Iemand vertellen dat hij of zij niet is aangenomen

Het is nooit een gemakkelijke taak om een gekwalificeerde kandidaat te vertellen dat je hebt besloten om een andere persoon aan te nemen voor een functie. Als de persoon een gesprek heeft gehad, dan kun je diegene het best telefonisch het nieuws vertellen. Als de persoon nog geen gesprek heeft gehad, laat hem of haar dan via e-mail weten dat hij of zij niet is aangenomen. De beste strategie is om beleefd maar direct en duidelijk te zijn over je beslissing, of je nu telefonisch of via e-mail communiceert.

Methode 1

Methode 1 van 2:

Een kandidaat telefonisch afwijzen

Pdf downloaden

1
Bel de kandidaat op. Terwijl het verzenden van een e-mail minder ongemakkelijk kan lijken omdat het elke kans op een ongemakkelijk gesprek vermijdt, is het beleefder en professioneler om telefonisch met de kandidaat te spreken. Doe dit voor alle kandidaten met wie je een sollicitatiegesprek hebt gehad.^[1]XBron
- Bel tijdens de normale kantooruren, zodat de persoon niet aan het eten is als je belt.
2
Begin geen gewoon gesprek en praat niet over alledaagse dingen. Plan om het gesprek kort te houden, idealiter minder dan vijf minuten. Stel jezelf voor en kom dan direct ter zake om de ander te laten zien dat je zijn of haar tijd respecteert en diegene niet op wil houden. Vraag niet naar het persoonlijke leven van de persoon, maak geen grapjes en vraag niet naar het weer.
- Het zou bijvoorbeeld ongepast zijn om te zeggen, 'Hoi, Ben? Met Susan van Vitamine Plus. Het was een leuk sollicitatiegesprek! Hoe is het weer waar je bent? Ik heb gehoord dat er een paar onweersbuien aan zitten te komen. Heb je er al wat van gemerkt?'
3
Leg uit dat het bedrijf een aanbod heeft gedaan aan een andere kandidaat. Geef beleefd aan dat je het leuk vond om de kandidaat te ontmoeten tijdens het gesprek en dat je hem of haar serieus hebt overwogen voor de positie, maar toch hebt besloten om in plaats daarvan iemand anders te kiezen. Het is het beste om dit meteen duidelijk te maken, dus breng dit nieuws direct nadat jullie elkaar hebben begroet.^[2]XBron
- Zeg iets als: 'Hallo, Rita, met Michel van AAA Techdiensten. Nogmaals bedankt dat je tijd hebt genomen voor het gesprek vorige week -- we vonden het allemaal leuk je te ontmoeten en waren onder de indruk van je cv. We hebben echter besloten om de baan toch aan iemand anders aan te bieden.'
4
Noem een paar specifieke sterke punten die de sollicitant heeft laten zien. Veel afgewezen kandidaten willen echt weten waarom de aangenomen kandidaat de baan heeft gekregen en zij niet. Hoewel het onpraktisch zou zijn om puntsgewijs uit de doeken te doen hoe goed ze geschoord hebben op hun cv en prestaties tijdens het gesprek, is het gepast om een paar sterke punten te vermelden die de aangenomen kandidaat had ten opzichte van de persoon die je afwijst.^[3]XBron
- Zeg bijvoorbeeld iets als: 'Hoewel we je jarenlange ervaring een sterk punt vonden, had de kandidaat die we kozen een masterdiploma, en dat opleidingsniveau is erg belangrijk voor ons.'
- Of iets als: 'De persoon die we hebben aan hebben genomen heeft in dezelfde functie bij een ander bedrijf gewerkt, dus we wisten dat de overgang moeiteloos zou zijn.'
5
Maak duidelijk dat veel andere gekwalificeerde personen hebben gereageerd. Gekwalificeerde kandidaten kunnen het gevoel hebben dat ze bedrogen zijn als een baan aan hen wordt ontzegd, of alsof ze op een of andere manier persoonlijk hebben gefaald. In deze gevallen kan het helpen om die kandidaat eraan te herinneren dat hij/zij concurreert met een groot aantal andere even gekwalificeerde personen.
- Zeg iets als: 'Hoewel je een sterke kandidaat was voor de baan, was er een stevige concurrentie voor deze vacature. Het spijt me te moeten zeggen dat je die wedstrijd niet hebt gewonnen.'
6
Nodig de persoon uit om contact te houden met het bedrijf op de sociale media. Dit kan een moeilijk gesprek zijn voor de persoon met wie je praat. Dus, verlicht het gesprek door hem of haar uit te nodigen om professioneel online met het bedrijf in contact te komen. Dit zal ook laten zien dat er geen negatieve gevoelens zijn.^[4]XBron
- Zeg dus iets als: 'We houden je graag in gedachten voor het geval er zich in de toekomst vacatures vrijkomen binnen onze organisatie. Kun je de hr-afdeling een LinkedIn-uitnodiging sturen?'
- Of zeg iets als: 'We willen je graag op de hoogte houden -- het bedrijf heeft een heleboel interessante programma's op stapel staan. Houd ons op Facebook en Twitter in de gaten, om te zien of er iets voor je tussen zit!'
7
Neem afscheid als de kandidaat zijn zaak wil bepleiten. In sommige gevallen kunnen kandidaten zeggen: 'Geef me een tweede kans en ik weet zeker dat je van gedachten zult veranderen!' of 'Dit is een vergissing; ik weet dat ik de beste kandidaat was.' Als dit gebeurt, begin dan niet aan een puntsgewijze discussie van wat de kandidaat beter had kunnen doen in het sollicitatiegesprek of de sterke en zwakke punten van zijn of haar cv.^[5]XBron
- Om beleefd afscheid te nemen, zeg je iets als: 'Hoewel we iemand anders gaan aannemen, is dat niet omdat jij het verkeerd hebt gedaan. Ik ben er zeker van dat je snel een baan zult vinden die bij je past.'
8
Moedig sterke kandidaten aan om in de toekomst weer te solliciteren. Alleen maar omdat een kandidaat niet het geschiktst was voor de ene baan betekent niet dat er in de toekomst geen plaats meer is voor de persoon in het bedrijf. Om te voorkomen dat je een reeds gesmede relatie weggooit, leg je aan goede kandidaten uit dat ze weliswaar niet het geschiktst waren voor deze functie, maar dat je wel graag wilt dat ze contact houden. Leg uit dat er misschien een betere baankans voor de persoon in het verschiet ligt in de toekomst.^[6]XBron
- Zeg dus iets als: 'Aarzel niet om te solliciteren als ons bedrijf in de toekomst een andere vacature heeft! Je was bijna geselecteerd voor deze functie en ik zou zeker weer solliciteren als ik jou was en je hier graag wilt werken.'
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 2:

Een afwijzende e-mail schrijven

Pdf downloaden

1
E-mail de afgewezen kandidaat zodra je een andere kandidaat hebt aangenomen. Zodra jij (of de hr-afdeling of de vacaturehouder) een kandidaat heeft geselecteerd om de vacature in te vullen, stuur je zo snel mogelijk een afwijzingsmail naar de kandidaten die niet voor een gesprek zijn uitgenodigd. Dit zal de kandidaten ervan weerhouden valse hoop te ontwikkelen en aansporen te gaan zoeken naar een andere baan.^[7]XBron
- Stuur idealiter een afwijzingsmail op de volgende werkdag nadat je een beslissing hebt genomen over het nieuwe personeelslid.
2
Schrijf een e-mail die niet langer is dan 3-4 zinnen. Aangezien de kandidaat nooit is gekomen voor een persoonlijk gesprek, kan het bericht vrij kort zijn. Open met de volledige naam van de kandidaat. Schrijf dan iets als: 'Bedankt voor je sollicitatie voor de functie van creatief directeur bij reclamebureau ABC. Hoewel we onder de indruk zijn van je cv, hebben we uiteindelijk toch een andere kandidaat de functie aangeboden. We wensen je veel succes in je verdere carrière.'^[8]XBron
- Onderteken de e-mail met je naam en verzend hem als je hem hebt gecontroleerd op eventuele fouten.
3
Verontschuldig je niet voor het niet aannemen van de kandidaat in de e-mail. Het kan moeilijk zijn voor sollicitanten om erachter te komen dat hun sollicitatie is afgewezen. Omwille van de professionaliteit kun je je echter beter niet verontschuldigen en doen alsof je het niet eens bent met de beslissing van het bedrijf. Laat het nooit doorschemeren dat er meningsverschillen zijn over het aannemen van een andere kandidaat.
- Schrijf bijvoorbeeld niet: 'Hoewel ik zelf je graag had aangenomen, had onze manager andere ideeën.'
4
Bied een kort antwoord aan als een kandidaat terug schrijft met vragen. Als de persoon reageert op je e-mail en wil weten welke sterke punten de aangenomen kandidaat wel bezat vergeleken met hem of haar, antwoord dan met een e-mail van 3-4 zinnen.^[9]XBron Maak je e-mail beknopt en objectief, zodat je niet betrokken raakt bij een ellenlange e-mailuitwisseling.
- Schrijf bijvoorbeeld iets als: 'Hoewel we je cv overtuigend vonden, was je werkervaring van doorslaggevend belang. Je had een aantal lacunes in je arbeidsverleden die ons deden besluiten een ander persoon aan te nemen.'
Advertentie

Tips

Laat een telefoongesprek niet te lang voortslepen. Herinner de kandidaat eraan dat hij of zij het tegen vele andere concurrenten opneemt voor de baan, en dat hij of zij in de toekomst gerust mag solliciteren op openstaande posities. Houd het gesprek kort en beëindig het beleefd in minder dan vijf minuten.
Telkens wanneer je een vacature uitzet, plan je om gesprekken te houden met niet meer dan 5-6 personen. Op die manier heb je slechts 4-5 telefoongesprekken te voeren.
Lieg nooit tegen een kandidaat over waarom hij of zij niet is aangenomen. Zelfs als de persoon het slecht deed tijdens het gesprek en niet in de buurt kwam van de kans om aangenomen te worden, zoek je toch een beleefde manier om deze informatie door te geven.

Advertentie