Как проводить анализ бизнес–процессов

Бизнес-процесс — это система, которая используется компанией для достижения цели. Также этот термин можно определить как последовательность действий, которая позволяет создавать товар или услугу для клиентов. Руководители анализируют бизнес-процессы, чтобы определить пользу и эффективность процесса. В первую очередь руководитель проводит анализ нынешнего процесса. Затем руководство может решить внести изменения, чтобы улучшить существующий процесс. Так, усовершенствованный процесс поможет компании экономить время, снизить затраты или создать более привлекательный продукт.

Часть 1

Часть 1 из 2:

Определите порядок создания бизнес-процесса

Загрузить PDF

1
Очертите бизнес-процесс. Бизнес-процесс — это ежедневные действия сотрудников, нацеленные на достижение цели вашей организации. Процесс воплощает в себе шаги, который приведут вас к определенной цели. Бизнес-процесс должен охватывать все изменения или исключения из такого процесса. Чтобы правильно подойди к анализу, сначала следует учесть порядок создания бизнес-процесса.^{[1]XИсточник информации}
- Учитывайте объем задачи. Предположим, вы хотите обновить процесс отправки счетов вашим клиентам. Объем задачи — это количество работы, которую нужно выполнить. В данном примере предположим, что объем составляет один счет на одного клиента. Скажем, в среднем компания отправляет 200 счетов в месяц.
- Определите желаемый результат. Чего вы хотите достичь с помощью данного процесса? В этом примере вы стремитесь своевременно отправлять счет каждому клиенту после предоставления продукта. Вы отправляете печатную копию счета при отгрузке заказа, а также отправляете счет по электронной почте каждому клиенту.
- Внутри каждого процесса существует подпроцессы. Чем конкретнее процесс, тем проще его анализировать и усовершенствовать.
- Задокументируйте бизнес-процесс. Процесс можно задокументировать как последовательность шагов, а также создать блок-схему. В крупных организациях процесс часто охватывает различные отделы. Так, процесс отправки счетов может задействовать отдел выписки счетов и бухгалтерию.
- Определите отделы или функции структурных единиц организации в данном процессе, а также все вложения и результаты. Например, для составления зарплатной ведомости требуется знать вложения производственного отдела и отработанное время, ставки заплаты и суммы удержаний, которые предоставляет отдел кадров.
- Запишите все исключения к процессу. Каждый вид деловой активности имеет свои исключения или вариации. Например, некоторые ваши клиенты получают значительные скидки. Они заказали большой объем продукции. Отдел выписки счетов должен отразить эти скидки в расчетах вашей программы выставления счетов. Большие скидки следует вводить вручную, чтобы сформировать точный счет.
2
Задокументируйте бизнес-процесс и определите тип созданного процесса. Разделение процессов по типу поможет проводить анализ и вносить улучшения. Для двух процессов одного типа нередко используются одинаковые методы усовершенствования. Процесс может быть производственным, вспомогательным или управленческим.^{[2]XИсточник информации}
- Производство — это ежедневно выполняемые задачи, которые позволяют предоставить клиенту товар или услугу. Выставление счетов можно назвать производственным процессом. Очень важно отправлять клиентам точные счета, чтобы незамедлительно получать платежи.
- Вспомогательный процесс, как видно из названия, призван помогать производству. Отдел кадров — наглядный пример вспомогательного отдела. Кадровики помогают руководителю отдела выписки счетов тем, что проводят собеседования и принимают на работу новых сотрудников. Отдел кадров не работает с клиентами напрямую, но помогает производственным отделам.
- Каждой организации необходимо руководство, которое сможет осуществлять общее управление предприятием. Процесс планирования и выполнения бюджета — управленческий процесс. Каждой компании необходим формальный процесс составления бюджета. Для этого руководство должно обсудить бюджет отделов с финансовым директором компании.
3
Анализируйте бизнес-процессы на предмет неэффективности. Любой бизнес-процесс состоит из вложений и результатов. Труд, энергия, материалы, средства производства являются вложениями. Вложения — это актив, который позволяет получать прибыль и доходы, тогда как результаты — это материальный продукт или услуга. Вложения попадают в процесс и создают результат. Проведите анализ, чтобы выявить аспекты с низкой эффективностью.
- Процесс должен эффективно использовать вложения, чтобы давать результат. Например, вам принадлежит сеть автомастерских. Ваши вложения — это труд, оборудование и запасные части, а результат — отремонтированные транспортные средства клиентов.
- Долгий ремонт или большой объем предстоящей работы свидетельствуют о том, что с вашим процессом не все гладко. Одной из проблем может оказаться нереалистичный план выполнения работ.
- Если стоимость запчастей превышает предусмотренную в бюджете сумму, то это еще один признак неэффективности. Проблема может быть в работе отдела закупок или поставщиках.
- В зависимости от характера выявленной проблемы нужно решить, какие процессы нуждаются в усовершенствовании. Если нужно установить приоритеты при наличии нескольких процессов, выбирайте процесс, который оказывает наибольшее воздействие на вашу деятельность. Например, сначала нужно сократить продолжительность ожидания, иначе вы рискуете потерять клиентов. Усовершенствование этого процесса должно стать вашей первоочередной задачей.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 2:

Проведите анализ бизнес-процесса

Загрузить PDF

1
Обсудите процесс с ведущим персоналом. Определите процесс, который нуждается в улучшении, а затем обсудите его с людьми, которые ответственны за реализацию такого процесса. Опросите всех ключевых участников, чтобы узнать их предложения касательно возможных улучшений этого процесса.^{[3]XИсточник информации}
- Спросите, какие действия выполняют работники и зачем они это делают.
- Определите вложения, необходимые для выполнения каждой задачи, а также источники таких вложений. Если вы производите джинсовую одежду, то нужно узнать, кто поставляет вам материал и как часто ваш поставщик производит отгрузку.
- Определите результаты каждой задачи и получателя результата. Если вы владеете ремонтной автомастерской, то ваши механики должны документировать выполняемую работу и направлять эту информацию в отдел выписки счетов. Далее этот отдел выставляет счет клиенту.
- Выслушайте предложения сотрудников о том, как устранить выявленные недостатки текущего процесса.
2
Создайте блок-схему каждого бизнес-процесса. Схема поможет наглядно представить каждый процесс. Создайте блок-схему на основе протокола обсуждения процесса. Блок-схема должна включать все действия, которые необходимо выполнять в рамках бизнес-процесса.^{[4]XИсточник информации}
- Важно уточнить, что схема бизнес-процесса должна содержать только определенные действия, которым обязаны следовать сотрудники.
- Блок-схему можно составить вручную или при помощи специального программного обеспечения. Используйте текстовые редакторы и программы обработки электронных таблиц, которые позволят создать необходимую схему. Также имеется специализированное программное обеспечение.
- Блок-схема позволяет наглядно увидеть весь процесс. Такой наглядный инструмент упрощает процесс поиска и устранения неэффективных аспектов.
- Внесите изменения в процесс, изучите результаты и установите, удалось ли получить желаемые улучшения. В противном случае повторите анализ процесса и точнее установите аспекты, которые нуждаются в усовершенствовании. Анализ процессов должен происходить непрерывно.
3
Обдумайте идеи по усовершенствованию процесса. Часто процессы требуют участия нескольких отделов компании. Групповые обсуждения позволят выявить недочеты, которые влияют на работу нескольких задействованных отделов, а также подтвердить сведения, предоставленные в личных беседах с отдельными участниками процесса.^{[5]XИсточник информации}
- Обобщите полученную информацию и распространите среди всех участников процесса, включая тех, кто не принимал участия в обсуждении. Интересуйтесь мнением каждого участника. Отзывы помогут провести всесторонний анализ.
- Полученная информация поможет вам составить четкое представление о том, как работает этот процесс и какие недостатки присутствуют.
- Обсуждения с сотрудниками станут основой будущих усовершенствований. Данные изменения могут снизить расходы, сократить продолжительность цикла, упростить процесс или повысить качество обслуживания клиентов.
Реклама