Niyet Mektubu Nasıl Yazılır?

İş yazışmalarında, bir niyet mektubu (veya NM) genellikle olası iş adayları tarafından yazılan bir belgedir. Adından da anlaşılacağı üzere bir niyet mektubu, olası bir işverene yazan kişinin iş ilanıyla "ilgilendiğini" söyler. Ek olarak, iyi yazılmış bir niyet mektubu, başvuranın pozisyon için neden iyi bir seçim olduğu hakkında bilgi içerecektir. Bu açılardan, NM ön yazıya çok benzer.

Kısım 1

Kısım 1 / 3:

Niyet Mektubunun Ana Hatlarını Belirle

Makaleyi İndir

1
"Bu" işi neden istediğini tam olarak belirle. Teorik olarak, bir iş ilanı için başvuran birinin başka birçok seçeneği olabilir. NM'nin işverene neden iş için uygun olduğunu söylemesi gerektiği gibi, işin neden senin için uygun olduğunu da söylemelidir. Bu işi diğerlerinden daha çekici kılan şey ne? Kişisel ve profesyonel hedeflerinle nasıl örtüşüyor? İşverenler, işlerinin diğerlerinden neden daha çekici olduğunu duymayı severler çünkü bu seni en başından sadık gösterir.
- Burada aşırı açık sözlü olma, ancak tamamen aldatıcı da olma. Örneğin, işi çoğunlukla parası için istiyorsan bunu doğrudan söyleme çünkü çoğu işveren maaşı dışında hiçbir şeye sadakati olmayan birini işe almakta tereddüt eder. Bunun yerine, küçük olsalar bile işi sana çekici kılan diğer şeylere odaklanmayı dene — saatlik esneklik, sana vereceği değerli deneyim, pozisyonda sahip olacağın fırsatlar vb.
- Örneğin, devletteki bir Bilgi İşlem Uzmanı pozisyonu için başvuruyorsan devlette için çalışmanın sana becerilerini toplum yararına kullanma şansı verdiğinden bahsetmek isteyebilirsin. Sadece "Bu işi maaş ve rahat sosyal haklar için istiyorum." demezsin.
2
Geçmiş becerilerini ve deneyimlerini değerlendir. Yazmaya başlamadan önce, kariyerinde kazandığın, başvurduğun pozisyonla ilgili iş deneyimini ve seni çekici bir aday yapan becerilerini yazmak için birkaç dakikanı ayır. Pozisyonla ilgili olmayan beceri veya deneyimlerle zaman kaybetme — özellikle bu iş için neden iyi bir seçim olduğunu göstermeye çalışıyorsun, rastgele bir iş için değil.
- Örneğin, devletteki bir Bilgi İşlem Uzmanı pozisyonuna başvurduğunu varsayalım. Bilgisayar/teknoloji ile ilgili pozisyonlarda geçmiş deneyimin varsa kesinlikle bunu dâhil etmen gerekir. Yazın bir balıkçı teknesinde edindiğin deneyim gibi ilgisiz işleri muhtemelen dâhil etmemen gerekir. Ek olarak, temel programlama dilleri bilgisi gibi, işine yardımcı olabilecek sahip olduğun becerileri dâhil etmen gerekir.
3
Niyet mektubunda bir ana "nokta" veya odak oluştur. Çoğu kaynak, niyet mektuplarının olabildiğince açık ve öz olması gerektiği konusunda hemfikirdir. Niyet mektubunu daha kolay kısa ve öz tutmak için onu tek bir cümleye indirgemek faydalı olabilir (okul için bir makale yazarken tez cümlen için yapabileceğin gibi). Basitçe, "Bu mektupla bir işe girmek istiyorum." yazmak biraz dobra veya çıkarcı görünebileceğinden, işin senin için kişisel ve profesyonel olarak "ne" anlama geldiğine ve bu pozisyonda nasıl başarılı olabileceğine odaklanmaya çalış.
- Örneğin, Bilgi İşlem işi örneğimizde, niyet mektubunun amacını şöyle gibi bir şeye indirgeyebilirsin: "Bu mektubun amacı, yüksek talep gören bir Bilgi İşlem görevinde özgün becerilerimi ve deneyimlerimi nasıl kullanabileceğimi göstermektir." Muhtemelen, "Bu mektubun amacı, en iyisi olduğumu ve işi almam gerektiğini göstermek." diyecek kadar kibirli olmak istemezsin.
4
Neden diğer adaylardan daha iyi bir seçim olduğunu açıkla. Nihayetinde, niyet mektubun potansiyel işverenine, pozisyon için başvuran tüm insanlar arasında en iyi seçim olduğunu kanıtlamalıdır. Bir kişi olarak senin, seninle tamamen aynı deneyime sahip varsayımsal bir adaydan neden daha iyi bir seçim olabileceğini düşünmek için biraz zaman ayır. Pozisyona katacağın maddi olmayan değerleri düşün. Dikkate almak isteyebileceğin bazı şeyler şunlardır:
- Kişiliğin. Belirli bir pozisyon için başka bakımlardan kalifiye olan biri, işyeri için doğru "kişi" olmadıkları için bu işi alamayabilir. Örneğin, perakende satış pozisyonunda açık, konuşkan kişilik bir zorunluluktur.
- Elverişlilik. Farklı işlerin mesai saatleri farklıdır; bazıları standart dokuzdan beşe kadardır, diğerleri ise sıradışı saatlere sahiptir veya akşamları veya hafta sonları çalışmayı gerektirebilir.
- Kariyer yolu. İşverenlerin, teklif edilen işin kendisi için mantıklı bir kariyer hareketi olan kişileri işe alma olasılığı daha yüksektir; başka bir deyişle, bir işveren, mevcut işin, kariyerinde büyük bir "rota değişimi" olacağı gözüken birini işe almayı cazip bulmayabilir, çünkü bu işte uzun vadeli kalacaklarına kesin gözüyle bakılamaz.
Reklam

Kısım 2

Kısım 2 / 3:

Niyet Mektubunu Yazmak

Makaleyi İndir

1
Resmî bir selamla açılış yap. Niyet mektupları resmî iş belgeleridir, bu nedenle en başından itibaren saygın bir üslupla yazdığından emin olmalısın. Örneğin, selamın (mektubun üstündeki "Sevgili Falanca" selamlama) bile biraz dikkati hak ediyor. İlk izlenim çok önemlidir, bu nedenle resmiyet konusunu abartarak doğru adımla başla. Burada, en iyi seçenek genellikle mektubunu, adayları incelemekten sorumlu kişiye - genellikle birim sorumlusu veya İK müdürü - basit bir "Sayın (Adı-Soyadı)" hitabı ile yazmaktır. Bu kişinin kim olduğunu bilmiyorsan şirketi/kuruluşu arayarak sorabilir veya "Sayın İşe Alım Uzmanı" gibi genel bir selamlama mesajı kullanabilirsin.
- Bir diğer tatmin edici seçenek, basitçe bir konu satırıyla başlamak ve selamlama kısmını tamamen hariç tutmaktır.^{[1]XKaynağı araştır}
- Pek çok işletmenin artık "İlgilisine" hitabını önermediğini ve bunun kişisel olmayan veya lakayıt olarak görülebileceğini söylediğini unutma.^{[2]XKaynağı araştır}
2
Kendini kısaca tanıt. Selamlamadan sonra zaman kaybetme; hemen kim olduğunu, geçmiş deneyimlerini ve neden yazdığını açıklamaya başla. Bu giriş bölümü genellikle birkaç cümleden uzun olmayan bir paragrafta yer alabilir. Unutma, işe alım ekibinin muhtemelen düzinelerce NM okuması gerekecek, bu nedenle kim olduğunu ne kadar çabuk anlayabilirlerse önemli bilgilere (iş geçmişin, becerilerin, kişiliğin vb.) ulaşma olasılıkları o kadar artacaktır.
- Örneğin, yukarıda açıklanan devletteki Bilgi İşlem işine başvuruyorsan aşağıdakiler mükemmel bir giriş bölümü olabilir; kim olduğunu ve neden yazdığını sadece üç cümleyle anlat:
  "Benim Adım Canan Soysal. İnternet sitenizdeki "Bilgi İşlem Uzmanı Aranıyor" ilanınız için yazıyorum. Bilişim sektöründe on yıldan fazla deneyime sahip kıdemli biri ve bir Bilişime karşı kişisel bir tutkusu olan biri olarak bu pozisyon için çok uygun biriyim."
3
İş geçmişini ve bunun seni iş için nasıl yetkin kıldığını açıkla. Ardından, doğrudan iş için yeterliliklerine geç. İş geçmişinle başla, özellikle de eğer etkileyiciyse. Burada özgeçmişindeki gibi detaya girmene gerek yok; özgeçmişindeki gibi belirli görevleri başlangıç ve bitiş tarihleriyle listelemek yerine, "Beş yıl boyunca A Şirketinde bir yönetici rolünde çalıştım." gibi bir şey söylemek genellikle yeterlidir. Her zaman olduğu gibi her şeyi kısa tutmaya çalış; bu bilgiyi mümkün olduğunca tek bir kısa paragrafta tut.
- Eğer ilgili herhangi bir iş geçmişin yoksa (örneğin, giriş seviyesi bir pozisyon için başvuruyorsan) endişelenme. Bunun yerine becerilerine, kişiliğine, iş ahlakına ve sana bir tür avantaj sağlayabilecek yer aldığın her türlü faaliyete odaklan. Örneğin, yerel bir restoranda mutfak bölüm şefi olarak ilk işine başvuruyorsan aşçılık geçmişini (aşçılık dersleri veya aşçılık okulu dâhil) ve restoranlarda yemek pişirme haricinde yaptığın işleri (servis, konuk ağırlama vb.) tanımlayabilirsin.
4
İlgili becerilerini listele. İş deneyimin her şey değildir; bazen, yüksek değerli bazı beceriler seni ilgili pozisyonlarda çalışmak için harcadığın zamandan çok daha çekici bir aday hâline getirebilir. Seni mesleğinde daha etkili hâle getirebilecek her türlü özel bilgi veya uzmanlığından bahset. Burada bahsedilebilecek çok çeşitli şeyler var; aşağıda sadece birkaçı listelenmiştir:
- Dil becerileri. Başka bir dilde akıcı ya da güzel konuşan biri misin? Bu, uluslararası organizasyonlar için büyük bir artı olabilir.
- Teknik beceriler. Temel programlama bilgin var mı? Excel uzmanı mısın? Web tasarımını biliyor musun? Teknoloji şirketleri ve startuplar için bu beceriler genellikle yüksek talep görür.
- Özel sertifikalar. Forklift ehliyetin var mı? Kaynak yapabiliyor musun? Tır sürebiliyor musun? Gıda güvenliği? Nitelikli işleri için bu tür sertifikalar çok önemlidir.
5
Neden özellikle harika bir seçim olduğunu açıkla. NM’nin sonuna doğru, bir kişi olarak neden bu iş için uygun olduğundan birkaç cümle ile bahsetmeye değer. Başvurduğun şirket veya kuruluşun kültürünü bilmiyorsan bu kültür için mükemmel bir aday olduğunu veya herkesle hemen arkadaşı olabildiğini söyleme. Bunun yerine, seni değerli bir işçi yapacak özelliklere odaklan. Aşağıda bahsedilenleri gündeme getirmek isteyebilirsin:
- Kişilik. Dost canlısı ve dürüst müsün? Geçmişte iş arkadaşlarınla genel olarak iyi geçindin mi? İşverenler takım oyuncularını (işyerinde olumlu bir tavrı sergileyecek ve şirketin moralini yüksek tutacak insanlar) işe almayı sever.
- Sosyal tercihler. Konuşkan, sosyal bir dışa dönük müsün? Sessiz, odaklanmış bir içe dönük müsün? Başkalarıyla etkileşim kurma alışkanlıkların iş performansın üzerinde ciddi bir etkiye sahip olabilir; bazı işler çok iyi konuşmayı gerektirirken diğerleri gerektirmez.
- Hedefler ve Tutkular. Bu, yapmayı sevdiğin bir iş mi? Hayalini kurduğun başarıları elde etmene yardımcı olabilir mi? İşverenler, işi almak için yoğun kişisel motivasyonları olan kişileri işe almayı severler.
6
Nezaketle ve kısaca nihayete erdir. Kendini fazlasıyla nitelikli bir aday ve mükemmel bir uyum olarak resmetmek için söylemen gereken her şeyi söylediğinde işin bitmiş olur, bu yüzden kibarlığını korurken mektubu olabildiğince kısa ve öz bir şekilde bitir. Uzun veya dramatik vedalaşmalarla zaman kaybetme; potansiyel bir işvereni süslü ve sıkıcı yazıların, gereğinden fazla okumak zorunda kalmaktan daha çok rahatsız eder.
- Örneğin, yukarıda açıklanan Bilgi İşlem uzmanı örneğinde, şu şekilde sonuçlandırabiliriz:
  "(İletişim bilgileri) adresinden benimle telefon veya e-posta yoluyla iletişime geçebilirsiniz. Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum! Okumak için zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.
  Saygılarımla,
  Canan Soysal"
Reklam

Kısım 3

Kısım 3 / 3:

Niyet Mektubunu Cilalamak

Makaleyi İndir

1
Yeniden oku ve gereksiz içeriği at. Yukarıda sık sık belirtildiği gibi, NM’ler yalın, kısa ve öz belgeler olmalıdır. NM’ni olabildiğince düzene koymak için acımasız bir editör olman gerekir. İlk taslağını bitirdiğinde, onu en az bir kez daha gereksiz içeriği arayarak oku. Meramını iletmek için gereğinden daha uzun bir cümle gördüğünde, onu kısalt. Daha kısa bir kelime ile değiştirilebilecek karmaşık bir kelime gördüğünde, bunu yap. NM işlevsel bir belgedir, yazma yeteneğini sergileme şansı değildir, bu yüzden onu basit tut.
- Vaktin varsa NM’ni tamamlaman ve düzeltmeye başlaman arasında hızlı bir ara ver. Pek çok kaynak böyle yapılmasını tavsiye eder çünkü bunu yapmak yazdıklarınla aranda sağlıklı bir “mesafe” bırakır ve hataları görmeni çok daha kolay hâle getirir.^{[3]XKaynağı araştır}
2
Resmî bir ton belirle. NM “her zaman” normal iş yazısının gerektirdiği resmî, saygın bir tonda yazılmalıdır. Argo, konuşma dili veya mizah kullanmaktan kaçın. NM'ni okuyan kişilerin seninle daha önce hiç tanışmadıklarını unutma, bu yüzden bu şeyleri saygısızlıktan ziyade iyi niyetle kullandığını varsaymak için herhangi bir nedenleri olmayacak. Birçok kaynağın önerdiği bir genel kural, bir aile ferdi veya arkadaşla konuşuyormuş gibi değil de önemli bir konuşma yapıyormuş gibi yazmaktır.
- Aşikar bir örnek olarak, çalışma geçmişinden bahsediyorsan "2002'den 2006'ya kadar, birkaç kişisel bağlantı için serbest danışman olarak çalıştım." cümlesi, "2002'den 2006'ya kadar tanıdığım birkaç kişiyle bazı çalışmalar yaptım." cümlesiyle neredeyse aynı anlama sahip olmasına rağmen kulağa çok daha saygın gelmektedir.
3
Doğru biçimlendirmeyi kullandığından emin ol. Mektubunun içeriğini bitirdiğinde, mektubunun resmî yazışma kurallarına uyacak ve okumayı mümkün olduğunca kolaylaştıracak şekilde biçimlendirildiğinden emin olmak için bir dakikanı ayır. Bu, bir ön yazıya veya benzer bir belgeye benzer olacaktır. Aşağıda, genel kafa karışıklığına sebep olan birkaç biçimlendirme sorunu verilmiştir:^{[4]XKaynağı araştır}
- Başlıklar: Mektubun sol üst köşesinde adını, adresini, telefon numaranı ve e-posta adresini belirt (her biri ayrı bir satırda). Başlık ve selamlama arasında boşluk bırak.
- Aralıklandırma: Paragraflardaki metni tek aralıklı tut. Her yeni paragraf arasında bir boşluk bırak.
- Girintiler: Her paragrafın ilk cümlesine satır başı yap veya satırları sayfanın sol tarafına hizalandır. Birçok kaynak, paragraflar arasındaki satırları atlaman durumunda girintileme yapılmamasını önerir.^{[5]XKaynağı araştır}
- Kapanış: Kapanışın (ör. "Saygılarımla") ve adının arasında üç boşluk bırak.
4
Göndermeden önce yazım ve dilbilgisi için düzeltme yap. NM’nin gönderilmeye hazır olduğunu düşündüğünde, gözünden kaçmış olabilecek küçük hataları arama amaçlı son bir okuma yaptığından emin ol. Yazım hataları, uygunsuz kelime kullanımı, dilbilgisi hataları ve gereksiz içeriğe dikkat et. Aşağıda, düzeltmeye yönelik birkaç genel ipucu verilmiştir:^{[6]XKaynağı araştır}
- Bilgisayar ekranından değil, basılı bir sayfadan çalış. Çalışmanı farklı bir biçimde görmek sayfada nasıl göründüğünü tespit etmeni sağlar ve saatlerce bilgisayar ekranına bakmaktan gözlerin bulamasına engel olabilir.
- Sesli oku. Metnini gözlerinle görmenin yanında kulaklarınla duymak herhangi bir hatayı tespit etmen için bir yol daha sağlar. Bu, özellikle gözden kaçabilecek birleşik cümleleri tespit etmek için iyidir.
- Yardım edecek bir arkadaş bul. Metni daha önce hiç görmemiş biri senin göremediğin hataları görebilir. Çoğunlukla, bir belge üzerinde uzun zaman harcamak seni görmeye alıştığın o belgedeki hatalara karşı "körleştirebilir".
Reklam

İpuçları

Her cümleye "Ben" ile başlamaktan kaçın (örneğin, "Bence...", "Ben inanıyorum ki..." vb.). Sürekli birinci şahıs referansları kullanmak NM’nin sıkıcı ve mükerrer gözükmesine neden olabilir.

Reklam

Uyarılar

Karşı tarafı etkilemek için aşırı karmaşık bir dil veya jargon kullanmaktan kaçın. İşe alım uzmanları sadece becerilerini ve niteliklerini bulmak için uzun, şişirilmiş bir NM'de zorla ilerlemek zorunda kalmaktan memnun olmazlar. Bazıları kullandığın dili bile anlayamayabilir.
Alıcıya "sen" diye hitap etme (ör. "Beni işe almalısın çünkü...", "Senin şirketine çok uygun olurum çünkü..."). Bu gayri resmî ve hatta bazı durumlarda pişkin veya kaba görünebilir.

Reklam