Comment créer un manuel d'utilisateur

Les manuels d’utilisateur sont des guides rédigés sur papier ou en format électronique (PDF ou XPS) qui donnent des instructions sur la procédure ou l’usage de quelque chose. Bien que les guides d’utilisateur soient la plupart du temps considérés comme des manuels de programmes informatiques, les manuels d’utilisateur sont également fournis avec les ordinateurs et autres appareils électroniques tels que les télévisions, les chaines stéréo, les systèmes téléphoniques et les lecteurs MP3 aussi bien qu’avec des appareils électroménagers ou les équipements de jardin. Les vrais manuels d’utilisateur informent les gens sur les caractéristiques du produit tout en leur apprenant comment utiliser efficacement les différentes possibilités et sont créés pour être facilement lus et consultés. Voici les différentes étapes que vous devez prendre en compte lorsque vous élaborez un contenu efficace et procédez à la conception et la mise en page d’un manuel d’utilisateur.

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Créer un manuel d’utilisateur approprié

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Définissez votre utilisateur. Pour écrire un bon manuel d’utilisateur, vous devez développer un profil de votre utilisateur en créant formellement un profil par écrit ou en prenant officieusement le temps de faire des suppositions convenables sur les caractéristiques de votre utilisateur. Un tel profil est utile lorsque vous faites partie de l’équipe de rédaction du manuel d’utilisateur ainsi que dans la gestion du produit en question à partir du concept jusqu’à la forme finale. Lors de la création du profil de l’utilisateur, veuillez prendre en compte ces facteurs.
- L’endroit où les utilisateurs se serviront du mode d’emploi comme à la maison, au bureau, sur un chantier éloigné ou dans la voiture. Cela peut non seulement déterminer le contenu, mais aussi le style que doit adopter le manuel.
- La façon dont les utilisateurs se serviront du manuel. S’ils consultent rarement ou cherchent des informations dans le manuel, cela devrait essentiellement prendre la forme d’un document de référence. Par contre, si c’est quelque chose que les utilisateurs consulteront régulièrement au début, la section de référence devrait être accompagnée par une section « Commencer » et par des instructions sur les tâches les plus courantes pour lesquelles le produit sera utilisé.
- Le niveau d’expérience que les utilisateurs ont avec le produit ou d’autres du genre. Si votre produit est nouveau ou très différent des produits similaires, vous aurez besoin d’inclure un commentaire expliquant comment il diffère des autres produits aussi bien que des instructions sur la façon de commencer à l’utiliser. Si le produit traite de quelque chose avec lequel les utilisateurs ont souvent du mal à gérer tel que plusieurs applications informatiques, vous aurez besoin de fournir des informations appropriées et des détails de façon compréhensible.
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Écrivez afin de répondre aux besoins de l’usager pour qu’il puisse comprendre. Sauf si l’utilisateur a une connaissance technique, c’est probablement mieux d’éviter un langage purement technique afin de donner des explications claires et simples. Le texte devrait également être organisé d’une façon qui imite la manière dont les usagers pensent. Faire la liste des caractéristiques des produits groupés par fonction est plus que logique que celles qui sont utilisées le plus souvent.
- Parfois, il est tout simplement inévitable d’utiliser des termes techniques, tels que pour un logiciel de création de graphiques qui comprend les cartes de Fibonacci accompagné des diagrammes à barres les plus courants. Dans de tels cas, c’est utile de définir le terme et de fournir des renseignements tels qu’une explication de ce que sont les suites de Fibonacci et leur usage dans une analyse financière.
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Expliquez le problème que l’usager essaie de résoudre. Ensuite, présentez la solution à cela. Offrir une caractéristique en tant que solution au problème général fonctionne bien lors de la publicité du produit, mais une fois que le client a le produit, il aura besoin de comprendre comment l’utiliser. Identifiez les problèmes précis que le client rencontrera, précisez-les sur le mode d’emploi suivi des instructions qu’il faut pour les résoudre.
- Si le problème est complexe, décomposez-le en de petites parties. Inscrivez chaque partie avec les instructions sur la façon de le résoudre ou d’y faire face puis suivez chaque partie successivement. Décomposer l’information de cette façon est appelé groupement ou fractionnement de l’information.
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Partie 2

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Les composants du manuel d’utilisateur

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Incluez les pages de couverture et de titre appropriées. Vous aurez besoin d’une couverture pour tout mode d’emploi qui est plus qu’une carte de référence et d’une page de titre pour tout manuel qui couvre plus d’une feuille de papier pliée (quatre pages ou plus de longueur).
- Si le manuel est protégé par un copyright, un avis de droit d’auteur doit suivre la couverture et le titre de page.
- S’il y a des termes et conditions pour l’usage du manuel et du produit qui y est associé, mettez-les au début du manuel.
Si le manuel d’utilisateur est en plusieurs parties, veuillez mettre ici les références vers les autres documents avec les numéros des livrets. La préface est également l’endroit pour mettre une section « Comment utiliser ce guide » s’il en existe une.
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Mettez les instructions ou procédures et les ouvrages de référence à l’intérieur du manuel. Dans la plupart des cas, les procédures et les documents de référence devront avoir chacun leurs propres sections, mais vous pouvez dire à l’utilisateur de se référer au contenu précis d’une section à partir d’un autre. De cette façon, l’utilisateur peut rapidement trouver l’information qu’il cherche.
- Les procédures devraient être rédigées dans une structure cohérente dans la section d’instruction du guide. Débutez avec un aperçu de la tâche, puis décrivez ce que l’utilisateur a à faire et à quel résultat il devrait s’attendre. Les étapes devraient être numérotées et commencées avec des verbes d’action de la même façon qu’elles sont rédigées dans chaque section de cet article.
- Les documents de référence peuvent inclure des listes d’options, des astuces de dépannages et des questions fréquemment posées. Les glossaires et les index peuvent être ajoutés à la fin du manuel, même si une liste des termes fréquemment utilisés peut apparaitre au début. L’index peut être omis si le manuel dispose de moins de 20 pages.
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Utilisez des images et graphiques si nécessaire pour soutenir le texte. Les images et les graphiques ou les captures d’écran peuvent illustrer certains points dans le manuel mieux que le texte, surtout dans les procédures complexes où les usagers auront besoin d’une confirmation visuelle pour s’assurer qu’ils suivent correctement les étapes. Les images peuvent être conçues en utilisant un programme de conception assistée par ordinateur (CAO) ou d’édition graphique, des caméras numériques et un logiciel de traitement de photo. Dans le cas des captures d’écran, utilisez la fonctionnalité de capture d’écran intégrée à votre ordinateur ou un programme graphique avec la capacité de capture d’écran.
- Une fois que vous avez créé une image, enregistrez-la sous un format compressé de telle sorte que votre traitement de texte ou le programme de publication assisté par ordinateur vous permettra de l’utiliser. Vous devrez également réduire la taille de votre image de telle manière à ce qu'elle soit placée plus facilement sur la page tout en fournissant plus de détails à l’utilisateur. (En cas de besoin, vous pourriez couper l’image originale en des portions et montrez les parties utiles avec le texte à l’appui.)
- Si vous utilisez plusieurs images dans les procédures, donnez-leur une forme unique, soit les mêmes dimensions de longueur et de largeur soit la même proportion de réduction de la taille initiale. Cela rendra les images plus attrayantes à l’utilisateur. De même, lorsque vous créez des captures d’écran à partir d’un ordinateur, assurez-vous que l’ordinateur affiche un schéma de couleur standard lorsque vous capturez les images au cas où le manuel d’utilisateur afficherait des captures d’écran en couleur.
- Bien que les logiciels de traitement d’image tels que Photoshop et Paint Shop Pro disposent d'options étendues, les programmes dédiés aux captures d’écran tel que Snagit disposent également de la capacité de modifier facilement un catalogue et d’annoter les captures d’écrans.
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Partie 3

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Concevoir un manuel d’utilisateur lisible

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Choisissez quelques polices lisibles. Bien que les ordinateurs puissent supporter un nombre de polices de caractère différent, l’objectif du manuel d’utilisateur est d’être facile à lire. Choisir seulement une police de petite taille qui va de paire est la meilleure option pour atteindre cet objectif. Les polices peuvent être classées en deux parties : avec sérif ou sans sérif.
- Les polices avec sérif disposent de petites lignes d’ornement aux extrémités des principaux traits qui forment la lettre. Elles comprennent des polices telles que Times New Roman, Baskerville et Book Antiqua. Les polices avec sérif fonctionnent correctement pour les grandes parties des textes affichés en caractère 10 à 12 dans le corps principal d’un manuel d’utilisateur imprimé.
- Les polices sans sérif affichent seulement les traits qui forment des lettres sans ornement. Les polices sans sérif comprennent des polices telles qu’Arial, Calibri, et Century Gothic. Les polices sans sérif peuvent être utilisées pour les grandes parties de texte en caractères de 8 à 10 dans un fichier PDF ou dans un manuel en ligne, bien que le manque de polices sérif affiche les phrases en caractère 12 ou plus difficiles à lire. Ils peuvent, toutefois, être utilisés efficacement en grandes tailles pour afficher les titres et les rubriques et ils sont également très bien dans les petites tailles pour les notes de bas de page et les numéros dans les colonnes et les tableaux.
- Vous devriez généralement choisir des polices simples telles qu'Arial ou Times New Roman pour votre manuel d’utilisateur, bien que vous puissiez utiliser une police décorative pour les citations ou les titres si vous écrivez un manuel d'utilisateur pour un jeu vidéo à thème de fantaisie ou de science-fiction. (Dans le cas des citations, vous pouvez souvent utiliser l’une des polices simples et affichez la citation en italique.)
- Une fois que vous avez décidé des polices que vous voulez utiliser, créez un exemple de page pour vérifier que vos polices vont de pair avec le papier. Vous devriez également montrer cet échantillon à quiconque a l’approbation sur l’apparence du manuel avant que vous ne continuiez la rédaction.
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Réfléchissez à la mise en page. Une fois que vous avez choisi les polices de votre manuel, vous devrez décider de la façon de disposer le contenu sur les pages.
- En général, vous voudriez mettre le titre du manuel ou le titre du chapitre à l’entête ou au pied de page, en utilisant éventuellement le titre du manuel sur la page de gauche et le titre du chapitre sur la page de droite. Vous devriez placer les numéros de page en entête ou en pied de page, soit à l’extérieur (l’entête ou le pied de page) soit au centre (seulement au pied de page). Vous devriez différencier la première page de chaque section ou chapitre des autres pages en mettant son numéro de page au centre du pied de page et les pages suivantes dans l’angle extérieur de l’entête.
- Vous devriez avoir un texte de la légende en couleur ou des cases grisées pour le séparer du reste du texte. Assurez-vous de choisir une couleur ou le niveau d’ombrage qui ne supporte pas le texte.
- Laissez des marges assez larges sur tous les côtés, avec un espace supplémentaire sur les bords qui seront liés entre eux.
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Prenez en compte le type de reliure pour le manuel d’utilisateur. Si votre manuel a plus de 4 pages, vous devriez relier les pages entre elles d’une certaine façon. Bien que les documents internes puissent être agrafés ensemble dans l’angle, les manuels externes livrés avec un produit sont habituellement reliés dans l’une des 3 façons.
- L’agrafage est approprié pour les manuels composés de papiers pliés de 8,5 x 11 pouces (21 x 27,5 cm), de 8,5 x 14 pouces (21 x 35 cm) ou de 11 x 17 pouces (27,5 x 42,5 cm). La plupart des documents les moins couteux de 48 pages ou moins sont faits de cette manière.
- La reluire cousue est fréquemment utilisé par les guides de référence tiers que les manuels fournis avec d’autres produits plutôt que les automobiles, bien que certains guides plus longs sont reliés de cette manière. D’une manière originale, Paint Shop Pro est livré avec un manuel à reluire cousu lorsqu’il est conçu par le logiciel JASC.
- La reliure spirale est appropriée pour les manuels destinés à être utilisés dans des environnements plus solides, comme les extérieurs où les manuels agrafés ou ceux à reluire cousus tomberaient. Certains manuels à reluire spirale peuvent également avoir des pages plastifiées afin d’éviter qu’ils soient endommagés lorsqu'ils seront mouillés ou couverts de boue.
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Construisez un modèle de document pour votre manuel. Certains logiciels de traitement de texte ou de publication assistée par ordinateur vous offrent la possibilité de créer un modèle de document pour votre manuel d’utilisateur, de sorte que lorsque vous saisissez, le texte s’affichera automatiquement dans la police que vous avez sélectionnée pour la partie du manuel sur laquelle vous travaillez. (En fait, cet article a été rédigé au départ dans un modèle de Microsoft Word.) La plupart de ces programmes comprennent également un ensemble de modèles prédéfinis que vous pouvez modifier dans vos besoins, au lieu de créer le modèle à partir de zéro.
- Les logiciels de traitement de texte ou de publication assistée par ordinateur offrent également la possibilité de créer des styles, des formats de police et de taille prédéfinis pour les entêtes, les pieds de page et pour le corps du texte. Vous pouvez sélectionner l’un des noms de modèles définis (par exemple Entête 1, Normal, Citation) ou créer votre propre style avec son propre nom. Suivez autant que possible les conventions pour créer des noms de modèle si vous avez plusieurs modèles pour le même type de texte. Par exemple, les styles de texte de Microsoft Word pour les entêtes tels que « Entête1 », « Entête 2 », etc. pour les rubriques de l’entête principal à travers plusieurs niveaux de sous-titres. Essayez de créer tous les modèles dont vous aurez besoin plus tard de sorte que vous n’aurez plus besoin de vous arrêter pour en créer au cours du processus de saisie proprement dit.
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Conseils

Utilisez des codes de zones ou des variables de texte si possible. Vous pouvez les associer des valeurs telles que le nom d’un produit, le manuel ou le titre du chapitre et la place dans le document qui est réservée à la saisie du texte réel. Lorsque vous prévisualisez ou imprimez le manuel, le texte remplacera la variable. Si le nom du produit change ou si vous changez le nom du manuel ou d’un chapitre, il sera plus facile de modifier les informations en changeant la valeur de la variable du texte que de faire une recherche et de remplacer le document.