Teleurstelling op een professionele wijze uiten

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

Een professionele e-mail sturen

Een formele klachtenbrief schrijven

Op een professionele manier met iemand praten

Tips en waarschuwingen

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Als iemand je teleurstelt of als je iets overkomt dat je teleurstelt, is het heel normaal dat je je boos, gefrustreerd of ronduit kwaad voelt. De beste reactie is vaak echter om kalm en beheerst te blijven, zodat je je zorgen en teleurstelling op een professionele manier kunt uiten. Het is niet moeilijk om je professioneel uit te drukken als je het hoofd koel houdt en je kalmte bewaart. Of je er nu voor kiest om je frustratie per e-mail, brief of persoonlijk over te brengen, het gaat erom dat je de juiste taal bezigt en je correct gedraagt.

Stappen

Methode 1

Methode 1 van 3:

Een professionele e-mail sturen

Pdf downloaden

1. 
   1
   Gebruik e-mail om teleurstelling te uiten over een werkgerelateerde kwestie. Als je teleurgesteld bent in een collega of manager, is e-mail een goede manier om je teleurstelling te uiten, terwijl je er ook een digitaal dossier mee bijhoudt voor het geval zich in de toekomst problemen voordoen. Je kunt ook een e-mail sturen als je bent afgewezen voor een potentiële baan.

   • Een e-mail is ook een goede manier om je teleurstelling aan je baas kenbaar te maken als die een verzoek voor iets als een vakantie of een idee dat jij voorstelde heeft afgewezen.
   • Ook al kan het je gevoelens kwetsen, het is altijd een goed idee om een vervolg e-mail te sturen nadat je bent afgewezen voor een baan.
2. 
   2
   Schrijf een korte en directe onderwerpsregel als je een originele e-mail opstelt. Wees beknopt en geef in de onderwerpsregel duidelijk aan waar de e-mail over gaat. Vermijd het gebruik van een lange zin of grof taalgebruik om je e-mail professioneler te laten overkomen zodat de ontvanger hem serieuzer zal nemen. Kies een onderwerp dat niet langer is dan vijf woorden en typ het in de onderwerpsregel van de e-mail.

   • Als je bijvoorbeeld een e-mail schrijft aan een collega over een gemiste deadline, kun je een onderwerpsregel opnemen die eruit ziet als: 'Deadline voor verzending gemist'.

   Opmerking: Als je reageert op een e-mail, bijvoorbeeld een e-mail waarin staat dat je bent afgewezen voor een potentiële baan, beantwoord dan de oorspronkelijke e-mail in plaats van een nieuwe op te stellen, zodat je een overzicht hebt van je correspondentie.
3. 
   3
   Begin je e-mail met een professionele aanhef om de toon te zetten. Open je e-mail met een formele begroeting, zodat het vanaf het begin duidelijk is dat je e-mail professioneel is. Kies een begroeting die past bij je relatie met de persoon. Als je bijvoorbeeld een manager met de naam Matias Smit bij de voornaam kent, kun je je e-mail beginnen met: 'Beste Matias'.

   • Als je een heel open en ongedwongen relatie hebt met de ontvanger, zou je iets kunnen zeggen als: 'Hé Mat'.
   • Als je een e-mail schrijft aan iemand die je nog nooit ontmoet hebt, begin dan met 'Geachte mijnheer/mevrouw'.
   • Voor groepsmails met meerdere ontvangers die je wilt aanspreken, zeg je gewoon: 'Geachte lezers'.
4. 
   4
   Voeg een korte begroeting toe om de e-mail vriendelijk te houden. Nadat je de ontvanger hebt begroet, maak je van de eerste regel van je e-mail een korte terzijde of aangename uitwisseling die laat zien dat je vriendelijk maar professioneel bent. Houd het kort en wijd niet 2-3 regels uit over koetjes en kalfjes, voordat je bij de kern van je e-mail komt.

   • Probeer te beginnen met iets als: 'Ik hoop dat het goed met je gaat' of 'Ik hoop dat ik je in goede gezondheid tref.'
   • Als je een informele relatie met de persoon hebt, kun je een persoonlijk detail noemen, zoals: 'Ik hoop dat je een geweldige tijd hebt gehad bij het concert afgelopen weekend.'
5. 
   5
   Geef je teleurstelling duidelijk aan in de tekst van de e-mail. Als je eenmaal de e-mail bent begonnen met een aanhef en een korte, vriendelijke inleiding, ga dan meteen aan de slag met het uiten van je teleurstelling. Vertel de persoon duidelijk hoe je je voelt, maar houd je taal formeel en vermijd het gebruik van sarcasme, bedreigingen, of godslastering, zodat je zo professioneel mogelijk overkomt. Geef een opsomming van al je klachten en houd de inhoud van je e-mail zo mogelijk beperkt tot één alinea, zodat de e-mail gericht blijft op het onderwerp.

   • Als je bijvoorbeeld bent afgewezen voor een potentiële baan, kun je iets zeggen als: 'Het spijt me te horen dat je hebt besloten een andere richting in te slaan. Ik keek uit naar de kans, en ben derhalve natuurlijk teleurgesteld in de beslissing om iemand anders aan te nemen.'
   • Als je naar een collega of werknemer schrijft om je teleurstelling te uiten, kun je iets zeggen als: 'Ik heb gemerkt dat bepaalde beleidsregels en procedures niet goed zijn opgevolgd. Het beleid is er niet voor niets, dus is het teleurstellend om te horen dat het genegeerd is.'
6. 
   6
   Houd je taal en toon respectvol in de hele e-mail. Gebruik formele en respectvolle taal om je teleurstelling duidelijk over te brengen, zonder de ontvanger het gevoel te geven dat je hem of haar persoonlijk aanvalt. Stel je voor hoe je schrijven zou worden opgevat als het door iemand anders zou worden gelezen, of als het openbaar zou worden en maak je schrijven zo dat het een professionele representatie van jezelf is.

   • Als je een e-mail stuurt naar een werknemer of een manager, is het mogelijk dat je e-mail wordt gedeeld met andere mensen, dus is het belangrijk dat je schrijven respectvol en professioneel is.
   • Dus in plaats van iets te zeggen als, 'Ik begrijp niet wat je probleem is en waarom je weigert de procedure te volgen', zeg je iets als, 'Zoals we eerder hebben besproken, zijn de procedures opgesteld om iedereen op één lijn te houden, dus horen ze door iedereen te worden opgevolgd.'
7. 
   7
   Sluit je e-mail af met een positieve noot en een oproep tot actie. Sluit je e-mail af met informatie waar actie op ondernomen kan worden, zoals het plannen van een vergadering of het uitnodigen van de ontvanger om naar jou toe te komen als er vragen zijn. Voeg ook een paar positieve opmerkingen toe. Noem dingen waar je blij mee bent of prijs de persoon voor iets dat diegene goed heeft gedaan, zodat die het gevoel heeft dat je hem of haar niet alleen maar berispt, maar het beste met hem of haar voor hebt.

   • Je zou bijvoorbeeld tegen je gesprekspartner kunnen zeggen: 'Ik ben echter dankbaar voor de kans om bij uw bedrijf te solliciteren. Laat het me alstublieft weten als er in de toekomst iets vrijkomt!'
   • Als je naar een werknemer of collega schrijft, probeer dan iets als: 'Ik weet dat je hier heel hard aan hebt gewerkt, ik wilde alleen de punten waar ik tegenaan loop onder je aandacht brengen, zodat eventuele toekomstige potentiële problemen kunt ondervangen.'
8. 
   8
   Lees de e-mail hardop voordat je hem verstuurt om te horen hoe hij klinkt. Neem even de tijd om je hele e-mail hardop te lezen, zodat je de toon van je schrijven kunt horen en eventuele spel- of grammaticafouten eruit kunt halen. Als je tikfouten, spelfouten of onduidelijk taalgebruik tegenkomt, los die dan op! Als je toon te zacht of te hard is, pas dan je taalgebruik aan zodat het professioneel maar stevig is. Als je er tevreden over bent, stuur je de tekst naar de persoon voor wie het bedoeld is.

   • Je kunt ook een vriend of collega je e-mail laten lezen voordat je hem verstuurt, zodat je zeker weet dat hij goed klinkt.
   • Spelfouten of ontbrekende woorden kunnen het effect van je e-mail behoorlijk teniet doen, dus neem de tijd om je tekst te proeflezen.
   Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 3:

Een formele klachtenbrief schrijven

Pdf downloaden

1. 
   1
   Stuur een brief naar een bedrijf of als je geen antwoord hebt kunnen krijgen. Als je teleurgesteld bent over een product of het gedrag van een bedrijf, is het schrijven van een formele brief met je klacht de meest professionele manier om dit over te brengen. Als je niet in staat bent geweest om op een andere manier met iemand in contact te komen, gebruik dan een formele brief als laatste redmiddel om je teleurstelling te uiten en je klachten uiteen te zetten.

   • Je kunt een brief ook gebruiken als laatste poging om te bewijzen dat je hebt geprobeerd contact met iemand op te nemen om je probleem met hem of haar te bespreken.
2. 
   2
   Geef je klacht duidelijk aan in de eerste zin. Wat het ook is waar je teleurgesteld over bent, maak het meteen duidelijk door het in de allereerste zin van je brief te zetten. Wees direct en beknopt en formuleer je probleem of klacht duidelijk en professioneel om de toon voor je hele brief te zetten.

   • Als je bijvoorbeeld een bedrijf aanschrijft om te klagen over bepaald beleid dat je heeft geraakt, kun je beginnen met: 'Ik schrijf om mijn frustratie en teleurstelling te uiten over het retourbeleid van uw bedrijf.'
   • Als je een brief schrijft aan iemand die je niet hebt kunnen bereiken, begin dan met iets als: 'Ik schrijf deze brief omdat u niet heeft gereageerd op mijn vragen over mijn borg nadat ik u niet heb kunnen bereiken via telefoon en e-mail.'
3. 
   3
   Gebruik de inhoud van je brief om details en informatie toe te voegen met betrekking tot je probleem. Zodra je je teleurstelling en klacht hebt aangegeven, gebruik je de rest van je brief om specifieke details en informatie toe te voegen om je brief uit te breiden en je frustratie uit te leggen. Vermeld alle stappen die je hebt ondernomen om je probleem op te lossen, evenals pogingen die je hebt ondernomen om de ontvanger van de brief te bereiken voor hulp.

   Tip: Als je hebt geprobeerd om de persoon te bereiken of als er beloften zijn gedaan om je zorgen aan te pakken, vermeld dan de data waarop je hebt geprobeerd om contact met de persoon op te nemen of waarop er is toegezegd het probleem op te lossen.
4. 
   4
   Vermijd boze, sarcastische of dreigende taal in je brief. Houd in je hele brief je taalgebruik en toon formeel en professioneel. Ga nooit over tot schelden of dreigende taal en vermijd sarcasme, zodat je tekst zo professioneel mogelijk overkomt.

   • Als je ooit je brief moet overleggen voor een rechtszaak, wil je zo professioneel mogelijk overkomen.
   • Vloeken of gewelddadig taalgebruik zorgen ervoor dat je agressief en onprofessioneel overkomt.
5. 
   5
   Voeg kopieën bij van alle documenten die relevant zijn voor je klacht. Als je foto's, contracten of andere documenten hebt die je beweringen staven of bewijzen, maak er dan een kopie van en voeg ze bij je brief. Zorg ervoor dat je ernaar verwijst in je brief, om nog meer geldigheid toe te voegen aan alle beweringen die je maakt.

   • In je brief zou je bijvoorbeeld iets kunnen zeggen als: 'Ik heb foto's bijgevoegd van hoe het eindproduct eruitzag, wat zoals u kunt zien, verre van bevredigend is.'
6. 
   6
   Voeg je contactinformatie toe na je conclusie. Sluit je brief af met een alinea waarin je je belangrijkste punten van zorg samenvat en de maatregelen die je zou willen nemen om ze op te lossen. Als je wilt dat de persoon of het bedrijf contact met je opneemt om te proberen het probleem op te lossen of de zaak verder te bespreken, zorg er dan voor dat je onderaan je contactgegevens vermeldt.

   • Onderteken de brief met een formele afsluiting zoals: 'Hoogachtend' of 'Met vriendelijke groet', gevolgd door je naam.
   • Geef het telefoonnummer of emailadres dat ze kunnen gebruiken om contact met je op te nemen.
7. 
   7
   Stuur de brief aangetekend, zodat er voor getekend moet worden. Gebruik aangetekende post of een bezorgoptie waarbij de ontvanger voor de brief moet tekenen, zodat je bewijs hebt dat hij is ontvangen. Bewaar het ontvangstbewijs voor het geval je ooit moet bewijzen dat je hen een brief hebt geschreven, of voor een eventuele rechtszaak.
   Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 3:

Op een professionele manier met iemand praten

Pdf downloaden

1. 
   1
   Spreek iemand rechtstreeks aan als je niet wilt dat het in de notulen komt. Als je je teleurstelling wilt uiten zonder een papieren spoor of zonder bezorgd te zijn dat je gesprek later wordt onderzocht, is een persoonlijk gesprek de beste manier. Bovendien stelt een direct gesprek met iemand je in staat om de reactie van de ander te peilen en voegt dit een meer persoonlijke noot toe.

   • Het kan ook vaak veel sneller zijn om gewoon met iemand te praten in wie je teleurgesteld bent.
   • Door met iemand te praten kun je je eigen lichaamstaal en toon gebruiken om je frustratie of teleurstelling echt over te brengen.
2. 
   2
   Vraag de persoon om je privé te ontmoeten om de kwestie te bespreken. Praat met de persoon zonder dat er andere mensen in de buurt zijn, zodat je in staat bent om jezelf vrij te uiten zonder de ander mogelijk in verlegenheid te brengen. Plan een overleg of vraag de persoon om je ergens te ontmoeten, zoals een conferentieruimte, kantoor, of zelfs een koffiehuis, zodat het professioneler overkomt.

   • Bel ze op of stuur ze een e-mail om te vragen wat voor hen de beste tijd en plaats is.
   • Als je je in een situatie bevindt waarin je je teleurstelling niet privé kunt uiten, probeer dan zo professioneel mogelijk en kalm te blijven.

   Tip: Als je onmiddellijk met de persoon in kwestie moet praten, zeg dan iets als: 'Heb je een kort moment? Ik moet even met je praten.'
3. 
   3
   Begin het gesprek door de ander te bedanken en te vragen hoe het gaat. Voordat je je teleurstelling uit, neem je even de tijd om de persoon te bedanken voor de tijd die hij of zij neemt voor het gesprek en om de stemming van de ander te peilen. Vraag hoe het gaat en of de persoon bereid is om met je over de kwestie te praten. Als de ander boos of geagiteerd lijkt, probeer hem of haar dan te kalmeren of wacht tot een later moment met het gesprek. Als de persoon kalm lijkt, begin dan met het bespreken van je probleem of de kwestie.

   • Door op de juiste manier te beginnen zal het gesprek eerder soepel en professioneel verlopen.
   • Je zou bijvoorbeeld kunnen beginnen met iets als: 'Heel erg bedankt voor je tijd. Ik zal niet te lang duren, maar ik moet echt iets met je bespreken.'
4. 
   4
   Verklaar je klacht duidelijk en direct. Vertel de persoon waarom je teleurgesteld bent en gebruik daarbij specifieke en niet-emotionele taal. Wees direct en objectief en som alle redenen op waarom je ontevreden bent, maar beschuldig de ander niet met een lijst van fouten. Gebruik kalme, professionele taal om je gevoelens over te brengen en vermijd stemverheffing of grove taal.

   • Door te gaan schreeuwen en vloeken kom je alleen maar agressief en onprofessioneel over.
   • Vertel de ander bijvoorbeeld hoe je je voelt, zonder overdreven emotioneel te worden. Je zou iets kunnen zeggen als: 'Als je zoiets doet, geeft het me echt het gevoel dat je niet geeft om hoe het me raakt, en om eerlijk te zijn is dat kwetsend en teleurstellend.'
5. 5
   Vraag de ander of die nog vragen heeft voordat je het gesprek beëindigt. Nadat je je teleurstelling hebt geuit en je redenering hebt uitgelegd, geef je de persoon de kans om te reageren. Vraag of de ander nog vragen heeft of als er iets onduidelijk is over wat je verteld hebt, zodat er geen verwarring kan ontstaan. Bedank de ander dan nogmaals voor het gesprek, voordat je het afsluit.

   • Bied, indien mogelijk, oplossingen of verbeteringen aan voor de toekomst.
   Advertentie

Tips

• Schrijf nooit een e-mail of brief, en voer geen gesprek terwijl je boos bent. Haal een paar keer adem om jezelf te kalmeren voordat je begint, zodat je een helder hoofd hebt.
• Vermijd een gesprek met iemand in het bijzijn van andere mensen. Wacht tot de ander beschikbaar is om te praten en spreek dan iets af onder vier ogen.

Advertentie

Waarschuwingen

• Verhef je stem niet en gebruik geen scheldwoorden als je met een collega of manager praat, anders komt je dreigend en agressief over.

Advertentie