Cómo escribir un plan de contingencia

Las organizaciones crean planes de contingencia (aunque algunas veces se les llama “plan B”) a fin de prepararse para algo malo que pueda afectar la capacidad para funcionar de la organización. Desarrollar un plan de contingencia efectivo es esencial para una organización. Muchas cosas pueden poner en riesgo a la organización, desde un desastre técnico (como una violación de la información) hasta uno natural (como una inundación). Escribir planes de contingencia preparará a una organización para tales posibilidades.

Parte 1

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Evaluar los riesgos

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Prepárate para escribir tu plan de contingencia. La meta principal debe ser asegurarte de que la organización siga operando si ocurre el desastre.
- Es una buena idea tener una política formal que explique detalladamente la necesidad de un plan de contingencia.^{[1]XFuente de investigación}
- El plan debe ser simple en conjunto. El lenguaje y las instrucciones deben ser entendibles para las audiencias futuras. Nunca se sabe quién tendrá que implementarlo.
- Averigua el desencadenante específico que puede requerir que uses el plan de contingencia. Determina cómo medirás el éxito (de manera que puedas volver a las operaciones normales). Identifica todas las operaciones esenciales para que el negocio continúe.
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Asegúrate de que el plan responda a las tres preguntas clave de los planes de contingencia. Verificar que tu plan aborde cada una de estas preguntas te ayudará a asegurar que no te olvidas de nada.
- ¿Qué puede pasar?^{[2]XFuente de investigación}
- ¿Cómo podemos responder?
- ¿Qué podemos hacer para estar preparados anticipadamente?^{[3]XFuente de investigación}
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Averigua los riesgos que tienen mayor probabilidad de ocurrir en tu organización. Determinar los riesgos potenciales es uno de los aspectos más importantes de un plan de contingencia. No se trata de un proceso único. Debes determinar los riesgos que son específicos para la organización. Hay muchos riesgos posibles que los negocios pueden enfrentar.
- Los desastres naturales, como las inundaciones, los huracanes y las sequías pueden requerir un plan de contingencia.^{[4]XFuente de investigación} Otros riesgos posibles incluyen una crisis, un accidente en el área de trabajo, los problemas personales (como la muerte de un líder o una huelga), la pérdida de información, la mala administración y los problemas del producto (como en el caso de tener que retirarlo del mercado).
- Debes concentrarte en las áreas que incluyan la administración, las comunicaciones, los recursos financieros, la coordinación, la logística y las respuestas técnicas.^{[5]XFuente de investigación}
- Los desastres técnicos pueden incluir los componentes de la organización que tienen que ver con la infraestructura de la comunicación. Debes considerar la pérdida potencial de la información o de los clientes.^{[6]XFuente de investigación}
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Prioriza los riesgos. Califica los riesgos tomando como base la probabilidad de que ocurran. Ningún riesgo es igual al otro y la mayoría de los planes de contingencia no pueden lidiar en profundidad con cada riesgo potencial. Tienes que averiguar cuáles son los más probables y cuáles afectarían más a la empresa.
- Concéntrate en los eventos más críticos. Debes hacer una lista de cada evento que pueda afectar a las operaciones y luego calificarlos del 1 al 10. ¿Cuál sería el impacto de cada evento? Por ejemplo, un pequeño incendio que se limita a una máquina probablemente deba calificarse con un puntaje menor que el incendio de toda la planta.
- Después, desarrolla una calificación para la frecuencia con que el riesgo puede ocurrir. Por ejemplo, puedes darle un puntaje de 10 si puede ocurrir una vez al mes y de 1 si puede ocurrir una vez cada 100 años. Después, multiplica los dos puntajes por probabilidad e impacto para obtener un puntaje total.
- Trabaja primero con los puntajes más altos. Establece un límite. Sin embargo, puedes observar los casos con bajo puntaje y desarrollar un proceso general. Las áreas que son esenciales para la supervivencia de la organización generalmente se deben poner en la parte superior (como mantener el flujo de caja, la cuota de mercado y el personal de apoyo).^{[7]XFuente de investigación}
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Parte 2

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Identificar los escenarios

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Desarrolla escenarios para los riegos con más alto puntaje. Tendrás que producir escenarios realistas para cada riesgo a fin de desarrollar un plan de contingencia efectivo. Esquematiza específicamente lo que sucedería si se produjera cada uno de los riesgos de mayor prioridad.^{[8]XFuente de investigación}
- Puedes empezar determinando los impactos después de desarrollar los escenarios completamente. ¿Cuál podría ser el máximo impacto de cada escenario detalladamente?
- Puedes desarrollar escalas diferentes del mismo escenario (por ejemplo, en el mejor de los casos, el caso más probable y en el peor de los casos).^{[9]XFuente de investigación}
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Crea una línea de tiempo para la manera en que los escenarios puedan desplegarse. Determina quién estará a cargo de qué y cuándo. No olvides actualizar las listas de contacto y determinar quién será el responsable de las notificaciones.
- Esquematiza los marcos de tiempo. ¿Qué ocurrirá el primer día o la primera semana? Sé muy específico.
- Puedes tener líneas de tiempo para los escenarios que lidien con las vulnerabilidades físicas, organizacionales e institucionales. Por ejemplo, una vulnerabilidad física puede lidiar con la infraestructura, una organizacional con la existencia de sistemas de alerta temprana o equipos de respuesta calificados y una institucional con la existencia de recursos financieros o socios externos. Personas distintas pueden estar a cargo de aspectos distintos.
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Determina qué es más importante para lograr que el negocio se ponga en marcha de nuevo. Explora estos ángulos detalladamente. Pon en un cuadro las capacidades así como las vulnerabilidades. ¿Qué capacidad tiene la organización para afrontar riesgos o mitigarlos?
- Por ejemplo, imagina que el peligro potencial sea una inundación. Un riesgo potencial puede ser que los ríos inunden los bancos y afecten las casas en el área. La vulnerabilidad puede ser la mala infraestructura. La capacidad puede ser tener personal calificado a la mano.
- Haz una evaluación honesta de recursos. ¿Qué funciones tendrás que cambiar o reducir debido a los recursos limitados? Realiza un análisis de impacto del negocio. Debes identificar qué áreas son necesarias para que el negocio cumpla su misión y siga operando.
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Busca maneras de reducir el riesgo. Por lo general, no es suficiente desarrollar un “plan B”, sentarte y esperar a nunca tener que ponerlo en marcha. Evalúa cómo puedes tomar medidas inmediatamente para reducir los riesgos. Desarrolla estrategias preventivas.
- Considera la disponibilidad de los socios. ¿Qué recursos locales estarían disponibles si el desastre ocurre? ¿Los vecinos estarían dispuestos a ayudar?
- Los mejores planes de contingencia ayudan a las empresas a señalar las áreas que pueden mejorar para que puedan reducir la probabilidad de que se necesite el plan en primera instancia.
- Por ejemplo, quizás notes que necesitas un seguro o que debes organizar simulacros de desastres. Quizás notes que el personal clave necesita una capacitación adicional. Cuando se trata de amenazas a la información, instalar un sistema de emergencia. Elabora un plan para cada escenario.^{[10]XFuente de investigación}
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Mantener tu plan de contingencia

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Comunícales el plan a todos los empleados. Tienes que educar a las personas clave de la organización acerca del plan antes de que se necesite.
- Diles a las personas qué papel y qué responsabilidades tendrán para que no haya confusión si el plan debe implementarse en una emergencia. Esto reducirá las posibilidades de que se cree pánico.
- Dales a las persona la capacitación adecuada para cumplir las obligaciones que se trazaron en el plan. Si se necesita, organiza simulacros. Haz ajustes después de observar la capacitación.
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Prueba tu plan de contingencia. Puedes hacer las pruebas manejables y rentables realizándolas en cuatro etapas. Si se demuestra que un área tiene defectos o conflictos con los planes de contingencia de otros departamentos, puedes corregir y volver a probar el plan.
- Realiza una revisión del personal directivo. El personal directivo escoge una fecha y una hora para repasar todos los planes de contingencia y reconoce a las personas que completaron totalmente sus asignaciones.
- Realiza una revisión interdepartamental. Aquí es en donde cada departamento revisa los planes de los otros. Esta es la etapa en la que se asignan los recursos y se identifican los conflictos.
- Estudia las fallas en los sistemas críticos. Esta etapa de prueba se puede localizar entre los departamentos. La prueba implica la simulación del sistema y las fallas del vendedor. Puedes dramatizar escenarios sin tener realmente que interrumpir el funcionamiento de un equipo o de un proceso.
- La situación real. Finalmente, debes probar completamente el plan de contingencia. Esto puede involucrar un cierre a corto plazo de áreas clave hecho en tiempo real.
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Guarda el plan en un sitio en el que puedas acceder a él fácilmente. Si el desastre ocurre, no querrás que el plan se queme con el fuego o se pierda con la inundación. No te conviene que una violación de la información dificulte la recuperación del plan cuando más lo necesites.
- Coloca una copia del plan en un lugar distinto. Sin embargo, debes mantenerlo en algún lugar en el que puedas obtenerlo rápidamente si lo necesitas.
- Siempre mantén una copia del plan en un lugar distinto del original y asegúrate de que más de una persona sepa cómo acceder a él y tenga autoridad para hacerlo.
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Revisa el plan regularmente. Algunas veces, las cosas cambian. Tus conjeturas pueden estar desactualizadas. Los riesgos pueden ser mayores de lo que solían ser.
- Involucra a más de una persona en el plan y en sus actualizaciones. Por ejemplo, puedes pedirle a un nuevo empleado que lo revise con ojos frescos o que lo audite.
- Confirma todas las conjeturas comparándolas con la información reciente o revisándolas con una tercera parte. Tal vez el sistema de respaldo tiene menos información de lo que creías.
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Consejos

No permitas que tu plan de contingencia sea una prioridad secundaria ni creas que nunca lo usarás.
Es probable que desees tener más de un plan de contingencia.
Empieza organizando un comité para el plan de contingencia y escoge a una persona que lidere este comité. El líder del plan de contingencia provee habilidades, herramientas y un conocimiento de base para que cada departamento pueda escribir su propio plan.
Revisa el plan nuevamente. Una segunda revisión ayuda a encontrar cosas que omitiste la primera vez.

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