Cara Menolak Pelamar Kerja

Bagi Anda yang bekerja di Departemen Sumber Daya Manusia (SDM), keharusan untuk menolak pelamar yang berkualitas demi mempekerjakan kandidat yang lebih baik tentu saja merupakan tanggung jawab yang menyulitkan. Namun, jangan khawatir karena sejatinya, ada beberapa kiat sederhana yang bisa Anda terapkan untuk mempermudah proses tersebut. Misalnya, jika kandidat yang bersangkutan sudah melalui tahap wawancara, sebaiknya sampaikan penolakan tersebut melalui telepon. Jika belum, tidak ada salahnya menginformasikan penolakan melalui surel resmi. Apa pun media yang Anda pilih, tetaplah mengutarakan keputusan tersebut dengan lugas tanpa mengabaikan kesopanan.

Metode 1

Metode 1 dari 2:

Menghubungi Kandidat Melalui Telepon

Unduh PDF

1
Hubungi pelamar melalui telepon. Meski menolak lamaran kerja melalui surel terasa lebih nyaman untuk Anda, terutama untuk menghindari kecanggungan yang mungkin terjadi, sejatinya berbicara melalui telepon tetap terasa lebih sopan dan profesional. Oleh karena itu, pilih opsi tersebut untuk menolak pelamar yang sudah pernah Anda temui secara langsung dalam proses wawancara.^{[1]XTeliti sumber}
- Hubungi pelamar yang bersangkutan di jam kerja untuk memastikan dia tidak sedang makan malam ketika ditelepon.
2
Jangan berbasa-basi. Pastikan percakapan yang dilakukan tetap singkat dan lugas, idealnya di bawah 5 menit. Tunjukkan bahwa Anda menghargai waktu Anda dan tidak ingin membuang-buang waktunya dengan tidak menyinggung kehidupan personalnya, mengajaknya bercanda, atau menanyakan cuaca!
- Misalnya, tentu saja tidak sopan jika Anda berkata, “Hai Beni! Ini Susan dari Vitamin World. Senang sekali bisa mewawancarai Anda kemarin. Oh iya, cuaca di sana bagaimana sekarang? Katanya ada peringatan angin kencang? Wilayah Anda aman, nggak?”
3
Jelaskan bahwa perusahaan telah memutuskan untuk memberikan posisi tersebut kepada kandidat yang lain. Dengan sopan, jelaskan bahwa Anda senang bisa bertemu dengan pelamar yang bersangkutan melalui proses wawancara dan bahwa Anda sejatinya telah benar-benar mempertimbangkannya untuk mengisi posisi tersebut, meski akhirnya memutuskan untuk memberikan posisi tersebut kepada kandidat lain. Sebaiknya, utarakan semua ini sesaat setelah Anda berkata “Halo” agar percakapan tidak berakhir terlalu panjang.^{[2]XTeliti sumber}
- Cobalah berkata, “Halo Ruth, saya Dika Firza dari Perusahaan Teknologi AAA. Secara pribadi, saya ingin mengucapkan terima kasih karena Anda sudah bersedia menghadiri wawancara kerja minggu lalu. Kami sangat menikmati pertemuan tersebut dan sepakat bahwa riwayat pekerjaan Anda sangat mengesankan. Sayangnya, kami sudah memutuskan untuk memberikan posisi tersebut kepada kandidat yang lain.”
4
Jelaskan kelebihan atau kekuatan spesifik kandidat yang pada akhirnya Anda pilih. Secara umum, cukup banyak pelamar yang benar-benar ingin mengetahui kelebihan kandidat terpilih jika dibandingkan dengan apa yang mereka tawarkan kepada perusahaan. Meski menjelaskan riwayat pekerjaan kandidat terpilih secara mendetail sejatinya membuang-buang waktu, Anda tetap perlu menjelaskan beberapa kelebihan penting yang dimiliki oleh kandidat terpilih sehingga untuk menjadi bahan perenungan mereka.^{[3]XTeliti sumber}
- Misalnya, Anda bisa berkata, “Meski kami sangat menghargai pengalaman Anda yang tidak sedikit, kandidat yang kami pilih memiliki gelar magister dan tingkat pendidikan kandidat merupakan faktor penentu yang sangat penting bagi kami.”
- Atau, “Kandidat yang kami pilih telah bekerja di posisi yang sama pada perusahaan yang lain, sehingga kami meyakini bahwa proses transisinya nanti akan berlangsung lebih mudah.”
5
Jelaskan bahwa selain pelamar yang bersangkutan, masih ada banyak kandidat yang tak kalah berkualitasnya. Pada dasarnya, pelamar yang tahu bahwa dirinya berkualitas dapat merasa dikhianati ketika ditolak oleh perusahaan yang dilamarnya. Dalam beberapa kasus, ada pula pelamar yang menganggap bahwa penolakan tersebut bersifat personal. Untuk menanggulanginya, jangan lupa mengingatkan pelamar yang bersangkutan bahwa mereka sedang berkompetisi dengan banyak individu yang tak kalah berkualitasnya!
- Cobalah berkata, “Meski Anda adalah kandidat yang sangat kuat untuk mengisi posisi ini, kami harus mengakui bahwa persaingan kandidat kali ini sangat ketat. Mohon maaf karena Anda tidak berhasil memenangkan kompetisi ini, ya.”
6
Ajak mereka untuk terhubung dengan perusahaan Anda di media sosial. Oleh karena penolakan adalah topik yang kurang menyenangkan untuk diperbincangkan, cobalah mencairkan suasana dengan mengajak mereka terhubung dengan perusahaan Anda secara daring. Dengan melakukannya, Anda sekaligus menegaskan bahwa penolakan tersebut bersifat profesional, alih-alih personal.^{[4]XTeliti sumber}
- Anda bisa berkata, “Kami akan kembali mempertimbangkan Anda jika ada posisi lain yang lowong di perusahaan. Apakah Anda bersedia mengirim undangan pertemanan ke akun LinkedIn divisi SDM kami?”
- Atau, Anda juga bisa berkata, “Sebetulnya, perusahaan kami sedang merancang beberapa program yang menarik untuk diwujudkan dalam waktu dekat. Agar tidak ketinggalan informasi, Anda bisa terus mengecek unggahan di Facebook atau Twitter kami, ya!”
7
Akhiri percakapan jika pelamar yang bersangkutan berusaha mendebat keputusan Anda. Dalam beberapa kasus, pelamar yang ditolak mungkin akan berkata, “Berikan saya kesempatan untuk melakukan wawancara lagi. Saya jamin keputusan Anda akan berubah!” atau “Perusahaan Anda sudah melakukan kesalahan karena saya adalah kandidat yang terbaik.” Jika situasi semacam itu terjadi, jangan melibatkan diri dalam proses diskusi yang berkepanjangan terkait keputusan perusahaan atau kekuatan dan kelemahan riwayat pekerjaan pelamar tersebut.^{[5]XTeliti sumber}
- Untuk mengakhiri percakapan dengan sopan, cobalah berkata, “Meski kami sudah mempekerjakan orang lain, bukan berarti ada yang salah dengan Anda. Saya yakin kok, Anda bisa menemukan pekerjaan yang tepat dalam waktu dekat.”
8
Dorong kandidat yang sangat berkualitas untuk melamar kembali di kemudian hari. Hanya karena pelamar yang bersangkutan kurang cocok untuk mengisi posisi yang Anda cari, bukan berarti dia tidak akan cocok untuk mengisi semua posisi di perusahaan Anda, bukan? Agar tidak menyia-nyiakan relasi yang telah terjalin dengannya, cobalah menjelaskan kepadanya bahwa sekalipun dia kurang cocok untuk posisi yang dilamar, Anda tetap ingin menjalin relasi profesional yang baik dengannya. Jelaskan pula bahwa peluang kerja yang lebih baik di dalam perusahaan Anda akan kembali terbuka di kemudian hari.^{[6]XTeliti sumber}
- Salah satu kalimat yang bisa Anda ucapkan adalah, “Jangan ragu melamar kembali ya, jika perusahaan kami kembali membuka lowongan pekerjaan di kemudian hari! Anda hampir saja diterima untuk posisi ini sehingga harus mencoba kembali jika kesempatannya kami buka lagi.”
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 2:

Menulis Surel Berisi Penolakan

Unduh PDF

1
Kirimkan surel berisi penolakan kepada pelamar yang bersangkutan sesaat setelah Anda memutuskan untuk mempekerjakan kandidat lain. Setelah Anda atau pihak profesional lain memilih kandidat untuk mengisi posisi terkait, segeralah mengirimkan surel berisi penolakan kepada pelamar yang ditolak setelahnya. Dengan melakukannya, pelamar yang bersangkutan akan menerima kepastian dan bisa segera mencari lowongan pekerjaan baru.^{[7]XTeliti sumber}
- Idealnya, surat penolakan dikirimkan satu hari kerja setelah keputusan dibuat.
2
Susun surel yang tidak lebih panjang dari 3-4 kalimat. Oleh karena pelamar yang bersangkutan belum menempuh tahap wawancara, tidak perlu ragu memberikan penolakan dengan singkat dan lugas. Secara khusus, awali surel dengan menyebutkan nama lengkap pelamar, lalu tuliskan pernyataan seperti, “Terima kasih sudah melamar sebagai Direktur Kreatif di Agensi Periklanan ABC. Meski riwayat pekerjaan Anda mengesankan, kami telah memutuskan untuk memberikan posisi tersebut kepada kandidat lain. Semoga perjalanan karier Anda ke depannya selalu sukses.”^{[8]XTeliti sumber}
- Cantumkan nama lengkap Anda di salam penutup surel, lalu kirimkan surel setelah meyakini tidak ada kesalahan yang berarti di dalamnya.
3
Tidak perlu meminta maaf atas penolakan yang Anda berikan. Menerima penolakan dari perusahaan yang dilamar memang tidak mudah, tetapi demi mengutamakan profesionalitas, jangan meminta maaf atau bersikap seolah-olah Anda tidak setuju dengan keputusan perusahaan untuk tidak mempekerjakan pelamar yang bersangkutan. Sekalipun terjadi perbedaan pendapat di kalangan internal perusahaan, jangan biarkan pelamar mengetahuinya.
- Misalnya, jangan menulis, “Meski saya sangat ingin mempekerjakan Anda, sayangnya manajer Departemen SDM memiliki pendapat yang berbeda.”
4
Berikan respons yang singkat dan lugas ketika pelamar mengajukan pertanyaan dalam surel balasannya. Jika pelamar membalas surel Anda dengan pertanyaan mengenai kualitas kandidat terpilih yang tidak dimiliki olehnya, cukup jawab pertanyaan tersebut dengan 3-4 kalimat singkat.^{[9]XTeliti sumber} Ingat, isi surel Anda harus singkat, lugas, dan bernada objektif agar proses pertukaran surel tidak berlangsung terlalu lama.
- Misalnya, berikan jawaban seperti, “Meski riwayat pekerjaan dan pengalaman Anda sangat menjanjikan, sayangnya Anda cukup sering menganggur dalam jangka waktu yang lama dan alasan itulah yang mendorong perusahaan untuk memperjakan kandidat yang lain.”
Iklan

Tips

Jangan biarkan percakapan telepon berlangsung terlalu lama. Cukup ingatkan pelamar bahwa mereka sejatinya tengah bersaing dengan kompetitor yang cukup banyak dan meski kali ini gagal, mereka tetap bisa melamar untuk posisi-posisi lain yang dibuka di kemudian hari. Dengan kata lain, jaga agar percakapan telepon yang dilakukan tetap singkat dan lugas, lalu akhiri percakapan dengan sopan dalam waktu kurang dari 5 menit.
Kapan pun perusahaan Anda membuka lowongan pekerjaan, sebaiknya cukup wawancarai 5-6 orang. Dengan demikian, Anda hanya perlu menghubungi 4-5 orang melalui telepon untuk menyampaikan penolakan.
Jangan pernah membohongi pelamar terkait alasan penolakannya. Lantas, bagaimana jika yang bersangkutan ditolak karena performanya ketika wawancara sangat buruk? Tetaplah berusaha menyampaikan informasi tersebut dengan cara yang lebih beradab.