วิธีการ เขียนจดหมายแสดงเจตจำนง

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

เขียนเค้าโครงของจดหมายแสดงเจตจำนง

เขียนจดหมายแสดงเจตจำนง

ขัดเกลาจดหมายแสดงเจตจำนง

บทความที่เกี่ยวข้อง

ข้ออ้างอิง

ในการเขียนเชิงธุรกิจนั้น จดหมายแสดงเจตจำนง (หรือ EOI) คือเอกสารที่มักจะเขียนโดยผู้สมัครงาน จดหมายแสดงเจตจำนงบอกให้นายจ้างในอนาคตรู้ว่าผู้สมัครงานสนใจในตำแหน่งงานที่เปิดรับ ยิ่งไปกว่านั้น จดหมายแสดงเจตจำนงที่ดีจะระบุข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลที่ผู้สมัครเหมาะสมกับตำแหน่ง ด้วยเหตุนี้จดหมายแสดงเจตจำนงจึงคล้ายคลึงกับจดหมายนำ หมายเหตุ: สำหรับวิธีการเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงเพื่อยื่นวีซ่า กรุณาอ่านบทความเกี่ยวกับจดหมายแสดงเจตจำนงสำหรับวีซ่า

ขั้นตอน

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 3:

เขียนเค้าโครงของจดหมายแสดงเจตจำนง

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   ระบุว่าคุณต้องการอะไรจาก “งานนี้”. ตามหลักแล้วบางคนที่สมัครงานตำแหน่งที่เปิดรับอาจจะมีทางเลือกอื่น จดหมายแสดงเจตจำนงของคุณควรบอกนายจ้างว่าทำไมคุณจึงเหมาะสมกับตำแหน่งนี้ มันยังควรระบุด้วยว่าทำไมงานนี้จึงเหมาะสมกับคุณ อะไรที่ทำให้งานนี้ดูน่าสนใจกว่างานอื่น? มันเหมาะสมกับเป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายในการทำงานของคุณอย่างไร? นายจ้างชอบที่จะได้ยินว่าทำไมงานของพวกเขาจึงดูน่าดึงดูดสำหรับคุณมากกว่างานอื่นเพราะมันทำให้คุณดูมีความจงรักภักดีตั้งแต่แรก

   • อย่าพูดอย่างตรงไปตรงมาแต่อย่าพูดอย่างไม่จริงใจด้วย เช่น ถ้าหากคุณต้องการงานนี้เพราะเงิน คุณก็ไม่ควรพูดสิ่งนี้ออกไปเพราะนายจ้างส่วนใหญ่จะลังเลที่จะจ้างใครบางคนที่ไม่มีความจงรักภักดีกับทุกสิ่งยกเว้นเงิน แทนที่จะพูดเช่นนั้น คุณควรมุ่งเน้นไปที่อย่างอื่นที่ทำให้งานนี้ดูน่าสนใจสำหรับคุณแม้ว่ามันจะเป็นเรื่องเล็กน้อยก็ตาม เช่น ความยืดหยุ่นของชั่วโมงการทำงาน ประสบการณ์ที่มีค่าที่คุณจะได้รับ โอกาสที่คุณจะได้รับจากตำแหน่งนี้และอื่นๆ
   • เช่น ถ้าคุณกำลังสมัครงานราชการในตำแหน่งเทคโนโลยีสารสนเทศตามที่กล่าวด้านบน คุณอาจจะต้องพูดว่างานราชการจะให้โอกาสคุณได้ใช้ทักษะเพื่อทำความดีให้กับสังคมได้อย่างไร คุณคงไม่อยากพูดเพียงว่า “ฉันต้องการงานนี้เพราะเงินเดือนและสวัสดิการมากมาย”
2. 
   2
   ระบุทักษะและประสบการณ์ในอดีต. ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน คุณควรใช้เวลาเพื่อเขียนประสบการณ์การทำงานในอดีตที่คุณมีซึ่งเกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่คุณกำลังสมัครเช่นเดียวกับทักษะที่คุณมีเพื่อให้คุณเป็นผู้สมัครที่น่าดึงดูด อย่าเสียเวลากับทักษะหรือประสบการณ์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งนี้ คุณกำลังพยายามแสดงออกว่าคุณเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับงานนี้โดยเฉพาะไม่ใช่งานใดๆ

   • เช่น สมมุติว่าคุณกำลังสมัครงานรับราชการในตำแหน่งเทคโนโลยีสารสนเทศ ถ้าหากคุณเคยมีประสบการณ์การทำงานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยี คุณก็ควรระบุสิ่งนี้ คุณคงไม่ต้องระบุงานที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น งานในช่วงฤดูร้อนที่คุณทำบนเรือบรรทุกปลา ยิ่งไปกว่านั้น คุณต้องระบุทักษะซึ่งอาจจะเป็นประโยชน์สำหรับงานนี้ เช่น ความรู้ด้านการเขียนภาษาโปรแกรมต่างๆ
3. 
   3
   ระบุ “ใจความสำคัญ” ในจดหมายแสดงเจตจำนง. แหล่งที่มาส่วนใหญ่เห็นด้วยว่าคุณต้องเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงให้ชัดเจนและแม่นยำมากที่สุด เพื่อทำให้จดหมายแสดงเจตจำนงของคุณกระชับได้ใจความ คุณควรกลั่นกรองประเด็นของจดหมายแสดงเจตจำนงให้เหลือเพียงประโยคเดียว (เช่นเดียวกับที่คุณมักจะทำเพื่อเขียนใจความหลักในเรียงความสำหรับโรงเรียน) เพราะมันอาจจะดูตรงไปตรงมาจนเกินไปถ้าจะเขียนว่า “ฉันอยากให้จดหมายนี้ทำให้ฉันได้งาน” คุณควรมุ่งเน้นไปที่งานนี้มีความหมาย “อย่างไร” สำหรับคุณเป็นการส่วนตัวและทางอาชีพและคุณจะทำตำแหน่งนี้ให้ดีได้อย่างไร

   • เช่น ตัวอย่างสำหรับตำแหน่งด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ คุณสามารถกลั่นกรองจุดประสงค์ของจดหมายแสดงเจตจำนงได้ดังนี้ “จุดประสงค์ของจดหมายนี้คือแสดงให้เห็นว่าฉันสามารถใช้ทักษะและประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งเป็นที่ต้องการเป็นอย่างมากได้อย่างไร” คุณไม่จำเป็นต้องทำตัวหยิ่งยะโสโดยพูดว่า “จุดประสงค์ของจดหมายนี้คือแสดงให้เห็นว่าฉันเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดและฉันควรได้งานนี้”
4. 
   4
   อธิบายว่าทำไมคุณถึงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าผู้สมัครคนอื่น. ท้ายที่สุด จดหมายแสดงเจตจำนงของคุณพิสูจน์ให้นายจ้างเห็นว่าคุณคือตัวเลือกที่ดีที่สุดในบรรดาผู้อื่นที่สมัครตำแหน่งนี้ ใช้เวลาเพื่อพิจารณาว่าทำไมคุณจึงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าผู้สมัครที่มีประสบการณ์เทียบเท่ากับคุณ นึกถึงสิ่งที่จับต้องไม่ได้ที่คุณจะนำมาปรับใช้กับตำแหน่งนี้ สิ่งที่คุณควรพิจารณาคือ:

   • นิสัยของคุณ คนที่มีคุณสมบัติดีสำหรับตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งอาจจะไม่ได้งานเพียงเพราะพวกเขาไม่เหมาะสมกับสถานที่ทำงาน เช่น สำหรับตำแหน่งในร้านขายของ ผู้สมัครต้องมีนิสัยเปิดใจและสื่อสารเก่ง
   • ความพร้อมในการทำงาน งานที่แตกต่างกันต้องอาศัยความพร้อมในการทำงานรายชั่วโมงที่แตกต่างกันด้วย งานบางงานอยู่ในช่วง 9 โมงถึง 5 โมงเย็น ในขณะที่งานอื่นๆ อาจอยู่ระหว่างช่วงเวลาที่ไม่ปกติหรือคุณอาจจะต้องทำงานในตอนเย็นหรือช่วงสุดสัปดาห์
   • เส้นทางอาชีพของคุณ นายจ้างมักจะจ้างคนเพราะงานที่ได้รับมอบหมายเป็นเส้นทางอาชีพที่เหมาะสม พูดอีกนัยหนึ่งคือมันอาจจะไม่เข้าท่าถ้าหากนายจ้างจ้างใครบางคนที่งานนี้เป็น “การเปลี่ยนแปลงทางสายงาน” เพราะผู้สมัครอาจจะไม่สามารถทำงานนี้ได้เป็นเวลานาน
   โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 3:

เขียนจดหมายแสดงเจตจำนง

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เปิดจดหมายด้วยคำทักทายที่เป็นทางการ. จดหมายแสดงเจตจำนงเป็นเอกสารทางธุรกิจที่เป็นทางการเพราะฉะนั้นคุณต้องใช้คำที่สุภาพตั้งแต่เริ่มต้น เช่น แม้แต่คำทักทายคำว่า “เรียน...” ที่อยู่ด้านบนของจดหมายก็ควรเป็นคำที่สุภาพด้วย ความประทับใจแรกคือกุญแจสำคัญเพราะฉะนั้นคุณต้องเริ่มต้นอย่างดีด้วยการใช้คำที่เป็นทางการ ทางเลือกที่ดีที่สุดในที่นี้คือการระบุผู้รับจดหมายให้เป็นบุคคลที่มีหน้าที่ในการคัดเลือกผู้สมัคร โดยทั่วไปจะเป็นหัวหน้าฝ่ายหรือผู้จัดการแผนกบุคคลด้วยคําที่เรียบง่ายว่า “เรียนคุณ…” ถ้าคุณไม่รู้ว่าบุคคลนี้คือใครคุณสามารถระบุผู้รับให้เป็นบริษัทหรือองค์กรหรือใช้การทักทายแบบทั่วไป เช่น “เรียนแผนกบุคคล”

   • อีกหนึ่งทางเลือกที่น่าพอใจคือเริ่มด้วยประโยคหัวข้อและคำทักทายโดยสิ้นเชิง
   • หมายเหตุว่าแผนกบุคคลของธุรกิจส่วนใหญ่ไม่แนะนำให้ใช้ประโยค “ถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง” เพราะประโยคนี้อาจดูไม่เป็นส่วนตัวหรือไม่สนใจ
2. 
   2
   แนะนำตัวเองอย่างสั้นๆ. หลังจากคำทักทายก็อย่าเสียเวลา คุณควรเริ่มอธิบายในทันทีว่าคุณเป็นใคร ประวัติของคุณเป็นอย่างไรและคุณเขียนจดหมายนี้เพื่ออะไร คุณสามารถเขียนบทนำนี้ด้วย 1 ย่อหน้าที่ไม่เกิน 2 หรือ 3 บรรทัด จำไว้ว่าทีมแผนกบุคคลอาจจะต้องอ่านจดหมายแสดงเจตจำนงจำนวนมากเพราะฉะนั้นยิ่งพวกเขารับรู้ว่าคุณเป็นใครได้รวดเร็วมากเท่าไหร่ พวกเขาก็จะได้อ่านข้อมูลสำคัญของคุณได้มากเท่านั้น ได้แก่ ประวัติการทำงาน ทักษะ นิสัยและอื่นๆ

   • เช่น ถ้าหากคุณกำลังสมัครตำแหน่งราชการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศตามที่ได้กล่าวด้านบน สิ่งเหล่านี้อาจจะเป็นบทนำที่ดีซึ่งบอกว่าคุณเป็นใครและคุณเขียนจดหมายนี้เพื่ออะไรใน 3 บรรทัด:

     "ฉันชื่อเจนขวัญ สมุทา ฉันเขียนจดหมายนี้เพื่อตอบรับกับประกาศรับสมัครงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่อยู่บนเว็บไซต์ของคุณ ในฐานะของผู้มีประสบการณ์ในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศโดยประสบการณ์กว่า 10 ปีและงานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นความชอบส่วนตัวของฉัน ฉันจึงเหมาะสมกับตำแหน่งนี้”
3. 
   3
   อธิบายประวัติการทำงานของคุณและคุณมีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับงานนี้อย่างไร. ต่อไปคุณควรลงรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของคุณสำหรับงานนี้ เริ่มด้วยประวัติการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากคุณมีประวัติที่น่าประทับใจ คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากเท่ากับในเรซูเม่ คุณสามารถพูดว่า “ฉันทำงานให้กับบริษัท...ในตำแหน่งผู้จัดการเป็นเวลา 5 ปี” แทนที่จะระบุวันที่เริ่มทำงานและวันที่ลาออกและตำแหน่งหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจงเช่นเดียวกับในเรซูเม่ พยายามทำรายละเอียดให้กระชับได้ใจความ เขียนข้อมูลนี้ใน 1 ย่อหน้าสั้นๆ ถ้าเป็นไปได้

   • ถ้าหากคุณไม่มีประวัติการทำงานที่เกี่ยวข้อง เช่น ถ้าหากคุณสมัครตำแหน่งระดับแรกเข้าก็ไม่ต้องกังวล มุ่งเน้นไปที่ทักษะ นิสัย จริยธรรมในการทำงานและกิจกรรมที่คุณมีส่วนร่วมซึ่งอาจจะเป็นข้อได้เปรียบของคุณ เช่น ถ้าหากคุณกำลังสมัครงานครั้งแรกในชีวิตในตำแหน่งกุ๊กทำอาหารในร้านอาหารท้องถิ่น คุณสามารถระบุประวัติด้านการทำอาหาร (รวมไปถึงการเรียนทำอาหารหรือการจบการศึกษาจากสถาบันสอนทำอาหาร) เช่นเดียวกับงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำอาหารที่คุณเคยทำในร้านอาหาร (เช่น การเสริฟอาหาร การเป็นพนักงานต้อนรับ เป็นต้น)
4. 
   4
   ระบุทักษะที่เกี่ยวข้อง. ประสบการณ์การทำงานของคุณไม่ใช่ทุกอย่าง บางครั้งทักษะชั้นสูงที่เฉพาะเจาะจงสามารถทำให้คุณเป็นผู้สมัครที่น่าสนใจมากกว่าจำนวนเวลาที่คุณปฏิบัติงานในตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง ระบุความรู้หรือความเชี่ยวชาญที่เฉพาะเจาะจงที่คุณมีซึ่งอาจทำไห้คุณมีประสิทธิภาพในตำแหน่งนี้ มีหลายสิ่งหลายอย่างที่คุณสามารถระบุในที่นี้ ตัวอย่างเช่น:

   • ทักษะด้านภาษา คุณสามารถสื่อสารในภาษาอื่นได้เป็นอย่างดีหรือไม่? สิ่งนี้อาจเป็นข้อได้เปรียบของคุณสำหรับองค์กรนานาชาติ
   • ทักษะด้านเทคโนโลยี คุณมีความรู้พื้นฐานในการเขียนโปรแกรมหรือไม่? คุณสามารถใช้ Excel ได้อย่างเก่งกาจหรือเปล่า? คุณรู้วิธีการออกแบบเว็บไซต์หรือไม่? ทักษะเหล่านี้เป็นที่ต้องการเป็นอย่างมากสำหรับบริษัทหรือธุรกิจเริ่มต้นด้านเทคโนโลยี
   • มีใบรับรองพิเศษ คุณมีใบอนุญาตในการใช้รถยกหรือไม่? เครื่องเชื่อมล่ะ? สามารถขับรถกึ่งบรรทุกได้หรือไม่? ถืออาหารได้หรือเปล่า? สำหรับงานแรงงานที่ใช้ทักษะ ใบรับรองพิเศษเหล่านี้เป็นสิ่งที่สำคัญ
5. 
   5
   อธิบายว่าทำไมคุณถึงเป็นตัวเลือกที่ดี. เมื่อใกล้ถึงตอนท้ายของจดหมายแสดงเจตจำนง คุณควรเขียน 2-3 บรรทัดว่าทำไมคุณถึงเหมาะสมกับงานในฐานะของบุคคล นอกเสียจากว่าคุณรู้เกี่ยวกับธรรมเนียมของบริษัทหรือองค์กรที่คุณกำลังสมัครงาน อย่าพูดว่าคุณคือตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับวัฒนธรรมนั้นหรือผู้พูดว่าคุณจะเป็นเพื่อนรักของทุกคน คุณควรมุ่งเน้นที่สิ่งที่จะทำให้คุณเป็นพนักงานที่มีค่า เหล่านี่คือสิ่งที่คุณควรพูดถึง:

   • นิสัย คุณเป็นคนที่เป็นมิตรและจริงใจหรือเปล่า? คุณเข้ากับเพื่อนร่วมงานในอดีตได้หรือไม่? นายจ้างมักจะจ้างคนที่มีทัศนคติที่เป็นบวกในที่ทำงานและทำให้บริษัทมีจริยธรรมสูงส่ง
   • ความชอบทางสังคม คุณเป็นคนที่พูดเก่งและชอบอยู่เป็นกลุ่มหรือไม่? คุณเป็นคนที่เก็บตัวเงียบและชอบอยู่คนเดียวหรือเปล่า? พฤติกรรมในการสื่อสารกับคนอื่นของคุณอาจมีผลกระทบกับประสิทธิภาพในการทำงาน งานบางประเภทชอบคนที่พูดเก่งในขณะที่งานบางประเภทไม่ชอบ
   • เป้าหมายและความหลงใหล งานนี้เป็นงานที่คุณชอบทำหรือเปล่า? มันจะช่วยคุณได้รับความสำเร็จที่คุณไฝ่ฝันหรือไม่? นายจ้างมักจะจ้างคนที่มีแรงกระตุ้นส่วนตัวที่แรงกล้าในการทำงาน
6. 
   6
   สรุปอย่างสง่างามแต่กระชับได้ใจความ. เมื่อคุณได้พูดทุกอย่างที่คุณต้องการพูดเพื่อทำให้ตัวเองดูเป็นผู้สมัครที่มีคุณสมบัติและเหมาะสมแล้ว คุณก็เสร็จสิ้นภารกิจเพราะฉะนั้นคุณต้องจบจดหมายนี้อย่างกระชับและสุภาพ อย่าเสียเวลากับคำลาที่ยาวเหยียดหรือเยอะจนเกินไป นายจ้างมักมีอย่างอื่นที่สำคัญกว่าที่ต้องอ่านมากกว่าคำสรรเสริญเยินยอของคุณ

   • เช่น ในตัวอย่างของตำแหน่งด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่ปรากฏด้านบน คุณสามารถสรุปได้ดังนี้:

     “คุณสามารถติดต่อฉันผ่านทางโทรศัพท์หรืออีเมล์ที่…( ข้อมูลการติดต่อ) ฉันหวังที่จะได้ยินข่าวคราวจากคุณ ขอบคุณที่ใช้เวลาอ่านจดหมายของฉัน”

     ด้วยความเคารพ

     เจนขวัญ สมุทา”

   โฆษณา

ส่วน 3

ส่วน 3 ของ 3:

ขัดเกลาจดหมายแสดงเจตจำนง

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   อ่านทบทวนและตัดเนื้อหาที่ไม่จำเป็นออก. ตามที่ได้กล่าวบ่อยครั้งด้านบนว่าจดหมายแสดงเจตจำนงต้องมีเนื้อหาที่ชัดเจนและกระชับได้ใจความ เพื่อให้จดหมายแสดงเจตจำนงของคุณมีประสิทธิภาพมากที่สุดคุณจะต้องเป็นผู้ตัดต่อที่ไร้ความปราณี เมื่อคุณเขียนเค้าโครงร่างฉบับที่ 1 เสร็จแล้วก็ควรอ่านทบทวนอีกครั้งเพื่อหาเนื้อหาที่ไม่จำเป็น เมื่อใดก็ตามที่คุณเห็นประโยคที่ยาวเกินความจำเป็นก็ควรทำให้มันสั้นลง เมื่อใดก็ตามที่คุณเห็นคำที่ซับซ้อนที่สามารถใช้คำอื่นแทนที่ก็ควรทำเช่นนั้น จดหมายแสดงเจตจำนงของคุณเป็นเอกสารที่สามารถนำไปใช้งานได้จริง ไม่ใช่โอกาสในการแสดงความสามารถด้านการเขียนของคุณเพราะฉะนั้นคุณต้องทำจดหมายให้เรียบง่าย

   • ถ้าคุณมีเวลาก็ควรพักระหว่างการเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงเสร็จและเมื่อคุณเริ่มอ่านตรวจทาน แหล่งที่มาของนักเขียนส่วนใหญ่จะแนะนำวิธีนี้เพราะมันให้ระดับ “ความห่าง” จากสิ่งที่คุณเพิ่งเขียนซึ่งทำให้คุณเห็นข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น
2. 
   2
   ทำภาษาให้เป็นทางการ. คุณต้องเขียนจดหมายแสดงเจตจำนงด้วยคำพูดที่เป็นทางการและสง่างามตามหลักการเขียนเชิงธุรกิจปกติ หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลง ภาษาพูดหรืออารมณ์ขัน จำไว้ว่าผู้คนที่อ่านจดหมายแสดงเจตจำนงไม่เคยพบเจอคุณมาก่อนเพราะฉะนั้นพวกเขาไม่มีเหตุผลที่ต้องคิดว่าคุณเขียนสิ่งเหล่านี้ด้วยเจตนาที่ดีแต่ด้วยความไม่เคารพ กฎเกณฑ์ที่ดีที่แนะนำโดยนักเขียนส่วนมากคือเขียนประหนึ่งว่าคุณกำลังพูดสุนทรพจน์ที่สำคัญแทนที่จะเขียนเหมือนว่าคุณกำลังพูดกับเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว

   • ตัวอย่างที่ชัดเจนคือถ้าหากคุณกำลังพูดถึงประวัติการทำงานประโยคที่ว่า “ตั้งแต่ปี 2002-2006 ฉันทำงานเป็นนักให้คำปรึกษาฟรีแลนซ์สำหรับบุคคลมากมาย” ฟังดูสง่างามกว่า “ตั้งแต่ปี 2002-2006 ฉันทำงานฟรีแลนซ์เล็กน้อยให้กับคน 2-3 คนที่ฉันรู้จัก” ถึงแม้ว่ามันเกือบจะมีความหมายเดียวกันก็ตาม
3. 
   3
   ใช้การจัดรูปแบบที่เหมาะสม. เมื่อคุณเขียนเนื้อหาของจดหมายเสร็จก็ควรใช้เวลาเพื่อจัดรูปแบบในแบบที่แสดงความเคารพสำหรับการเขียนเชิงธุรกิจที่เป็นทางการและทำให้จดหมายง่ายต่อการอ่าน โดยทั่วไปสิ่งนี้คล้ายคลึงกับการเขียนจดหมายนำหรือเอกสารที่คล้ายกัน ด้านล่างคือปัญหาในการจัดรูปแบบซึ่งก่อให้เกิดความสับสน:

   • หัวกระดาษ ด้านบนซ้ายของกระดาษ คุณควรเขียนชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์และอีเมล์ของคุณ (โดยเขียนแยกบรรทัดกัน) และเว้นบรรทัดระหว่างหัวกระดาษและคำทักทาย
   • การเว้นช่องไฟ ทำข้อความในย่อหน้าที่เว้นระยะเพียงช่องเดียว เว้นบรรทัดระหว่างแต่ละย่อหน้า
   • การย่อหน้า ไม่ว่าจะเป็นการย่อหน้าสำหรับบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้าหรือย่อหน้าเพื่อให้ข้อความด้านซ้ายมือตรงกัน แหล่งที่มาส่วนมากไม่แนะนำให้ใช้การย่อหน้าถ้าหากคุณเว้นบรรทัดระหว่างย่อหน้า
   • การลงท้าย เว้น 3 บรรทัดระหว่างการลงท้าย (ด้วยความเคารพ) และชื่อของคุณ
4. 
   4
   ตรวจทานหาคำสะกดผิดและการใช้ไวยากรณ์ผิดก่อนที่จะส่ง. เมื่อคุณคิดว่าจดหมายแสดงเจตจำนงของคุณพร้อมที่จะส่งแล้วก็ควรตรวจทานอีกครั้งเพื่อหาจุดบกพร่องเล็กน้อยที่คุณอาจจะมองข้ามไป มองหาคำที่สะกดผิด คำที่ไม่เหมาะสม การใช้ไวยากรณ์ผิดและเนื้อหาที่ไม่จำเป็น เหล่านี่คือเคล็ดลับสำหรับการตรวจทาน:

   • ตรวจทานจากฉบับที่พิมพ์ออกมาไม่ใช่จากหน้าจอคอมพิวเตอร์ การอ่านงานของคุณในรูปแบบที่แตกต่างทำให้คุณเห็นสิ่งที่ปรากฏบนหน้ากระดาษและช่วยบรรเทาอาการ “ตาเบลอ” ของคุณจากการมองจอคอมพิวเตอร์เป็นเวลานานหลายชั่วโมง
   • อ่านออกเสียงดัง การได้ยินเนื้อหาของคุณด้วยหูแทนที่จะเห็นด้วยตาทำให้คุณมีวิธีในการตรวจหาข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้น วิธีนี้ดีสำหรับการหาประโยคที่ต่อเนื่องกันซึ่งอาจจะเล็ดลอดสายตาของคุณไป
   • ขอความช่วยเหลือจากเพื่อน คนที่ไม่เคยเห็นเนื้อหามาก่อนอาจจะสามารถเห็นข้อผิดพลาดที่คุณไม่เห็นได้ บ่อยครั้งที่การใช้เวลานานเกินไปในการเขียนเอกสารทำให้คุณหน้ามืดตามัวจนไม่เห็นข้อผิดพลาดที่คุณเห็นอย่างคุ้นชิน
   โฆษณา

เคล็ดลับ

• หลีกเลี่ยงการเริ่มทุกประโยคด้วยคำว่า “ฉัน” (“ฉันคิดว่า…” “ฉันเชื่อว่า…” และอื่นๆ) การใช้ประโยคแทนตัวเองสามารถทำให้จดหมายแสดงเจตจำนงของคุณรู้สึกเศร้าซึมและซ้ำไปซ้ำมา

โฆษณา

คำเตือน

• หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาหรือคำสแลงที่ซับซ้อนมากจนเกินไปเพื่อทำให้ผู้รับประทับใจ ผู้ที่ว่าจ้างมักจะไม่ชอบที่ต้องอ่านจดหมายแสดงเจตจำนงที่ยาวและเวิ่นเว้อเพื่อหาทักษะและคุณสมบัติของคุณบางคนอาจจะไม่เข้าใจภาษาที่คุณใช้ด้วยซ้ำ
• อย่าเรียกผู้รับว่าเป็น “คุณ” (เช่น “คุณควรจ้างฉันเพราะ…” “ฉันเหมาะสมที่จะทำงานในบริษัทของคุณเพราะ…”) สิ่งนี้อาจดูไม่เป็นทางการและบางครั้งอาจจะดูก้าวร้าวและหยาบคาย

โฆษณา