Cara Menganalisis Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Proses ini juga dapat diartikan sebagai langkah-langkah yang dilakukan untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan. Manajer menganalisis proses bisnis untuk menilai seberapa baik proses berjalan. Manajer pertama-tama menganalisis proses yang berjalan saat ini. Setelah itu, pihak manajemen dapat menentukan perubahan untuk meningkatkan proses yang ada. Peningkatan proses dapat membantu perusahaan menghemat waktu, menurunkan biaya, atau menciptakan produk yang lebih sesuai bagi pelanggan.

Bagian 1

Bagian 1 dari 2:

Menentukan Bagaimana Proses Bisnis Diciptakan

Unduh PDF

1
Tentukan proses bisnis. Proses bisnis mengacu kepada aktivitas yang dilakukan karyawan dalam kesehariannya untuk mencapai tujuan organisasi. Proses ini mencerminkan tindakan perusahaan untuk meraih tujuan tertentu. Proses bisnis harus meliputi semua variasi atau pengecualian terhadap proses. Untuk memahami cara menganalisis proses bisnis, Anda harus mempertimbangkan bagaimana sebuah proses bisnis tercipta. ^{[1]XTeliti sumber}
- Pertimbangkan ruang lingkup tugas. Misalnya, Anda memperbarui proses yang digunakan untuk mengirimkan faktur kepada para klien. Ruang lingkup tugas mengacu kepada seberapa luas ruang lingkup tugas yang akan dilakukan. Dalam kasus ini, asumsikan ruang lingkupnya adalah semua faktur dikirimkan kepada seorang klien. Anda menentukan bahwa dalam sebulan, rata-rata 200 faktur dikirimkan kepada klien..
- Tentukan hasil yang diinginkan. Pikirkanlah perihal apa yang ingin dicapai oleh proses ini. Dalam kasus ini, Anda ingin faktur dikirimkan secara akurat kepada setiap pelanggan segera setelah produk dikirimkan. Anda akan mengirimkan salinan fisik dari faktur ketika mengirimkan pesanan. Anda juga akan mengirimkan faktur elektronik melalui surel kepada setiap klien.
- Catatlah subproses yang ada di dalam proses. Semakin spesifik sebuah proses, semakin mudah dianalisis dan ditingkatkan.
- Dokumentasikan proses bisnis. Anda dapat mendokumentasikan proses sebagai daftar langkah-langkah dan pertimbangkanlah untuk menggambarkannya dalam diagram alir (flowchart). Proses sering kali saling menyeberangi beberapa departemen dalam organisasi yang besar. Proses pembuatan faktur, misalnya, akan melibatkan departemen penagihan dan akuntansi.
- Tentukan berbagai departemen atau fungsi entitas di dalam proses beserta semua masukan (input) dan keluaran (output). Sebagai contoh, pembuatan slip gaji membutuhkan masukan dari bagian produksi untuk mengetahui jumlah dan jam kerja tenaga kerja, bagian SDM untuk mengetahui tarif dan pengurangan gaji, dsb.
- Tuliskan semua pengecualian dari proses tersebut. Hampir semua prosedur bisnis akan memiliki pengecualian dan variasi. Sebagai contoh, Anda mungkin dapat memiliki klien tertentu yang menerima diskon dalam jumlah besar. Pelanggan ini memesan produk dalam jumlah banyak. Pemberian diskon besar membuat staf penagihan memotong jumlah diskon yang dihitung di peranti lunak pembuat faktur. Diskon yang besar harus dimasukkan secara manual untuk membuat faktur yang akurat.
2
Dokumentasikan proses bisnis dan pikirkan apa jenis proses bisnis yang dibuat. Memisahkan beberapa proses bisnis berdasarkan jenis akan membantu analisis proses bisnis dan perbaikan proses. Jika dua proses memiliki jenis yang sama, peningkatan prosesnya mungkin akan serupa. Sebuah proses tertentu mungkin berupa proses operasional, pendukung atau manajemen.^{[2]XTeliti sumber}
- Proses operasional mengacu kepada tugas-tugas harian untuk memberikan produk kepada pelanggan. Proses pembuatan faktur untuk klien dapat dimasukkan dalam proses operasional. Sangatlah penting untuk mengirimkan faktur yang akurat kepada klien sehingga pembayaran dapat ditagih secepatnya.
- Proses pendukung merujuk pada kegiatan-kegiatan pendukung operasional perusahaan Anda. Departemen Sumber Daya Manusia adalah contoh area pendukung perusahaan. Departemen ini mendukung departemen manajer dalam mewawancarai dan merekrut karyawan baru. Walaupun Sumber Daya Manusia tidak terlibat langsung dengan klien, mereka mendukung departemen operasional.
- Setiap organisasi membutuhkan manajemen untuk menjalankan arah bisnis perusahaan secara keseluruhan. Proses perencanaan dan implementasi anggaran merupakan proses manajemen. Semua perusahaan harus memiliki proses penganggaran yang formal. Proses ini harus melibatkan manajemen untuk mendiskusikan anggaran perusahaan bersama manajer keuangan.
3
Analisis proses bisnis untuk menemukan gejala-gejala inefisiensi proses. Proses bisnis terdiri dari masukan (input) dan keluaran (output). Tenaga kerja, energi, material, dan perlengkapan modal dianggap sebagai masukan. Masukan adalah aset yang digunakan untuk menghasilkan pendapatan dan laba. Di sisi lain, keluaran berupa produk fisik atau jasa. Masukan masuk ke dalam proses dan menghasilkan keluaran. Anda perlu melakukan analisis untuk mencari inefisiensi proses ini.^{[3]XTeliti sumber}
- Proses Anda harus menggunakan masukan secara efisien untuk menghasilkan keluaran. Misalnya, Anda mengelola cabang dari sebuah bengkel. Masukan Anda adalah tenaga kerja, peralatan, dan suku cadang. Keluaran Anda adalah jasa perbaikan kendaraan pelanggan.
- Waktu perbaikan yang lama atau work backlog merupakan indikasi adanya inefisiensi proses. Masalah mungkin disebabkan jadwal perbaikan beberapa pelanggan yang terlalu dekat.
- Indikasi inefisiensi proses juga bisa dilihat jika biaya penggantian suku cadang jauh melebihi anggaran. Dalam kasus ini, masalah mungkin khusus terjadi di departemen pembelian, atau suku cadang dari pemasok.
- Tentukanlah proses mana yang perlu ditingkatkan berdasarkan masalah yang diidentifikasi. Anda harus membuat prioritas dari beberapa proses bisnis. Pilihlah proses yang dampaknya paling besar pada bisnis Anda. Sebagai contoh, Anda mungkin sebaiknya memperbaiki waktu proses terlebih dahulu. Lamanya waktu proses akan mengakibatkan perusahaan kehilangan pelanggan. Prioritaskanlah untuk memperbaiki proses tersebut.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 2:

Menganalisis Bisnis Proses

Unduh PDF

1
Bicaralah dengan orang-orang kunci perihal proses dalam perusahaan. Jika Anda sudah menentukan proses yang akan diperbaiki, diskusikan perihal proses tersebut dengan orang-orang yang bertanggung jawab atas implementasinya. Luangkan waktu untuk mewawancarai peserta kunci, dan tanyakan perbaikan-perbaikan yang dapat dilakukan.^{[4]XTeliti sumber}
- Tanyakan perihal tindakan-tindakan staf dan alasannya.
- Tentukan masukan yang dibutuhkan untuk melakukan tiap tugas dan di mana Anda memperoleh tiap masukan. Jika perusahaan memproduksi celana jin denim, Anda perlu mengetahui siapa pemasok denim dan frekuensi pengiriman bahan baku ke perusahaan.
- Identifikasi keluaran dari tiap tugas dan siapa penerimanya. Jika Anda mengelola bengkel, staf bengkel sebaiknya mendokumentasikan pekerjaan mereka. Staf perbaikan harus meneruskan informasi tersebut ke departemen penagihan, yang kemudian membuat faktur untuk pelanggan.
- Tanyakan saran untuk mengatasi inefisiensi proses yang ditemukan staf Anda.
2
Buat flowchart bisnis untuk tiap proses. Flowchart proses dapat membantu Anda menggambarkan proses bisnis. Anda dapat menggunakan dokumentasi dari diskusi proses Anda untuk membuat flowchart. Flowchart ini harus memiliki semua langkah yang diperlukan untuk melengkapi bisnis proses tertentu. ^{[5]XTeliti sumber}
- Penting dicatat bahwa flowchart proses bisnis hanya boleh berisi prosedur yang ditetapkan dan harus diikuti karyawan.
- Flowchart bisa digambar secara manual maupun dengan peranti lunak. Word dan program kertas kerja dengan fasilitas pemetaan dapat digunakan untuk membuat flowchart. Anda juga dapat menemukan peranti lunak khusus untuk membuat flowchart.
- Flowchart adalah alat yang sangat berguna untuk melihat proses bisnis di depan Anda dengan jelas. Alat ini akan membuat identifikasi dan perbaikan inefisiensi menjadi jauh lebih mudah.
- Begitu perubahan pada proses dilakukan, ulas kembali hasilnya dan lihat apakah proses telah mengalami peningkatan sesuai harapan Anda. Jika tidak, ulangi proses analisis dan coba identifikasi area-area yang butuh perbaikan. Analisis proses bisnis merupakan kegiatan yang berkelanjutan dalam bisnis Anda.
3
Lakukan sesi curah pendapat (brainstorm) untuk menemukan perbaikan proses. Banyak proses yang melibatkan lebih dari satu departemen di dalam bisnis Anda. Sesi kelompok akan mengidentifikasi inefisiensi proses yang berdampak pada lebih dari satu departemen. Sesi ini dapat pula mengesahkan informasi yang diberikan ketika wawancara pribadi dengan partisipan. ^{[6]XTeliti sumber}
- Simpulkan informasi yang diterima dan sebarkan kepada peserta proses. Hal ini akan menyertakan para peserta yang telah dan belum diwawancarai sebelumnya. Minta umpan balik dari semua orang. Umpan-umpan balik ini akan memberikan tambahan panduan untuk analisis Anda.
- Informasi yang diterima dari para peserta dalam proses seharusnya memberikan ide jelas kepada Anda perihal cara kerja proses, dan apa masalahnya.
- Diskusi antarpersonel menjadi dasar untuk membuat perubahan pada suatu proses. Perubahan dapat berupa pengurangan biaya, pengurangan waktu siklus proses, penyederhanaan proses, atau peningkatan layanan kepada pelanggan.
Iklan