कैसे इंटर्नशिप के बाद रिपोर्ट लिखें (Write a Report After an Internship)

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इस आर्टिकल में:

टाइटल पेजों को तैयार करना और डोक्यूमेंट को फॉर्मेट करना

रिपोर्ट का मुख्य भाग लिखना

अच्छे लेखन की तकनीक का अभ्यास करें

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स्रोत और उद्धरण

इंटर्नशिप पूरी करने के लिए एक इंटर्नशिप रिपोर्ट बनाना एक जरूरत हो सकती है, लेकिन अपने अनुभवों को शेयर करने का यह एक मौका भी है । एक प्रभावी रिपोर्ट लिखने के लिए बहुत जरूरी है कि आप व्यवस्थित हों। आपको एक प्रोफेशनल-लुकिंग टाइटल पेज, और उसके बाद, नीटली-लेबल्ड (neatly labelled), भागों में बटीं हुई और इंटर्नशिप को वर्णित करती हुई, रिपोर्ट की आवश्यकता होगी। यदि आप अपने अनुभवों को स्पष्ट और निष्पक्ष रूप से शेयर करते हैं, तो आपकी रिपोर्ट के सफल होने की संभावना है।

चरण

भाग 1

भाग 1 का 3:

टाइटल पेजों को तैयार करना और डोक्यूमेंट को फॉर्मेट करना

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   रिपोर्ट के हर पेज पर नंबर डालें: यह सुनिश्चित करें कि आप द्वारा लिखे हुए हर पेज के ऊपरी-दाहिने कोने में पेज नंबर लिस्ट किया जाये, सिवाय टाइटल पेज के। आप अपने वर्ड प्रोसेसर (word processor) में पेज नंबर फंकशन को, मेन्यू औपशंस (menu options) से, ऑन कर सकते हैं। यह आपके लिए पेज नंबर स्वयं डाल देगा।

   • पेज नंबर डालने से पाठक को आपके टेबल ऑफ कन्टेन्ट्स (table of contents) को इस्तेमाल करने में सुविधा होगी।
   • पेज नंबर डालने से आपको अपनी रिपोर्ट को व्यवस्थित करने में सुविधा होगी और आप लापता पेजों को बदल सकते हैं।
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   अपनी रिपोर्ट की टाइटल के साथ एक कवर पेज बनाएँ: कवर पेज पहला पेज होता है जिसे आपके पाठक देखते हैं। अपनी टाइटल को, बोल्ड अक्षरों में, ऊपर टाइप करें। एक प्रभावशाली टाइटल यह वर्णित करती है कि आपने इंटर्नशिप में क्या किया। यहाँ कोई जोक्स या इंटर्नशिप के बारे में व्याख्या (commentary) लिखने से बचें।

   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “ग्रिनगोट्ट्स बैंक में इनवेस्टमेंट बैंकिंग पर इंटर्नशिप रिपोर्ट।”
   • अगर आप कुछ और नहीं सोच पाते हैं तो एक सामान्य टाइटल, जैसे "मेरी इंटर्नशिप रिपोर्ट" भी आम तौर पर स्वीकार्य होती है।
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   कवर पेज पर अपना नाम और इंटर्नशिप की जानकारी शामिल करें: टाइटल के नीचे, अपनी इंटर्नशिप की तारीख शामिल करें। अपना नाम, अपने स्कूल का नाम, और कोई सलाहकार, यदि हों तो, को लिस्ट करें। उस ऑर्गनाइज़ेशन का नाम और कोंटेक्ट जानकारी, जहां आपने इंटर्नशिप की है, को भी शामिल करें।

   • उदाहरण के लिए, "मेरी इंटर्नशिप रिपोर्ट। क्रिमसन परमानेन्ट अस्योरेंस। मई-जून 2018" लिखें।
   • जानकारी को पेज पर सफाई से रखें। टेक्स्ट को बीच (centre) में लिखें और लाइनों के बीच में जगह छोड़ें।
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   अगले पेज पर किसी विशेष धन्यवाद (acknowledgement) का उल्लेख करें: कवर पेज के बाद के पेज को "Acknowledgement" शीर्षक दें। यह पेज आपको किसी को, जिसने आपकी इंटर्नशिप के दौरान आपकी मदद की हो, धन्यवाद देने का अवसर देता है।

   • आप अपने स्कूल के सुपरवाइज़र, काम के सुपरवाइज़र, और किसी अन्य का, जिसने आपके साथ काम किया हो, जिक्र कर सकते हैं।
   • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं कि, “मैं डाक्टर नो का धन्यवाद देना चाहूँगा जिनहोने मुझे इस इंटर्नशिप को करने का अवसर दियाI”
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   यदि आपकी रिपोर्ट बड़ी है तो एक कंटेंट्स टेबल ऑफ कंटेंट्स को शामिल करें: टेबल ऑफ़ कंटेंट्स (table of contents) लिखें टेबल ऑफ कंटेंट्स पेज बहुत लाभकारी होता है यदि आपकी रिपोर्ट में 8 या इससे अधिक सेकशंस हैं। टेबल ऑफ कंटेंट्स में आप अपनी रिपोर्ट के सेकशंस की टाइटल को लिस्ट करते हैं, पेज नंबर के साथ, जहां हर सेकशन पाया जा सके। यह आपके पाठक को रिपोर्ट के विशिष्ट भाग में, जिसे वे पढ़ना चाहते हैं, नेविगेट करने में सहायता करता है।

   • एकनोलेजमेंट (acknowledgement) पेज को टेबल ऑफ कंटेंट्स में लिस्ट करना चाहिए। टाइटल पेज को लिस्ट करने की आवश्यकता नहीं है।
   • अगर आपकी रिपोर्ट में ग्राफ या फिगर्स शामिल हैं, तो आप एक अलग टेबल ऑफ कंटेंट्स बनाने की सोच सकते हैं, जो यह बताएगा कि उन्हे कहाँ पाया जा सकता है।
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   एक ऐब्सट्रैक्ट (abstract) पेज लिखें जिसमे आपकी इंटर्नशिप की रूपरेखा हो: एक ऐब्सट्रैक्ट (सारांश), जिसे समरी भी कहते हैं, आपके पाठक को इंटर्नशिप की जिम्मेदारियों के बारे में संक्षिप्त विवरण देती है। इसमे, यह बताएं कि आपने किसके लिए काम किया और उनके लिए आपने क्या किया। इस भाग को छोटा रखें, सिर्फ एक पैराग्राफ में अपने कार्य और अनुभव के बारे में संक्षेप में लिखें।

   • उदाहरण के लिए, आप, “यह रिपोर्ट स्टार्क इंडस्ट्रीज़, मैलिबू, कैलिफोर्निया में मेरी समर इंटर्नशिप का विवरण है। मैंने वहाँ रोबोटिक्स डिविजन में कार्य किया” से शुरू कर सकते हैं।

भाग 2

भाग 2 का 3:

रिपोर्ट का मुख्य भाग लिखना

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   रिपोर्ट के हर सेक्शन (भाग) को टाइटल दें: जब भी आप रिपोर्ट के एक नए सेक्शन में पहुंचे, एक नए पेज से शुरुआत करें। इस सेक्शन के लिए एक विवरण सहित टाइटल बनाएँ। इसे पेज के ऊपर की तरफ रखें, सेन्टर करें और बोल्ड अक्षरों में लिखें।

   • उदाहरण के लिए, एक सेक्शन को हम कह सकते हैं, “ग्रिनगोट्ट्स बैंक का संक्षिप्त विवरण।”
   • कुछ सरल सेक्शन टाइटल्स हैं “परिचय या इंटरोंडकशन (Introduction),” “इंटर्नशिप पर विचार,” और “निष्कर्ष (Conclusion).”
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   परिचय की शुरुआत अपने एम्प्लोयर (employer) के बारे में तथ्यों से करिए: परिचय का प्रयोग अपनी समरी के विस्तार के लिए करिए। शुरू में अपने एम्प्लोयर के कार्य कलाप के बारे में अधिक विस्तार से लिखिए। उनके ऑर्गनाइज़ेशन, बाज़ार में उनकी स्थिति, वे क्या करते हैं, और कितने लोगो को रोजगार देते हैं, के बारे में वार्ता करें।

   • उदाहरण के लिए, लिखें, “रैमजैक दुनियाभर के देशों को सर्विस रोबॉट्स प्रदान करता है। इस इंडस्ट्री में पायोनीर (pioneer) के रूप में, रैमजैक पर्यावरणीय आपदाओं (environmental disasters) को साफ करने के लिए विशिष्ट रूप से सक्षम है।“
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   ऑर्गनाइज़ेशन के उस विभाग के बारे में बताएं जहां आपने काम किया: कोई भी कंपनी या ऑर्गनाइज़ेशन विभिन्न विभागों में बटा होता है। जिस हिस्से में आपने कार्य किया है, उस विभाग के बारे में विस्तार से बताएं। परिचय के इस भाग का उपयोग अपने व्यक्तिगत अनुभव के बारे में बताने के लिए करें

   • उदाहरण के लिए, लिखें, “मई से जून 2018 तक, मैंने रैमजैक के एलेक्ट्रिकल इंजीन्यरिंग विभाग में एक इंटर्न के रूप में, 200 अन्य कर्मचारियों के साथ, काम किया।“
   • याद रखें कि यह कहानी आपके बारे में है, इसलिए अपनी व्यक्तिगत शैली से पाठकों का ध्यान आकर्षित करें।
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   इंटर्नशिप के दौरान अपनी जिम्मेदारियों को वर्णित करें (बताएं): आपने इंटर्नशिप के दौरान क्या किया, यह एक्सप्लेन करें। जितना विस्तार में जा सकें, जाएँ। यहां तक कि अगर कोई कार्य प्रथम दृष्टि में नियमित लगता है, जैसे कि सफाई या मेमो लिखना, तो भी यह आपकी रिपोर्ट में मीनिंग (meaning) ला सकता है।

   • आप लिख सकते हैं, “रैमजैक में मेरी जिम्मेदारियों में एलेक्ट्रिकल वाइरिंग की सोल्डरिंग करना भी था, लेकिन मैंने कम्पोनेंट मेंटेनेंस भी किया।”
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   यह लिखें कि आपने इंटर्नशिप के दौरान क्या सीखा: काम की जिम्मेदारियों से परिणाम पर जाने के सफर पर चर्चा करें। एक इंटर्न होकर आपने जो कुछ हासिल किया, उसके कुछ उदाहरण दीजिये। कैसे ये परिवर्तन आए, इसके बारे में विस्तार से वर्णन करें।

   • उन चीजों के बारे में सोचे जिन्होने आपको एक व्यक्ति के रूप में, केवल कर्मचारी के रूप में नहीं, बदला है।
   • उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, “मैंने समाज में लोगों से, जो मुझसे बहुत भिन्न हैं, कैसे कम्यूनिकेट करने के बारे में बहुत कुछ सीखा।”
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   इंटर्नशिप के साथ अपने अनुभव का मूल्यांकन करें: आप जिस ऑर्गनाइज़ेशन के लिए काम करते थे, उसकी आलोचना कर सकते हैं, लेकिन जहां तक संभव हो, आप निष्पक्ष और तटस्थ रहें। तथ्यों और ठोस उदाहरणों पर ज़ोर दें, और इस बात पर ध्यान केंद्रित करें कि आपने वहाँ क्या सीखा और आप भविष्य में उसका क्या उपयोग कर सकते हैं। किसी को भी बुरा कहने से बचें।

   • आप लिख सकते हैं, “रैमजैक में बेहतर कम्यूनिकेशन से फायदा हो सकता है। अक्सर, सुपरवाइज़रों को यह स्पष्ट नहीं था कि वह मुझसे क्या चाहते हैं।”
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   इस पर विचार करें कि आपने इंटर्नशिप में कैसा परफ़ोर्म (perform) किया: अपनी रिपोर्ट के अंत में आपका अनुभव कैसा रहा, इस पर चर्चा करें। निष्पक्ष (objective) रहें, और अपने अनुभव के दोनों पोसिटिव और नेगेटिव पक्षों के बारे में बताएं। आप, इंटर्नशिप के दौरान प्राप्त हुए किसी फीडबैक को भी शामिल कर सकते हैं।

   • आप कुछ इस प्रकार लिख सकते हैं, “शुरू में में बहुत शांत था, लेकिन मैंने अधिक बोल्ड और आत्मविश्वास से भरा होना सीखा जिससे की मैनेजमेंट मेरे आइडियास (ideas) को गंभीरता से ले।”
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   अन्य रिसोरसेस (resources) को शामिल करने के लिए एक एपेंडिक्स (appendix) सेक्शन का प्रयोग करें: यह एपेंडिक्स सेक्शन आपके पास मौजूद जरनल्स (journals), प्रकाशित काम, फोटो, रिकोर्डिंग्स, और अन्य प्रकार के सप्लीमेंटल मटिरियल, के बारे में होता है। आपके पास कितना मटिरियल होगा, यह अलग अलग हो सकता है, आपकी इंटर्नशिप ड्यूटी के आधार पर। कुछ ऐसा मटिरियल डालिए जिससे पाठक को, इंटर्नशिप के दौरान आपकी उपलब्धियों के बारे में पता चल सके।

   • उदाहरण के लिए, यदि आपने कम्यूनिकेशन में काम किया है, तो आप प्रैस रिलीसेस (press releases), विज्ञापन (ads), पत्र, या टेप, जिन्हें आपने बनाया है, शामिल कर सकते हैं।
   • अगर आपके पास और कुछ लगाने के लिए नहीं है, तो आप एक पैराग्राफ में यह लिख सकते हैं कि आपके पास सप्लीमेंटल मटिरियल क्यो नहीं है।

भाग 3

भाग 3 का 3:

अच्छे लेखन की तकनीक का अभ्यास करें

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   अपने पास उपलब्ध जानकारी को, लिखने से पहले, एक रूपरेखा के अंतर्गत व्यवस्थित करें: इससे पहले कि आप रिपोर्ट के मुख्य भाग को बनाएँ, अपने अनुभवों को हिस्सों में बाटें। कागज पर एक प्रारम्भिक (rudimentary) रूपरेखा बनाएं, और उन पॉइंट्स की लिस्ट बनाएँ जिन्हें आप प्रत्येक सेक्शन में लिखना चाहते हैं।

   • यह आपको व्यवस्थित रखता है। आप चाहेंगे की सभी सेकशंस एकरस नज़र आयें और जानकारी दोहराई न जाये।
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   कम से कम 5 से 10 पेज लिखें: अपने अनुभवों को विस्तार से बताने के लिए रिपोर्ट में स्वयं को पर्याप्त स्थान दें, लेकिन टॉपिक से अलग (off-topic) जाने से बचें। ज्यादा लंबी रिपोर्टें कम फोकस्ड और पॉलिश्ड (polished) लग सकती हैं। अधिकांश रिपोर्टों के लिए, एक मध्यम लंबाई ही उपयुक्त है।

   • अगर आपके पास, पेपर को विस्तारित करने के लिए, समुचित मटिरियल नहीं है, तो यह बेहतर होगा कि आप उसे ऐसे ही छोटा छोड़ दें।
   • आपको 10 से अधिक पेजों को लिखने कि आवश्यकता होगी, विशेषकर यदि आपने एक्स्टेंसिव इंटर्नशिप की है या आप उच्च डिग्री के लिए पढ़ाई कर रहे हैं।
   • पेज के बारे में बाध्यता आपके इंटर्नशिप प्रोग्राम पर निर्भर करते हुए, भिन्न भी हो सकती है।
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   पूरी रिपोर्ट में एक निष्पक्षता का भाव बनाए रखें: आपकी रिपोर्ट एक एकडेमिक मटिरियल है और इसे ऐसे ही माना जाना चाहिए। अपने अनुभवों का वर्णन करने वाले तथ्यों (facts) और ठोस उदाहरणों (concrete examples) के आधार पर अपने आप को पोसिटिवली प्रस्तुत करें। अपने लेखन के साथ थॉटफुल (thoughtful) रहें और अत्यधिक आलोचनात्मक (critical) लगने से बचें।

   • उदाहरण स्वरूप, आप कह सकते हैं, “वेन इंडस्ट्रीज़ में काम करते वक़्त मेरा समय कठिनाई भरा रहा, लेकिन मैंने बहुत कुछ सीखा।“ यह कहने से बचें कि “वेन इंडस्ट्रीज़ सबसे खराब है।“
   • तथ्य-आधारित (fact-based) लेखन का उदाहरण है, “वेन इंडस्ट्रीज़ का गैजेट (gadget) मार्केट में 75% शेयर है।“
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   अपनी इंटर्नशिप को परिभाषित (define) करने के लिए विशिष्ट उदाहरण दें: जेनेरलाइज़ेशन में बात न करें। अपने अनुभव को कागज़ पर दिखाने के लिए, जिस भी टॉपिक की आप बात करें, उसके उदाहरण दें। ठोस विवरण से पाठक आपके इंटर्नशिप अनुभव को समझ सकता है।

   • उदाहरण के लिए, लिखें, “एकमे कार्पोरेशन ने, डाइनामाइट का एक असुरक्षित बंडल छोड़ दिया। मुझे वहाँ काम करने में असुरक्षा महसूस होती थी।”
   • आप लिख सकते हैं, “मेरे सुपरवाइज़र ने मुझे नदी की डॉल्फ़िन की, जो एक दुर्गम बोलीवियन विलेज में उतरा गई थी, फोटो लेने भेज दिया।“
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   अपने वास्तविक जीवन के बारे में ओबजरवेशन्स (observations) को शामिल करें: जीवन की इनसाइट्स (insights) स्कूल के कार्य से आगे भी जाती हैं। उसमे शामिल हो सकते हैं वह ऑर्गनाइज़ेशन जहां आप काम करते थे, लोग जो वहाँ काम करते हैं, और पूरा विश्व भी। यह इनसाइट्स आपकी इंटर्नशिप के स्कोप के आधार पर भिन्न हो सकती हैं, लेकिन यदि आपके पास वे हैं, तो यह दर्शाती हैं कि एक व्यक्ति के रूप में आप विकसित हुए हैं।

   • आप एक लैब में कार्य कर सकते हैं और लिख सकते हैं, “कर्मचारी पूरे दिन काम करते रहते हैं, लेकिन चूंकि उन्हे मालूम है कि वे लोगों की सहायता कर रहे हैं, इसलिए अगली सुबह वो फिर शक्ति से ओतप्रोत आते हैं।“
   • एक और उदाहरण है, “ओस्कोर्प बहुत व्यस्त स्थान है, तथा कर्मचारियों को, अतिरिक्त सहायता मिलने पर, खुशी होगी। यह देश के आरपार कई कंपनियों की कठिनाई है।“
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   लिखने के बाद अपनी रिपोर्ट को रिवियू (review) करें: पूरी रिपोर्ट को कम से कम एक बार पढ़ने का समय निकालें। ऐसे वाक्यों (sentences) को, जो प्रवाह के साथ अच्छी तरह से नहीं जाते हैं, नोट करें। रिपोर्ट में वर्णित अपने अनुभवों को एवं रिपोर्ट के ओवरऑल (overall) लहजे पर ध्यान दें। पूरी रिपोर्ट,पाठक को, एकरस, निष्पक्ष, और स्पष्ट लगनी चाहिए।

   • ऊंची आवाज़ में स्वयं पढना, या किसी और से अपना काम पढ़ाना, सहायक हो सकता है।
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   रिपोर्ट देने से पहले एडिट करें: आपको कई बार पीछे जाना और सुधार करना पड़ सकता है। अपनी रिपोर्ट को ग्रेट बनाने के लिए जितनी जरूरत हो उतनी बार रिफ़ाइन करें। जब आप संतुष्ट हो जाएँ, तो अपने सुपरवाइज़र को, आपके अनुभवों को पढ़ने के लिए, दें।

   • अपने प्रोग्राम की, रिपोर्ट देने की, किसी भी समय सीमा की जानकारी रखें। उसके पहले रिपोर्ट लिखकर, अपने आप को, एडिटिंग के लिए, भरपूर समय दें।

सलाह

• अपनी रिपोर्ट को प्रोफेशनल बनाने के लिए, रिज्यूम (resume) पेपर का प्रयोग करें और इसे लूस-लीफ़ (loose-leaf) नोटबुक या थीसिस बाइंडर में रखें।
• किसी भी स्कूल की रिपोर्ट जैसे, एक सादे फ़ॉन्ट (font) में सिंगल-साइडेड कागज़ की शीट्स पर रिपोर्ट प्रिंट करें।
• अपने इंटर्नशिप का वर्णन करते समय यथासंभव विस्तृत (डिटेल्ड) रहें।
• अपनी आवाज़ को अपने लेखन के माध्यम से चमकने दें, लेकिन ओब्जेक्टिव (objective) बने रहें।