Cara Menghitung Jam Kerja (Manhour)

Jam kerja (manhour) adalah bagian penting dalam membuat penawaran proyek yang menggiurkan serta menentukan biaya kerja yang diselesaikan. Oleh karena tenaga kerja mengambil porsi besar dalam kebanyakan kerja kontrak, memperkirakan dan melaporkan jam kerja tenaga kerja secara akurat sangat penting demi kesuksesan bisnis Anda.

Bagian 1

Bagian 1 dari 2:

Memperkirakan Jam Kerja untuk Penawaran Proyek

Unduh PDF

1
Bagi proyek menjadi beberapa komponen. Bagian pertama dalam menghitung jam kerja suatu pekerjaan adalah membagi proyek menjadi beberapa komponen yang lebih kecil. Kemudian, perkirakan jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap komponen. Komponen-komponen ini harus ditunjuk sesuai jenis tenaga kerja yang terlibat. Jika Anda membangun kompleks apartemen, Anda membutuhkan tenaga kerja penggalian, konstruksi, perlistrikan, ledeng, dan lain sebagainya. Pastikan Anda memperkirakan setiap komponen yang menjadi bagian proyek.
2
Tentukan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan. Jenis tenaga kerja sangat bergantung pada tugas yang perlu dituntaskan. Anda tidak membutuhkan mandor untuk setiap pekerjaan. Tugas sederhana dapat dilakukan oleh asisten atau pegawai magang. Proses penentuan ini lebih sulit untuk pekerjaan yang melibatkan campuran berbagai jenis tenaga kerja, mulai dari yang sederhana sampai yang rumit. ^{[1]XTeliti sumber}
3
Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap komponen. Setelah Anda menentukan komponen-komponen dan jenis tenaga kerja untuk setiap komponen, perkirakan total angka jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap tahap mulai dari awal sampai akhir. Jangan sertakan waktu istirahat. Angka jam kerja harus mencerminkan lamanya waktu yang dicurahkan tenaga kerja untuk menyelesaikan satu tahap.
- Jika Anda mengetahui jenis pekerjaan untuk setiap tahap dengan baik, coba gunakan proyek-proyek terdahulu sebagai acuan untuk memperkirakan waktu kerja. Sebagai contoh, jika Anda tahu bahwa dibutuhkan sepuluh jam bagi satu pekerja untuk memasang empat jendela baru, atau 2,5 jam per jendela, proyek Anda saat ini mungkin tidak jauh berbeda.
- Jika suatu tahap dalam proyek Anda melibatkan jenis tenaga kerja yang tidak begitu Anda kenal, lakukan riset untuk mempersiapkan perkiraan jam kerja Anda. tergantung proyeknya, Anda mungkin akan memperoleh informasi berharga di internet atau kontraktor lain. Anda juga bisa menggunakan jasa konsultan yang familier dengan jenis tenaga kerja yang Anda butuhkan. Konsultan dapat membantu Anda memperkirakan jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tahap tertentu.
- Pertimbangkan pula faktor-faktor seperti tingkat kesulitan pekerjaan saat membuat perkiraan. Jika jendela di proyek mendatang Anda berada di lantai 7, dan jendela yang dikerjakan di proyek terdahulu berada di lantai pertama, naikkan rasio jam-per-jendela untuk menyatakan perbedaan ini.
- Sertakan perkiraan untuk waktu yang dihabiskan pada tugas-tugas administratif yang diharuskan kontrak.
4
Sertakan jam kerja supervisor. Anda juga dapat menyertakan jam kerja proyek untuk mandor atau manajer, yang akan memimpin tim beranggotakan para pekerja dan mengelola rincian pelaporan dan kepatuhan jadwal proyek. Sebagian proyek bisa menggunakan lebih dari satu supervisor atau mandor dan mengelola komponen-komponen berbeda dari proyek. Proyek lain mungkin menggunakan beberapa tingkat pengawasan yang berbeda. Anda mungkin memiliki mandor untuk mengelola pekerja di komponen-komponen proyek yang berbeda dan seorang supervisor utama yang mengelola semua mandor.
5
Gunakan perkiraan Anda untuk mempersiapkan lini masa proyek. Klien Anda akan menentukan waktu penyelesaian proyek. Mungkin klien akan meminta Anda menyebutkan berapa lama Anda bisa menyelesaikan proyek. Anda dapat menggunakan tahap-tahap dan jam-jam kerja yang telah dihitung untuk mengembangkan lini masa proyek. Tentukan komponen yang bisa diselesaikan secara bersamaan, dan komponen yang harus diselesaikan secara bertahap (output satu proses menjadi input proses berikutnya). Jika Anda mengetahui kapan setiap tahap harus diselesaikan, Anda bisa membagi jumlah jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tahap dengan 8 jam hari kerja selama periode waktu proyek. Anda mungkin bisa memperpanjang atau mempersingkat lini masa proyek dengan menambah atau mengurangi tenaga kerja. Semakin banyak tenaga kerja yang dimiliki, sebuah tahap bisa lebih cepat selesai.
- Sebagian proyek membutuhkan waktu kerja lebih dari 8 jam sehari atau 40 jam seminggu untuk menyelesaikan tahap sesuai jadwal. Mereka memerlukan waktu lembur yang harus diberikan insentif.
- Sebagai contoh, jika Anda punya satu bulan untuk membangun fondasi sebuah rumah baru, dan Anda mengetahui pembangunan fondasi membutuhkan 1.000 jam per tenaga kerja, bagikan 1.000 dengan 8 jam kerja per hari dalam sebulan untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tahap tersebut tepat pada waktunya (1000 jam kerja proyek / 20 hari kerja dalam sebulan = 50 jam per hari; 50 jam per hari / 8 jam per tenaga kerja = 6,25 tenaga kerja dibutuhkan.)^{[2]XTeliti sumber} Bulatkan angka tenaga kerja, dan sesuaikan dengan angka hari kerja yang dibutuhkan
- Bersikap realistis terhadap jumlah tenaga kerja yang dipekerjakan dalam periode waktu yang ditentukan. Akan tidak realistis jika Anda membutuhkan 7 teknisi elektrik untuk menyelesaikan pemasangan rangkaian dalam seminggu, tergantung ketersediaan teknisi elektrik di area Anda. Anda mungkin perlu memperpanjang lini masa untuk memenuhi ketersediaan tenaga kerja untuk proyek Anda.
- Jika Anda berencana menyelesaikan beberapa tahap dalam waktu bersamaan, Anda perlu membagi-bagi tenaga kerja untuk menyelesaikan masing-masing tahap.
6
Persiapkan dan ajukan penawaran Anda. Tambahkan jam kerja untuk setiap tenaga kerja yang dibutuhkan sehingga Anda memiliki total jam kerja untuk setiap jenis tenaga kerja. Jika Anda hanya membutuhkan satu jenis tenaga kerja, silakan menggabungkan semua jam kerja proyek menjadi satu angka. Jika Anda membutuhkan berbagai jenis tenaga kerja, penawaran Anda harus merinci jumlah jam kerja untuk setiap jenis tenaga kerja. Sebaiknya Anda menyertakan semua biaya tenaga kerja termasuk pajak dan tunjangan. Sebagian kontrak mungkin menentukan angka gaji minimum untuk setiap jenis tenaga kerja. Selain itu, sertakan semua markup (porsi laba) yang ingin dikenakan.
- Sebagai contoh, katakan Anda dipilih untuk memasang dapur baru untuk rumah berukuran sedang. Anda harus membagi proyek menjadi beberapa tahap, yang terdiri dari pekerjaan ledeng, elektrik, dan kerja-kerja kontruksi pada umumnya. Penawaran Anda harus mencerminkan total jam kerja teknisi elektrik, jam kerja tukang ledeng, dan kerja konstruksi umum, serta tarif gaji untuk setiap jenis tenaga kerja.
7
Sesuaikan perkiraan jam kerja seiring perkembangan proyek. Oleh karena perkiraan waktu hanya estimasi, Anda harus memperbarui perkiraan sejalan dengan kemajuan proyek. Anda mungkin harus menagih klien berdasarkan jam kerja aktual tim sehingga Anda harus memberikan laporan perkiraan jam kerja terbaru seiring waktu secara berkala. Hal ini mencegah klien terkejut atas pembengkakan biaya jam kerja.
- Sertakan "fudge factor," yang merupakan kenaikan waktu perkiraan akibat hal yang tidak diketahui. Jumlah fudge factor tergantung pada kerumitan pekerjaan, ketersediaan tenaga kerja, ketergantungan terhadap agen eksternal, dan hubungan satu proses dengan proses yang lain.
- Sebagian besar kontraktor menjelaskan bahwa penawaran mereka adalah angka estimasi. Angka jam kerja aktual akan bervariasi, dan klien akan membayarkan sesuai jam kerja aktual seiring kemajuan proyek. Namun, ada kemungkinan klien akan ingin membayar lum sum berdasarkan estimasi dan tidak membayar untuk jam kerja aktual. Perhatikan semua bahasa kontrak dengan saksama yang mengindikasikan perjanjian ini karena dalam perjanjian seperti ini, kontraktor harus mengestimasi biaya dengan hati-hati.
- Jika klien akan membayar berdasarkan jam kerja aktual, jangan lupa bahwa penawaran Anda mencerminkan perkiraan, dan Anda tidak boleh mengenakan biaya jam kerja jauh lebih tinggi kecuali dengan alasan kuat dan dapat dibuktikan. Jika Anda menemui kendala dan dipastikan melebihi perkiraan jam kerja Anda, informasikan kepada klien untuk mencegah adanya salah pengertian
- Buat perjanjian tertulis yang menyatakan pekerjaan yang kemungkinan besar akan muncul dan berada di luar ruang lingkup kerja. Sertakan proses-prosesnya untuk identifikasi dan persetujuan perubahan-perubahan ini, misalnya izin dan dokumentasi yang diperlukan.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 2:

Melaporkan jam Kerja untuk Pekerjaan Kontrak

Unduh PDF

1
Kumpulkan informasi para tenaga kerja Anda. Pastikan berkas karyawan untuk semua tenaga kerja di proyek Anda sudah akurat, dan pertahankan. Hal ini termasuk catatan gaji dan semua dokumen legal. Jika Anda menggunakan insinyur, teknisi elektrik, tukang ledeng, atau tenaga kerja berlisensi lain, Anda perlu menyimpan bukti berkas sertifikasi aktif mereka. Hal ini diharuskan untuk kebanyakan pekerjaan insinyur dan konstruksi untuk mengetahui apakah tenaga kerja dikontrak negara. Anda memiliki tanggung jawab untuk memastikan semua orang yang bekerja pada Anda memiliki sertifikasi yang sesuai, termasuk subkontraktor.
- Anda mungkin membayar gaji tenaga kerja yang bukan karyawan Anda untuk mengerjakan proyek. Para subkontraktor ini bekerja untuk Anda, si kontraktor, dan Anda menagihkan gaji mereka kepada klien. Walaupun subkontraktor bukanlah karyawan Anda, informasi sertifikasi mereka harus dikumpulkan dan disimpan dalam berkas. Sebagai kontraktor, Anda bertanggung jawab memastikan semua orang yang mengerjakan proyek memiliki kualifikasi yang sesuai, kecuali disebutkan dalam kontrak.
- Kontrak pemerintah biasanya mengharuskan informasi karyawan dan subkontraktor tambahan untuk memastikan kepatuhan Undang-Undang. Hal ini termasuk pelaporan etnisitas dan tarif gaji untuk memastikan tidak ada praktik diskriminasi. Jika Anda memiliki kontrak pemerintah, baca dengan saksama dan ikuti semua instruksi perihal rekrutmen dan pelaporan untuk mencegah kendala pembayaran gaji. ^{[3]XTeliti sumber}
2
Pantau waktu kerja tenaga kerja. Supaya dapat membuat laporan yang akurat kepada klien, Anda membutuhkan metode pemantauan jam kerja karyawan yang mengerjakan proyek. Anda bisa menggunakan time clock atau time sheet, tetapi catatan ini harus diverifikasi untuk memastikan akurasinya. Tergantung kontrak yang disepakati, Anda mungkin diharuskan melakukan audit secara periodik serta membuktikan keabsahan jumlah jam kerja yang dilaporkan
- Salah satu cara untuk memastikan keakuratan pelaporan waktu kerja adalah menempatkan supervisor pada setiap karyawan atau kelompok karyawan. Pada tiap akhir minggu ketika karyawan menyerahkan kartu waktu kerjanya, supervisor bisa mengulas dan menandatangani kartu tersebut, untuk membuktikan kebenarannya. Hal ini mencegah karyawan menambahkan jam kerja fiktif.
- Anda juga bisa mencoba menggunakan sistem kartu waktu kerja elektrik untuk memantau waktu kerja karyawan. Pastikan sistem dikontrol dengan baik untuk mencegah penyalahgunaan. Jika laporan jam kerja dipertanyakan, Anda harus bisa membuktikannya.
- Klien pemerintah diharuskan Undang-Undang untuk mengumpulkan semua informasi sebelum membayar kontraktor karena upah kerja dibayarkan dari pajak. Tingkat pengawasan saat melaporkan waktu proyek pemerintah akan sangat tinggi. Ikuti semua instruksi pelaporan dengan hati-hati dan rinci sesuai perjanjian.
3
Kirimkan laporan upah tenaga kerja kepada klien secara berkala. Kontrak Anda harus menjelaskan seberapa sering Anda harus melaporkan jumlah jam kerja kepada klien untuk menerima gaji. Saat menyerahkan laporan ini, Anda akan memindahkan informasi dari slip gaji dan dokumen pencatatan jam kerja Anda ke laporan khusus untuk klien yang membandingkan jumlah jam kerja yang ditagihkan dengan perkiraan jam kerja saat penawaran. Jika terdapat perbedaan besar antara jumlah jam kerja perkiraan dan aktual, Anda harus bisa memberikan penjelasan yang kuat kepada klien.
4
Gunakan catatan untuk mempersiapkan perkiraan di proyek berikutnya. Pada akhir proyek, informasi pemantauan jam kerja Anda akan sangat berharga karena memberikan rincian lama waktu penyelesaian pekerjaan-pekerjaan khusus. Anda bisa menggunakan data ini untuk membuat estimasi, misalnya jumlah jam kerja per banyaknya ubin yang dipasang atau masa tunggu setelah meratakan semen basah. Informasi ini akan meningkatkan penawaran Anda di masa depan dan menjaga bisnis Anda tetap mendatangkan laba.
Iklan