Cara Menulis Umpan Balik

Umpan balik merupakan salah satu aspek utama yang bisa membantu karyawan dan siswa untuk memperbaiki dirinya. Selain dianggap penting, umpan balik juga merupakan salah satu komponen yang harus ada di kebanyakan kantor dan ruang kelas. Hal ini bisa dilihat terutama jika Anda memiliki karyawan atau jika Anda bertanggung jawab untuk mengajar orang lain. Penulisan umpan balik lewat surat elektronik menjadi semakin penting karena ada semakin banyaknya pekerja yang berkomunikasi dan bekerja dari jarak jauh. Jika Anda merupakan pengawas performa karyawan, tulislah umpan balik mengenai performanya. Jika Anda guru, tulislah umpan balik untuk siswa Anda.

Metode 1

Metode 1 dari 3:

Menuliskan Umpan Balik untuk Karyawan lewat Surat Elektronik

Unduh PDF

1
Beri tahu alasan alasan Anda mengirimi karyawan surat elektronik (surel). Anda bisa memberi tahu dia lewat judul subjek surel atau di bagian isi surel. Namun, sebaiknya Anda menuliskannya pada subjek surel sehingga dia tahu isi surel yang akan dibacanya.^{[1]XTeliti sumber}
- Contohnya, tuliskan “Umpan Balik Proposal Proyek – Awal yang Keren!” pada subjek surel.
2
Awali surel dengan kalimat yang ramah. Hal ini akan menunjukkan karyawan bahwa Anda memberikan umpan balik yang ramah, bukan kritis. Selain itu, hal ini akan meningkatkan kemungkinan bahwa pembaca surel akan membaca dan menerima umpan balik yang bersifat membangun.^{[2]XTeliti sumber}
- Tuliskan kalimat seperti, “Semoga hari Anda menyenangkan!”
3
Hargai pekerjaan yang sudah dikerjakan karyawan. Biasanya, orang yang menerima umpan balik telah mengerjakan tugas yang akan Anda nilai dengan sangat keras, maka pujilah dia pada awal surel untuk memberi tahu dia bahwa Anda menghargai usahanya.^{[3]XTeliti sumber}
- Anda bisa mengatakan “Terima kasih telah bekerja keras untuk menyusun proposal ini. Proposalnya sangat bagus”.
4
Berikan karyawan umpan balik yang positif terlebih dulu. Umpan balik yang positif akan membuat kritik pedas terdengar lebih lembut. Jujurlah tetapi jangan lupa untuk memujinya juga. Anda harus berfokus pada pekerjaannya yang sekarang atau tugas yang sudah diselesaikannya sebelumnya.^{[4]XTeliti sumber}
- Katakan, “Proposal ini sangat baik. Anda telah menuliskan objektif yang sangat impresif dan saya juga bisa melihat ada banyak perkembangan metodologi yang digunakan”.
5
Tuliskan umpan balik yang negatif sebagai saran. Faktanya, penulisan saran mengenai poin apa saja yang perlu diganti memang lebih efisien, tetapi pembacanya tidak akan bisa menerima saran seperti ini dengan baik. Akhirnya, dia bisa saja merasa berkecil hati. Oleh karena itu, tuliskan umpan balik dari sudut pandang Anda dan cara Anda akan mengubahnya kalau Anda menulis proposal tersebut.^{[5]XTeliti sumber}
- Anda bisa menulis, “Saya akan menukar bagian satu dengan bagian dua, lalu menjelaskan lagi bagian tiga agar bagian anggaran bisa dituliskan juga di sana. Selain itu, Anda bisa bilang “Saya akan menghapus paragraf kedua, tetapi saya akan menambahkan ulasan mengenai proyek yang sedang berlangsung sebagai penutup”.
6
Jelaskan umpan balik negatif yang diberikan. Berikan penjelasan mengenai masalah yang dimilikinya dan di mana masalahnya jika perlu. Jika kritiknya mengenai perubahan ekspektasi atau arahan, beri tahu dia. Sertakan juga alasan detail mengapa harus ada perubahan di bagian itu.^{[6]XTeliti sumber}
- Katakan, “Kita sedang membuat perubahan besar-besaran di perusahaan, maka kita perlu menulis proposal yang lebih mendetail dengan cara mengembangkannya di beberapa bagian. Saya sudah memberikan gambaran mengenai bagian mana saja yang perlu dikembangkan lebih lanjut.
- Jika Anda ingin menulis umpan balik yang berhubungan dengan sikap orang tersebut, jangan lupa untuk memberikan contoh konkret dari apa yang Anda maksud.^{[7]XTeliti sumber} Contohnya, jika Anda ingin menyampaikan kritik tentang pemakaian busana yang kurang pantas ketika menghadiri rapat dengan klien, Anda harus memberikan contoh kesalahan yang dia telah perbuat. Contohnya, “Terakhir kali kita bertemu dengan klien, Anda menggunakan sandal jepit dan sebelumnya lagi, Anda menggunakan kaus. Busana seperti ini tidak mencerminkan profesionalitas perusahaan yang selalu kita tunjukkan”.
7
Berikan saran mengenai cara dia bisa memperbaiki diri. Umpan balik Anda tidak akan berguna jika Anda tidak memberikan jalan keluar untuk dia. Saran ini bisa berupa apa saja, mulai dari daftar masukan yang bersifat spesifik hingga daftar saran pencapaian yang bersifat umum.^{[8]XTeliti sumber}
- Anda boleh memberikan contoh agar dia bisa menyelesaikan masalahnya. Hal ini merupakan opsi yang sangat baik jika Anda memiliki saran konkret di dalam otak. Contohnya, katakanlah “Untuk presentasi selanjutnya, gunakanlah warna-warna netral dan jangan gunakan transisi di antara salindia. Selain itu, ada klien-klien yang menghadiri rapat, jadi jangan gunakan jargon perusahaan juga”.
- Sebagai alternatif, Anda bisa bertanya kepadanya mengenai apa jalan keluar yang hendak dilakukannya untuk memperbaiki masalah yang ada. Opsi ini merupakan cara yang sangat baik untuk dilakukan jika Anda mau berbicara mengenai sebuah masalah yang bisa memiliki beberapa opsi solusi. Contohnya, “Apa saja cara yang bisa Anda lakukan untuk memperbaiki presentasi selanjutnya?” atau “Perubahan apa saja yang ingin Anda buat di presentasi selanjutnya?”.^{[9]XTeliti sumber}
8
Ingatkan dia mengenai konsekuensi yang bisa terjadi. Beberapa masalah di tempat kerja bisa merusak nama perusahaan sehingga karyawan harus diberi tahu soal ini. Pada beberapa situasi, tidak ada banyak konsekuensi yang akan terjadi jika karyawan melakukan kesalahan. Namun, ada juga saat-saat ketika Anda sampai harus kehilangan klien atau tidak bisa memberikan pelayanan yang efektif karena kekurangan karyawan. Kadang-kadang, ada juga konsekuensi untuk pekerja jika tidak memperbaiki situasi. Segera beri tahu karyawan Anda jika ada masalah yang terjadi.^{[10]XTeliti sumber}
- Contohnya, beri tahu dia bahwa Anda khawatir klien akan pergi karena adanya kesalahan dokumen.
- Alternatifnya, katakan kepada karyawan bahwa dia bisa saja tidak dimasukkan ke dalam proyek selanjutnya jika tidak ada peningkatan pada kemampuannya untuk menulis dokumen.
9
Akhiri surel dengan tawaran untuk mengklarifikasi dan menjelaskan umpan balik. Ini merupakan cara yang baik untuk mengakhiri surel dan untuk menunjukkannya bahwa Anda mendukung dia. Selain itu, hal ini juga akan membuatnya merasa nyaman ketika dia ingin meminta klarifikasi mengenai hal yang tidak dimengertinya.^{[11]XTeliti sumber}
- Contohnya, tulislah kalimat seperti, “Tolong beri tahu saya jika Anda ada pertanyaan lain atau memerlukan klarifikasi mengenai masalah ini”.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 3:

Menulis Umpan Balik mengenai Ulasan

Unduh PDF

1
Tentukan objektif ulasan performa. Hal ini merupakan alasan mengapa ada evaluasi. Karyawan akan tahu apa yang akan dibacanya jika dia tahu objektif apa yang Anda miliki dan membantu Anda merancang umpan balik untuknya.^{[12]XTeliti sumber}
- Contohnya, apakah Anda berfokus pada perbaikan performa karyawan? Apakah Anda sedang melakukan penilaian seluruh perusahaan untuk menentukan pelatihan profesional apa yang diperlukan? Apakah Anda melakukan ulasan kuartal?
- Informasikan objektif ini kepada karyawan ketika Anda memberikan umpan balik untuknya. Anda bisa mengatakan, “Perusahaan sedang berencana untuk memberikan sesi pelatihan profesional berdasarkan kebutuhan karyawan. Oleh sebab itu, saya memberikan ulasan performa untuk setiap karyawan.
2
Ulaslah kembali umpan balik yang sudah diberikan sebelumnya. Hal ini bisa diambil berdasarkan ulasan yang sudah diberikan sebelumnya, serta umpan balik tidak resmi yang diberikan selama periode evaluasi. Anda juga harus mengecek apa yang karyawan telah lakukan setelah umpan balik diberikan. Apakah dia menggunakannya untuk memperbaiki diri? Apakah umpan balik hanya masuk telinga kanan dan keluar telinga kiri?^{[13]XTeliti sumber}
- Jika dia melakukan perubahan berdasarkan umpan balik sebelumnya, masukkan poin ini ke dalam ulasan positif mengenainya.
- Jika dia mengabaikan umpan balik yang lama, diskusikan masalah sebelumnya dengan dia dan kurangnya inisiatif untuk mengikuti saran.
3
Jelaskan umpan balik yang positif dan sertakan contoh nyata. Selalu mulai sesi umpan balik dengan memberikan komentar positif. Pujilah karyawan atas hal-hal yang sudah dia lakukan dengan baik dan berikan komentar spesifik mengenai pencapaian yang sudah diraihnya. Jujurlah dan cobalah untuk memberikan jumlah umpan balik yang sama seperti jumlah komentar negatif yang Anda berikan.^{[14]XTeliti sumber}
- Berilah contoh seperti, “Anda menunjukkan inisiatif ketika mengajukan diri untuk memimpin proyek. Selain itu, Anda juga menunjukkan kemampuan memimpin yang baik ketika berkoordinasi dengan anggota tim, mendengarkan saran dari orang lain, dan menugasi orang dengan tugasnya masing-masing”.
- Pujilah sikap yang baik dan perlu diteruskannya.
4
Berilah kritik yang membangun dan berikan contoh spesifik. Fokuslah pada kritik yang paling bisa memberikan banyak manfaat untuk perusahaan atau target kerja karyawan. Informasikan kepada karyawan bagian mana saja yang dianggap sulit olehnya dan mengapa hal ini merupakan masalah untuknya.^{[15]XTeliti sumber}
- Berikan contoh yang spesifik. Contohnya, “Pada tiga presentasi terakhir, Anda lupa mempresentasikan perkiraan anggaran dan perlambatan proyek” atau “Jumlah rata-rata proyek yang Anda selesaikan pada kuartal lalu ada 6, tetapi kali ini Anda hanya bisa menyelesaikan 2 saja. Saya pikir, performa Anda ada di bawah rata-rata”.
5
Tentukan objektif performa untuk periode evaluasi selanjutnya. Hal ini akan membantu karyawan untuk tahu mana saja area yang harus diperbaikinya. Selain itu, Anda juga akan mengerti apa yang diperlukan perusahaan dari karyawannya. Pekerja juga akan merasa umpan balik ini lebih berguna karena berdasarkan evaluasi, dia tahu apa yang diinginkan perusahaan darinya.^{[16]XTeliti sumber}
- Objektif harus pendek dan spesifik. Contohnya, “Pekerja harus menjual 4 barang setiap hari”, “Pekerja harus meningkatkan komunikasi dengan klien”, atau “Pekerja harus mengikuti pelatihan kepemimpinan”.
- Pastikan bahwa Anda akan melakukan objektif-objektif tersebut pada evaluasi selanjutnya karena inilah yang menjadi ekspektasi karyawan.
6
Berikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan pengembangan profesi. Buatlah rekomendasi berdasarkan kritik membangun yang sudah Anda berikan. Rekomendasi ini bisa berdasarkan sumber-sumber yang ada seperti lokakarya, kursus pelatihan, pelatihan internal, atau bimbingan antarkaryawan. Selain itu, Anda juga boleh menyarankan kursus-kursus gratis yang ada di internet jika Anda kekurangan sumber daya.^{[17]XTeliti sumber}
- Bersikaplah terbuka jika Anda harus mengganti saran setelah berbicara dengan karyawan. Contohnya, karyawan bisa saja meminta pelatihan profesional yang belum pernah Anda pikirkan sebelumnya.
- Pertimbangkan tujuan bekerja karyawan. Contohnya, jika karyawan Anda ingin pindah ke posisi manajemen, Anda bisa memilih pelatihan kepemimpinan sebagai opsi pelatihan profesi. Alternatifnya, jika dia tertarik pada desain grafis, izinkan dia untuk mengikuti kursus agar dia bisa menggunakan kemampuannya untuk perusahaan Anda.
7
Besarkan hati karyawan untuk mengakhiri sesi umpan balik. Tidak peduli seberapa cemerlang ulasan performa karyawan, tidak ada orang yang suka diberi tahu soal kekurangannya atau hal apa yang perlu diperbaikinya, maka akhirilah sesi dengan menyemangati karyawan untuk membuatnya merasa lebih nyaman dan tidak merasa berkecil hati atau kewalahan.^{[18]XTeliti sumber}
- Katakan sesuatu seperti, “Kuartal lalu, kita memiliki beberapa kesulitan yang tidak bisa diprediksi, tetapi Anda sudah melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam penyesuaian beban kerja. Kami suka pekerjaan Anda dan kami berharap bisa melihat lebih banyak lagi hasil pekerjaan seperti ini pada kuartal sekarang”.
8
Doronglah respons dari pendengar. Respons ini bisa berupa perkataan verbal setelah Anda berdiskusi dengannya, atau Anda bisa memberikan formulir umpan balik untuk diisi. Anda akan mendapatkan respons yang lebih baik, jika karyawan diberikan waktu untuk berpikir mengenai ulasan performanya dan menuliskan responsnya tanpa kehadiran Anda.^{[19]XTeliti sumber}
- Mintalah orang itu untuk meberikan umpan balik atas ulasan yang Anda berikan untuknya. Contohnya, “Apa Anda ada saran untuk saya, kira-kira apa yang perlu saya tingkatkan ketika memberikan umpan balik? Dan “Apakah umpan balik yang saya berikan cukup jelas dan berguna?”^{[20]XTeliti sumber}
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 3:

Memberikan Umpan Balik kepada Siswa

Unduh PDF

1
Fokuslah pada performa belajar siswa. Tujuan dari pemberian umpan balik adalah untuk membantu siswa belajar. Jadi, berikan komentar positif yang mengarahkannya untuk memperbaiki usahanya daripada mengkritisi kesalahannya. Gunakan sesi ini untuk memberikan instruksi dan bukan untuk mengkritiknya.^{[21]XSumber TepercayaEdutopiaKunjungi sumber}
- Anda boleh memberikan umpan balik dalam bentuk tertulis di tugas-tugas siswa termasuk tugas tertulis, presentasi, dan proyek.
2
Berikan umpan balik pada isi dan mekanisme penyampaian tugas. Kedua hal ini penting untuk siswa karena dia harus tahu bagaimana cara memperbaiki kedua komponen ini. Selain itu, ada banyak siswa yang berkemampuan lebih baik pada satu area daripada area yang lain. Contohnya, siswa bisa saja memiliki ide yang cemerlang dengan pengembangan ide yang baik, tetapi dia tidak bisa mengeja dengan benar, tidak bisa menggunakan tanda baca dengan tepat, serta memiliki banyak kalimat yang tidak sempurna dan tidak tepat.^{[22]XSumber TepercayaEdutopiaKunjungi sumber}
- Jika Anda memberikan umpan balik untuk proyek lisan atau presentasi, pastikan untuk memberikan umpan balik pada setiap bagian tugas.
- Contohnya, presentasi lisan perlu umpan balik untuk segi isi dan kemampuan berbicara di depan umum. Sementara itu, proyek memerlukan umpan balik untuk segi isi, kreativitas, dan cara penyampaiannya.
3
Berikan umpan balik yang positif dan negatif secara spesifik. Penulisan komentar seperti “kerja bagus”, “ada peningkatan”, atau “perbaiki lagi” dianggap tidak cukup spesifik; siswa tidak tahu bagian mana yang harus diperbaiki dan hal mana saja yang sudah cukup bagus. Beri tahu siswa area mana saja yang perlu ditingkatkannya dan mana yang sudah cukup baik.^{[23]XSumber TepercayaEdutopiaKunjungi sumber}
- Tulislah sesuatu seperti, “tesis sudah jelas, dituliskan dengan baik, dan menggunakan format yang kita pelajari. Namun, kalimat pembuka harus diperbaiki karena tidak berkaitan balik dengan tesis Anda”.
- Sarankan, “Ide Anda sudah dikembangkan dengan baik, tetapi saya merekomendasikan Anda untuk ikut sesi tambahan untuk memperbaiki penggunaan tanda koma dan berlatih untuk menulis kalimat sempurna”.
- Berikan gabungan komentar positif dan kritik yang membangun.
4
Sarankan bagaimana untuk memperbaiki kemampuannya daripada memperbaiki kesalahannya. Anda boleh menandai beberapa kesalahan, tetapi jangan menyunting terlalu banyak isi karya siswa. Tuliskan masalah apa saja yang Anda lihat di dalam hasil pekerjaan siswa, seperti penggunaan tanda koma yang berlebihan. Setelah itu, sarankan apa yang bisa diperbaiki olehnya.^{[24]XSumber TepercayaEdutopiaKunjungi sumber}
- Contohnya, “Anda menggunakan terlalu banyak tanda koma di dalam esai. Tolong cek ulang aturan penggunaan tanda koma dan bagaimana cara untuk menggabungkan kalimat dengan tanda koma. Jika Anda datang ke sesi tambahan, kita bisa berlatih tentang cara menulis paragraf yang baik bersama.
5
Buatlah prioritas untuk draf atau tugas selanjutnya. Pengesetan prioritas seperti ini akan membantu siswa untuk berfokus pada hal lain yang harus dicapainya. Anda bisa membuat prioritas dari objektif pembelajaran atau kebutuhan siswa, tergantung pada hasil kerjanya.^{[25]XTeliti sumber}
- Katakan, “Sekarang, Anda harus berfokus pada penggunaan kalimat aktif dan jangan gunakan kalimat-kalimat yang tidak lengkap”.
6
Batasi umpan balik pada satu bagian saja atau satu kemampuan saja jika ini merupakan masalah utamanya. Fokuskan perhatian pada objektif pembelajaran yang ada sekarang atau kebutuhan siswa yang Anda nilai. Pastikan bahwa siswa tahu bahwa Anda hanya menilai beberapa bagian dari esainya saja sehingga dia tidak akan berasumsi bahwa bagian lain esainya sudah sempurna.^{[26]XSumber TepercayaEdutopiaKunjungi sumber}
- Tandailah bagian yang akan menjadi fokus pemberian umpan balik Anda.
- Sebelum mengembalikan tugas siswa, informasikan bahwa Anda hanya memberikan umpan balik pada beberapa bagian tugas saja.
- Anda bisa mengizinkan siswa memilih kemampuan atau bagian mana yang ingin dikomentari.
7
Jangan membuat siswa kewalahan. Jika ada terlalu banyak kesalahan, jangan memperbaiki semuanya di dalam satu sesi umpan balik. Jika Anda memberikan terlalu banyak komentar pada satu sesi, siswa bisa merasa kewalahan dan akhirnya menjadi berkecil hati. Jadi, berikanlah komentar mengenai hal yang paling mudah dan dasar untuk dikoreksi.^{[27]XSumber TepercayaEdutopiaKunjungi sumber}
- Contohnya, Anda bisa mulai dari cara untuk menghindari penulisan kalimat yang tidak sempurna dan pencarian kata di dalam kamus jika dia tidak tahu cara pengejaannya.
- Selain itu, Anda boleh juga berfokus pada objektif pembelajaran untuk tugas tersebut.
8
Berikan motivasi untuk siswa agar tetap belajar. Akhiri sesi umpan balik dengan pemberian kata-kata positif dan doronglah dia agar tetap berusaha. Anda juga boleh mengingatkan dia atas pencapaian-pencapaiannya pada tugas yang lain agar dia akan terus berusaha lebih giat lagi.^{[28]XTeliti sumber}
- Tulislah komentar seperti, “Setelah melihat perkembangan kemampuan menulis Anda tahun ini, saya yakin Anda akan bisa berkembang menjadi lebih baik lagi dengan cara mengikuti saran-saran berikut. Saya tidak sabar lagi untuk membaca esai Anda yang selanjutnya!”
Iklan