วิธีการ สร้างฐานข้อมูลจาก spreadsheet ของ Excel

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

ใช้ Microsoft Access

ใช้โปรแกรม Database อื่น

บทความที่เกี่ยวข้อง

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างฐานข้อมูล (database) ด้วยข้อมูลใน spreadsheet ของ Microsoft Excel โดย import ข้อมูลเข้า Access ที่เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลของ Microsoft โดยตรง หรือโดย export ข้อมูลจาก Excel ไปเป็นฟอร์แมตที่ใช้ได้กับโปรแกรมฐานข้อมูลส่วนใหญ่ Microsoft Access นั้นเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office ซึ่งใช้ได้เฉพาะใน Windows เท่านั้น

ขั้นตอน

วิธีการ 1

วิธีการ 1 ของ 2:

ใช้ Microsoft Access

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เปิด Microsoft Access. ไอคอนของโปรแกรมจะเป็นตัว A บนพื้นแดง เปิดมาจะเจอหน้าเทมเพลตของ Access

   • Access นั้นออกแบบมาให้ใช้กับ Excel อยู่แล้ว แถมเป็นโปรแกรมใน Microsoft Office Professional เหมือน Excel ซึ่งจะใช้ได้เฉพาะใน Windows เท่านั้น
2. 
   2
   คลิก Blank database. ที่เป็นตัวเลือกด้านซ้ายบนของหน้าต่าง

   • ถ้าอยากใช้เทมเพลตฐานข้อมูลอื่นใน Access ก็ให้เลือกเทมเพลตนั้นแทน
3. 
   3
   คลิก Create ตอนที่ขึ้น. จะเป็นตัวเลือกมุมขวาล่างของหน้าต่าง pop-up คลิกแล้วฐานข้อมูล Access จะเปิดขึ้นมา
4. 
   4
   คลิก tab External Data. ในแถบเมนูทางด้านบนของหน้าต่าง Access
5. 
   5
   คลิก New Data Source. ทางด้านซ้ายสุดของ toolbar External Data แล้วเมนูจะขยายลงมา
6. 
   6
   เลือก File. ในเมนูที่ขยายลงมา แล้วเมนูใหม่จะโผล่มา
7. 
   7
   คลิก Excel. ที่เป็นตัวเลือกในเมนูที่โผล่มา เพื่อเปิดหน้าต่าง import
8. 
   8
   คลิก Browse. ทางด้านขวาบนของหน้าต่าง
9. 
   9
   เลือก spreadsheet ของ Excel. ไปยังโฟลเดอร์ที่มี spreadsheet ของ Excel อยู่ แล้วคลิก spreadsheet นั้นที่จะเปิดขึ้นมา
10. 
    10
    คลิก Open. ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
11. 
    11
    เลือกว่าจะถ่ายโอนข้อมูลยังไง. คลิกปุ่มกลมๆ ทางซ้ายของหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้

    • Import the source data into a new table in the current database - ให้เลือกข้อนี้ ถ้าต้องการสร้างฐานข้อมูลใหม่แบบไม่มีตาราง หรืออยากเพิ่มตารางใหม่ในฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่ พอสร้างตารางใหม่แล้ว ก็แก้ไขข้อมูลใน Access ได้เลย
    • Append a copy of the records to the table - ให้เลือกข้อนี้ ถ้าจะใช้ฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่ และอยากเพิ่มเติมข้อมูลในตารางใดตารางหนึ่งของฐานข้อมูล พอ append ตารางที่มีแล้ว ก็แก้ไขข้อมูลใน Access ได้เลย
    • Link to the data source by creating a linked table - ให้เลือกข้อนี้ ถ้าจะสร้าง hyperlink ในฐานข้อมูล และเปิดฐานข้อมูล Excel ใน Excel ถ้าเลือกวิธีนี้จะแก้ไขข้อมูลใน Access ไม่ได้
12. 
    12
    คลิก OK. ทางด้านล่างของหน้าต่าง
13. 13
    เลือก sheet. ทางด้านบนของหน้าต่าง คลิกชื่อ sheet ที่จะ import จากไฟล์ Excel ที่เลือก

    • ตามค่า default Excel จะสร้าง workbook ที่มี 3 spreadsheet ด้วยกัน โดยชื่อว่า "Sheet 1", "Sheet 2" และ "Sheet 3" ซึ่งคุณจะถ่ายโอนได้ทีละ 1 sheet เท่านั้น ถ้ามีข้อมูลอยู่ในทั้ง 3 sheet ก็ต้องถ่ายโอน sheet แรกให้เสร็จซะก่อน แล้วกลับไปที่ tab "External Data" จากนั้นทำซ้ำตามขั้นตอนกับ sheet ที่เหลือ
    • คุณลบ เพิ่ม และแก้ไขชื่อของแต่ละ sheet ใน Excel ได้ โดยทุกการเปลี่ยนแปลงจะมีผลกับฐานข้อมูลใน Access
14. 
    14
    คลิก Next. ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง
15. 
    15
    เปิดใช้หัวข้อคอลัมน์. ให้ติ๊กช่อง "First Row Contains Column Headings" ถ้า sheet ของ Excel มีหัวข้อคอลัมน์ในแถวบนสุด (เช่น แถว A)

    • ไม่ต้องติ๊กช่อง ถ้าอยากให้ Access สร้างหัวข้อคอลัมน์
16. 
    16
    คลิก Next.
17. 
    17
    แก้ไขคอลัมน์และ field ของ spreadsheet ตามต้องการ. ถ้าจะ import ทุก field จาก spreadsheet แบบไม่เปลี่ยนแปลงอะไร ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป

    • ถ้าจะแก้ไข field ไหน ให้คลิกหัวข้อคอลัมน์ที่จะเปลี่ยน แล้วแก้ไขชื่อ field ประเภทข้อมูล และกำหนดว่าจะจัดทำสารบัญหรือเปล่า
    • ถ้าไม่อยาก import field ให้ติ๊กช่อง "Do Not Import Field (Skip)"
18. 
    18
    คลิก Next.
19. 
    19
    ตั้ง primary key ให้ฐานข้อมูล. ทางที่ดีก็ไม่ต้องเปลี่ยน default setting ก็ให้ Access ตั้งคีย์ไปตามนั้น

    • หรือตั้งคีย์เองโดยติ๊ก "Choose my own primary key" แล้วใส่ในช่องข้างตัวเลือกนั้น หรือเลือก "No primary key" (ไม่แนะนำ)
20. 
    20
    คลิก Next.
21. 
    21
    ตั้งชื่อ. พิมพ์ชื่อ sheet ในช่อง "Import to Table"

    • หรือไม่ทำขั้นตอนนี้ เพื่อให้ฐานข้อมูลใช้ชื่อตามค่า default
22. 
    22
    คลิก Finish. ที่เป็นตัวเลือกด้านขวาล่างของหน้าต่าง
23. 
    23
    คลิก Close. ที่มุมขวาล่างของหน้าต่าง เพื่อปิดหน้าต่าง import แล้วสร้างฐานข้อมูล

    • อาจจะติ๊กช่อง "Save import steps" ก่อน ถ้าอยากให้ Access จดจำ settings ของฐานข้อมูลนี้
    โฆษณา

วิธีการ 2

วิธีการ 2 ของ 2:

ใช้โปรแกรม Database อื่น

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เปิดเอกสาร Excel. ดับเบิลคลิกเอกสาร Excel ที่จะแปลงเป็นฐานข้อมูล

   • ถ้ายังไม่ได้สร้างเอกสาร ให้เปิด Excel คลิก Blank workbook แล้วสร้างเอกสารก่อน
2. 
   2
   คลิก File. ในแถบเมนูทางด้านบนของหน้าต่าง Excel (Windows) หรือทางด้านบนของหน้าจอ (Mac)
3. 
   3
   คลิก Save As. ที่เป็นตัวเลือกในเมนู File
4. 
   4
   ดับเบิลคลิก This PC. ตรงกลางหน้า

   • ถ้าใช้ Mac ให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป
5. 
   5
   เลือกฟอร์แมตไฟล์. คลิกช่อง "Save as type" (Windows) หรือ "File Format" (Mac) ให้ขยายลงมา แล้วเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้

   • ถ้าใช้โปรแกรมฐานข้อมูลในคอม ให้คลิกเลือกฟอร์แมต .CSV (comma separated values)
   • ถ้าใช้เว็บสร้างฐานข้อมูล ให้คลิกเลือกฟอร์แมต .XML
     • ถ้าไฟล์ Excel ของคุณไม่มีข้อมูล XML ก็จะเลือก XML ไม่ได้
6. 
   6
   คลิก Save. ทางด้านล่างของหน้าต่าง เพื่อเซฟเอกสารตามค่าที่เลือกไว้
7. 
   7
   สร้างฐานข้อมูลใหม่ในโปรแกรมฐานข้อมูล. ขั้นตอนนี้จะต่างกันไปตามโปรแกรมที่ใช้ แต่ปกติคุณเปิดโปรแกรมได้โดยคลิก New (หรือ File > New) แล้วทำไปตามที่ขึ้นในหน้าจอ
8. 
   8
   หาปุ่ม Import…. ปกติต้องคลิกตัวเลือก File ก่อนถึงจะเจอ ซึ่งก็แล้วแต่โปรแกรมฐานข้อมูลที่ใช้
9. 
   9
   เลือกไฟล์ Excel. หาแล้วดับเบิลคลิกไฟล์ที่ export มาจาก Excel
10. 
    10
    import ข้อมูลตามขั้นตอนที่ปรากฏในโปรแกรมฐานข้อมูล.
11. 
    11
    เซฟฐานข้อมูล. ปกติให้เปิดเมนู "Save" โดยกด Ctrl+S (Windows) หรือ ⌘ Command+S (Mac)
    โฆษณา

เคล็ดลับ

• มีเว็บสร้างฐานข้อมูลฟรีให้เลือกใช้หลายเว็บ แต่ต้องสมัครบัญชีใหม่ก่อนแทบทุกเว็บ ถึงจะใช้ได้
• ถ้าไม่มีโปรแกรมฐานข้อมูลแบบครบวงจร ก็อาจจะต้องใช้โปรแกรมอื่นร่วมด้วย ถึงจะเปิดไฟล์ฐานข้อมูลใน PC หรือ Mac ได้

โฆษณา

คำเตือน

• ข้อมูลใน Excel บางทีก็ถ่ายโอนไปยังฐานข้อมูลได้ไม่ครบถ้วนหรือเป็นระเบียบเรียบร้อยอย่างที่ควรจะเป็น

โฆษณา