Come esprimere il proprio disappunto in modo professionale via email e di persona

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Una valida guida per esprimere ciò che pensi in ambito lavorativo

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In questo Articolo:

Inviare un'e-mail professionale

Scrivere una formale lettera di reclamo

Esprimere di persona le proprie rimostranze

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Riferimenti

Per quanto vorremmo evitare, possono verificarsi divergenze anche (e soprattutto) sul posto di lavoro e in altri contesti professionali. Ma quando un collega, il capo o l'azienda fa qualcosa che ti delude, come manifestare la propria contrarietà? Di certo ti guardi bene dal sollevare un vespaio, ma d'altro canto, senti il bisogno di dire qualcosa. La chiave consiste nel mantenere un atteggiamento equilibrato e un tono diplomatico. Ecco una guida completa per esprimere il tuo disappunto e trovare una soluzione via e-mail, di persona o in una formale lettera di reclamo. Fai un respiro profondo e ricorda che hai tutto il diritto di far sentire le tue preoccupazioni.

Cose che dovresti sapere

• Se scrivi una e-mail o una lettera, usa un tono rispettoso. Esprimi chiaramente le tue rimostranze e corrobora la tua posizione nel testo corredandola di documenti significativi.
• Evita un linguaggio aggressivo o sarcastico. Inserisci le tue informazioni di contatto e invita a ricontattarti per ulteriori informazioni o altre domande.
• Se preferisci risolvere la faccenda in via ufficiosa, parla con chi di dovere a quattr'occhi, lontano da occhi indiscreti. Introduci la questione garbatamente e spiega con calma il tuo problema.

Passaggi

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Inviare un'e-mail professionale

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   Se è sorto un problema legato al lavoro, esprimi il tuo disappunto via e-mail. Se sei rimasto deluso dal capo o un collega, l'e-mail è un ottimo modo per esprimere le tue perplessità, limitando possibili tensioni e tenendo al tempo stesso traccia scritta della comunicazione, in caso dovessero verificarsi ulteriori problemi. Potresti anche scrivere una replica garbata se sei stato scartato per un incarico di lavoro, cosa che in futuro potrebbe serbare maggiori probabilità di successo con la persona preposta alle selezioni.

   • Un'e-mail ti permette di comunicare il tuo disappunto anche nel caso in cui il tuo capo abbia rifiutato una richiesta inerente a una vacanza o un'idea che avevi proposto.
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   Sii diretto e conciso nell'oggetto dell'e-mail. Sii preciso e indica chiaramente in oggetto il tema dell'e-mail. Non usare frasi lunghe o un linguaggio scortese credendo di dare un tono più professionale al testo. Una comunicazione chiara e diretta aiuterà il destinatario a prendere sul serio il tuo messaggio.

   • Ad esempio, se vuoi scrivere un'e-mail a un collega in merito al mancato rispetto di una scadenza, potresti inserire in oggetto: "Scadenza della consegna non rispettata".
   • In alternativa, potresti scrivere: "Richiesta di ferie negata", "Richiesta di stipendio", "Conflitto in ambito lavorativo" o "Domanda sulle politiche aziendali".

   Nota: se devi rispondere a un'e-mail in cui, ad esempio, viene comunicata l'esclusione della tua candidatura per un potenziale lavoro, rispondi all'indirizzo dell'e-mail originale anziché scriverne una nuova, in modo da mantenere una gestione organizzata della tua corrispondenza.
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   Imposta il tono della comunicazione con un saluto professionale. In questo modo chiarisci fin dall'inizio che il tuo messaggio è di natura professionale e che andrebbe trattato come tale. Scegli un saluto appropriato al rapporto che intercorre tra te e il destinatario. Ad esempio, se sei in confidenza con un dirigente tanto da chiamarlo per nome e supponiamo che costui si chiami Mario Rossi, potresti iniziare l'e-mail con "Caro Mario". Se il rapporto è più formale, limitati a "Gentile dott. Rossi" o "Egregio dott. Rossi".

   • Se c'è un rapporto molto aperto e informale con il destinatario, potresti scrivere: "Salve, Mario".
   • Se devi scrivere a qualcuno di cui non conosci il nome o non sai chi esattamente leggerà l'e-mail, inizia con "Alla cortese attenzione dell'ufficio …".
   • Se si tratta di un'e-mail indirizzata a un gruppo di destinatari, puoi scrivere semplicemente: "Gent.mi e gent.me" o "Cari e care" a seconda del livello di confidenza.
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   Introduci l'e-mail con poche parole cortesi in modo da mantenere un tono di benevolenza. Inizia con un piccolo inciso o un'osservazione piacevole a dimostrazione della tua cordialità, ma restando professionale. È un modo per far capire che nonostante le tue perplessità non hai intenzione di litigare. Sii breve e non scrivere più di 2 o 3 righe prima di arrivare al nocciolo della questione.

   • Prova a iniziare con: "Mi permetto di disturbarLa per chiederLe la cortesia di… " o "A seguito di precedenti accordi con il Suo assistente, La ricontatto per… ".
   • Se il rapporto con il destinatario è confidenziale, potresti aggiungere un particolare più personale come: "Spero che il concerto dello scorso fine settimana sia stato di tuo gradimento" oppure "È stato bello scambiare quattro chiacchiere con te al pranzo aziendale la settimana scorsa".
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   Esprimi chiaramente il tuo disappunto nel corpo dell'email. Spiega esplicitamente quello che pensi, senza tralasciare il modo in cui la situazione ti sta condizionando. Ad esempio, la causa del tuo disappunto potrebbe metterti a disagio, portarti ad avere una condotta inadeguata sul posto di lavoro o incidere sulla tua produttività. Se possibile, riepiloga le tue rimostranze in un unico paragrafo in modo da focalizzare l'email sull'argomento principale. Se necessario, puoi approfondire le tue osservazioni in comunicazioni successive.

   • Ad esempio, se sei stato scartato per un lavoro potenziale, potresti scrivere: "Spiace apprendere che si è deciso di andare in una direzione diversa. Nutrivo grandi speranze in questa opportunità, pertanto rappresento la mia delusione per il fatto che sia stata selezionata un'altra candidatura al posto della mia".
   • Se devi esprimere il tuo disappunto a un collega o un altro dipendente, potresti dire: "Mi risulta che alcune politiche e procedure non siano state seguite correttamente. Tali regole esistono per tutelare tutti, quindi è sconfortante scoprire che siano state ignorate".
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   Sii educato nel linguaggio e nel tono, dall'inizio alla fine. Per comunicare chiaramente il tuo disappunto esprimiti in maniera formale e garbata, così non darai l'impressione di attaccare personalmente il destinatario. Evita insulti e imprecazioni che rischiano di danneggiare il rapporto con chi che è nella posizione di cambiare le cose. Scrivi in modo da dare una rappresentazione accurata della tua personalità e dei tuoi valori.

   • Se devi scrivere a un dipendente o un dirigente, tieni presente che la tua e-mail potrebbe essere condivisa con altre persone. Quindi è importante che ciò che scrivi rispecchi positivamente la tua personalità e la tua professionalità.
   • Ad esempio, invece di dire: "Non capisco quale sia il tuo problema con le procedure", prova con: "Come detto in precedenza, le procedure sono concepite per consentire a tutti di attenersi a una visione d'insieme, perciò è fondamentale che tutti le seguano".
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   Concludi la tua e-mail con una nota positiva e suggerisci una soluzione. Chiudi il testo fornendo istruzioni chiare su cosa fare dopo, come ad esempio organizzare una riunione di follow-up o invitare il destinatario a contattarti in caso di domande. Specifica anche i passaggi o le azioni che vorresti venissero intrapresi per sbloccare la situazione. Infine, parla positivamente della persona con cui è sorto il problema, per dimostrare che non la stai accusando né prendendo di mira, ma solo che sei preoccupato.

   • Ad esempio, potresti dire al destinatario: "Ringrazio di avere avuto l'opportunità per un colloquio con l'azienda. Se in futuro dovesse presentarsi qualche possibilità, prego di tenermi aggiornato".
   • Se devi scrivere a un dipendente o un collega, prova in questo modo: "Mi rendo conto che hai lavorato duramente a questo progetto. Volevo solo portare alla tua attenzione i problemi che sto riscontrando, in modo da tenere gli occhi aperti su eventuali problemi in futuro".
   • In alternativa, potresti scrivere: "So che non volevi porti in quel modo, ma mi auguro che possiamo avere un confronto ed essere più attenti a come ci esprimiamo in ufficio".
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   Leggi l'e-mail ad alta voce prima di inviarla, per renderti conto di come può essere recepita. Prenditi il tempo necessario per leggerla interamente ad alta voce e farti un'idea del tono, correggendo eventuali errori grammaticali o di ortografia. Se hai usato un tono troppo morbido o troppo duro, modifica il linguaggio in modo che sia professionale, ma assertivo. Una volta soddisfatto, inviala al destinatario.

   • Prima di inviarla, puoi anche chiedere a un amico o un collega di cui ti fidi di leggerla, per assicurarti che sia cordiale e appropriata.
   • Gli errori grammaticali o di ortografia possono distrarre o compromettere l'efficacia del testo, quindi prenditi il tempo necessario per correggerlo in bozza.
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Scrivere una formale lettera di reclamo

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   Inviala a un'azienda o nel caso in cui non fossi riuscito a ottenere una risposta. Se sei deluso da un prodotto o dal comportamento di un'azienda, una lettera formale che spieghi la tua contrarietà è il modo più professionale per comunicarglielo. Se non sei riuscito a metterti in contatto con qualcuno tramite altri canali, una lettera formale può essere l'ultima risorsa per esprimere il tuo disappunto e includere dettagli in merito al problema.

   • Puoi anche utilizzarla come ultima spiaggia, per dimostrare che hai fatto di tutto per contattare qualcuno e discutere del problema prima di intraprendere ulteriori azioni legali.
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   Esponi chiaramente il problema nella prima frase. Non c'è bisogno di fare troppi giri di parole quando scrivi a un'azienda. Sii diretto e conciso e imposta il tono della lettera presentando il problema o il reclamo in modo chiaro e competente.

   • Ad esempio, se devi comunicare a un'azienda un reclamo in merito a un criterio contemplato nelle loro politiche che ti coinvolge, potresti iniziare con: "Scrivo per esprimere il mio profondo disappunto e contrarietà nei confronti della politica di restituzione della Vs. azienda".
   • Allo stesso modo, se stai scrivendo una lettera a una persona che non sei riuscito a contattare, introduci così l'argomento: "Mi sento costretto a scrivere in merito alla mancata risposta alle mie domande sul deposito cauzionale, dal momento che non sono riuscito a contattarLa telefonicamente né tramite e-mail".
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   Aggiungi nel corpo della lettera informazioni e dettagli relativi al problema. Dopo aver espresso il tuo disappunto e il tuo problema, utilizza il resto della lettera per inserire particolari e indicazioni precise per ampliare la lettera e spiegare più chiaramente la tua frustrazione. Riporta eventuali misure che hai adottato per risolvere la situazione e gli sforzi compiuti per comunicare con l'azienda e ricevere assistenza.

   Consiglio: se hai provato a metterti in contatto o se ti hanno promesso che avrebbero risposto alla tua segnalazione, includi le date in cui hai provato a contattarli o in cui si sono impegnati a risolvere il problema.
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   Non ricorrere a un linguaggio aggressivo, sarcastico o minaccioso. Mantieni in tutta la lettera un linguaggio e un tono formale e serio. Non esprimerti mai in maniera volgare o intimidatoria ed evita il sarcasmo in modo da risultare il più autorevole possibile.

   • Se devi scrivere la lettera nell'ambito di una causa legale, devi mostrarti il più serio possibile.
   • Spesso i reclami sono letti da un addetto del servizio clienti o un dipendente libero da interessi personali nelle questioni. Mantenendo un tono composto e cordiale, puoi predisporlo a offrirti il suo aiuto.
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   Allega copie di tutti i documenti pertinenti al tuo reclamo. Se disponi di foto, contratti o altro materiale che confermi o provi le tue affermazioni, fanne una copia e allegali alla lettera. Non dimenticare di menzionarli all'interno della comunicazione per rafforzare ulteriormente la credibilità delle tue argomentazioni.

   • Ad esempio, potresti aggiungere qualcosa del genere: "Allego le foto del prodotto finito che, come si può vedere, è tutt'altro che soddisfacente".
   • Includi anche: "In allegato alla presente e-mail vi è una copia della ricevuta e le informazioni sulla garanzia, che indicano chiaramente che ho diritto a ...".
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   Una volta terminato, aggiungi le informazioni di contatto. Concludi la tua lettera con un paragrafo in cui riepiloghi le tue richieste principali e le azioni che speri vengano intraprese per risolvere il problema. Se desideri che il destinatario o l'azienda ti contatti per provare a dirimere la questione o discuterne ulteriormente, assicurati di inserire le tue informazioni di contatto, come numero di telefono o indirizzo e-mail in calce.

   • Termina la lettera con una formula appropriata, come "Distinti saluti", "Cordiali saluti" o "Con rispetto" seguita dal tuo nome.
   • In caso di problemi relativi a un prodotto, potresti scrivere: "Gradirei un rimborso totale o una sostituzione".
   • Per altri problemi, considera qualcosa del tipo: "Apprezzerei la Vs. assistenza immediata per trovare una soluzione a questo problema".
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   Invia la lettera tramite posta certificata con avviso di ricevimento. Utilizza la posta certificata o spedisci la lettera con conferma dell'avvenuta consegna tramite la firma del destinatario in modo da essere certo che sia stata ricevuta. Conserva la ricevuta nel caso in cui avessi il bisogno di dimostrare di averla scritta o presentarla in una causa legale.
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Esprimere di persona le proprie rimostranze

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   Parla direttamente con l'interessato se si tratta di una questione interpersonale o urgente. Una conversazione vis-a-vis è preferibile nelle situazioni che richiedono una risposta immediata; ad esempio, se devi risolvere un conflitto interpersonale in ambito lavorativo o qualcosa che potrebbe condizionare la tua carriera. Inoltre, una conversazione con il diretto interessato ti consente di valutare le sue reazioni e dare un'impronta più personale all'interazione.

   • Parlando vis-a-vis, puoi trasmettere più efficacemente la tua frustrazione o delusione con la prossemica e il tono di voce.
   • Se necessario, rifletti bene su quello che devi dire e preparati.
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   Chiedi alla persona interessata di vedervi in privato per discutere della questione. Parlate lontano da occhi indiscreti, in modo da poterti esprimere liberamente senza la pressione o la distrazione di altre persone. Programma un incontro o chiedile di incontrarvi da qualche parte, ad esempio in sala conferenze, un ufficio o anche un bar, così è più professionale.

   • Chiamala o inviale un'e-mail per concordare l'orario e il luogo a lei più congeniali.
   • Se ti trovi in una situazione in cui non puoi esprimere il tuo disappunto a quattr'occhi, cerca di mantenere un comportamento professionale e restare calmo.

   Consiglio: se devi parlare immediatamente con lei, dille qualcosa del tipo: "Hai qualche minuto? Ho bisogno di parlarti".
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   Ringrazia il tuo interlocutore per avere accettato di parlare con te e chiedigli se può continuare il confronto. Prima di iniziare, prenditi il tempo per chiedergli come sta e se è disposto a chiarire il problema con te. Se sembra stizzito o agitato, rassicuralo dicendo che vuoi mantenere un clima piacevole sul lavoro o rimanda la conversazione in un secondo momento. Se siete entrambi calmi, vai avanti e discuti della questione.

   • Inizia dicendo: "Ti senti in grado di parlarne adesso?". In caso contrario, suggerisci di rimandare, comunicare via e-mail o chiedere l'intervento di un superiore.
   • Valuta il suo umore e chiarisci che desideri una discussione costruttiva senza conflitti. Ad esempio: "Spero che possiamo collaborare per risolvere questo problema".
   • Potresti anche dire: "Grazie per la disponibilità. Non ci metterò troppo tempo, ho solo bisogno di discutere con te di una cosa".
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   Esponi la tua obiezione in modo chiaro e diretto. Spiega alla persona interessata perché sei deluso con un linguaggio appropriato e fattuale. Sii diretto e obiettivo, motivando la tua insoddisfazione e le conseguenze che ne sono derivate. Esprimiti con cortesia e professionalità in modo da comunicare quello che pensi ed evita di alzare la voce o usare espressioni volgari. Parla principalmente in prima persona, in modo da enfatizzare il tuo punto di vista ed evitare di inimicarti l'interlocutore.

   • Ad esempio: "Sono preoccupato e ferito da come sono andate le cose la scorsa settimana".
   • Evita parole offensive o accusatorie che attribuiscono colpe ingiustificate. Metti in chiaro che desideri trovare una soluzione, piuttosto che iniziare una guerra. Ad esempio: "Apprezzo la tua disponibilità nel trovare una soluzione a questo problema".
   • Spiega quello che pensi con un linguaggio chiaro e concreto. Ad esempio, potresti dire: "Mi sento ferito e deluso quando accadono queste cose".
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   Indica la soluzione che auspichi maggiormente. Un'obiezione o una discussione è molto più proficua se arrivi preparato con possibili soluzioni. Assicurati anche di spiegare come offrirai il tuo contributo per dirimere la questione, sottolineando la natura collaborativa dei passaggi che porteranno alla soluzione.

   • Ad esempio, potresti dire: "Mi piacerebbe collaborare con te per condurre un corso di formazione che valorizzi la sensibilità in ambito lavorativo".
   • Ecco altre possibili soluzioni: "Spero che in futuro si possa discutere di un possibile aumento di stipendio", "Possiamo considerare il mio trasferimento presso un'altra area dell'ufficio per evitare ulteriori conflitti?" oppure: "In che modo la direzione gestirà in futuro questo tipo di situazione?".
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   Ringrazia e chiedi se ha domande prima di congedarvi. Esprimi i tuoi più sinceri ringraziamenti per il tempo che ti ha dedicato. Chiedi al tuo interlocutore se ha qualche domanda da rivolgerti, se non gli è chiaro qualcosa o se ha qualche idea in merito alla situazione. Assicurati anche di ascoltarlo con estrema considerazione. Successivamente, prima di terminare la conversazione, ringrazialo di nuovo per l'incontro che ti ha accordato.

   • "Molte grazie per avere accettato di incontrarmi. Sono sicuro che saremo in grado di risolvere il problema".
   • "La tua collaborazione è estremamente importante per me".
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Consigli

• Se sei arrabbiato, evita di scrivere un'e-mail o una lettera, ma anche di parlare. Prima di iniziare, fai qualche respiro per calmarti e mantenere la lucidità mentale.
• Non avere un confronto di fronte ad altre persone. Aspetta finché l'interlocutore non sarà disponibile per parlare e vederti in privato.
• Rivolgiti a un consulente legale per questioni serie che possono mettere a rischio la tua carriera o il tuo benessere personale.

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Avvertenze

• Non alzare la voce e non usare un linguaggio volgare quando interagisci con un collega o un dirigente, altrimenti rischi di risultare minaccioso e aggressivo.

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