Comment rédiger une observation

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Faire des observations à un salarié par email

Faire une observation dans le cadre d’une évaluation de performance

Faire des observations à un étudiant

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Références

Une observation est très importante pour aider les apprenants et travailleurs à s’améliorer. En plus d’être indispensable, faire une observation est requis dans les lieux de travail et salles de classe. Cela est plus évident si vous occupez une position hiérarchique ou si vous enseignez à des gens. Avec un grand nombre de salariés travaillant à distance, faire un retour d’information dans les mails est devenu particulièrement important. Si vous supervisez d’autres travailleurs, vous pouvez rédiger une rétroaction dans le cadre d’une évaluation des performances. Si vous êtes enseignant, vous aurez souvent à faire des commentaires à vos apprenants.

Étapes

Méthode 1

Méthode 1 sur 3:

Faire des observations à un salarié par email

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   Indiquez le motif de votre courriel. Vous pouvez le faire dans le champ réservé à l’objet ou dans le corps du mail. Il est généralement admis d’informer le salarié dans l’objet du courriel pour qu’il sache à quoi s’attendre dans les lignes à suivre .

   • Voici un exemple d’objet de mail : « remarques sur l’avant-projet. Bon début ! »
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   Introduisez le mail avec une remarque amicale. Cela fera comprendre au destinataire que vous faites les appréciations dans un esprit amical et non de façon critique. Cela améliorera sa prédisposition à percevoir vos critiques comme constructives .

   • Vous pouvez entamer avec une phrase comme : « J’espère que votre semaine se déroule très bien ! »
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   Saluez le travail accompli par le salarié. Il est fort probable que celui à qui vous faites des remarques ait fourni un effort considérable dans la réalisation du travail que vous évaluez. Faites-en cas dès le début en exprimant votre reconnaissance pour l’effort fourni .

   • Par exemple, vous pouvez dire ceci : « Je vous remercie pour le travail accompli dans le cadre de ce projet. Votre travail est remarquable. »
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   Faites les commentaires positifs en premier. Dire à la personne ce qu’elle fait de bien en premier prépare le terrain pour les critiques à venir. Soyez honnête, mais recherchez le positif. Vous pouvez vous focaliser sur le travail actuel ou les efforts précédemment fournis .

   • Essayez cette formulation : « Ce nouveau projet est de qualité. Vous avez réuni d’excellents objectifs et je remarque assez de détails dans votre méthodologie. »
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   Formulez les commentaires négatifs sous forme de conseils. Bien que cela puisse être plus efficace d’énumérer toutes les modifications à apporter, cela peut être difficile à lire pour le salarié et le décourager. Au lieu de cela, insérez les commentaires comme des changements que vous feriez .

   • Vous pourriez écrire : « Je changerais les sections 1 et 2, ensuite, j’inclurais le budget dans la section 3 » ou « Je supprimerais le deuxième paragraphe, mais j’ajouterais un bilan du déroulement du projet pour conclure la section. »
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   Expliquez vos commentaires négatifs. Dites clairement à la personne là où le problème se pose en apportant des explications détaillées au besoin. Si la critique se rapporte à un changement dans la direction ou les attentes, dites-le en expliquant la raison du changement .

   • Vous pouvez dire ceci : « Nous sommes en train de faire un changement au sein de la société pour des projets plus détaillés, par conséquent, il doit y avoir des approfondissements dans quelques sections. J’ai surligné les portions où vous devez inclure plus d’information. »
   • Si votre remarque concerne le comportement de l’employé, illustrez toujours vos écrits de quelques exemples . À titre d’exemple, si c’est en rapport à un habillement inapproprié lors d’une rencontre avec des clients, vous devez donner des exemples de ce que vous lui reprochez. Vous pouvez lui dire ceci : « Lors de la dernière rencontre avec un client, vous portiez des tongs et la fois d’avant, vous portiez un t-shirt. Ce type de tenu décontracté n’est pas convenable pour donner une image professionnelle de notre société. »
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   Précisez comment l’employé peut régler les problèmes. Votre avis peut n’être d’aucune aide si vous n’abordez pas les solutions pour régler les problèmes. En fonction de l’objet de votre retour d’information, cela pourrait être une liste de choses précises ou une liste de vérification générale des éléments à cibler .

   • Vous pouvez fournir des exemples de solutions possibles. C’est une bonne manière de procéder quand vous avez une idée précise. Ainsi, vous pouvez dire ceci : « Pour votre prochaine présentation, n’utilisez que des couleurs neutres et évitez les transitions. Puisque les clients sont présents à ces réunions, vous ne devez pas utiliser le jargon de l’entreprise. »
   • Vous pouvez aussi poser des questions aux salariés pour leur permettre de trouver des méthodes de résolutions. C’est une autre excellente façon d’aborder des problèmes pouvant être résolus de mille manières. À titre d’exemple, « Quels sont les moyens susceptibles de vous aider à améliorer votre documentation pour les fois à venir ? » ou « Quels changements envisagez-vous d'intégrer à votre prochain exposé  ? »
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   Rappelez aux employés toutes les conséquences possibles. Certaines questions professionnelles peuvent porter atteinte à l’entreprise et les employés doivent en être informés. La plupart du temps, il y a des conséquences mineures, mais parfois vous pouvez perdre un client ou fournir un service clientèle moins efficace en raison de l’incompétence des travailleurs. En fonction de la situation, il peut y avoir des répercussions sur le travailleur s’il n’applique pas les réajustements nécessaires. Ainsi, vous devez l’informer des problèmes .

   • Vous pouvez l’informer du fait que l’entreprise peut perdre des clients en raison des erreurs dans les documents.
   • Vous pouvez aussi lui notifier que s’il ne s’améliore pas sur la documentation, il sera écarté des nouveaux projets.
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   Concluez en clarifiant et en expliquant votre appréciation. C’est une manière amicale de conclure votre courriel pour informer les salariés que vous êtes de leurs côtés. En plus, cela leur donnera une aisance pour vous demander des éclaircissements s’ils n’ont pas bien compris un aspect de vos commentaires .

   • Écrivez une phrase comme celle-ci : « Vous pouvez me poser toutes vos questions complémentaires ou des clarifications concernant un problème. »
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Méthode 2

Méthode 2 sur 3:

Faire une observation dans le cadre d’une évaluation de performance

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   Définissez un objectif. Cet objectif est la raison qui justifie l’évaluation. Le connaitre peut vous aider à mieux formuler vos remarques et aidera le travailleur à connaitre vos attentes .

   • Par exemple, mettez-vous l’accent sur l’amélioration de l’employé ? Êtes-vous en train de faire une évaluation globale de la société pour déterminer quel type d’amélioration professionnelle sera profitable à la société ? Est-ce une évaluation trimestrielle ?
   • Informez le travailleur de l’objectif de l’évaluation lorsque vous faites des commentaires. Vous pouvez dire : « L’entreprise envisage de proposer des sessions de recyclage professionnel en fonction des besoins des employés, raison pour laquelle je procède à l’examen des performances de chacun. »
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   Consultez les remarques qui avaient été faites. Il peut s’agir d’un avis d’une évaluation précédente, aussi bien qu’une observation qui a été formulée de manière informelle durant la période d’évaluation. Vous devez aussi apprécier leur prise en compte de cet avis. Est-ce qu’ils se sont servis de cela pour s’améliorer ? Est-ce qu’ils l’ont ignoré  ?

   • S’ils ont pris en compte un avis précédent, cela peut être considéré comme un point positif dans cet examen.
   • S’ils ont ignoré les précédentes recommandations, vous pouvez aborder à la fois la question initiale et le manque d’initiative pour la prise en compte de l’observation.
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   Expliquez le commentaire positif en donnant des exemples précis. Il est recommandé de toujours commencer par les bons commentaires. Dites aux employés ceux qu’ils ont faits de bien en précisant les réalisations. Tout en restant honnête, essayez de faire cas d’autant de choses positives que vous le ferez pour les choses négatives .

   • Donnez des illustrations comme suit : « Vous avez démontré de l’initiative en prenant volontairement la direction du projet et vous avez démontré un leadeurship avéré dans la coordination de votre équipe, en prenant en compte des suggestions et en déléguant la réalisation des tâches. »
   • Encouragez les comportements que vous voulez perpétuer.
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   Faites une critique constructive en donnant des exemples précis. Accentuez la critique sur ce qui peut profiter à l’organisation et l’atteinte des objectifs de travail. Dites-leur ce que vous avez identifié comme difficulté et en quoi cela constitue un problème .

   • Donnez des exemples précis. Voici quelques exemples : « Dans vos 3 exposés précédents, vous avez ignoré les prévisions budgétaires, ce qui a retardé le projet », ou « Le chiffre moyen des comptes acquis le trimestre précédent est de 6, mais vous n’en avez retenu que 2. Cela est un signe de contreperformance. »
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   Définissez des objectifs de performance pour la prochaine évaluation. Cela aidera les travailleurs à connaitre ce sur quoi ils doivent concentrer leurs efforts afin de permettre à votre entreprise d’obtenir ce qu’elle désire de ses salariés. Cela contribuera également à rendre les appréciations utiles aux employés puisqu’ils savent dorénavant ce que vous voulez qu’ils retiennent de l’examen .

   • Les objectifs doivent être brefs et précis. À titre d’exemple, « Les employés doivent réaliser en moyenne 4 ventes par jour », « Les travailleurs doivent augmenter les communications avec la clientèle », ou « Le personnel doit suivre une formation aux fonctions dirigeantes. »
   • Assurez-vous que la prochaine évaluation se concentre sur ces objectifs de performance, puisque c’est ce à quoi le personnel s’attendra.
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   Proposez des possibilités de formation professionnelle. Fondez vos recommandations sur la critique constructive que vous avez fournie. En fonction de vos ressources, cela peut comprendre des ateliers, des formations, des stages ou des mentorats. Si vous n’avez pas assez de ressources, vous pouvez rechercher des cours en ligne gratuits .

   • Soyez prêt à changer ces propositions après les échanges avec les travailleurs sur l’évaluation. Par exemple, ils peuvent demander un programme de développement professionnel que vous n’avez pas pris en compte.
   • Vous devez aussi prendre en considération les objectifs en matière d’emploi de vos employés. Par exemple, si un travailleur a pour objectif d’occuper un poste de gestion, vous pouvez choisir une formation aux fonctions de direction comme une option de développement professionnel. Par ailleurs, si votre salarié est intéressé par le graphisme, vous pouvez l’autoriser à suivre un cours de formation afin de mettre ses compétences acquises au service de votre entreprise.
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   Concluez avec une note d’encouragement. Quoiqu’en soit le résultat de l’évaluation, nul n’a envie d’entendre ces défauts ou ce qu’il doit améliorer. Conclure avec une note d’encouragement peut aider l’employé à se sentir important au lieu de se sentir accablé et découragé .

   • Vous pouvez dire : « Le trimestre précédent a été marqué par des contretemps imprévus, mais vous avez fait un travail excellent en ajustant votre productivité. Nous apprécions vos efforts et espérons voir beaucoup plus de bons résultats ce trimestre. »
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   Incitez votre interlocuteur à répondre. Il pourrait s’agir d’une réponse verbale après la discussion de l’évaluation ou vous pouvez demander aux employés de remplir un formulaire de retour. Vous aurez de meilleures réponses si vous les autorisez à réfléchir à l’évaluation et rédiger des observations en votre absence .

   • Demandez-leur de faire leurs propres remarques sur les commentaires que vous avez émis. Voici quelques exemples : « Si vous pouvez améliorer quelque chose sur mon retour d’information, qu’est-ce que ce serait ? » et « La remarque était-elle claire et utile  ? »
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Méthode 3

Méthode 3 sur 3:

Faire des observations à un étudiant

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   Focalisez-vous sur l’apprentissage de l’étudiant. L’objectif des observations est d’aider les apprenants à étudier. Par conséquent, formulez des avis utiles qui visent à améliorer leur travail au lieu de ne relever que les erreurs. Formulez-les sous forme d’instruction et non comme une simple critique .

   • Vous pouvez rédiger un compte-rendu d’observation sur divers types de devoirs tels que les devoirs écrits, les exposés et les projets.
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   Faites une appréciation du contenu et de la technique. En effet, les apprenants ont besoin de se perfectionner dans ces deux aspects. Cela est encore plus important si l’étudiant est plus fort dans un domaine que dans l’autre. À titre d’exemple, un étudiant peut avoir de très bonnes idées avec un très bon développement alors qu’il fait trop de fautes d’orthographe, de ponctuation, découpe trop les phrases et construit des phrases interminables .

   • Si vous faites des remarques sur un exposé oral ou un projet, assurez-vous de faire une observation sur tous les aspects du devoir.
   • Par exemple, les commentaires sur un exposé oral doivent faire cas du contenu et des aptitudes à parler en public tandis que ceux sur un projet peuvent porter sur le contenu, la créativité et la mise en œuvre.
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   Soyez précis à propos des observations positives et négatives. Écrire des commentaires comme « bon travail », « nette amélioration » ou « peut mieux faire » ne montrent pas à l’apprenant ce qu’il doit améliorer ni ce qu’il a fait de bien. Afin que vos observations soient efficaces, il a besoin de connaitre ce que vous avez jugé bon ou pas .

   • Voici un exemple : « Votre thèse est limpide, bien rédigée et respecte le format que je vous ai enseigné. Par contre, la présentation du sujet doit être revue puisqu’elle ne renvoie pas à votre thèse. »
   • Une autre formulation : « Vos idées sont bien développées, mais je vous recommande de participer aux cours de travaux dirigés pour que nous travaillions sur les fautes de ponctuation que vous faites souvent et le morcèlement des phrases que vous ne réussissez pas. »
   • Faites un mélange de commentaires positifs et de critiques constructives.
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   Suggérez des moyens de s’améliorer au lieu de corriger les erreurs. Vous pouvez surligner quelques erreurs, mais évitez de corriger tout le travail de l’élève. Décrivez le problème que vous avez relevé sur la feuille, comme l’usage excessif de virgule et suggérez-lui ensuite ce qu’il doit améliorer .

   • Vous pouvez dire ceci : « Vous avez trop utilisé les virgules dans votre rédaction. Je vous recommande de revoir les règles sur l’emploi de la virgule. Si vous participez aux cours de travaux dirigés, nous travaillerons ensemble sur un paragraphe. »
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   Définissez des priorités pour le prochain devoir ou projet. Cela permet à l’étudiant de se concentrer sur quelque chose pour avancer dans le travail. Vous pouvez vous inspirer des objectifs d’apprentissage ou des besoins de l’apprenant pour définir des priorités en fonction du travail effectué .

   • Vous pouvez dire : « À partir de cet instant, je veux que tu cesses de faire des phrases décousues et que tu te focalises sur l’usage de la voie active. »
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   Limitez votre observation à une seule section ou compétence. Focalisez votre attention sur les objectifs d’apprentissage actuels ou les besoins de l’apprenant que vous évaluez. Assurez-vous que vos étudiants sachent que vous n’avez limité votre évaluation qu’à une portion du travail pour qu’ils ne présument pas que les autres parties sont irréprochables .

   • Vous pouvez surligner ou marquer la portion en formulant vos commentaires.
   • Avant de rendre aux apprenants leurs devoirs, informez-les que vous n’avez fait des observations que sur des portions du devoir.
   • Vous pouvez aussi leur permettre de choisir la notion ou le chapitre qui fera l’objet d’observations.
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   Évitez d’accabler l’élève. S’il fait beaucoup d’erreurs, ne faites pas toutes les observations en une fois. Faire beaucoup de remarques à la fois peut surcharger l’apprenant et le décourager. Au lieu de cela, commencez avec les corrections élémentaires ou les modifications les plus faciles .

   • Par exemple, vous pouvez commencer par mettre l’accent sur le fait d’éviter de fragmenter les phrases et de chercher dans un dictionnaire les mots dont il ne connait pas l’orthographe.
   • Vous pouvez aussi vous concentrer uniquement sur l’objectif d’apprentissage du devoir.
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   Encouragez vos apprenants à continuer à travailler. Concluez sur une note positive, en les motivant à continuer à travailler. Vous pouvez mentionner d’autres améliorations que vous avez précisées dans leur travail en les encourageant à en faire davantage .

   • Vous pouvez écrire ce qui suit : « Au vu de la manière dont votre écriture s’est améliorée cette année, je sais que vous ferez un travail excellent en prenant en compte mes suggestions. J’ai hâte de lire votre prochaine rédaction ! »
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