成績評価を書く方法

成績評価（フィードバック）は、従業員または学生の成績向上に不可欠です。ほとんどの職場や学校では、それが重要であるだけでなく必要条件にもなっています。従業員を抱えている場合や人を教える立場にある場合には特にそうです。在宅勤務やテレワークが増えている中、メールでのフィードバックは特に重要性が増しています。従業員を監督する立場であれば業績評価シートにフィードバックを書く必要があり、教師なら学生に対して成績評価を書かなければなりません。

方法 1

方法 1 の 3:

メールで従業員にフィードバックする

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メール送信の理由を知らせる　件名またはメール内で行うことができますが、受信相手が内容をすぐに把握できるように、件名に適切なタイトルをつけましょう。^{[1]X出典文献}
- 「プロジェクトの評価：素晴らしい切り出し！」などと件名に書きましょう。
2
友好的な口調で書き出す　友好的なトーンで書けば、批判的な内容ではなく親しみが込もったものだという印象を与えることができます。相手には前向きな気持ちのまま最後まで読んでもらえる可能性が高くなるでしょう。^{[2]X出典文献}
- 「今週も順調に行っていると思う！」などと書き出しましょう。
3
従業員の仕事を認識する　従業員は評価の対象になっている仕事にかなりの努力を費やしているはずです。まずは冒頭でその努力を認めましょう。^{[3]X出典文献}
- 「本件に尽力してくれて本当にありがとう。随分と努力をしてもらったと思う」などと書きましょう。
4
前向きなコメントを始めに書く　前向きなコメントを最初に書くことで緊張が和らぎ、その後の厳しいアドバイスもそれ程抵抗なく読んでもらえるでしょう。高く評価ができるものを正直に見つけましょう。現在取り組んでもらっている任務または過去の課題に焦点を合わせてみましょう。^{[4]X出典文献}
- 「これは本当に強力な提案だ。素晴らしい目標をまとめたね。目標達成のための計画もよく練られているよ」などと書きましょう。
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否定的な評価はアドバイスとして伝える　変更点をリストにして送るのが最も効率的ですが、そうすると相手に嫌な気持ちを与え、落胆させることにもなりかねません。「私ならこのように変える」といった言い方をすると良いでしょう。^{[5]X出典文献}
- 「私なら、セクション１と２を入れ替え、セクション３をもう少し膨らませてそこに予算を組み込むな」または「２番目の段落を削除し、進行中のプロジェクトの進捗状況をセクションの最後に追加するだろう」などと書くと良いでしょう。
6
否定的な評価について詳しく説明する　問題箇所を指摘し、必要に応じて何故そこが問題なのかを明確に説明しましょう。会社の方針転換などにより変更を余儀なくしなければならない場合には、それを伝え、方向転換の内容を詳しく説明しましょう。^{[6]X出典文献}
- 「今回社の方針転換があり、私たちには詳細な提案書が求められている。従っていくつかのセクションを膨らませて書いて欲しい。具体的な情報が必要な箇所をまとめたので再度検討してくれないか」などと言うことができるでしょう。
- フィードバックが従業員の態度に関するものなら、具体的な例を示しましょう。^{[7]X出典文献}不適切な服装で顧客との会合に出席した従業員に対してのフィードバックは、次にように伝えると良いでしょう。「前回の顧客とのミーティングにビーチサンダルを履いて来たね。またその前のミーティングではTシャツを着ていたね。そのようなカジュアルな服装では、我が社のプロ意識が伝えることができないんだ」という具合です。
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訂正方法を明示する　訂正方法を正確に示さない限りフィードバックの効果がない場合があります。示し方は従業員によって異なるでしょう。訂正すべき点を１つ１つ取り上げリストにするか、一般的なチェック項目だけで済ますか、あるいはその中間かを考えましょう。^{[8]X出典文献}
- 具体的な訂正案がある場合には１つ例を示すと効果的です。「次のプレゼンテーションでは、中間色を使用し、接続語を頻繁に使うのは避けよう。また顧客が出席するため社内言葉の使用も控えよう」などと言いましょう。
- また、色々な解決方法がある時には従業員に質問を投げかけて修正を促すこともできます。例えば、「稟議書に承認を得るにはどうすれば良いかな」「次のプレゼンテーションで変えるべきところを考えていたら教えてくれないかな」などと尋ねましょう。^{[9]X出典文献}
8
起こり得る事態を全て伝える　問題によっては組織に害を及ぼす恐れがあるため、従業員には想定できる結末を伝えなければなりません。ほとんどの場合大事に至ることはそれ程ないでしょうが、従業員の過失によって顧客を失ったり、適切なカスタマーサービスが提供できない場合があります。状況次第では、変更がなされなければ従業員に影響が及ぶ可能性もあります。問題がある場合には、必ず従業員に知らせましょう。^{[10]X出典文献}
- 例えば「書類に記入ミスがあると顧客を失う恐れがある」などと言うことができるでしょう。
- または「報告書を改善しなければ新事業を中止しなければならない」という例もあります。
9
メールの最後でフィードバックに関する質問やリクエストを促す　最後に質問の機会を与えることでメール全体が友好的なトーンになり、自分を従業員の味方として認識させることもできます。従業員は不明点の説明などを求めやすくなるでしょう。^{[11]X出典文献}
- 「質問や更に説明して欲しい点があれば知らせて欲しい」などと終えると良いでしょう。
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方法 2

方法 2 の 3:

業績評価シートにフィードバックを書く

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業績評価の指針となる目標を設定する　評価は目標に対して行います。目標があることでより建設的なフィードバックができ、従業員も自分が何を期待されているのかが理解しやすくなります。^{[12]X出典文献}
- 例えば、会社は、従業員のパフォーマンス向上や愛社精神に焦点を当てているか、どんな専門的能力が利益に直結するのかを調査している最中か、四半期ごとに成績評価を行っているかなどを考えましょう。
- フィードバックの目的を従業員に知らせましょう。「従業員のニーズに基づいて専門能力開発のセミナーを開く予定なので、それに備えて各従業員の業績評価を実施したい」などと伝えましょう。
2
前回従業員に行ったフィードバックを確認する　前期の業績評価に加え評価期間を通じて与えたインフォーマルな感想、意見、アドバイスも確認しましょう。またフィードバックがどのように反映されたかも評価しましょう。評価を受けた従業員は改善に取り組んだでしょうか。それとも全く対処しなかったでしょうか。^{[13]X出典文献}
- 前回のフィードバックが反映されているなら、業績評価シートにはポジティブなコメントができます。
- フィードバックが反映されていない場合には、前回指摘した問題点と、取り組む姿勢を見せなかったいわゆる、自発性の欠如の両方について話し合いましょう。
3
高評価を具体的な例を挙げて説明する　高く評価したものから話し合うのが効果的です。具体的な業績などを例に挙げて高評価できた点を伝えましょう。改善して欲しい所は詳しく伝えるものですが、高く評価した点も同じように具体的に正直に伝えましょう。^{[14]X出典文献}
- 例えば「プロジェクトの指導役を率先して引き受け、素晴らしいリーダーシップを発揮してチームを調整したり、他の人からの提案を取り入れたり、作業タスクを割り振ってくれたのは本当に頼もしかった」などと伝えましょう。
- 今後も続けて欲しい従業員の振る舞いを取り上げて褒めましょう。
4
改善点を具体的な例を挙げて建設的に伝える　組織の利益につながることや、従業員の業務目標に焦点を当てて改善点を考えましょう。従業員が苦労しているように見える所を指摘し、その部分で何が問題なのかも一緒に伝えましょう。^{[15]X出典文献}
- 具体的な例を示しましょう。例えば「これまで行った３回のプレゼンテーションで予算見積もりが省かれていたためにプロジェクトが立ち遅れている」あるいは、「前四半期に獲得した顧客の社員１人あたりの平均件数は６件だったが、君は２件だった。これでは平均に満たないね」などと説明しましょう。
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次の評価期間の業績目標を設定する　目標を設定することで、成績向上に向けて何に焦点を当てるべきかが従業員にとって明確になり、その結果あなた自身も組織が求めるものを部下を通して得られるでしょう。また、評価の対象外となるものも同時に従業員に伝わるため効率よくフィードバックできます。^{[16]X出典文献}
- 目標は短く具体的でなければなりません。例えば、「各従業員の１日あたりの売り上げを４件とする」、「従業員は顧客とのコミュニケーション量を増やす」「従業員はリーダーシップトレーニングを完了する」などです。
- 次の評価ではこれらの業績目標に焦点を当てましょう。また、従業員も自分が何を期待されているかが分かっているために目標に向かって努力することでしょう。
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専門能力開発の機会を提案する　従業員への建設的なアドバイスに関連した提案をしましょう。利用できるリソースによって提案の種類は変わってきますが、ワークショップ、トレーニングコース、社内トレーニング、指導プログラムなどを提案しましょう。リソースが少ない場合は、無料のコースをインターネットで探しても良いでしょう。^{[17]X出典文献}
- 評価について従業員と話し合った後で、これらの提案を変更しても良いでしょう。自身が考慮していなかった専門能力の開発を従業員が要求する場合があるかもしれません。
- 従業員の職務上の目標も考慮する必要があります。管理職を希望する従業員には、専門能力開発のトレーニングとして指導者のためのプログラムを選択することもできます。また、従業員がグラフィックデザインに興味を持っている場合には、そのスキルが組織全体のメリットになるようにグラフィックデザインコースへの参加を許可しても良いでしょう。
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励ましの言葉で締めくくる　全体的にどんなに素晴らしい業績評価であっても、欠点や改善点を指摘されたままでは気分が晴れません。最後に励ましの言葉を加えて従業員を勇気付けましょう。従業員がショックを引きずったまま、または落胆したままでいることを避けることができます。^{[18]X出典文献}
- 「前四半期には予期しない問題が発生したけれど、今回はそれを克服し仕事量もきちんと調整して素晴らしかった。本当に素晴らしい出来だ。今後もこの調子で続けてもらうと助かるよ」などと伝えましょう。
8
従業員にフィードバックについての感想や意見を聞く　評価についての話し合いの後口頭で行うこともできれば、フィードバックフォームに記入してもらう形式もあります。ただ、従業員に１人になってよく考えてもらうと、より良い回答が得られるでしょう。^{[19]X出典文献}
- 話し合った業績評価シートに従業員の感想を書いてもらいましょう。例えば、自身が与えたアドバイスや意見の仕方についての感想や改善点などを指摘してもらう、またはフィードバックが明確で役に立つものだったかを尋ねてみましょう。^{[20]X出典文献}
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方法 3

方法 3 の 3:

学生にフィードバックする

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学習課題に焦点を当てる　フィードバックの目的は学習の後押しです。そのため間違いを厳しく非難するのではなく成績向上に繋がるようにフィードバックしましょう。批判ではなく適切なアドバイスを与えるつもりで行いましょう。^{[21]X信頼性の高い出典文献Edutopia出典を見る}
- 論文、プレゼンテーション、プロジェクトなど色々な課題に書面でフィードバックすることもできます。
2
内容と形式の両方に意見やアドバイスを述べる　内容と形式の両方とも重要なため、学生は双方を改善するための方法を知らなければなりません。片方だけが優れている学生の場合には特にそうです。例えば、優れた発想で素晴らしい実施方法を心得ているかもしれませんが、誤字脱字が多い、句読点が正しく打てない、フレーズだけで終わらせる、不完全な文章が多い、１つの文章中に主語、述語が２つ以上あるといった問題があるかもしれません。^{[22]X信頼性の高い出典文献Edutopia出典を見る}
- 発表用の資料やプロジェクトに意見やアドバイスをする場合には、課題ごとに分けて行いましょう。
- 発表用の資料であれば、内容とスピーチスキルの両方にフィードバックしましょう。またプロジェクトの場合には、内容、創造性、出来栄えのそれぞれにフィードバックしましょう。
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ポジティブ評価およびネガティブ評価の両方を具体的に説明する　「良く出来た！」「とても良くなった」「まだ改善の余地がある」といったコメントだけでは改善すべきことや良かった点が学生に伝わりません。何が上手く行って何がそうではなかったのかを学生に具体的に知らせることで効果的なフィードバックになります。^{[23]X信頼性の高い出典文献Edutopia出典を見る}
- 「主張は明確で、文章も上手く書かれていて、勉強したフォーマットもきちんと使っている点は良いけれど、各段落で鍵となる論点が主張に上手く繋がっていない。そこを改善した方が良いだろう」などと書きましょう。
- 「アイディアは十分に説明されているけれど、句読点の打ち方や完全な文章の書き方などの個人指導を受けた方が良い」などと提案しましょう。
- ポジティブなコメントと改善点の両方を伝えましょう。
4
間違いを訂正するのではなく改善案を示す　間違いをいくつか指摘はしても、レポート全体の校閲は避けましょう。句読点の使い方に問題があればそれを伝え、取り組むべき課題を提案しましょう。^{[24]X信頼性の高い出典文献Edutopia出典を見る}
- 例えば、「小論文全体を通して句読点が多すぎると思う。句読点に関する規則や一般的な使い方を確認すると良いかもしれないね。個別指導を受けたいなら、一緒に１つの段落を復習してみよう」などと伝えましょう。
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次の原稿または課題に取り組むに当たり優先順位を設定する　優先順位を設定することで学生が課題に取り組みやすくなります。優先順位は学生の課題に応じて、学習目標またはニーズを元に決めましょう。^{[25]X出典文献}
- 次のように伝えましょう。「能動態を多く使った方が良いね。それから、短い文章をいくつも連ねるのを避けた方が良いと思う」。
6
時間がない時には特定の部分または１つのスキルを取り上げてフィードバックする　学生が現在取り組んでいる学習目標、または学生のニーズのどちらかに注意を向けましょう。ただし、他の部分は完璧だという印象を与えないように、小論文の一部に限定してフィードバックしたことを明確に伝えましょう。^{[26]X信頼性の高い出典文献Edutopia出典を見る}
- フィードバック部分にハイライトを入れたりマークをつけたりして示しましょう。
- 課題を返す前に、一部だけにコメントしたことを学生に伝えましょう。
- フィードバックが欲しい箇所やスキルを学生に選ばせても良いでしょう。
7
一度にたくさんのコメントをして精神的苦痛を与えてはいけない　間違いが多い場合は、１回に全てを訂正しようとしてはいけません。一度に多くを伝えると学生の負担が大きくなり気落ちする恐れがあります。まずは、基本的な修正または簡単にできる調整から始めましょう。^{[27]X信頼性の高い出典文献Edutopia出典を見る}
- 例えば、不完全な文章を避けること、漢字が分からない場合には辞書を引くことを提案すると良いでしょう。
- また、課題を通して取り組ませようとしている学習目標のみに焦点を当てることもできるでしょう。
8
学生が勉強を続けられるように勇気づける　学生が今後も勉強を続けられるように前向きな言葉で締めましょう。課題から見て取れた努力を褒めて更に上を目指すように勇気付けましょう。^{[28]X出典文献}
- 「今年は随分と論文の書き方が上達したと思う。今回の私からの提案に取り組めば更に論文のスキルが上がると思う。次の作品を読むのが楽しみだ」などと書きましょう。
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