا إلكترونيًا إلى شاب. إذا كنتِ فتاة وأردتِ مراسلة شاب للمرة الأولى، فعليكِ جعل رسالتك ذكية وغير رسمية مع اختيار الكلمات المناسبة؛ حددي أيضًا إذا أردتِ الكشف له عن إعجابك ضمن الرسالة أم لا.

   • تذكري أنه بإمكانك دائمًا مشاركته شعورك بالإعجاب ضمن رسالتك.
4. 
   4
   اعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني لفتاة. إذا كنت تكتب رسالة لفتاة لأول مرة، فقد تشعر بالقلق من اختيار الكلمات المناسبة؛ لا تقلق فكل ما عليك هو كتابة رسالة بسيطة بنبرة غير رسمية مع اختيار كلماتك بعناية.
5. 
   5
   اكتب بريدًا إلكترونيًا بغرض المغازلة. إذا أردت مغازلة فتاة عبر البريد الإلكتروني، فيُمكنك الاعتماد على بعض عبارات المغازلة المناسبة والتي يمكنك توجيهها للفتاة بشكلٍ شخصي وجهًا لوجه. يُمكنك أيضًا استخدام الوجوه التعبيرية المناسبة في نفس السياق.

   • يُمكنك مراسلة فتاة عبر البريد الإلكتروني بعد التعارف عليها عبر تطبيقات المواعدة؛ تذكر أن تحافظ على تهذيبك وأن تستخدم عبارات المغازلة المقبولة التي يمكنك توجيهها لها بشكل شخصي وجهًا لوجه.
6. 
   6
   اكتب بريدًا إلكترونيًا غراميًا. يُمكنك دائمًا إرسال بريد إلكتروني لحبيبتك أو زوجتك إذا كنت مسافرًا، وهي فكرة جميلة وغير تقليدية للتعبير عن حبك بشكل غير اعتيادي.

جزء 5

جزء 5 من 5:

أنواع محددة من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية

تنزيل المقال

1. 
   1
   تقدم للعمل عبر البريد الإلكتروني. بإمكانك إرسال استمارة وظيفية مُرفق معها سيرتك الذاتية عبر البريد الإلكتروني مع توضيح الأسباب التي تجعلك مناسبًا للوظيفة والمؤهلات التي تمتلكها. لا تنس إضافة السيرة الذاتية في المرفقات.

   • بإمكانك أيضًا التقدم للفترات التدريبية عبر البريد الإلكتروني. وضِّح الفترة التدريبية المحددة التي ترغب في التقدم لها مع توضيح الأسباب التي تجعلك راغبًا في التقدم، ولا تنس توضيح الأسباب التي تجعلك المُرشح الأنسب.
   • أرسِل بريدًا إلكترونيًا لمتابعة طلب التقدم لوظيفة في حالة لم تحصل على ردٍ بعد من الجهة التي تقدم لها.
2. 
   2
   أرسِل بريدًا إلكترونيًا لأستاذك بالجامعة. قد تشعر بالرهبة قليلًا من مراسلة أستاذك بالجامعة، لكن الأمر بسيطًا للغاية؛ كل ما عليك هو جعل رسالتك واضحة ومحددة ليتمكن أستاذك من الاطلاع والرد عليها وسط جدوله المزدحم.

   • إذا كان أستاذك بالجامعة على معرفة جيدة بك، فيُمكنك أن تراسله عبر البريد الإلكتروني لطلب خطاب توصية.
3. 
   3
   أرسِل رسالة استعلامية عبر بريدك الإلكتروني. الرسائل الاستعلامية يمكنك من خلالها الاستعلام عن إمكانية قبول مساهماتك الكتابية وغير ذلك؛ ستحتاج أن توفر البيانات والنماذج المناسبة لعملك ليتمكن المُرسل إليه من مراجعتها والرد عليك.
4. 
   4
   أرسِل بريدًا إلكترونيًا إلى إدارة الموارد البشرية بالعمل. يمكنك التواصل مع إدارة الموارد البشرية في عملك عبر البريد الإلكتروني؛ احرص فقط على توضيح الهدف من رسالتك واختيار عنوان محدد.

تحذيرات

• إياك ومشاركة حساباتك الشخصية وكلمات السر وأيّة معلومات شخصية، كبيانات بطاقات الائتمان وغيرها، عبر البريد الإلكتروني.