Einen Notfallplan verfassen

Organisationen erstellen Notfallpläne, man nennt sie manchmal den "Plan B", um sich auf etwas Schlechtes vorzubereiten, das die Funktionsfähigkeit der Organisation einschränken könnte. Einen wirksamen Notfallplan zu erstellen ist von großer Bedeutung für jede Organisation. Vieles kann einen Betrieb in Gefahr bringen, von technischen Unglücken (wie Datenpannen) bis zu Naturkatastrophen (wie eine Überschwemmung). Die Erstellung eines Notfallplans bereitet eine Organisation auf solche Möglichkeiten vor.

Teil 1

Teil 1 von 3:

Das Risiko einschätzen

PDF herunterladen

1
Bereite dich auf das Verfassen deines Notfallplanes vor. Das wichtigste Ziel sollte sein, den Betrieb der Organisation aufrechtzuerhalten, sollte der Notfall eintreten.
- Es ist ratsam, eine offizielle Richtlinie zu haben, die die Notwendigkeit von Notfallplänen klar darlegt.^{[1]XForschungsquelle}
- Der Plan sollte im Großen und Ganzen schlicht sein. Die Sprache und die enthaltenen Anweisungen sollten für die zukünftige Zielgruppe verständlich sein. Man kann nie wissen, wer ihn ausführen muss.
- Ermittle den konkreten Auslöser, der die Ausführung des Notfallplanes zur Folge haben wird. Bestimme, wie man die erfolgreiche Ausführung bestätigen kann, sodass der normale Betrieb wieder aufgenommen werden kann. Mache alle Tätigkeiten ausfindig, die entscheidend dafür sind, dass die Geschäfte weitergeführt werden können.
2
Achte darauf, dass der Plan die drei wesentlichen Fragen der Notfallpläne beantwortet. Dafür zu sorgen wird helfen sicherzustellen, dass du nichts übersiehst.
- Was könnte geschehen?
- Was wird die Reaktion darauf sein?
- Was können wir im Voraus machen, um uns vorzubereiten?
3
Komme hinter die Risiken, die am wahrscheinlichsten auftreten werden in dieser bestimmten Organisation. Potentielle Risiken zu bestimmen ist einer der wichtigsten Bestandteile eines Notfallplanes. Das ist kein allgemeingültiger Vorgang. Du musst die Risiken ermitteln, die konkret euer Unternehmen betreffen. Es gibt zahlreiche Risiken, auf die ein Unternehmen stoßen kann.
- Naturkatastrophen wie Überschwemmungen, Sturmschäden und Dürren können eine Notfallplan erforderlich machen. Andere mögliche Risiken sind Krisen, Betriebsunfälle, Personalprobleme (wie der Tod einer Führungsperson oder ein Streik), Datenverlust, Misswirtschaft und Probleme mit den Produkten (wie eine Rückrufaktion).
- Du solltest das Hauptaugenmerk auf die Bereiche Management, Kommunikationswesen, Finanzen, Koordination und logistische und technische Abteilungen legen.
- Technische Unfälle können die Teile deiner Organisation betreffen, die sich mit der Kommunikationsinfrastruktur befassen. Du solltest möglichen Daten- oder Kundenverlust in Betracht ziehen.^{[2]XForschungsquelle}
4
Setze Prioritäten. Liste die Risiken basierend auf der Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens auf. Nicht alle Risiken sind gleich und die meisten Notfallpläne können nicht eingehend auf jedes mögliche potentielle Risiko eingehen. Du musst ermitteln, welche am wahrscheinlichsten sind und das Unternehmen am meisten beeinträchtigen würden.
- Konzentriere dich auf die gefährlichsten Ereignisse. Du solltest jedes einzelne Ereignis anführen, das den Betrieb beeinträchtigen könnte, und sie dann von 1 bis 10 reihen. Was wäre der Effekt jedes Ereignisses? Ein kleines Feuer an einer einzigen Maschine wird nach dem Abbrennen einer gesamten Anlage stehen, zum Beispiel.
- Dann entwickelst du eine Reihenfolge basierend darauf, wie oft ein Risiko eintreten könnte. Du könntest ihm um Beispiel eine 10 geben, wenn es einmal monatlich passieren könnte, und eine 1, wenn es nur einmal in 100 Jahren auftreten könnte. Dann multiplizierst du die beiden Werte für die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen, und erhältst den Gesamtwert.
- Arbeite zuerst an den Punkten mit den höchsten Werten. Finde eine Möglichkeit, sie auszuschalten. Du könntest jedoch auch einen Blick auf die Ereignisse mit niedrigem Wert werfen und einen allgemeinen Ablauf entwickeln. Bereiche, die für das Überleben der Organisation wesentlich sind, werden normalerweise an die Spitze gestellt, wie den Geldfluss, den Marktanteil und die personelle Unterstützung aufrecht zu halten.^{[3]XForschungsquelle}
Werbeanzeige

Teil 2

Teil 2 von 3:

Ermittle Szenarien

PDF herunterladen

1
Entwickle Szenarien für die zu oberst stehenden Risiken. Du musst realistische Szenarien für jedes Risiko hervorbringen, um einen wirksamen Notfallplan zu entwickeln. Erläutere besonders, was passieren würde, wenn jedes der Risiken mit hoher Priorität eintreten würde.^{[4]XForschungsquelle}
- Du kannst beginnen, die Auswirkungen zu bestimmen, nachdem du die Szenarien gründlich ausgearbeitet hast. Was wären die Auswirkungen jedes Szenarios im genauen?
- Du könntest unterschiedliche Abstufungen jedes Szenarios entwerfen, wie den besten Fall, den wahrscheinlichsten Fall und den schlimmsten Fall.^{[5]XForschungsquelle}
2
Erstelle einen Zeitplan dafür, wie die Szenarien sich entfalten könnten. Bestimme, wer wann für was verantwortlich sein wird. Vergiss nicht, die Kontaktlisten auf den neuesten Stand zu bringen und zu entscheiden, wer für Benachrichtigungen verantwortlich sein wird.
- Entwerfe einen Zeitrahmen. Was wird am ersten Tag geschehen oder in der ersten Woche? Arbeite sehr konkret.
- Du könntest Zeitlinien für Szenarien haben, die sich mit materiellen, organisatorischen und institutionellen Schäden befassen. Zu den materiellen Schäden zum Beispiel könnte die Infrastruktur gehören. Organisatorische Schadensszenarien könnten sich damit befassen, ob es Frühwarnsysteme oder qualifizierte Notfallteams gibt. Institutionelle Schadensszenarien könnten sich damit befassen, ob finanzielle Ressourcen verfügbar sind oder externe Partner. Verschiedene Personen könnten für unterschiedliche Aspekte verantwortlich sein.
3
Entscheide, was unerlässlich dafür sein wird, dein Unternehmen wieder betriebsfähig zu machen. Erforsche diese Blickwinkel bis ins Detail. Stelle Kapazitäten ebenso wie Schadenanfälligkeiten graphisch dar. Welche Kapazitäten hat die Organisation, um Risiken entgegenzutreten oder sie zu entschärfen?
- Sagen wir zum Beispiel, die potentielle Gefahr ist eine Überschwemmung. Ein potentielles Risiko könnte sein, dass Flüsse über die Ufer treten und Häuser in diesem Gebiet beschädigen. Die Schadensanfälligkeit könnte eine schlechte Infrastruktur sein. Die Kapazität könnte sein, qualifiziertes Personal zur Verfügung zu haben.
- Führe eine ehrliche Beurteilung der Ressourcen durch. Welche Abläufe wirst du verändern oder einschränken müssen aufgrund der begrenzten Ressourcen? Mache eine Wirkungsanalyse des Unternehmens. Du willst bestimmen, welche Bereiche dafür notwendig sind, dass das Unternehmen seinen Einsatz fortführen und weiter funktionieren kann.
4
Finde Möglichkeiten, Risiken zu reduzieren. Es ist üblicherweise nicht genug, einen "Plan B" zu entwickeln und sich dann zurückzulehnen und zu hoffen, dass er verwirklicht wird. Beurteile, wie du unmittelbar Schritte unternehmen kannst, um die Risiken zu reduzieren. Entwickle präventive Strategien.
- Erwäge die Verfügbarkeit von Partnern. Welche örtlichen Ressourcen würden zur Verfügung stehen, wenn das Unglück eintritt? Wären Nachbarn bereit zu helfen?
- Die besten Notfallpläne helfen dem Unternehmen, die genauen Bereiche zu bestimmen, die verbessert werden können, sodass die Wahrscheinlichkeit gesenkt wird, dass der Plan überhaupt angewandt werden muss.
- Du könntest zum Beispiel feststellen, dass du eine Versicherung brauchst, oder Notfallübungen einrichten. Vielleicht erkennst du, dass das im Wesentlichen betroffene Personal zusätzliches Training benötigt. Wenn es um die Bedrohung von Daten geht, könntest du ein Sicherungssystem einrichten lassen. Arbeite einen Plan für jedes Szenario aus.^{[6]XForschungsquelle}
Werbeanzeige

Teil 3

Teil 3 von 3:

Verwalte deinen Notfallplan

PDF herunterladen

1
Kommuniziere mit allen Mitarbeitern über den Notfallplan. Du musst alle entscheidenden Personen in der Organisation in Kenntnis setzen, bevor der Plan jemals benötigt wird.
- Sage den Mitarbeitern, welche Rolle und welche Verantwortlichkeiten sie haben, sodass es keine Verwirrungen gibt, wenn der Plan in einem Notfall ausgeführt werden muss. Das senkt die Wahrscheinlichkeit einer Panik.
- Gib den Personen das angemessene Training, das sie brauchen werden, um ihren Verpflichtungen, wie sie im Plan beschrieben werden, nachzukommen. Halte Übungen ab, wenn sie notwendig sind. Mache Anpassungen, nachdem du das Training beobachtet hast.
2
Teste deinen Notfallplan. Du kannst das Testen kontrollierbar und kosteneffektiv machen, indem du in vier Phasen testest. Wenn ein Bereich sich als mangelhaft herausstellt oder mit dem Notfallplan einer anderen Abteilung in Konflikt tritt, kannst du den Plan bearbeiten und erneut testen.
- Führe eine Beurteilung durch die Führungskräfte durch. Die Führungskräfte wählen einen Ort und eine Zeit, um sich alle Notfallpläne anzusehen, und diejenigen auszumachen, die ihre Aufgabe sorgfältig erledigt haben.
- Führe eine Beurteilung zwischen den Abteilungen durch. Das wird gemacht, indem jede Abteilung die Pläne einer anderen Abteilung überprüft. Das ist die Phase, in der Ressourcen zugeordnet und Konflikte ermittelt werden.
- Sieh dir den Ausfall von entscheidenden Systemen genau an. Diese Testphase kann innerhalb der Abteilungen durchgeführt werden. Zum Test gehört die Simulation von Systemausfällen oder Ausbleiben von Lieferanten. Du kannst Szenarien durchspielen, ohne tatsächlich wichtige Ausrüstung oder Prozesse auszuschalten.
- Der echte Test. Schließlich könntest du den Notfallplan in Gänze testen. Dazu können kurzfristige Ausschaltungen in entscheidenden Bereichen in Echtzeit gehören.
3
Verwahre den Plan an einem Ort auf, wo man leicht darauf zugreifen kann. Wenn eine Katastrophe eintritt, willst du nicht, dass der Plan mit dem Feuer verbrennt oder mit der Flut davongeschwemmt wird. Du willst auch nicht, dass eine Datenpanne dazu führt, dass der Plan nur schwer aufgerufen werden kann, wenn er am meisten gebraucht wird.
- Finde einen Ort für den Plan (oder eine Kopie davon) an unterschiedlichen Stellen. Du solltest ihn jedoch an einem Ort aufbewahren, wo du schnell hingelangst, wenn es sein muss.
- Verwahre immer eine Kopie des Planes an einer anderen Stelle als das Original auf. Und sorge dafür, dass mehr als eine Person weiß, wie sie darauf zugreifen kann, und die Befugnis hat, es zu machen.
4
Komme in regelmäßigen Abständen wieder auf den Plan zurück. Manchmal verändern sich Dinge. Deine Annahmen könnten überholt sein. Die Risiken könnten höher sein, als sie es zuvor waren.
- Beziehe mehr als eine Person in den Plan und seine Aktualisierungen ein. Du könntest zum Beispiel einen neuen Mitarbeiter einen Blick darauf werfen lassen, der eine unvoreingenommene Sicht darauf hat, oder du könntest ihn überprüfen lassen.
- Bestätige alle Annahmen, indem du sie mit aktuellen Daten vergleichst oder indem du sie mit einem Außenstehenden kontrollierst. Vielleicht verwahrt das Reserve-Computersystem weniger Daten, als du angenommen hattest.
Werbeanzeige

Tipps

Ordne deinem Notfallplan keine so geringe Priorität zu, dass du ihn nie machst!
Du könntest mehr als einen Notfallplan brauchen.
Beginne, indem du ein einen Ausschuss für die Erstellung des Notfallplanes einberufst, und bestimme eine Person, die diesen Ausschuss leitet. Der Leiter des Ausschusses für den Notfallplan bietet die Fähigkeiten, die Werkzeuge und die Wissensgrundlage, sodass jede Abteilung ihren eigenen Plan verfassen kann.
Gehe den Plan noch einmal durch. Eine zweite Überprüfung ist nützlich, um Dinge zu finden, die beim ersten Mal übersehen wurden.

Werbeanzeige