Como Organizar Sua Mente

Quando temos muito o que fazer, é fácil nos sentirmos dispersos ou estressados. Caso esteja sentindo-se sobrecarregado no trabalho, seja no escritório ou em casa, provavelmente é porque você perdeu a noção de como organizar seu tempo. Organizar a mente é o segredo para viver uma vida sem estresse, mas para fazer isso é preciso aprender a planejar.

Parte 1

Parte 1 de 4:

Fazendo uma lista

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Pegue um papel e uma caneta. É preciso visualizar o que está acontecendo na sua mente. Para isso, é melhor escrever seus pensamentos em um pedaço de papel. Isso faz com que o cérebro preste mais atenção nessas coisas. ^{[1]XFonte de pesquisa}
- Caso precise de mais espaço, você pode usar uma lousa para começar a organizar sua mente. Dessa forma, você pode representar melhor suas ideias, sentar com calma e analisá-las.
- Caso não tenha acesso a uma lousa ou prefira trabalhar em uma escala menor, use um pedaço de papel e uma caneta. Não existe nada como um bom caderno de anotações.
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Faça uma lista de afazeres. Geralmente, quando uma pessoa quer organizar as ideias, na verdade ela está procurando por gerenciamento de tempo. O primeiro passo para gerenciar seu tempo de forma eficaz é saber o que você precisa realizar.
- Uma boa forma de começar é planejar a semana de com antecedência. Pense em todas as tarefas que precisam ser realizadas. Anote-as em uma lista aleatória e desorganizada. Escreva as tarefas ao passo em que pensar nelas.
- Faça uma lista física antes de passá-la para o seu smartphone. O ato de escrever, como informado acima, faz com que o cérebro preste mais atenção.
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Organize seus afazeres. Organize sua lista bagunçada e aleatória e agrupe as tarefas em categorias. Os objetivos da semana vão começar a adquirir uma forma, e você vai começar a ver como seus pensamentos estavam realmente dispersos.
- Em um novo pedaço de papel (ou nova seção da lousa), escreva o nome das categorias que forem surgindo na sua lista.
- Depois, reescreva cada tarefa abaixo de uma categoria. Você pode ir riscando cada tarefa da primeira lista ao passo em que atribuir a ela uma categoria para não correr o risco de repeti-la. Não há problema se algumas categorias tiverem somente uma tarefa – pelo menos as tarefas estarão categorizadas.
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Crie uma lista de resultados. Essa lista é diferente de uma lista de afazeres, pois no topo de cada dia da lista de afazeres, você vai ter seus objetivos (ou "resultados") listados. Os resultados são as metas reais do dia ou da semana – os afazeres representam como você pode atingi-los. ^{[2]XFonte de pesquisa}
- Uma lista de resultados é semelhante à lista de afazeres, exceto que no topo dela os resultados estarão numerados, mas os afazeres, não. Numere os resultados de acordo com a ordem de importância, com o #1 sendo o mais importante.
  - Por exemplo, os objetivos do seu dia podem ser: 1) Terminar o projeto do mês passado, 2) Sair para ter um almoço espacial com meu cônjuge, 3) Completar a planta da casa.
- Priorize os afazeres de acordo com os resultados desejados. Abaixo da lista de objetivos de cada dia, você deve listar as tarefas que podem ajudá-lo a atingi-los. Elas não precisam ser numeradas, mas devem estar listadas em ordem de importância, talvez com um campo de marcação para você usar após realizá-las.
  - Por exemplo, para atingir o resultado no exemplo dado, sua lista de afazeres do dia pode ser: verificar e-mails; ligar para a Bárbara; encontrar-me com o Alex; reunir-me com a equipe de projeto; entregar o projeto final; ligar para o cônjuge; ir para o restaurante; ligar para os arquitetos; enviar a provação da planta da casa.
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Escreve suas ideias. Quando estiver no meio da semana, você provavelmente vai perceber algumas ideias surgindo. A criatividade está sendo estimulada devido ao gerenciamento de tempo, permitindo que o cérebro use sua energia para coisas além do gerenciamento das tarefas.
- Anote essas ideias sobre a categoria de resultados mais apropriada. Se você não anotar essas ideias, seu cérebro vai usar energia para mantê-las vivas.
- Dê uma folga à sua mende transcrevendo-as em categorias. Você pode não parar de ficar pensando nas ideias, mas ao menos agora ela vai estar fora da sua cabeça, permitindo que você dê o próximo passo.
- Caso você descubra que não a ideia não era tão boa, basta apagá-la.
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Parte 2

Parte 2 de 4:

Mantendo uma programação

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Comece uma rotina semanal. Inicie uma rotina de planejar os resultados da semana no domingo à noite. Divida-os em resultados diários, e depois liste cada afazer diário abaixo deles. Dessa forma, você estará em dia assim que a semana começar.
- Faça esse planejamento em um papel ou lousa para que você possa ver quais são seus objetivos, em vez de tentar enumerá-los mentalmente. O segredo de uma mente organizada é passar as ideias para o papel para que o cérebro não gastar energia tentando armazenar todas elas.
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Defina uma programação em seu telefone. É ótimo ter as ideias e tarefas anotadas em um papel, mas você precisa torná-las móveis e permitir espaço para que elas cresçam. Adicioná-las a um calendário em seu smartphone vai tornar a lista uma parte automatizada da sua vida, além de ser uma plataforma mais fácil para isso.
- Ao definir um alarme para cada tarefa, você vai ser lembrado de manter seu cronograma.
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Preencha uma cópia física da sua programação. Se você não costuma andar com seu smartphone ou tablet, transfira esses dados todos para uma agenda de papel. Muitas pessoas preferem usar dispositivos eletrônicos, mas se você ainda costuma carregar uma agenda de papel, use uma grande o suficiente para ter espaço para todas suas tarefas diárias.
- A vantagem de uma agenda de papel sobre um dispositivo móvel é que você só precisa abri-la já está tudo mapeado. Em um smartphone, você tem acesso ao calendário a partir de um aplicativo, ou seja, é fácil ignorá-lo – e isso prejudicará a manutenção e organização da sua mente.
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Marque cada tarefa e resultado completado. Ao final do dia, após atingir seus objetivos, você vai sentir-se aliviado, e não estressado – como antes.
- Existem evidências de que o ato de criar e riscar uma lista de tarefas alivia a pressão no cérebro. Escrever suas tarefas e objetivos remove a distração da mente. ^{[3]XFonte de pesquisa}
- Se você não terminou completamente uma tarefa ou atingiu um resultado esperado no final do dia ou da semana, calcule a porcentagem estimada do que foi produzido e anote em seu caderno ou agenda. Seu cérebro será capaz de relaxar mesmo que a tarefa não esteja completamente pronta no tempo estimado.
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Parte 3

Parte 3 de 4:

Mantendo-se consistente

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Faça seus planos de forma realista. Pode ser divertido pôr no papel tudo o que passa pela sua cabeça, e é bom fazer isso. Mas quando se trata de planejamento real de horas e dias, é preciso ser realista. Não sobrecarregue um único dia com muitas tarefas.
- Por exemplo, você pode estimar a duração de cada tarefa e escrever o tempo abaixo de cada uma delas. Em seguida, faça uma soma e descubra quanto tempo esses afazeres exigirão para ser realizados.
- Caso leve mais do que oito horas por dia, faça um remanejamento dos itens da lista para que você não fique incomodado quando não conseguir realizar tudo o que precisa fazer dentro das horas planejadas.
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Atenha-se a suas metas semanais. Após realizar uma estimativa de tempo realista para cada tarefa da sua lista, tente atingir essas metas. Esteja determinado a estar em dia com elas.
- Caso você se atrase, reconfigure seu plano semanal para encaixar o tempo perdido. Se para isso você tenha que adiar alguns objetivos para a semana que vem, que assim seja. Mesmo que você tenha que reformular o plano, ao menos você o estará seguindo.
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Supere a tentação da preguiça. Não procrastine racionalizando que você pode deixar para amanhã algo que está na sua lista de hoje – a menos que você realmente não tenha tempo. Procrastinar, principalmente no começa da formação de um novo hábito (como definição de metas e realização de tarefas), pode atrapalhar seus planos. Ao fazer isso, você terá que iniciar tudo de novo, ficando frustrado e podendo até mesmo desistir.
- Quando surgir a vontade de procrastinar, prometa-se uma recompensa. Como os hábitos são formados quando a seção do prazer no cérebro é acionada, crie um sistema de recompensa para ajudá-lo a ficar motivado. ^{[4]XFonte de pesquisa}
  - Por exemplo, quando tiver um dia cheio pela frente, prometa-se que você vai fazer uma deliciosa refeição quando chegar em casa, que não vai atender ligações do trabalho em seu horário de descanso ou que vai dormir até tarde no dia seguinte.
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Crie o hábito de planejar. Seja consistente até que esse novo método de organização faça parte da sua vida. Ser organizado exige prática e energia no começo, mas quando você se acostumar com uma nova forma de pensar, isso torna-se algo fácil de se fazer. Você vai ficar menos estressado e sua mente começará a se sentir mais organizada de verdade.
- Novos hábitos são criados gradualmente ao passo em que disciplinamos nosso corpo a novos comportamentos. Embora a ideia de que seja necessário um número específico de dias para criar um hábito novo seja um mito^{[5]XFonte de pesquisa}, a verdade é que o cérebro humano gradualmente trabalha menos ao realizar a mesma tarefa após fazê-la algumas vezes. ^{[6]XFonte de pesquisa}
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Parte 4

Parte 4 de 4:

Concentrando-se no momento

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Acabe com as distrações de um projeto. Para organizar sua mente durante um projeto, você precisa aprender a acabar com as distrações. Pratique isso trabalhando em um local com distrações durante um projeto importante. Comece com um breve período de tempo nesse ambiente - como cinco minutos - e aumente gradualmente a cada dia.
- Por exemplo, sente perto de uma televisão quando estiver fazendo tarefa ou algum trabalho. Observe quanto tempo você consegue ignorar a televisão antes de perder a concentração. Pratique um pouco esse exercício todos os dias, tentando aumentar o tempo sem perder o foco a cada vez.
- Eventualmente, sua habilidade de concentração aumentará e você sentirá como se sua mente estivesse tornando-se mais organizada durante a realização de projetos.
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Ignore as distrações em uma conversa. Prestar atenção a uma conversa demonstra uma mente organizada e o desejo de ser atencioso com a outra pessoa. Para praticar isso, tenha uma conversa em um local com distrações, como em público ou em casa com a televisão ligada. Faça um esforço para ignorar o que estiver ao seu redor, e veja quanto tempo leva até você parar de prestar atenção na outra pessoa.
- Tente manter uma conversa assim todos os dias até que você consiga prestar atenção o tempo todo. Você não precisa conversa com a mesma pessoa todos os dias.
- A conversa pode acontecer no telefone, mas tente não a ter pela internet ou via mensagens de texto, pois nesses casos, as pessoas tendem a pausar bastante (pois elas mesmas costumam ficar distraídas).
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Bloqueie as coisas irrelevantes em uma palestra. Prestar atenção em uma palestra, seja na escola ou no trabalho, é um sinal de mente organizada. Para praticar a concentração quando outra pessoa estiver falando, frequente aulas, palestras ou até mesmo pregações, e veja quanto tempo você consegue ouvir antes de seu pensamento começar a vagar. Faça um esforço para ouvir cada vez mais sempre que você for a uma palestra.
- Tome notas enquanto estiver concentrado. A tomada de notas não só força o cérebro a prestar mais atenção, conforme informado anteriormente no começo deste artigo, mas também serve como uma forma de organizar visualmente seus pensamentos.
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Organize seus pensamentos em uma planilha. Quando for hora de tomar uma grande decisão, é muito importante estar com a mente organizada. Da mesma forma que precisamos de uma programação para nos ajudar a gerenciar nosso tempo, as planilhas ajudam a organizar uma visão geral dos fatos de forma quantificável.
- Uma planilha é basicamente um gráfico grande de prós e contras, mas você também deve incluir colunas para as características e as classificações. É possível encontrar modelos prontos na internet. ^{[7]XFonte de pesquisa}
- A vantagem de uma planilha é que você pode torná-la simples ou complicada, e ela sempre vai estar bonita e organizada, por estar digitado.
- Quanto terminar, imprima a planilha deixe-a em um local visível para que você possa pensar sobre todos seus aspectos e chegar a uma decisão sem arrependimentos
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Dicas

Sempre que adicionar uma nova tarefa à lista, reveja os resultados. Defina novos objetivos se preciso. Em outras palavras, mantenha a lista revisada e atualizada.
Você pode usar um smartphone para gravar lembretes de voz sempre que tiver uma ideia ou receber uma nova tarefa. Depois, você pode ouvi-los e transcrevê-lo em sua agenda.
Crie o hábito de carregar um bloco de notas com você. Isso é ainda mais útil para anotar ideias e aliviar a pressão do cérebro.