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Le manuel de formation est un document important pour renseigner les nouveaux employés sur une entreprise ou les anciens employés sur les nouveaux systèmes ou programmes. Le secteur concerné détermine le processus exact de rédaction d'un tel document. Toutefois, vous pouvez prendre certaines mesures générales pour aider le personnel à tirer le meilleur parti du manuel. Vous devriez vous assurer d'avoir toute l'information nécessaire avant de commencer, de tenir compte de votre audience, de rendre le manuel compréhensible pour lui et d'inclure d'autres ressources pour faciliter l'apprentissage. Le manuel sera utile s'il comprend des images et des graphiques, des espaces vides pour prendre des notes, des questionnaires pour tester les connaissances acquises et des listes de contrôle des principales tâches.
Étapes
Passez en revue et compilez l'information qui sera traitée. Ne rédigez jamais un manuel de formation par cœur. Passez en revue les nombreux processus et connaissances qui figureront dans le document et assurez-vous que vous n'avez aucun doute sur certains points. Dressez une liste de tous les renseignements importants et utilisez-la lorsque vous rédigez le manuel. Vérifiez que vous avez inclus tous les éléments de la liste [1].- Même si vous ne sautez qu'une petite étape, cela causera de la confusion chez vos employés. Vous devez donc être prudent(e). Par exemple, vous pouvez apprendre à quelqu'un à entrer des informations dans un tableur, mais il est possible que vous oubliiez facilement de mentionner « veuillez cliquer sur Fichier pour ouvrir une nouvelle feuille de calcul ». De plus, lorsque vous décrivez l'utilisation d'une machine, vous pouvez oublier de mentionner qu'un genre d'interrupteur doit être déclenché, ce qui est indispensable.
- Si vous n'examinez pas toute l'information et n'oubliez pas quelque chose, les employés risquent d'être stressés, car ils sauront que quelque chose ne fonctionne pas bien. Ce ne serait pas le résultat souhaité de la formation.
Décrivez le contenu. Servez-vous de la liste que vous avez faite et commencez à organiser l'information dans un ordre logique par chapitres, sections ou parties. Vous pourriez commencer par les notions de base et passer aux concepts plus détaillés.- Avant d'écrire du contenu, assurez-vous de bien comprendre tous les aspects du manuel. Vous ne devriez pas mentionner quelque chose qui, à votre avis, a été précisé dans une section précédente si le document n'a pas encore abordé cette information.
- La rédaction de sections séparées qui ne sont pas reliées entre elles serait une bonne approche dans certaines situations.
Incluez une table des matières et un index. Même si le document sera lu entièrement du début à la fin, ces sections navigables seront utiles lorsque les gens voudront revenir à certains points pour se rafraichir la mémoire et étudier ce qu'ils ont appris. La table des matières devrait inclure tous les titres de chapitres ainsi que toutes les rubriques pertinentes. Rendez l'index aussi détaillé que possible, en donnant au lecteur toutes les informations qu'ils trouveront dans le document.- Les logiciels de traitement de texte disposent habituellement de modèles pour ce type de document. Il existe également des ressources en ligne que vous pouvez utiliser pour structurer ces éléments.
Rédigez des résumés informatifs des chapitres. Au début de chaque rubrique ou chapitre, résumez en 2 ou 3 paragraphes le contenu de cette partie. Par exemple, incluez une liste d'objectifs, des mots-clés sur lesquels mettre l'accent et mentionnez les questionnaires et les activités qui figureront dans le document.- Les titres des chapitres aideront le lecteur à connaitre leur contenu, mais il devrait être en mesure de parcourir le résumé pour s'assurer que le chapitre aborde effectivement l'information dont il a besoin.
Concluez chaque chapitre par une synthèse. Il est toujours utile de résumer et de passer en revue les points abordés dans un chapitre. Vous ne devriez pas tout mentionner, car il s'agit d'une synthèse. Mettez en évidence ce que vous pensez être l'information la plus importante pour le lecteur.- Vous pouvez encore une fois citer les objectifs pour donner à vos employés l'occasion de faire le point sur les connaissances qu'ils ont apprises ou non.
Organisez un groupe de travail pour vous aider à rédiger le document. Vous aurez plus de succès dans la rédaction du manuel de formation si vous avez des personnes pour vous aider à le faire. Vous avez besoin de personnes qui sont attentives aux erreurs, qui s'assurent que le contenu est compréhensible et qui vous aideront à considérer tous les aspects pour lesquels vous formez vos employés. De plus, de cette façon, vous pouvez déléguer certaines tâches et les répartir également.- Si vous ne pouvez pas rassembler un groupe de personnes pour vous aider tout au long du processus, songez au moins à poser quelques questions sur différents points afin de pouvoir obtenir un second avis.
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Écrivez pour vos employés. Assurez-vous que vous connaissez bien votre destinataire. Évaluez s'il possède des connaissances de base ou rien du tout. De cette façon, vous aurez une idée de l'étendue ou de la spécificité de l'information contenue dans le manuel. Quand ce sera le moment, adressez-vous directement à votre lecteur en écrivant quelque chose comme : « quand vous arrivez à cette étape, faites ceci » et non « quand une personne arrive à cette étape, elle doit faire ceci [2]. »- Si vous apprenez à vos employés l'utilisation d'un tout nouveau logiciel, n'hésitez pas à supposer qu'ils n'en savent rien. Si vous organisez une formation sur les techniques de vente dans une boutique de vêtements, il ne vous servira à rien de leur expliquer de quel type de pantalons et de chemises il s'agit.
- Ne soyez pas condescendant(e) avec les gens en leur expliquant des concepts simples, mais ne présumez pas qu'ils savent quelque chose qu'ils ignorent peut-être.
Créez des scénarios de résolution de problèmes et des sujets. Ce n'est pas tout le monde qui peut apprendre en lisant 20 pages de texte, alors trouvez des façons dont les lecteurs peuvent appliquer les informations lues pour qu'ils puissent acquérir de l'expérience. Présentez-leur une situation et demandez-leur comment ils pourraient résoudre le problème. Permettez-leur de discuter et de collaborer les uns avec les autres. Vous devez tenir compte de différents styles pédagogiques pour que le document soit utile à autant de personnes que possible [3].- Vous ne pouvez pas répondre parfaitement aux besoins de chaque employée, mais si vous n'utilisez qu'une seule approche, il est peu probable que plusieurs d'entre eux comprennent quelque chose de la formation. Le manuel a pour but de faciliter l'apprentissage des employés et vous devriez donc vous efforcer de le rendre le plus compréhensible possible pour tous.
Incluez des enregistrements vidéos ou audios. S'il s'agit d'un manuel imprimé, décidez s'il faut fournir aux employés l'accès à d'autres supports, tels que des enregistrements vidéos ou audios. Pour ceux qui ont de la difficulté à lire un manuel en entier, vous pouvez prendre des mesures pour vous assurer qu'ils apprennent ce dont ils ont besoin. Souvent, les manuels écrits sont le principal outil de formation, mais quelques ressources supplémentaires feront une grande différence [4].- Cela dépendra du type de contenu inclus dans le document et peut ne pas s'appliquer dans certains cas. Dressez une liste des détails de votre manuel et évaluez s'il y a lieu ou non de créer des matériaux supplémentaires.
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Créez une section pour prendre des notes. À mesure que vous créez chaque section du document, le lecteur devra assimiler beaucoup d'informations. Si vous incluez intentionnellement des espaces vides pour prendre des notes, vous encouragez les employés à noter ce qu'ils apprennent. De cette façon, ils retiendront une plus grande quantité d'informations [5].- Si vous placez les rubriques de notes à côté de la plupart des sections de texte, elles seront bien positionnées, mais vous pouvez aussi en faire une à la fin de chaque chapitre et à la fin du document entier. Ainsi, les gens ne risquent pas d'avoir des carnets séparés qu'ils pourraient perdre de vue.
Utilisez des images et des graphiques. L'ajout de support visuel peut aider le lecteur à mieux comprendre les informations contenues dans le manuel. Vous ne devriez pas inclure beaucoup de supports visuels dans le document, mais utilisez-les chaque fois que vous le pouvez. Vous pouvez faire des captures d'écran des étapes d'une tâche informatisée. Vous pouvez aussi inclure des graphiques d'informations pertinentes et des images d'outils ou de machines qui seront utilisés.- Il n'y a pas de limite aux types de supports visuels qui peuvent figurer dans le manuel, tenez donc compte de l'objectif de la formation et des informations qui sont utiles à l'utilisateur.
Dressez des listes de contrôle des étapes importantes. Généralement, vous devrez décrire en détail les étapes de plusieurs processus, si bien que les listes de contrôle seront un excellent moyen de résumer l'information. Lorsque l'employé a besoin de revenir à une section qui comprend des démarches spécifiques, la liste le lui rappellera et peut être consultée plus rapidement que s'il devait lire plusieurs paragraphes de texte [6].- Rendre les pages faciles à lire serait beaucoup plus utile pour l'employé, car il pourrait garder la liste à portée de main pour une utilisation ultérieure pendant le travail.
- La liste de contrôle peut comprendre le matériel nécessaire, des sections sur ce qui doit être fait avant, pendant et après le processus d'exécution d'une tâche ou sur la façon d'évaluer un travail une fois qu'il a été fait.
Intégrez des questionnaires pour évaluer l'apprentissage. Assurez-vous que les utilisateurs du manuel apprennent au cours du processus. Par conséquent, élaborez de petits tests pour évaluer leurs connaissances. Mettez les réponses sur une autre page pour qu'ils puissent vérifier leurs résultats. Vous pouvez leur poser des questions à choix multiples, leur demander de remplir des champs vides, leur proposer des questions d'appariement ou leur proposer des scénarios pour qu'ils trouvent des solutions [7].- Ces tests seront indépendants des évaluations officielles qui seront données aux employés une fois leur formation terminée. L'objectif est de les aider en évaluant ce qu'ils ont appris.
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Conseils
- Une fois que vous aurez terminé la phase de rédaction, formez un groupe d'essai pour vous assurer que le manuel est cohérent et qu'il constitue un outil de formation efficace. Recevez des critiques constructives sur toutes les étapes qu'ils estiment susceptibles d'être améliorées.
- Utilisez un langage simple et concis pour que les gens puissent comprendre le contenu sans problème.
- N'écrivez pas le contenu d'une manière formelle pour qu'il ne soit pas ennuyeux et que votre public ne perde pas son intérêt.
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Références
- ↑ http://www.techrepublic.com/article/tips-for-writing-effective-training-material-for-beginners/5077224/
- ↑ http://blog.convergencetraining.com/tips-for-writing-instructional-and-training-material
- ↑ http://www.businessballs.com/training.htm
- ↑ http://ecmweb.com/content/ten-tips-effective-training-program
- ↑ https://www.zanebenefits.com/blog/include-these-6-tips-for-the-best-training-manual
- ↑ https://pos.toasttab.com/blog/restaurant-training-manual
- ↑ https://elearningindustry.com/12-elements-training-manual-template
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Rédacteurs de How.com.vn
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Catégories: L'entreprise
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