Cómo crear una base de datos a partir de una hoja de cálculo de Excel

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En este artículo:

Usar Microsoft Access

Usar un programa de base de datos de terceros

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Este artículo de How.com.vn te enseñará cómo crear una base de datos usando datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel importando directamente los datos en Access, el programa de gestión de bases de datos de Microsoft, o exportando los datos de Excel a un formato que funcione con la mayoría de los programas de base de datos. Microsoft Access es una parte del paquete de programas Microsoft Office y solo está disponible para Windows.

Pasos

Método 1

Método 1 de 2:

Usar Microsoft Access

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   Abre Microsoft Access. Esta es la aplicación con un icono rojo y una A.

   • Access está diseñado para usarse con Excel y viene agrupado con Excel en la suite de programas de Microsoft Office Professional. Solo está disponible para Windows.
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   Haz clic en la pestaña Datos externos. Esta opción se encuentra en la parte superior de la ventana.

   • Si deseas utilizar una plantilla diferente para tu base de datos de acceso, selecciona la plantilla que quieras usar.
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   Haz clic en Crear cuando se te pida. Esta opción se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana emergente. Tu base de datos de Access se abrirá.
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   Haz clic en la pestaña Datos externos. Está en la barra de menú en la parte superior de la ventana Access.
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   Haz clic enNuevo origen de datos. Lo encontrarás en el extremo izquierdo de la barra de herramientas Datos externos. Aparecerá un menú desplegable.
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   Selecciona Archivo. Estará en el menú desplegable. Al seleccionar esta opción, aparecerá un menú emergente.
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   Haz clic en Excel. Esta opción está en el menú emergente.
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   Haz clic en Examinar. Estará en la parte superior derecha de la ventana.
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   Selecciona una hoja de cálculo. Localiza el folder en el que esté la hoja de cálculo Excel que desees usar, luego haz clic en ella.
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    Haz clic en Abrir. Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
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    Especifica cómo transferir los datos. Para ello, haz clic en el botón de opción al lado de:

    • Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual: elige esta opción en caso de que has creado una nueva base de datos sin tablas o quieras agregar una nueva tabla a una base de datos existente. Es posible editar la información en Access creando una nueva tabla.
    • Anexar una copia de los registros a la tabla: elige esta opción en caso de que uses una base de datos existente y quieras agregar los datos a una de las tablas en la base de datos. Es posible editar la información en Access adjuntando una tabla existente.
    • Vincular al origen de datos creando una table vinculada: elige esta opción para crear un hipervínculo en la base de datos que abrirá la base de datos Excel en Excel. No es posible editar la información en Access con este método.
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    Haz clic en Aceptar. Encontrarás este botón en la ventana.
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    Selecciona una hoja. En la parte superior de la ventana, haz clic en el nombre de la hoja que quieras importar del documento de Excel que hayas seleccionado.

    • Por defecto, Excel crea libros de trabajo con tres hojas de cálculo etiquetadas como "Hoja 1", "Hoja 2" y "Hoja 3". Solo es posible transferir una hoja cada vez. En caso de que tengas información en cada una de las 3 hojas, deberás completar la transferencia con una hoja, volver a la pestaña de "Datos externos" y repetir todos los pasos para cada hoja restante.
    • Es posible borrar, agregar y editar los nombres de estas hojas en Excel, y cualquier cambio que hagas en ellas aparecerá en la base de datos de Access.
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    Haz clic en Siguiente. Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
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    Habilita los encabezados de columnas. Marca "La primera columna contiene encabezado de columna" si los encabezados están en la primera fila (es decir, la fila "A").

    • Desactiva la casilla en caso de que quieras que Access genere sus propios encabezamientos de columna.
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    Haz clic en Siguiente.
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    Edita el tipo de campo o importa el campo. En caso de que quieras importar todos los campos desde la hoja de cálculo sin cambiarlos, simplemente haz clic en Siguiente.

    • En caso de que quieras editar un campo, haz clic en el encabezamiento de la columna que quieras cambiar y después edita el nombre del campo, tipo de datos, o si está o no indexado. Haz clic en Siguiente cuando termines.
    • En caso de que no quieras importar un campo, pon una marca de verificación al lado de "No importar campo (Saltar)".
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    Haz clic en Siguiente.
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    Establece la clave principal para la base de datos.

    • Para obtener mejores resultados, permite que Access establezca la clave. También puedes establecer la tuya propia introduciéndola en el campo al lado de la opción, o seleccionar "Sin clave principal" (lo cual no se recomienda).
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    Haz clic en Siguiente.
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    Agrégale un nombre. Dale nombre a la hoja en el campo "Importar a la tabla".

    • Sáltate este paso para dejar el nombre de la base de datos por defecto.
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    Haz clic en Finalizar. Esta opción está en el lado inferior derecho de la ventana.
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    Haz clic en Cerrar. Está en la esquina inferior derecha de la ventana. Esto cerrará la ventana de importación y creará tu base de datos.

    • Primero puedes marcar "Guardar los detalles de importación" si quieres asegurarte de que Access recuerde la configuración para esta base de datos.
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Método 2

Método 2 de 2:

Usar un programa de base de datos de terceros

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   Abre la hoja de cálculo en Excel. Haz doble clic en el documento de Excel que deseas convertir en una base de datos.

   • Si no has creado tu documento, abre Excel, haz clic en Libro de trabajo en blanco y crea el documento antes de continuar.
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   Haz clic en Archivo. Está en la barra de menú que está en la parte superior de la ventana de Excel (Windows) o en la parte superior de la pantalla (Mac).
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   Haz clic en Guardar como. Encontrarás esta opción en el menú Archivo.
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   Hz doble clic en Este equipo. Está en el medio de la página.

   • Omite este paso en una Mac.
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   Selecciona un formato de archivo. Haz clic en el cuadro desplegable "Guardar como tipo" (Windows) o "Formato de archivo" (Mac), luego selecciona una de las siguientes opciones:

   • Si utilizas una aplicación de base de datos basada en la computadora, haz clic en el formato .CSV (valores separados por comas).
   • Si utilizas una aplicación de base de datos basada en la web, haz clic en el formato .XML.
     • Si el documento de Excel no tiene datos XML, no podrás elegir XML.
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   Haz clic en Guardar. Está en la parte inferior de la ventana. Esto guardará el documento usando tus preferencias seleccionadas.
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   Crea una nueva base de datos en la aplicación de base de datos. Este proceso variará dependiendo de la aplicación que uses, pero generalmente abrirá la aplicación, haz clic en Nuevo (o Archivo nuevo), y sigue las instrucciones en pantalla.
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   Localiza el botón Importar.... Generalmente se encuentra al hacer clic en la opción Archivo, pero la aplicación de base de datos puede variar.
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   Selecciona el archivo de Excel. Ubica y haz doble clic en el archivo que exportó de Excel.
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    Sigue las indicaciones de la aplicación de la base de datos para importar los datos.
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    Guarda la base de datos. Por lo general, puedes abrir el menú "Guardar" al presionar Ctrl+S (Windows) o ⌘ Command+S (Mac).
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Consejos

• Hay varias bases de datos en línea que puedes usar para crear una base de datos.

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Advertencias

• Los datos de Excel no siempre se transfieren a una base de datos de la manera que uno espera.

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