Cara Menjadi Atasan yang Baik

Keberhasilan Anda menjadi atasan layak dirayakan, tetapi Anda harus mampu menjadi atasan yang dihargai, mampu memimpin dengan baik, dan disukai oleh bawahan. Apa yang harus Anda lakukan agar mereka mau memberikan yang terbaik? Jawabannya: jadilah atasan yang baik. Artikel ini memberikan petunjuk untuk memimpin perusahaan berskala kecil dengan suasana kerja yang santai. Jika Anda menjadi atasan di perusahaan besar dengan organisasi yang formal, bacalah artikel How.com.vn ”Cara Menjadi Manajer yang Baik” sebab beberapa saran dalam artikel ini kurang sesuai untuk perusahaan besar. Panduan berikut berlaku untuk atasan yang memiliki otoritas penuh, misalnya pemilik usaha atau manajer di perusahaan berskala kecil. Anda bisa menjadi atasan terbaik dengan memberikan kepercayaan dan apresiasi kepada bawahan.

Langkah

Unduh PDF

Menjadi atasan bukan berarti hanya Anda yang pantas dihargai atas keberhasilan perusahaan. Semua karyawan bertanggung jawab menyelesaikan setumpuk pekerjaan. Anda bertanggung jawab memimpin mereka agar memberikan performa kerja terbaik, mematuhi peraturan, dll.
Berikan apresiasi atas hasil kerja bawahan dan hargai semua anggota tim. Jika Anda sudah melatih salah satu staf, biarkan ia bekerja secara mandiri. Setiap orang memiliki cara bekerja yang berbeda, tetapi sama baiknya. Sebelum Anda menuntut orang lain menerapkan cara yang Anda inginkan, evaluasi dahulu cara yang ia gunakan. Jika hasilnya baik, berikan umpan balik yang jujur dan biarkan ia bekerja caranya sendiri, sekalipun berbeda. Kebiasaan mengoreksi membuat bawahan kurang percaya diri dan tidak berkembang.
Berikan perhatian kepada semua staf agar Anda mengenal mereka satu per satu dan mengetahui motif kerja mereka. Dengan demikian, Anda bisa meningkatkan, menyesuaikan, dan menyelaraskan motif tersebut dengan tujuan Anda. Karyawan yang berprestasi memiliki peluang lebih besar untuk dipromosikan. Anda tentu mampu membedakan karyawan yang sekadar memenuhi kewajiban dengan karyawan yang bekerja sepenuh hati karena ingin memberikan yang terbaik.
Bagi atasan yang baik, karyawan yang berprestasi bukanlah ancaman, tetapi atasan yang tidak berkompeten akan melihat hal ini sebagai ancaman sebab ia berpikir hanya ia yang mampu melakukan tugas tertentu.
Berikan dukungan agar staf Anda mampu mengambil keputusan sendiri. Jangan menyangsikan kemampuannya. Jika Anda sudah melatih seseorang untuk memegang kewenangan tertentu mewakili Anda, percayalah bahwa ia akan melakukan yang terbaik untuk memenuhi kepentingan Anda dan perusahaan. Jika ia mengambil keputusan yang keliru atau mengatasi masalah dengan cara yang tidak Anda setujui, jangan mencela atau marah. Alih-alih, manfaatkan kesempatan ini untuk terus memberikan pelatihan. Mintalah ia memberikan penjelasan sebab sering kali, setelah Anda memahami konteksnya, ternyata ia mengambil keputusan berdasarkan pertimbangan yang logis.
6
Ajarkan cara menyelesaikan masalah secara mandiri dan tidak melibatkan Anda. Jika bawahan menemui Anda untuk menceritakan konflik dengan rekan kerja, dengarkan baik-baik penjelasannya. Bantulah ia mengatasi konflik jika hal ini terjadi karena staf yang lain melalaikan tanggung jawab atau bersikap buruk kepadanya. Akan tetapi, biarkan mereka sendiri yang menyelesaikan konflik jika masalah disebabkan oleh kompetisi atau pertengkaran karena urusan pribadi.
- Sediakan waktu untuk berbicara dengan bawahan yang berkonflik untuk memastikan apakah masalah ini disebabkan oleh aspek kepribadian yang bersangkutan. Gunakan kesempatan ini untuk menjelaskan bahwa mereka tidak perlu berteman baik, tetapi mereka harus berinteraksi dan bekerja dengan baik.
- Katakan bahwa Anda memercayai kemampuan dan kesediaan mereka untuk menjaga hubungan baik. Biarkan mereka yang mencari solusi untuk menyelesaikan konflik, tetapi pantaulah tanpa melibatkan diri. Jika mereka bertengkar di depan pelanggan, segera hentikan.
7
Atasi masalah secara langsung secepat mungkin. Atasan yang sibuk cenderung mengabaikan hal-hal mendetail dan hanya ingin mengetahui hasil akhirnya. Jangan mengabaikan perasaan orang lain dan membiarkan ia bertanya-tanya. Jika terjadi masalah, jelaskan yang sebenarnya, tetapi jangan sampai menyakiti perasaan orang lain. Gunakan cara tersebut untuk memberikan solusi dengan cepat, jujur, dan saling menghargai. Alih-alih mengulur waktu, selesaikan tugas yang harus Anda kerjakan. Jika bawahan melakukan kesalahan, jelaskan bahwa tindakannya tidak bisa diterima. Ingatlah bahwa Anda memberikan teguran agar ia bekerja lebih produktif dan menghargai Anda, bukan untuk menjatuhkan bawahan, apalagi di depan orang lain. Contohnya:
- Anda: “Evan, apa kamu bisa ke ruang kerja saya?” (Sampaikan hal ini dengan nada suara netral atau ramah. Jangan menegur bawahan di depan pelanggan atau rekan kerja yang lain sambil mengamuk atau membentak, misalnya: “Evan, saya tunggu di ruang kerja saya SEKARANG.”) Pembicaraan ini hanya antara Anda dan Evan. Jadi, tidak perlu diketahui orang lain:
- Anda: “Evan, tadi ponsel kamu berdering. Apa ada kabar penting dari keluargamu?”
- Evan: “Ya, ayahku menelepon untuk minta bantuan...”
- Anda: “Oke, aku mengerti. Kita wajib menolong orang tua, tetapi saat berada di ruang tamu, kita tidak boleh menerima telepon untuk urusan pribadi.”
- Evan: “Maaf, aku terpaksa karena ayahku sangat sibuk dan ingin berbicara sebentar.” (Alasan ini tidak relevan dengan masalah yang sebenarnya atau subjek yang ingin dibahas).
- Anda: “Aku mengerti, tetapi kamu seharusnya keluar dari ruang tamu jika ingin melakukan percakapan pribadi. Pelanggan yang tidak terlayani melihat kamu mendahulukan kepentingan pribadi akan merasa sangat kecewa kepada perusahaan kita karena perlakuanmu. Pelanggan harus selalu diprioritaskan, kecuali kamu sedang mengalami keadaan darurat.”
- Evan: “Maaf, aku sudah melakukan kesalahan.”
- Anda: “Baik. Aku senang kamu mengerti. Saat bekerja, aturlah panggilan telepon agar terhubung dengan kotak suara, tetapi setidaknya kamu bisa meninggalkan ruang tamu jika masih perlu berbicara di telepon.”
- Akhiri pembicaraan. Jangan membesar-besarkan masalah atau terus mempersalahkan bawahan. Biarkan ia kembali bekerja. Anda tidak perlu memuji bawahan sebab yang perlu ia ketahui adalah (A) peraturan di tempat kerja tentang mengobrol di telepon untuk urusan pribadi dan (B) memahami dan menerapkan disiplin kerja. Sebagai atasan yang baik, Anda harus (A) mampu mengendalikan emosi agar bisa memberikan pengarahan, (B) bersikap baik dan tetap tenang, tetapi berbicaralah dengan tegas dan jelas saat menyampaikan koreksi kepada bawahan untuk memperbaiki perilakunya dan memberitahukan ekspektasi Anda. Pujian yang berlebihan, membicarakan urusan pribadi bawahan, atau marah-marah dan memperpanjang percakapan hanya membuang-buang waktu. Sampaikan inti pembicaraan dengan lugas, tetapi jangan membentak atau membesar-besarkan masalah.
Jika memungkinkan, sampaikan hal ini di depan pelanggan. Jangan ragu memberikan bantuan, pujian, dan ucapan terima kasih kepada bawahan yang sudah memberikan layanan terbaik. Pelanggan yang mengetahui bahwa Anda menghargai bawahan akan merasa lebih yakin dengan pelayanan yang perusahaan berikan. Bawahan yang merasa dihargai dan diapresiasi akan memaknai pekerjaannya lebih dari sekadar ingin mendapatkan gaji. Pelanggan yang mengetahui bahwa Anda bisa mengandalkan para staf akan merasa yakin dengan kualitas pelayanan yang mereka berikan. Selain itu, Anda bisa memercayakan pelanggan kepada bawahan sebab mereka memiliki kapabilitas kerja yang tinggi. Apakah Anda mampu melihat bahwa cara ini akan membawa kebaikan bagi semua pihak? Menghargai bawahan di depan pelanggan membuat semuanya berjalan baik dan menyenangkan.
Berikan bantuan dan perhatian yang adil kepada semua staf sebab mereka sudah bekerja keras untuk Anda.
Jadilah pendengar yang baik. Sediakan waktu untuk mendengarkan bawahan yang sedang menceritakan masalah. Biarkan ia berbicara sampai selesai sebelum Anda berbicara. Jangan berasumsi bahwa Anda sudah tahu apa yang ingin ia sampaikan dengan memikirkan kata-kata untuk menentangnya saat ia masih berbicara. Alih-alih, dengarkan penjelasannya sampai selesai tanpa mencari-cari alasan untuk menyanggahnya. Berusahalah memahami inti permasalahan yang ia sampaikan, tetapi bukan berarti Anda setuju. Bila perlu, ulangi hal-hal penting dengan kalimat Anda sendiri sebagai konfirmasi. Alih-alih bertindak, Anda hanya perlu mendengarkan agar ia merasa diperhatikan dan dihargai. Sering kali, mengatakan “Terima kasih sudah menceritakan hal ini” merupakan cara terbaik agar bawahan merasa didengarkan.
Banyak orang yang jarang mendapatkan pujian dalam kehidupan sehari-hari.
Iklan

Tips

Jangan berteman akrab dengan bawahan. Biasakan berkomunikasi dengan gaya bahasa profesional, setidaknya di tempat kerja. Bersikap baik membutuhkan waktu yang sama dengan bersikap ketus, kasar, atau galak, bahkan lebih singkat. Sebagai balasannya, Anda akan diperlakukan dengan baik oleh bawahan.
Jangan menegur semua karyawan karena kesalahan satu orang. Contohnya: Susan datang terlambat hampir setiap hari, sedangkan karyawan yang lain datang tepat waktu. Alih-alih mengirimkan surel kepada semua staf tentang pentingnya disiplin waktu, temui Susan untuk mendiskusikan masalah ini.
Jika staf Anda memberikan bukti adanya tindakan staf lain yang tidak etis (bahkan berpotensi melanggar hukum), jangan hanya memberikan janji bahwa Anda akan mengatasi masalah tersebut. Bawahan tidak akan menghargai Anda jika perbuatan ini terus berlanjut dan Anda tidak mengambil tindakan.
Berikan sedikit toleransi. Bekerja sepanjang hari dan hampir tidak memiliki waktu untuk kehidupan pribadi bisa berdampak besar bagi karyawan saat bekerja. Masalah pribadi mungkin membuatnya cepat tersinggung dan kurang produktif. Akan tetapi, ingatlah bahwa masalah pribadi harus diselesaikan sendiri di luar jam kerja. Anda harus menegur bawahan yang sering mengalami masalah pribadi. Jika hal ini jarang terjadi, berusahalah memaklumi bahwa setiap manusia memiliki keterbatasan.
Berusahalah memahami bahwa Anda mungkin akan menghadapi staf yang tidak mampu mengendalikan diri. Jika ia tidak biasa berperilaku seperti ini, perlakukan staf Anda secara manusiawi, bukan sebagai objek, angka, atau persediaan barang di gudang. Berikan kesempatan agar ia bisa menyelesaikan masalah pribadinya, meskipun jika ia membawanya ke tempat kerja, asalkan hal ini tidak berlangsung terus menerus atau mengancam keselamatan Anda.
Jika perusahaan harus memperketat anggaran keuangan, Anda bisa berhemat dengan menjadi atasan yang baik. Banyak penelitian menunjukkan bahwa staf yang diperhatikan dan dihargai akan lebih termotivasi karena mereka merasa dihargai, mampu menghargai atasan dan perusahaan, dan dipercaya untuk memegang tanggung jawab yang besar, alih-alih karena uang.
Pemilik perusahaan kecil mungkin hanya sanggup memberikan bonus yang sangat sedikit. Alih-alih membagikan bonus 1 bulan gaji, adakan acara makan bersama di rumah Anda jika memungkinkan. Para staf akan merasa terharu karena Anda (A) mengundang mereka ke rumah, (B) mengeluarkan dana untuk menyediakan makanan, (C) mengadakan acara yang menyenangkan dan penuh keakraban dengan mengumpulkan semua karyawan. Ingatlah bahwa bonus yang kecil mungkin mudah dilupakan, tetapi acara kebersamaan akan tetap diingat seumur hidup. Pesta kecil dengan tema tertentu yang hemat biaya bisa membawa kegembiraan dan kebahagiaan.
Salah satu cara mengingatkan diri sendiri untuk memperlakukan para staf dengan baik adalah dengan membayangkan mereka sebagai pelanggan yang sedang Anda layani dengan baik. Pelanggan akan selalu mendapatkan prioritas. Adakalanya, Anda memberikan hadiah kepada pelanggan untuk mengucapkan terima kasih atau meningkatkan loyalitas. Saat melayani pelanggan, Anda berusaha menunjukkan ekspresi wajah yang menyenangkan dan memperlakukan pelanggan dengan penuh rasa hormat, apa pun suasana hati Anda saat itu. Lakukan hal yang sama kepada staf yang sudah bekerja dengan baik sebab setelah jam kerja, mereka juga sama seperti pelanggan yang Anda layani dengan baik. Jadi, perlakukan mereka dengan baik! Cara ini akan meningkatkan moral kerja sebab bawahan merasa lebih dihargai sehingga kegiatan bisnis akan semakin meningkat.
Mintalah masukan dari bawahan dengan mengajaknya berdiskusi empat mata untuk menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat yang ia berikan dan membuka kesempatan kepada setiap karyawan untuk memberikan masukan kepada perusahaan. Cara ini membuat mereka merasa lebih dihargai daripada hanya mengatakan bahwa Anda menghargai mereka.
Sadari bahwa ada hal-hal yang perlu Anda pelajari untuk menjadi atasan. Banyak orang yang dipromosikan menjadi atasan karena mampu menjadi karyawan yang berprestasi. Akan tetapi, tugas atasan sangat berbeda dan terkadang Anda harus menghadapi hal-hal yang membutuhkan pertimbangan. Anda tidak bisa menjadi atasan yang baik jika tidak mau belajar. Alih-alih, Anda akan terus menjadi bawahan yang baik untuk atasan baru.
Menjadi atasan yang baik bukanlah menjadi raja atau ratu. Anda harus mengandalkan orang lain, membuat mereka bersikap loyal kepada Anda, dan mau melakukan hal-hal yang Anda inginkan. Ingatkan mereka bahwa di mana saja dan kapan saja, termasuk di luar jam kerja, mereka adalah wakil Anda dan perusahaan. Menggunakan perspektif ini untuk mengingat para staf adalah cara yang bermanfaat sebab mereka akan merasa sangat berkepentingan dengan perusahaan. Selain itu, para staf yang berprestasi akan memberikan kemampuan terbaiknya untuk mendukung Anda lebih dari sekadar memenuhi tugas.
Ciptakan suasana kerja yang menyenangkan. Sediakan waktu untuk bergurau dengan para staf dan jalinlah persahabatan agar mereka merasa lebih dekat dengan Anda sebagai teman. Biarkan mereka menyapa Anda dengan sebutan “sang ratu” atau “kapten” agar terasa lebih akrab. Anda juga boleh menyapa bawahan “pangeran” atau “tuan putri” agar suasana kerja lebih menyenangkan. Cara ini membuat para staf merasa diakui sebagai anggota “kerajaan” yang Anda pimpin, alih-alih sekadar menjadi minion. Walaupun Anda harus menjaga wibawa sebagai pemimpin, Anda juga harus mampu berinteraksi. (Berusahalah memahami bawahan melalui sikapnya. Contohnya: bawahan yang membungkuk dan menyapa Anda “sang ratu” secara personal atau dengan sepenuh hati menunjukkan bahwa ia menghormati, mengagumi, dan bersedia memberikan performa kerja terbaik untuk Anda dan perusahaan).

Peringatan

Anda akan merasa berhutang budi kepada bawahan yang bekerja dengan baik dan menunjukkan loyalitas, tetapi Anda akan terbebas jika selalu menghargai mereka.
Jangan memberikan pujian atau sanjungan saat Anda memberikan konseling atau teguran kepada bawahan yang tidak disiplin. Dalam contoh “Evan” di atas, Anda akan terkesan lemah karena memulai percakapan dengan memuji bawahan agar ia mengakui kesalahannya. Cara ini sama seperti memberikan sogokan supaya ia mau menerima nasihat yang Anda berikan. Jika Evan adalah karyawan yang kurang baik, seharusnya ia mengerti bahwa dipanggil menghadap atasan berarti ia tidak bekerja dengan baik, tetapi Anda akan terkesan lemah jika tidak bisa mengatasi masalah. Alih-alih menyalahkan, segera beri tahu cara berperilaku yang benar agar setiap bawahan mampu bekerja dengan baik. Jika Anda sudah memberikan pembekalan pada waktu yang tepat, mereka tidak akan melakukan kesalahan.
Posisi atasan belum tentu cocok untuk semua orang. Jika Anda adalah pemilik perusahaan, rekrutlah manajer untuk menjadi atasan dan berperan sebagai penghubung antara Anda dengan para staf. Jika Anda dipromosikan, carilah posisi yang lain agar Anda tidak perlu mengambil keputusan manajerial. Anda harus memiliki kepribadian tertentu agar bisa menjadi atasan. Jika tidak, berusahalah mencari tahu tentang hal ini dan ambillah keputusan yang tepat.

Hal yang Anda Butuhkan

Jadilah pribadi yang berani sebab Anda harus memiliki keberanian untuk melepaskan kecenderungan mengendalikan orang lain.
Bersikaplah positif. Jika Anda sering cemberut dan bersungut-sungut, para staf juga akan cemberut dan bersungut-sungut sebab mereka akan mengikuti sikap Anda. Jika Anda selalu bersemangat, mereka akan tetap optimis dan bahagia.
Bersabarlah. Mengajari orang lain melakukan berbagai hal sesuai cara Anda biasanya membutuhkan banyak waktu.
Tumbuhkan kemampuan berempati, yaitu kemampuan memahami keinginan dan perasaan orang lain. Sama halnya dengan Anda, semua orang memiliki keinginan dan perasaan.
Miliki etos kerja yang baik. Sebagai atasan, tugas Anda bukan hanya duduk di kantor dan membiarkan orang lain menyelesaikan semua pekerjaan Anda. Walaupun Anda perlu mendelegasikan tugas, Anda juga harus bekerja keras. Bawahan yang melihat atasannya bekerja keras akan merasa terpacu untuk bekerja lebih giat.