Come Creare un Database da un Foglio di Calcolo di Excel

Questo articolo spiega come creare un database di Access utilizzando come sorgente dei dati un foglio di Microsoft Excel. Access è il software per la creazione e gestione di database incluso nella suite di programmi Microsoft Office. In alternativa puoi esportare i dati da Excel in un formato che ne permetta l'importazione all'interno dei motori di database più famosi e diffusi. Microsoft Access è un programma disponibile solo per piattaforme Windows.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Usare Microsoft Access

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Avvia Microsoft Access. È caratterizzato da un'icona rossa a forma di A. Verrà visualizzata la pagina principale del programma, nella quale potrai scegliere quale modello di database creare.
- Access è progettato per integrarsi completamente e con facilità con tutti i prodotti inclusi nel pacchetto Microsoft Office Professional, soprattutto con Excel, ed è disponibile solo per piattaforme Windows.
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Clicca su Database vuoto. Questa opzione è posizionata nella parte superiore sinistra della finestra del programma.
- Se hai la necessità di usare un altro modello di database offerto da Access, seleziona quello di tuo interesse.
È collocato nella parte inferiore destra della finestra di pop-up apparsa. Verrà creato un database di Access vuoto.
È elencata nella parte superiore della finestra del programma di Access.
È collocato nella parte sinistra della barra degli strumenti della scheda Dati esterni. Verrà visualizzato un menu a discesa.
È una delle opzioni elencate nel menu a discesa apparso. Verrà visualizzato un menu secondario accanto al primo.
È una delle voci presenti nel nuovo menu apparso. Verrà visualizzata la finestra di dialogo per eseguire l'importazione dei dati di Excel all'interno del database.
È collocato nella parte superiore destra della finestra.
Accedi alla cartella in cui è memorizzato, quindi clicca l'icona corrispondente per selezionarlo.
È posizionato nell'angolo inferiore destro della finestra.
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Specifica come devono essere importati i dati all'interno del database. Scegli una delle seguenti opzioni cliccando il radiopulsante corrispondente:
- Importa dati di origine in una nuova tabella del database corrente: scegli questa opzione se hai creato un database senza tabelle o se desideri che venga aggiunta una nuova tabella a un database esistente. Creando una nuova tabella potrai modificare i dati direttamente all'interno di Access.
- Accoda una copia dei record alla tabella’’’: scegli questa opzione se stai usando un database già esistente e vuoi che i record vengano aggiunti automaticamente a una tabella del database. Accodando i dati a una tabella esistente potrai modificarli direttamente all'interno di Access.
- Collega all'origine dati creando una tabella collegata’’’: scegli questa opzione per creare un collegamento diretto ai dati esterni. In questo caso il foglio di Excel verrà aperto all'interno di Microsoft Excel. Utilizzando questa opzione di importazione i dati non potranno essere modificati all'interno di Access.
È posizionato nella parte inferiore della finestra.
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Seleziona un foglio della cartella di lavoro. Clicca il nome del foglio del file di Excel che vuoi importare, visibile nella parte superiore della finestra.
- Per impostazione predefinita Excel crea cartelle di lavoro composte da tre fogli denominati "Foglio 1", "Foglio 2" e "Foglio 3". È possibile importare solo i dati di un foglio alla volta. Se i dati sono presenti in tutti e tre i fogli dovrai eseguire l'importazione dei dati del primo e poi ripetere la procedura per gli altri due utilizzando sempre la scheda "Dati esterni".
- In questo caso puoi eliminare, aggiungere o modificare il nome dei fogli di una cartella di lavoro di Excel. Tutte le modifiche che seguirai verranno riportate nel database di Access.
È collocato nell'angolo inferiore destro della finestra.
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Attiva la rilevazione delle intestazioni delle colonne. Seleziona il pulsante di spunta "Intestazioni di colonna nella prima riga" se i nomi delle colonne che compongono il foglio di Excel selezionato sono memorizzati nella prima riga (per esempio la riga A).
- Deseleziona il pulsante di spunta indicato se vuoi che sia Access a creare le intestazioni delle colonne.
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Se necessario, modifica le colonne del foglio e i campi del database. Se hai la necessità di importare tutti i campi del foglio di Excel senza alcuna modifica, salta questo passaggio. In caso contrario segui le seguenti istruzioni:
- Per modificare le informazioni di un campo clicca l'intestazione della colonna corrispondente. In questo modo avrai la possibilità di modificarne il nome, il tipo di dati che contiene e definirlo o meno come indice della tabella.
- Se non hai la necessità di importare un campo specifico, seleziona il pulsante di spunta "Non importare campo (salta)".
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Imposta la chiave primaria del database. Per ottenere i risultati migliori non modificare le impostazioni predefinite di questo aspetto del database, in modo che sia Access a scegliere la chiave primaria.
- Puoi impostare la chiave primaria della tabella anche manualmente, scegliendo l'opzione "Chiave primaria definita dall'utente" e selezionando il nome del campo corrispondente utilizzando il menu posto sulla destra della voce indicata. Se la tabella non necessita di una chiave primaria, scegli l'opzione "Nessuna chiave primaria" (nell'ambito dei database non è la scelta consigliata).
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Aggiungi un nome della tabella in cui importare i dati utilizzando il campo di testo "Importa nella tabella:".
- Salta questo passaggio per fare in modo che il database utilizzi il nome predefinito.
È collocato nella parte inferiore destra della finestra.
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Clicca il pulsante Chiudi. È posizionato nell'angolo inferiore destro della finestra di importazione dei dati. In tal modo quest'ultima verrà chiusa e la tabella del database verrà creata come specificato.
- Puoi selezionare il pulsante di spunta "Salva passaggi importazione" per fare in modo che Access memorizzi la procedura di importazione che hai usato, in modo da poterla riutilizzare in futuro.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Usare un Software per Database di Terze Parti

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Apri il documento di Excel che contiene i dati da importare nel database. Fai doppio clic sull'icona del file Excel che hai scelto di usare.
- Se il file di Excel non è ancora stato creato, avvia il programma, clicca la voce Cartella di lavoro vuota, quindi crea l'insieme di dati prima di continuare.
È collocato sulla barra dei menu di Excel posta nella parte superiore della finestra del programma (su Windows) o dello schermo (su Mac).
È una delle opzioni elencate nel menu File.
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Fai doppio clic sulla voce Questo PC. È visibile al centro della finestra di dialogo apparsa.
- Se stai usando un Mac, salta questo passaggio.
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Scegli il formato del file. Clicca il menu "Salva come" (su Windows) o "Formato file" (su Mac), quindi seleziona una delle seguenti opzioni:
- Se stai utilizzando un'applicazione che usa un database installato sul computer, clicca il formato CSV (dall'inglese "comma separated values”).
- Se stai utilizzando un'applicazione web scegli il formato XML.
  - In questo caso se il documento Excel non contiene alcun dato XML non potrai salvarlo nel formato indicato.
È collocato nella parte inferiore della finestra. Il documento che hai creato verrà salvato su disco seguendo le specifiche fornite.
La procedura da seguire varia in base al programma che stai usando, tuttavia normalmente occorre avviare il software, cliccare la voce Nuovo (oppure aprire il menu File e selezionare l'opzione Nuovo) e seguire le istruzioni che verranno visualizzate a video.
Normalmente è inserita all'interno del menu File, ma la posizione corretta varia da programma a programma.
Accedi alla cartella in cui è memorizzato e fai doppio clic sull'icona del file che hai creato nei passaggi precedenti.
Normalmente puoi premere la combinazione di tasti Ctrl+S (su Windows) o ⌘ Command+S (su Mac) per visualizzare la finestra di dialogo "Salva".
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Consigli

Online puoi trovare diversi siti web che permettono di creare un database, tuttavia nella maggior parte dei casi dovrai registrarti creando un account.
Se non hai a disposizione un software completo per database, potresti avere la necessità di usare un programma apposito per poter aprire i file del database su un computer Windows o su Mac.