كيفية كتابة ملف تعريفي للشركة

تنزيل المقال

تنزيل المقال

يمكنك الاستفادة من ملفات التعريف بالشركة متقنة الكتابة في عمليات التسويق ولجذب المزيد من المستثمرين والعملاء، كما أنها بالغة الأهمية عند توزيعها على مُلاك الأسهم المهتمين بالتعرف على رؤية الشركة وفهم ما يتم بها من نشاطات وعمليات مختلفة. احرص على كتابة الملف التعريفي للشركة بأسلوب موجز وإبداعي وجاذب للانتباه عن طريق التركيز على المعلومات الأكثر أهمية، ومن ثم عرضها بأسلوب ممتع ومتفاعل مع القراء.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 4:

التخطيط والتنسيق

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب ملفًا تعريفيًا مكثفًا ومختصرًا. يجب أن يحظى الملف التعريفي بالشركة بالكتابة الشيقة والقابلية للقراءة؛ كلمة السر المبدئية لتحقيق كل ذلك هي الاعتماد على صياغة بسيطة ومختصرة. يُقرأ هذا النوع من الملفات كقراءة سريعة وبنظرة عابرة على النص، لذا يجب أن تُظهر بوضوح للقارئ المفاهيم العامة المهمة والجمل المفتاحية التي يمكنه من خلالها استيعاب الصورة الكلية للملف التعريفي. لا يوجد حجم مُلزم للملف التعريفي، فقد يكون عدة فقرات لا تُكمل صفحة واحدة أو قد يصل إلى أكثر من 30 صفحة، لكن الأهم هو أن تحمل كل كلمة تذكرها في الملف التعريفي أهمية مؤكدة للقارئ، بغض النظر عن العدد الكلي النهائي لحجم النص.

   • استفد من الروابط التشعبية المتاحة على المواقع الإلكترونية. إذا كنت تخطط لنشر الملف التعريفي بواسطة خدمة إلكترونية أو على موقع الشركة، فأنت أمام فرصة مثالية لاختصار النص إلى أصغر ما يكون عن طريق الاستعاضة عن ذكر كل صغيرة وكبيرة بروابط تنقل القارئ المهتم إلى صفحات تحتوي على معلومات مفصلة حول موضوع معين. تضمن من خلال ذلك أن يكون الملف التعريفي نفسه قصيرًا وسهل القراءة في فترة زمنية قليلة، بينما يظل من المتاح للقراء المهتمين ما يلزمهم من مصادر للتعرف على شركتك أكثر.
   • لا يزيد حجم الملف التعريفي بشركة ضخمة مثل "جوجل" عن صفحة واحدة فقط، لذا لا يوجد ما يمنعك عن أن تختصر ملفك التعريفي أنت الآخر.
2. 
   2
   اختر تصميمًا إبداعيًا مميزًا. لا توجد طريقة واحدة لكتابة الملفات التعريفية الخاصة بالشركات، خاصة مع وجود خيارات متنوعة أكثر إذا قررت نشرها عبر الإنترنت، والتي تتيح لك مساحة أكبر للإبداع في الشكل والتصميم والتنسيق. يجب أن يحتوي الملف التعريفي على قدر كبير من الحقائق الأساسية حول الشركة؛ إذًا نحن نعرف بوضوح المحتوى، لكن هذا المحتوى قابل للعرض بأي طريقة ممكنة في العالم، طالما أنها تساعدك على إبراز أفضل مميزات الشركة وتدعم صورة علامتك التجارية لدى من يطلع على الملف. من المؤكد أنه لا بديل عن الالتزام بمظهر احترافي ومهني يمثل شركتك على النحو الأمثل، لكن ذلك لا يمنع تحرير نفسك نسبيًا واتخاذ قرارات إبداعية قادرة على جذب انتباه القراء للاستمتاع بالاطلاع على الملف التعريفي.

   • اعتمد مثلًا على الرسوم البيانية والرسومات التي تختصر عليك كتابة فقرات نصية ضخمة أو للفصل بين أجزاء النص.
   • تتحدث الصورة عن نفسها بكفاءة أفضل مليون مرة من ألف كلمة، لذا أضف صورًا فوتوغرافية لفريق العمل أو عمليات الإنتاج لإضفاء لمسة من الحيوية على الشكل النهائي للملف التعريفي. اجمع مجموعة من صور فريق العمل أثناء واحدة من التجمعات السعيدة أو صورًا تُسلط الضوء على التقنيات المبتكرة المستخدمة من قبل الشركة، وأدرجهم في مختلف الأماكن المتاحة عبر صفحات الملف التعريفي، دامجًا كذلك شعار الشركة والعلامات التجارية التابعة.
3. 
   3
   قسم النص إلى مجموعة من العناوين الفرعية والنقاط الجانبية. الكتل الضخمة من النصوص مزعجة ومملة للغاية في التصفح، لذا الحل البديل للإبقاء على انتباه القارئ هو كتابة جمل نصية صغيرة والاعتماد على العناوين الجانبية والنقاط المرقمة أو المرمزة لتقسيم الملف التعريفي إلى مجموعة من الأقسام الصغيرة سهلة التصفح.

   • اختر عناوين جانبية بسيطة وتكفي فقط لتقديم المحتوى التالي لها، مثل: "الرؤية والرسالة" و"الجوائز والإنجازات" و"الخطط المستقبلية".
   • اعتمد على الترقيم أو الترميز في كل مرة تحتاج فيها إلى إدراج مجموعة من المعلومات ذات السياق الواحد أو المتتابع، كما هو الأمر مثلًا في حالة الحديث عن الجوائز التي حققتها الشركة أو تقديم معلومات حول الحالة المالية.
4. 
   4
   استخدم خط كتابة بسيط يسهل قراءته. كما هو الأمر مع أي مستند مهني، يجب الالتزام بالتنسيق الاحترافي، وذلك من خلال تجنب نهائيًا أي خطوط كتابة زخرفية أو طفولية أو بها أي قدر -ولو ضئيل جدًا- من المبالغة. لسنا بصدد ابتكار عمل فني مبهر بصريًا، بل الهدف والغاية الوحيدة هي أن يكون النص قابل للقراءة وسهل الاطلاع على عين القارئ، لذا سواء كنت تكتب الملف التعريفي بالعربية أو الإنجليزية أو أي لغة أخرى، اختر خط كتابة عادي وبسيط جدًا متجنبًا أي خط قد يكون سببًا في تشتيت القارئ. اعتمد على الخطوات الأنيقة البسيطة مثل: "إريال" (Arial) أو Simplified Arabic أو "كاليبري" (Calibri).
5. 
   5
   اكتب النص معتمدًا على الجمل الفعلية والمبني للمعلوم. تحتاج النصوص المهنية بدورها إلى قدر من بلاغة وقوة اللغة، لكن بطابعها الخاص، وبالحديث عن الملفات التعريفية للشركات، فإن كلمة السر هي الاعتماد على لغة قوية ومباشرة وواضحة، وذلك من خلال اللغة الخبرية والجمل الفعلية وصيغ المبني للمعلوم. تجنب في المقابل أي صور مجازية أو إفراط بلاغي أو الحديث بصيغة المبني للمجهول.

   • بدلًا من قول "لتحمل المسؤولية والأمانة مكانة لا غنى عنها بداخل قلب شركتنا"، يمكنك ببساطة أن تقول: "تثمن شركتنا قيم تحمل المسؤولية والنزاهة."
6. 
   6
   تجنب استخدام المصطلحات التقنية المعقدة. توجد مصطلحات يمكن تداولها بسهولة بداخل مقر الشركة بينك وبين الموظفين الآخرين، لكنها ستكون معقدة وغير مفهومة نهائيًا لأي شخص من خارج مجال الصناعة، وذكرها في الملف التعريفي سيفقدها كليًا أي قابلية لتحقيق غرضه وسيشعر القارئ بالانزعاج عند الاطلاع عليه. احرص على استخدام لغة سهلة ومفهومة واشرح بوضوح أي نقط قد تبدو مبهمة أو استغنِ عن ذكر موضوعات التخصص المعقدة للغاية، طالما كان من الممكن الاستغناء عنها.

جزء 2

جزء 2 من 4:

إدراج المعلومات المناسبة

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابدأ بكتابة اسم الشركة وعنوانها في مكان العنوان في الصفحة. نظرًا لأنه من الضروري إدراج اسم الشركة وعنوانها في الملف التعريفي، أصبح من المتعارف عليه كتابة ذلك أول شيء في أعلى رأس الصفحة، لكن يمكنك للمزيد من الإبداع ولفت الانتباه أن تدرج شعار الشركة بدلًا من الاكتفاء بالكتابة النصية للاسم فقط.
2. 
   2
   أدرج فقرة تشرح أسماء المنتجات والعلامة التجارية الخاصة بالشركة. أحد الأهداف الأساسية للملف التعريفي هي أن يطلع القراء بصورة سريعة على نوعية العمل التجاري الذي تقوم به الشركة، لذا من الضروري أن تبدأ كتابة نص الملف التعريفي بتقديم شرح مُختصر لأعمال الشركة (المشاريع والمنتجات والعلامات التجارية التابعة لك). هل أنت شركة للمشروبات الغازية أم لصناعة ألعاب الأطفال؟ يجب أن يفهم القارئ بوضوح إجابة هذا السؤال منذ أول فقرة في الملف.
3. 
   3
   أدرج معلومات حول الهيكل التنظيمي للشركة. يُقصد بذلك أن تذكر التعريف القانوني للشركة، وما إذا كانت شركة خاصة أم حكومية أم شركة مساهمة. اذكر كذلك الهيكل الإداري للشركة؛ هل يوجد مجلس إدارة أم فريق عمل تنفيذي أم مجموعة من المدراء المسؤولين عن اتخاذ القرارات الهامة في كل قسم. عادة ما يمكن إجمال كل هذه المعلومات في جملة واحدة فقط لا غير.
4. 
   4
   اكتب صياغة قوية لرؤية ورسالة الشركة. يُقصد بالرؤية والرسالة ما تتطلع إليه الشركة من طموحات وما تريد أن تتركه من أثر مستقبلي في مجال العمل والصناعة، وكذلك تحدد الاستراتيجيات المتبعة للوصول لتلك الأهداف. يجب أن تشمل صياغتك للرؤية والرسالة استعراضًا مختصرًا كذلك للفئات السكانية المستهدفة والبيانات المالية، بما في ذلك عمليات الدمج والاستحواذ والعلاقات مع المستثمرين ومُلاك الأسهم.
5. 
   5
   استعرض تاريخ الشركة. أظهر للقراء ما حققته الشركة من تطور على مر السنين من خلال استعراضك لتاريخ زمني موجز للشركة منذ سنة إنشائها. اذكر كيف بدأت الشركة والتغيرات والتطورات التي تم تحقيقها على مدار السنين للوصول بالشركة لوضعيتها المميزة الحالية.
6. 
   6
   الفت الانتباه إلى الإنجازات المهمة واللحظات المميزة في تاريخ الشركة. لا مانع نهائيًا من التفاخر نوعًا ما بإنجازات الشركة عبر صفحات الملف التعريفي، طالما أنه تفاخر واقعي ومبني بالفعل على إنجازات حقيقية. اذكر ما نجحت الشركة في عقده من شراكات مع جهات وشركات كبرى مهمة، وكذلك قصص النجاح للأفراد أو المشاريع التي عملت عليها الشركة. استشهد باللحظات الفارقة التي أثرت على خلق مستقبل أفضل للشركة ووجودها على ساحة التنافس في الأسواق المحلية أو العالمية. لا تنسَ كذلك إبراز ما تحرص عليه الشركة من رد الجميل للمجتمع المحلي عبر الأعمال الخيرية أو توفير فرص عمل وما شابه، وكذلك ما تقدمه من دعم للجهات المحلية وغير الهادفة للربح.

   • إدراج شركتك في قائمة الشركات المحلية الأسرع نموًا في الفترة الزمنية الأخيرة مثلًا من المعلومات والإنجازات الهامة التي يجب أن تعرضها على القارئ في الملف التعريفي.
7. 
   7
   تحدث حول الثقافة الداخلية للشركة. يجب تخصيص جزء من الملف التعريفي للشركة للحديث عن الموظفين، ذلك الوقود البشري الذي لا يمكن الاستغناء عنه من أجل تسيير العمل ومواصلة التطور وتحقيق النجاحات. اذكر معلومات حول أعضاء فريق العمل، وتحديدًا أكثرهم تميزًا وكفاءة، وكذلك تحدث عن القواعد والمبادئ المتبعة داخل الشركة التي تضمن الحفاظ على حالة معنوية مميزة للعاملين والارتقاء بالمعايير والكفاءة.

   • اذكر كذلك سياسات الشركة فيما يتعلق بالحفاظ على البيئة وتدعيم العلاقات العامة مع الجهات المحلية والالتزام بمعايير السلامة والصحة وترك مساحة لإنشاء نقابات العمال والالتزام الدقيق بقوانين العمل وحقوق الإنسان.
8. 
   8
   التزم بالصياغة الأمينة والدقيقة للملف التعريفي للشركة. لا تتوقع أن يُؤَّمِن القارئ على ما تذكره من معلومات باعتبارها مسلم بها وغير قابلة للنقاش، بل سيلجأ الكثير من المستهلكين والمحليين والعاملين في الإعلام والرقابة لإجراء عمليات بحث مكثفة حول كل صغيرة وكبيرة تذكرها في ملفك التعريفي. أظهر احترامًا كبيرًا للقراء من خلال مراعاة إدراج معلومات حقيقية وموثقة في ملفك التعريفي، واضعًا في الاعتبار أن إدراج أي معلومة غير دقيقة أو غير أمينة قد تكلفك تدمير الصورة الذهنية لشركتك في أعين جمهور المستهلكين والمستثمرين والمجتمع المحلي أو العالمي ككل.

جزء 3

جزء 3 من 4:

المراجعة والتحرير

تنزيل المقال

1. 
   1
   راجع النص إملائيًا ونحويًا أكثر من مرة. لا يُنشر الملف التعريفي بمجرد الانتهاء منه، بل يجب أن يخضع لعملية مراجعة وتدقيق أكثر من مرة لضمان نشره بأفضل جودة ممكنة. أخضع النص لتدقيق إملائي صارم لضمان خلوه من الأخطاء النحوية والإملائية على حد سواء، واضعًا في الاعتبار أن ذلك الملف يُمثل شركتك ككل، لذا أي خطأ، بما فيها الأخطاء غير المقصودة، ستكلفك الكثير وستؤثر على الصورة الاحترافية للشركة.

   • يُنصح بإجراء عملية المراجعة اللغوية عن طريق البدء من آخر نص المستند وليس من أوله، ومتابعة مراجعة جملة بعد جملة صعودًا في النهاية إلى بدايته.
2. 
   2
   اطلع على الملفات التعريفية للشركات الأخرى للتعرف على ما يميز الملفات القوية جيدة الصياغة. تفرض عليك الأعمال التجارية إبقاء عينك على المنافسة المحيطة بك من كل مكان، وهو ما ينطبق كذلك على عملية إعداد الملفات التعريفية. اطلع على الملفات التعريفية للشركات الأخرى – بما فيها المنافسة لك بشكل مباشر – واستفد من اكتساب تلك الخبرة في التعرف على الخيارات الناجحة في تنسيق وكتابة هذا النوع من المستندات، وفي نفس الوقت استبعاد الأخطاء أو الخيارات غير الموفقة. يضمن لك ذلك أن يحظى ملفك التعريفي في النهاية بدرجة عالية من الجودة.
3. 
   3
   راعِ الاستفادة من كل جملة في الملف التعريفي لبناء صورة مميزة للشركة ككل. يجب أن يكون لديك تفسير متماسك ومُقنع لتعليل سبب إدراجك لكل عنصر من عناصر الملف التعريفي، ويجب أن يصب كل ذلك ختامًا في غاية بناء صورة ذهنية قوية للشركة. راجع محتوى الملف التعريفي أكثر من مرة، وفي كل مرة تقرأه، احذف أي شيء يبدو لك أنه قابل فعلًا للحذف وغير مهم.

   • من المهم أن تتصالح مع حتمية ذكرك للجوانب السيئة التي مرت بها الشركة على مدار تاريخها (كتعرضها للإفلاس من قبل على سبيل المثال)، لكن تحلَّ بقدر من المرونة والذكاء الذي يمكنك من إعادة صياغة هذا الحدث بما يدعم إثبات أن شركتك قوية وقادرة على الخروج من التحديات الصعبة بنجاح.
4. 
   4
   اطلب من شخص آخر أن يطلع على التقرير ويقيمه. كل عين جديدة تطلع على المستند وتساهم في تحريره سيكون لديها إضافة قوية جديرة بالتقدير. لا تعمل على الملف من الألف للياء بمفردك، بل اطلب من شخص آخر أن يساعدك في مراجعته لغويًا، وشخص ثالث أن يطلع على المحتوى ويقدم لك اقتراحات لما يجب حذفه أو إضافته. استفد من تلك الآراء لتحسين الملف والوصول به لأفضل حالة ممكنة قبل نشره.

جزء 4

جزء 4 من 4:

الاستفادة من الملف

تنزيل المقال

1. 
   1
   انشر الملف التعريفي عبر المنصات الإلكترونية للشركة. لا يمكنك أبدًا توقع من سيقوم بالبحث عن شركتك، سواء كانوا مستثمرين محتملين أم عملاء أم بعض مُلاك الأسهم الحاليين الراغبين في معرفة المزيد عن الشركة وما تقوم به من نشاطات وأعمال؛ كن قريبًا من كل هؤلاء الجماهير العريضة من خلال نشر الملف التعريفي لشركتك بنفسك عبر موقعك الإلكتروني وغيرها من صفحات الشركة عبر منصات التواصل الاجتماعي.
2. 
   2
   استفد من الملف التعريفي كأداة تسويقية. استخدم الملف التعريفي في كل الاستخدامات الممكنة له؛ بين يديك ملف يشرح الكثير عن الشركة، لذا ضعه بين يد كل من يحتاج للاطلاع على تلك المعلومات المهمة المدرجة به. يمكنك أن تجعل الملف التعريفي جزءًا من ملف خطة العمل العامة للشركة أو الخطة التنفيذية/ الاستراتيجية وضمن الملف التسويقي الترويجي المستخدم من قبل قسم المبيعات. يتم إدراج الملف بالطبع كذلك على الموقع الإلكتروني للشركة. يمثل الملف التعريفي أداة تسويقية بحد ذاته تمكنك من تقديم شركتك للعالم.
3. 
   3
   اعرض الملف التعريفي على المستثمرين المحتملين. يمكن للملف التعريفي المميز اجتذاب المستثمرين لوضع رؤوس أموالهم بداخل الشركة، طالما توفر في هذا الملف التعريفي ما يلزم من معلومات مقنعة ومبهرة تشرح للمستثمر احترافية وكفاءة العمل بداخل شركتك. قدم ملفك التعريفي للأطراف المعنية خلال نقاشات الاستثمار المالي لتساعد المستثمر على فهم أساسيات تسيير العمل والوضع المالي لشركتك، ومن ثم تمهد لهم الطريق للتعرف أكثر على الشركة وتسهل عليهم اتخاذ القرار حيال الاستثمار المالي.
4. 
   4
   اذكر الملف التعريفي بالإشارة في أي من بياناتك أو مؤتمراتك الصحفية. في كل مرة تُنظم فيها حدثًا صحفيًا للإعلان عن منتج جديد أو عمليات الاستحواذ التجارية، يجب الإشارة إلى الملف التعريفي للشركة بصورة أو أخرى. يضمن لك ذلك إعادة توجيه الاهتمام المصاحب لتلك الأحداث نحو التعرف أكثر على الشركة، ومن ثم يمكنك ذلك من زيادة حضور العلامة التجارية للشركة والارتباط أكثر مع الجمهور والمستثمرين والإعلام.
5. 
   5
   حدث الملف التعريفي كلما خضعت الشركة للتغييرات. يجب أن يظل الملف التعريفي للشركة قيد التحديث كل الوقت وأن تراعي احتوائه على أحدث نسخة من المعلومات والتفاصيل قبل استخدامه في أي من الاستخدامات سابقة الذكر. يجب ألا تكون المعلومات المدرجة في الملف التعريفي مخالفة للوضع الحالي على أرض الواقع، وتحديدًا ذكر جوانب نمو العمل التجاري والتغيرات التي حدثت على وضعية الشركة بمرور الوقت.

   • راجع الملف التعريفي دوريًا كل 6 أشهر على أقصى تقدير، خلافًا لحتمية مراجعته وتحريره بعد مرور الشركة بأي تغيرات مصيرية، سواء على مستوى القيادة أو عمليات التشغيل.