Comment écrire un email

Il est plutôt simple d'écrire un email, mais il existe cependant un format standard dont vous devez vous souvenir. Vous devez aussi être au courant des différences qu'il existe entre un email formel et informel. Voici ce que vous devez savoir à propos des emails.

Partie 1

Partie 1 sur 5:

Le b.a.-ba des emails

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Obtenez une adresse email. Si vous n'avez pas déjà d'adresse email, vous devrez vous inscrire chez un fournisseur d'adresses email avant de continuer. Heureusement, il existe de très nombreux fournisseurs gratuits chez lesquels vous pouvez vous inscrire et obtenir une adresse email sans rien payer. En voici certains parmi les plus populaires :
- Gmail
- Outlook
- Yahoo mail
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Cliquez sur « Écrire » ou sur « Nouveau ». Avant de pouvoir écrire un email, vous allez devoir ouvrir un nouveau message vide dans lequel vous allez composer votre email. La procédure exacte dépend de votre fournisseur, mais vous trouverez en général en haut de la page d'accueil un bouton où il sera écrit « Nouveau », « Écrire » ou « Nouveau message ».
- Si vous n'êtes pas sûr de la marche à suivre pour créer un nouveau message, consultez l'aide en ligne de votre fournisseur pour obtenir plus de détails.
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Renseignez l'adresse email des personnes auxquelles vous envoyez le message. Vous n'avez pas besoin d'écrire votre propre adresse email, mais seulement l'adresse de la personne ou des personnes auxquelles vous envoyez votre message.
- En règle générale, il suffit de mettre un espace entre les adresses email, mais certains fournisseurs demandent à ce que les adresses email soient séparées par une virgule ou par une autre forme de ponctuation. Si tel est le cas, cela devrait être spécifié clairement par votre fournisseur.
- Tapez l'adresse du destinataire principal ou des destinataires principaux dans le champ « Pour : » Le destinataire principal est en général la personne à laquelle s'adresse votre email ou la personne qui est citée dans le corps de l'email.
- Tapez d'autres adresses email dans le champ « Copie à : » C'est le champ destiné aux personnes à mettre en copie. Vous pouvez mettre en copie une personne à laquelle l'email n'est pas directement destiné, mais dont le sujet doit être porté à sa connaissance.
- Utilisez le champ « Copie cachée à : » pour cacher des destinataires. Si vous ne voulez pas que le destinataire principal voie une liste d'adresses email à laquelle vous avez aussi envoyé cet email, vous devez mettre ces adresses email en copie cachée.
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Tapez un sujet éloquent. Tous les fournisseurs d'adresses email vous donnent la possibilité de noter un sujet ou un titre dans le champ « Sujet ».
- Le sujet doit être court, mais il doit quand même donner une idée au destinataire de l'objet de votre message.
  - Par exemple, un email à un ami peut simplement dire quoi de neuf ? Si vous envoyez un email à propos d'une question pour un examen, écrivez plutôt en sujet « le devoir de maths ».
  - Sur la même note, une question que vous envoyez à un professeur ou à un supérieur peut avoir comme sujet « question » ou « question à propos de … » suivie d'une description rapide de la question.
- Notez que les emails sans sujet apparaitront dans la boite de réception du destinataire avec la mention « sans sujet ».
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Écrivez le corps de l'email. Vous devez écrire votre email dans la grande boite qui se trouve sous le champ du sujet.
- En général, le corps d'un email se compose d'une formule de salutation, du message et d'une formule de fin.
- Un email en lui-même est un message rapide, c'est pourquoi vous devez rester concis lorsque vous écrivez.
Une fois que vous avez terminé d'écrire votre email, relisez-le pour vous assurer de ne pas avoir laissé de fautes d'orthographe et d'avoir bien écrit à propos du sujet dont vous vouliez discuter. Lorsque votre email est prêt, appuyez sur le bouton « Envoyer » afin de faire parvenir votre message aux destinataires que vous avez spécifiés.
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Partie 2

Partie 2 sur 5:

Écrire un email amical

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Sachez reconnaitre les situations où un email amical est approprié. Vous ne devez écrire des emails amicaux qu'aux Êtres qui vous sont chers, c'est-à-dire vos amis, votre famille et votre partenaire. Si le sujet de l'email n'est pas trop sérieux et que vous êtes en termes amicaux avec le destinataire, vous pouvez envoyer un email amical.
- La seule situation où vous ne pouvez pas envoyer d'email amical à un membre de votre famille ou à un ami sera lorsque vous enverrez un email officiel à un groupe d'adresses email, par exemple une demande de dons ou une annonce de vente. Puisque votre email pourrait aussi être envoyé à des personnes que vous ne connaissez pas, il vaut mieux que vous gardiez un ton neutre.
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N'écrivez pas de sujet trop sérieux. Le sujet n'est pas essentiel stricto sensu, mais il vaut toujours mieux en mettre un. Faites en sorte qu'il reste court, agréable et en rapport avec le sujet de l'email.
- Si vous écrivez un email pour organiser un rendez-vous avec un ami, vous pouvez noter un sujet amusant ou vous pouvez simplement écrire « ça fait un bail ! »
- Si votre email a une intention particulière, faites-en mention. Par exemple, si vous décidez d'écrire un email à propos d'une sortie de groupe, donnez à votre email un sujet qui mentionne spécifiquement votre sortie.
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Envisagez de vous adresser au destinataire en l'appelant par son nom. Si vous écrivez un email amical, ce n'est pas nécessaire, mais c'est toujours une façon polie de débuter le corps de l'email.
- Vous pouvez seulement mettre le nom du destinataire en tant que formule de salutation :
  - Robert,
- Autrement, vous pouvez aussi mettre une formule de salutation qui inclue le nom de votre ami :
  - « Salut Robert ! »
  - « Bonjour Robert ! »
  - « Ça va Robert ? »
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Écrivez un message clair, mais pas trop formel. Le corps de votre message doit être facile à comprendre et le ton doit être détendu et amical.
- Lisez votre email et demandez-vous si ce que vous venez d'écrire à l'air de ce que vous auriez dit à cette personne. Si tel est le cas, vous avez trouvé le bon ton pour votre email.
- Utilisez des contractions. Un email formel ne doit pas contenir de contractions, mais un email entre email entre amis peut en contenir.
- N'hésitez pas à utiliser des termes plus détendus. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure des abréviations utilisées sur internet : pkoi à la place de pourquoi, 2main à la place de demain ou mdr pour mort de rire, etc.
- Vous pouvez aussi utiliser des émoticônes lorsque le contexte s'y prête. : )
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Envisagez de signer de votre nom. Tout comme la formule de salutations, il n'est pas nécessaire de mettre une formule de fin ou une signature à la fin d'un email amical, mais c tout de même une bonne façon de terminer le message.
- Vous pouvez mettre seulement votre nom en tant que formule de fin :
  - « Claude »
  - « - Claude »
- Vous pouvez aussi être un peu plus créatif avec votre formule de fin :
  - « À plus ! Claude »
  - « Cet email va s'autodétruire dans 3… 2… 1... »
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Partie 3

Partie 3 sur 5:

Écrivez un article formel

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Sachez reconnaitre une situation où un email formel est de mise. Vous devez écrire un email formel lorsque vous vous adressez à quelqu'un avec qui vous n'êtes pas en termes amicaux. Cette catégorie comprend entre autres vos superviseurs, vos collègues de bureau, vos clients, vos professeurs, les représentants politiques et les forces de l'ordre.
- Vous noterez qu'il n'est pas nécessaire d'envoyer des emails strictement formels à des personnes incluses dans cette catégorie une fois que vous avez construit des liens de travail avec elle. Si votre email formel devient trop rigide, vous pouvez l'assouplir un petit peu.
  - Vous pouvez adopter un ton plus décontracté dans votre email, mais évitez les abréviations et le jargon internet.
  - Vous devez inclure votre signature, mais il ne sera peut-être pas nécessaire de donner toutes vos coordonnées en même temps que votre nom.
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Choisissez un sujet qui donne suffisamment d'informations. Faites que le sujet reste court, mais précis. Allez droit au but.
- Par exemple :
  - « Question sur le devoir » (lorsque vous écrivez à un professeur en lui demandant des renseignements à propos du devoir à rendre)
  - « Candidature pour le poste de gestion » (lorsque vous envoyez un email en réponse à une offre d'emploi)
  - « Problème avec la pièce #00000 » (lorsque vous envoyez un email à un service après-vente pour leur faire part d'un problème)
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Choisissez une formule de salutation formelle. La formule de salutation formelle doit inclure « Cher » suivi du nom du destinataire. Écrivez le nom de famille de la personne concernée ainsi que son titre, puis terminez la formule de salutation par une virgule ^{[1]XSource de recherche}.
- Par exemple :
  - « Cher Mr Dubois, »
  - « Chère Mme Lévêque, »
  - « Cher Dr Dujardin, »
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Assurez-vous que le corps de l'email est concis et précis. Cantonnez le contenu de votre email à quelques paragraphes qui adressent directement le sujet de votre email. Utilisez un langage formel et faites attention à votre orthographe et aux fautes de frappe.
- N'utilisez pas de contractions.
- N'utilisez pas de jargon internet ou d'émoticônes.
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Écrivez une formule de fin appropriée. La plupart du temps, il suffit de noter Cordialement, mais il existe d'autres formules. Restez poli et terminez la formule de fin par une virgule.
- Voici d'autres possibilités
  - Sincèrement
  - Respectueusement
  - Salutations distinguées
  - Bien à vous
  - En vous remerciant
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Notez vos coordonnées dans votre signature, lorsque cela est nécessaire. Notez votre nom en entier en dessous de la formule de fin de l'email. Sous votre nom, vous pouvez noter votre titre officiel et toute autre information qui pourraient être utiles au destinataire.
- Votre titre, si vous en avez un, doit aussi comprendre votre position et le nom de la société ou de l'institution dont vous faites partie.
- Notez aussi votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse email, au minimum. Vous pourriez aussi inclure votre adresse postale et l'URL de votre site internet.
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Partie 4

Partie 4 sur 5:

Les sous-catégories d'emails amicaux

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Si l'un de vos amis, membre de votre famille ou une personne chère vient de déménager, envoyez-lui un email pour lui demander comment c'est passé son déménagement, à quoi ressemble son nouveau quartier, etc.
Si vous avez obtenu l'adresse email d'un ami par l'intermédiaire d'une troisième personne, il est important d'utiliser cette adresse pour vérifier qu'elle est correcte et pour lui faire savoir qui vous êtes.
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Apprenez à écrire un email à un garçon. Si vous êtes une fille qui écrit un email à un garçon pour la première fois, vous pourriez vous sentir un peu nerveuse. C'est encore plus vrai si vous avez un faible pour le garçon en question. Essayez d'écrire un email qui a l'air détendu, mais intelligent et réfléchi.
- Bien que cela puisse paraitre risqué, vous pouvez aussi envoyer un email à un garçon pour lui dire qu'il vous plait.
Si vous êtes un garçon qui écrit un email pour la première fois à une fille, cela peut paraitre plutôt effrayant. Restez détendu et écrivez un message à la fois amical et bien structuré.
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Écrivez un email pour draguer. Si vous voulez taquiner le destinataire de l'email, utilisez le même genre de mots que vous utiliseriez si cette personne se trouvait en face de vous. N'hésitez pas à utiliser des émoticônes et des « câlins et bisous » (xoxo).
- De la même façon, vous pouvez écrire un email aguicheur à une personne sur un site de rencontres. Pour ce genre d'email, vous devez draguer, mais aussi donner suffisamment d'informations pour que le destinataire ait une bonne idée de la personne que vous êtes.
À l'ère digitale, l'email d'amour peut être considéré comme l'équivalent de la lettre d'amour. Si votre partenaire est loin de vous et que vous voulez lui envoyer un message court pour lui dire que vous l'aimez, un email sera la meilleure façon de le faire.
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Partie 5

Partie 5 sur 5:

Les sous-catégories d'emails formels

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Envoyez votre candidature pour un poste par email. Lorsque vous envoyez votre curriculum vitae et votre lettre de motivation par email, vous devez mentionner le poste qui vous intéresse, pourquoi vous souhaitez postuler et quelles sont les compétences que vous avez qui vous rendent parfait pour ce travail. Vous devez aussi attacher votre curriculum vitae à l'email.
- De la même façon, vous pouvez envoyer un email pour faire une demande de stage. Décrivez le genre de stage que vous recherchez et en quoi cela vous aidera dans vos ambitions de carrière. Donnez aussi des raisons pour convaincre la personne qui lira votre email de vous prendre en stage.
- Faites un suivi d'email si vous n'avez pas encore reçu de réponse à la candidature que vous avez envoyée.
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Apprenez à écrire un email à un professeur. Il peut paraitre intimidant d'envoyer un email à un professeur, mais ce n'est pas plus difficile que n'importe quel autre email formel. Il est fort probable que votre professeur soit une personne occupée, alors gardez vos questions concises et directes.
- Si vous connaissez bien ce professeur, vous pouvez lui envoyer un email pour lui demander une lettre de recommandation.
Vous pourriez envoyer une demande par email, par exemple pour demander à un éditeur s'il voudrait envisager de publier ce que vous avez écrit. Vous devez décrire ce dont il est question pour donner une idée exacte à l'éditeur du sujet de votre livre.
Si vous devez concerner le bureau des ressources humaines de la société pour laquelle vous travaillez, la façon la plus directe de procéder est d'envoyer un email à la personne responsable. Assurez-vous que l'email aborde de façon claire le sujet de votre demande.
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Avertissements

Ne mettez jamais de noms d'utilisateurs, de mots de passe ou d'informations personnelles comme des numéros de carte de crédit ou de sécurité sociale dans un email.