كيفية تصميم كتيب الاستخدام

كُتيِّب الاستخدام هو كتيب يُصمَّم إما بصورة مطبوعة (ورقية) أو إلكترونية (في صيغة بي دي أف/تصميم مستندات XML) ليمدك بتعليمات عن طريقة عمل شيء ما أو كيفية استخدامه. الفكرة السائدة عن "أدلة المستخدم" أنها مخصصة فقط لاستخدام الحواسب الآلية وبرامج البرمجة الخاصة بها، بينما قد يصاحب كتيب المستخدم الحواسب وبعض الأجهزة الإلكترونية أيضًا، كالتلفاز والهواتف ومشغّل الموسيقى والمسجلات والأجهزة المنزلية وأجهزة الاعتناء بالحدائق. كتيبات المستخدم تعلّم المستخدمين سمات المنتج إلى جانب كيفية استخدام هذه السمات بصورة فعالة، في أسلوب تسهل قراءته والرجوع إليه عند الحاجة. فيما يلي أشياء يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة المحتوى المبتكر لكتيب المستخدم وتصميم الشكل العام له.

جزء 1

جزء 1 من 3:

تصميم وثيقة ملائمة للمستخدم

تنزيل المقال

1
حدِّد المستخدم المستهدف. ينبغي عليك أن تعرف معظم التفاصيل الشخصية للمستخدم ليمكنك تصميم كتيب ناجح للمستخدم، سواءً بطريقة رسمية عن طريق ملف مكتوب عن صفات المستخدم، أو بطريقة غير رسمية بأن تستغرق وقتك في خلق افتراضات منطقية لصفاته. يُفيدك هذا الملف الشخصي عندما تكون عضوًا في فريق عمل لإعداد وثيقة المستخدم، كما يساعدك أيضًا في عملية تنفيذ المنتج من وضع المبادئ الأساسية له وحتى تنفيذ الشكل النهائي. هناك بضعة أشياء ينبغي الحرص عليها عند تكوين ملف شخصي عن المستخدم:
- أين سيقوم المستخدمين باستخدام الكتيب، سواءً بالمنزل أو بمكتب العمل أو في موقع عمل ناءٍ أو بالسيارة؟ قد لا يفرض ذلك محتوى الكتيب فقط، ولكن أيضًا التصميم الذي يلائم المستخدم.
- كيف سيستخدم المستخدم الكتيب. ينبغي أن يتخذ الكتيب شكل مقالات مرجعية إن كان من نوع سيُستخدم بصورة قليلة، أو كمرجع للبحث عن معلومات. على الجانب الآخر، ينبغي أن يحتوي الكتيب على قسم "بدء الاستخدام" وتعليمات بأهم الاستخدامات والعمليات التي يمكن استخدام هذا المنتج القيام بها إن كان سيتم استخدامه بمثابة مرجع عند بدء الاستخدام.
- مقدار الخبرة لدي مستخدمي المنتج أو ما يشابهه من منتجات أخرى. ينبغي إدراج معايير اختلاف المنتج عن المنتجات المشابهة له، إضافةً إلى كيفية البدء باستخدامه، لو كان المنتج المعلن عنه جديدًا كليًا أو يختلف عن المنتجات المشابهة له في بعض الصفات. يجب أن تلحَق معلومات كافية ومفصلة بأسلوب سلس يسهُل على المستخدم استيعابه إن كان المنتج يعرض جانبًا يعاني مستخدموه دومًا من مشاكل في فهم طرق استخدامه، كتطبيقات الحاسوب.
2
دوِّن ما يحتاج المستخدم معرفته بطريقة يسهُل عليه فهمها. قد يكون من الأفضل تجنب استخدام اللغة عالية التقنية لشرح المعلومات بطريقة سهلة وواضحة، طالما لا يملك المستخدم خلفية تكنولوجية. يجب أن يُراعى ترتيب السياق بطريقة تحاكي تفكير المستخدم؛ من خلال ترتيب خصائص المنتج طبقًا لاستخداماته بدلًا من عشوائية الطرق الأخرى الشائع استخدامها.
- لا مفر أحيانًا من استخدام اللغة البرمجية مثل برمجيات صنع الرسوم البيانية التي تتضمن جداول فيبوناتشى، إلى جانب استخدام أوسع للقطاعات الدائرية والأشرطة بالرسوم البيانية. ينبغي في تلك الحالة وضع بعض التعريفات والشروحات للمستخدم ليسهُل عليه فهمها، مثل شرح ما هي جداول فيبوناتشى وما استخداماتها في التحليلات المالية.
3
اشرح المشكلة التي يحاول المستخدم حلها، ثم قدِّم حلًا مبسطًا لها. اعرض خصائص المنتج التي تحل مشكلة المستخدم بطريقة أفضل وهي طريقة دعائية جيدة للتسويق للمنتج، ولكن فور حصول المستخدم على المنتج، يجب أن يعلم كيف يمكنه مباشرة استخدامه. اعرض كل المشاكل التي قد تواجه المستخدم، ثم رتّبها في دليل الاستخدام وأتبِعها بتعليمات لطرق حل المشكلة.
- قسِّم المشكلة إلى أجزاء أصغر إن كانت من النوع المعقد. ضع تعليمات لطرق حل كل مشكلة أو التعامل معها وأتبِع كل قسم لاحق بما يخصه من حلول خاصة بأقسامه. يُسمى تقسيم المعلومات وحلها بتلك الطريقة "التقطيع".

جزء 2

جزء 2 من 3:

مكونات كتيب المستخدم

تنزيل المقال

1
اختر الغلاف والعناوين المناسبة للصفحات. ستحتاج غلاف خارجي لكتيب المستخدم، حيث يعمل كمرجع أكثر من كونه غلاف وعنوان للصفحات لأي كتيب مستخدم يتخطى عدد ورقاته 4 صفحات أو أكثر.
- ينبغي ذكر حقوق نشر الدليل، إن وُجدت، بالغلاف الخارجي وعناوين الصفحات معًا.
- يجب إدراج شروط وأحكام استخدام المنتج أو الكتيب الملحق به، إن وُجدت، في الغلاف الخارجي من الداخل.
أدرِج مرجعًا للمقالات الأخرى بالأرقام الصحيحة للنسخة في المقدمة إن تضمنت وثيقة المستخدم أكثر من كتيب واحد. يوجد بالمقدمة أيضًا شرح "كيف تستخدم هذا الدليل" إن وُجد هذا القسم.
4
ضع تعليمات/إجراءات ومواد المراجع المذكورة داخل الكتيب. يجب أن يوجد في معظم الحالات قسم منفرد للتعليمات ومراجع المواد بالكتيب كلٌ في قسمه، ويمكن ذكر محتوى ما بقسم معين في قسم آخر مختلف عما ذكر به. يمكن للمستخدم بهذه الطريقة أن يجد ما يبحث عنه بصورة أسرع.
- يجب أن تُكتب الإجراءات المتبعة في جزء منفصل من قسم التعليمات بالكتيب. ابدأ بنظرة شاملة عن المهام، ثم صِف ما ينبغي على المستخدم فعله والنتيجة التي يجب أن يصل إليها أو يراها. يجب أن ترقّم الخطوات وأن تبدأ بأفعال حركة، وفقًا للخطوات في تلك المقالة.
- يمكن أن تُذكر مواد المراجع في لائحة الخيارات، وطرق لحل المشكلات، والأسئلة الأكثر شيوعًا. يمكن إدراج المعاجم والفهارس في آخر الكتيب، بينما قائمة الاستخدامات الأكثر شيوعًا يرِد ذكرها أولًا. يمكن إلغاء الفهارس لو قلت عدد الصفحات عن 20 صفحة.
5
استخدم صورًا لدعم النص إذا استدعت الحاجة. الصور ولقطات الشاشة يمكنها أن توضح بضع نقاط أكثر من النصوص المكتوبة، خاصةً في الإجراءات المعقدة التي تحتاج رؤية واضحة للمستخدم للخطوات التي سيقوم بها لضمان نجاح العملية بشكل صحيح. يمكن صنع الصور البيانية عبر برامج الصياغة عبر الحاسب أو برامج التعديل البياني، أو الكاميرات الرقمية المزودة ببرامج تعديل الصور، أو لقطات الشاشة عبر خاصية متضمنة في شاشة الحاسب لالتقاط الصور أو برنامج مزود بخاصية التقاط الشاشة.
- احفظ الصورة مضغوطة ما أن تنتهي من تصميمها، وضعها بالشكل الذي يتيحه لك برنامج كتابة النصوص لديك أو برامج النشر بحاسوبك. ستحتاج أيضًا إلى تقليل حجم الصورة بما يسمح بإدراجها بسهولة مع المحافظة على جودتها في إظهار التفاصيل الموجودة عليها للمستخدم. (قد تحتاج إلى قصّ الصورة الأساسية إلى أجزاء صغيرة، وتوضيح الأجزاء المتعلقة بما يدعم النص، إن استدعى الأمر).
- رتّب الصور وفقًا لتشابه الحجم إن استخدمت عدة صور لشرح إجراء ما، سواءً بنفس الأبعاد الطولية والعرضية أو بنفس مقدار التصغير من حجمها الأساسي. سيُضفي هذا على الصور شكلًا أكثر جاذبًية للمستخدم. احرص – بالمثل - عند تصميم لقطات من الشاشة بواسطة الحاسب على أخذها كلها بنفس الألوان والخصائص عند التقاطها، إن كان سيتم استخدامها مطبوعة بالألوان في الكتيب.
- رغم أن برامج تعديل الجرافيك، مثل الفوتوشوب وبرينت شوب برو، تقدم مميزات تصويرية ملائمة، إلا أن البرامج المخصصة للقطات الشاشة مثل سناجلت لديها نفس القدرة لصنع صور جيدة بطريقة تسهِّل تعديل لقطات الشاشة وإدراجها بكتالوج وكتابة حواشي عليها.

جزء 3

جزء 3 من 3:

تصميم كتيب مقروء للمستخدم

تنزيل المقال

1
اختر بعض أساليب الكتابة المقروءة. رغم دعم الحواسب للعديد من أساليب الكتابة، فالهدف من دليل الاستخدام أن يكون سهل القراءة. اختيار عدد قليل من تلك الأساليب التي تبدو جيدة معًا هو الطريقة الأمثل للوصول لهذا الهدف. يمكن تقسيم الخطوط لنوعين أساسيين: الذنابة (خط رقيق ينهى به أعلى الحرف أو أدناه‏) وغير الذنابة (خطوط سميكة تستخدم غالبًا في التعريفات).
- تكون الخطوط الذنابة ذات أشكال جميلة عند الحواف الأخيرة المكونة لكل حرف. تتضمن الحروف الرقيقة كل مما يلي: Times New Roman وBaskerville وBook Antiqua. يمكن استخدام الذنابة بطريقة أفضل في نصوص فئات التخزين والتجزئة التي قد تصل إلى 10 وحتى 12 موضوع في كتيب مطبوع واحد.
- تعرض الخطوط غير الذنابة وقفات ذات شكل ثابت بآخر كل حرف فحسب، دون أي شكل زخرفي. تتضمن الأنماط التالية: Arial وCalibri وCentury Gothic. تُستخدم بشكل أفضل في نصوص المواضيع الكبيرة التي يصل حجمها من 8 إلى 10 موضوعات في صيغة PDF أو الكتيبات المنشورة على شبكة الإنترنت، بينما تحوِّل الخطوط الذنابة حجم الجمل المعروضة إلى كتابات أطول وأكبر، وقد تأخذ حجم 12 فيصعب قراءتها؛ ولكن يمكن استخدامها لكتابة الحواشي والعناوين في المواضيع الكبيرة، ويُستحسن استخدامها في الملحوظات بالمواضيع صغيرة الحجم، والأرقام في الأعمدة والجداول.
- يجب أن تختار خطوطًا واضحة غير مزخرفة مثل Arial وTimes New Roman أثناء كتابتك لدليل الاستخدام بشكل عام، وقد تحتاج استخدام بعض الطرق المزخرفة عند كتابتك لعناوين جانبية أو لبعض الأقوال عند تصميمك لكتيب استخدام ألعاب الفيديو الخرافية أو الخيال علمي (يمكن استخدام الخط العادي مع عرض الحروف بشكل مائل في حالة الأقوال المقتبسة).
- اصنع نموذجًا تجريبيًا ما أن تختار نمط الكتابة الذي ستستخدمه، لتتأكد من مدى ملائمة الخطوط بشكل جيد معًا بالصفحة. يمكنك عرض هذا النموذج التجريبي على من سيمنحك الموافقة على شكل الكتيب قبل أن تقوم بإجراءات الكتابة اللاحقة.
2
ابتكِر بعض الأفكار لإطار الصفحة. عليك أن تقرر مكان كتابة باقي محتويات الصفحة بمجرد اختيارك نمط الكتابة.
- سترغب في وضع العناوين الرئيسية للفصل في حواشي الصفحة بشكل عام، كوضع عنوان الكتيب في يسار الصفحة وعنوان موضوع الفصل في يمين الصفحة. قد تميل إلى صنع شكل مميز لأول صفحة بكل قسم أو فصل عن طريق وضع الرقم بمنتصف إطار الأطراف للصفحة، والصفحات التالية يتم وضعه بالركن الخارجي للحواشي، إذا رغبت بوضع أرقام الصفحات في الحواشي والأطراف سواءً بخارجها (الحواشي والأطراف) أو بداخلها في المنتصف (الأطراف فقط).
- قد تفضّل أيضًا كتابة العناوين الجانبية اللافتة بلون أو ظلال مختلفة لفصلها عن باقي النص. احرص على اختيار لون أو درجات ظلال لا تغمر النص.
- اترك المساحات بالهوامش من كافة الاتجاهات واسعة، وأكثر اتساعًا على الأطراف التي سيتم ربطها معًا.
3
حدِّد نوع التغليف المستخدَم في كتيب المستخدم. يجب توفير طريقة ما لربط الصفحات سويًا إن كان دليل الاستخدام يمتد لأكثر من 4 صفحات. رغم أن وثائق المستخدم يتم تدبيسها عادةً من الداخل معًا عند الأجناب، إلا أن دليل الاستخدام المرفق مع المنتج يتم ربطه بطريقة من ثلاث:
- تدبيس الأجناب بثني أطراف الأوراق 21×27.5 سم أو 21×35 سم أو 27.5×32.5 سم. معظم دلائل الاستخدام الرخيصة ذات 48 صفحة أو أقل يتم ربطها بتلك الطريقة.
- خياطة الكتيبات هي الطريقة الأكثر شيوعًا للمراجع المستخدمة بواسطة طرف ثالث أكثر من مراجع دليل المستخدم المرفق مع المنتجات بالسيارة، إلا أن بعض الكتيبات الأطول تُضَم بتلك الطريقة (تم تسويق دليل استخدام بصفحات مربوطة عن طريق خياطتها لبرنامج باينت شوب برو عندما قُدِّم من شركة JASC للبرمجيات).
- الربط بالسلك اللولبي يعتبر طريقة ملائمة لأدلة المستخدم التي يتم استخدامها في الظروف المعقدة خاصةً، مثل الجلوس في الهواء الطلق، حيث لا تجدي الكتيبات المخيطة أو المدبَّسة وتنفصل إلى أجزاء متفرقة. بعض المراجع المربوطة بالسلك اللولبي يُصنع لها غلاف لحمايتها من التلف عند تعرض الكتيب للبلل أو الطين.
4
اصنع نسخة احتياطية لكتيب المستخدم. معظم برامج التنصيص والنشر بالحاسوب تتيح لك الفرصة لتقوم بحفظ نسخة احتياطية لدليل الاستخدام الذي تعمل عليه، لذا سيقوم الجهاز بحفظ النص أوتوماتيكيًا بالطريقة التي اخترتها لهذا الجزء الذي تعمل عليه، بينما تقوم أنت بتحرير ما تحرره (هذه المقالة، في الحقيقة، قد تمت كتابتها بواسطة تصميم بميكروسوفت وورد). كما تتضمن معظم هذه البرامج آليات برمجية لتوقع النمط الصحيح الذي يلائم حاجتك عوضًا عن ابتكار نمط من الصفر.
- يساعدك برنامج وورد وبرامج النشر بالحاسب أيضًا على اختيار وابتكار الأنماط المضبوطة مسبقًا بالحجم والأنماط المستخدمة وأشكال الحواشي والشكل المعدّ لكتابة قالب النص. يمكنك اختيار نمطك الخاص في الكتابة أو اختيار إحدى الأنماط المتاحة مثل ("Quote" و"Heading1" و"Normal"). حاول قدر إمكانك اتباع الأساليب المعروفة لتصميم كتابة الأسماء إن كانت لديك عدة تصاميم لنفس النوع من النص (مثلًا يتيح مايكروسوفت وورد بعض الأنماط الكتابية لتساعدك في كتابة موضوعات أساسية ذات مواضيع داخلية فرعية مثل heading 1/heading 2 فتسهِّل الكتابة والضبط). حاول أن تصمم كافة الأساليب التي ستستخدمها مسبقًا كي لا تضطر إلى التوقف أثناء العمل وتصميمهم خلال عملية الكتابة.

أفكار مفيدة

استفِد من استخدام شفرات حقول الكتابة أو النصوص المتغيرة عندما يكون ذلك ممكنًا. يمكنك أن تقسِّمها إلى قيم مثل اسم المنتج وعنوان الفصل أو الكتيب، ثم تضعها داخل الوثيقة في المكان المقرر للنص الحقيقي. سيملأ النص مكان النص المتغير عند عرض أو طبع الكتيب. سيكون من السهل تعديل المعلومات بتغيير القيم في النص المتغير بدلًا من عمل بحث واستبدال الوثيقة، إذا تغير اسم المنتج أو إذا عدَّلت اسم الكتيب أو الفصول الموجودة به.