Comment être productif

Il est parfois difficile d’être productif(ve). L’accumulation des tâches, les distractions, la tendance à procrastiner ou le manque de motivation sont autant de facteurs qui ruinent votre efficacité. Pour mener votre travail à bien, commencez par vous organiser et créez un environnement propice à la concentration. Adoptez également des habitudes de vie saines qui vous aideront à maintenir votre motivation et à améliorer votre productivité.

Partie 1

Partie 1 sur 4:

S’organiser

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Listez vos tâches. Vous pouvez utiliser une feuille de papier, un document électronique ou votre téléphone. Écrivez sous forme de points toutes les tâches que vous devez accomplir dans la journée, la semaine ou le mois. En les visualisant ainsi, vous pourrez vous organiser plus facilement. Pour être un outil de gestion efficace, votre liste doit être concise, complète et actualisée au fur et à mesure de votre progression ^{[1]XSource de recherche}.
- Créez une liste de tâches concrètes, objectives et raisonnables. Privilégiez les verbes d’action et évitez les formulations générales. Par exemple, si vous devez réaliser des tâches ménagères, détaillez-les successivement au lieu de simplement écrire « faire le ménage ». Vous pouvez ainsi noter « passer l’aspirateur sur le tapis », « nettoyer les meubles de la salle à manger » ou « changer les coussins du canapé ». Si cela peut vous aider, classez vos tâches en fonction de leur nature, du temps que vous devez leur consacrer ou encore de la pièce concernée.
- Ne vous laissez pas distraire par l’établissement de votre propre liste. Selon la charge de travail et la fenêtre de temps prévue, n’y consacrez pas plus de quelques minutes, et réalisez-la en une fois. Même si vous pouvez l’actualiser au fil du temps, il est préférable de ne pas la modifier en permanence.
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Établissez un emploi du temps. Commencez par classer les tâches en fonction de paramètres tels que l’urgence, l’importance, la complexité, le temps ou les ressources nécessaires. Organisez-les ensuite selon un emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Selon la situation, pensez également à y inclure les temps de repos comme les pauses ou les heures de repas.
- Votre emploi du temps doit être un outil d’aide à la gestion. Si une tâche s’avère plus longue ou complexe que prévu, prenez le temps nécessaire à sa réalisation et adaptez votre organisation en conséquence. Si vous devez la reporter à cause d’un évènement extérieur, n’hésitez pas à le faire et remplacez-la par une tâche. Il est important d’être flexible afin d’optimiser votre temps.
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Priorisez vos tâches. L’ordre de priorité découle de leur classement. Organisez-vous de manière à accomplir les actions importantes et urgentes en premier. Optimisez votre temps en prévoyant de ne réaliser qu’une tâche à la fois. Par exemple, supposons que vous deviez laver votre chien, faire votre déclaration de revenus au centre des impôts et travailler sur le dossier d’un client dans la journée. Il est plus sage de commencer par remplir vos obligations fiscales, d’étudier ensuite vos documents professionnels et de terminer votre journée en vous occupant de votre animal ^{[2]XSource de recherche}.
- Essayez de ne pas laisser les tâches s’accumuler. Terminez celles qui sont en suspens avant de vous atteler aux nouvelles. Si votre charge de travail s’alourdit rapidement, prenez quelques minutes pour classer à nouveau les tâches et adapter votre organisation.
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Définissez des objectifs précis et raisonnables. Qu’il s’agisse de travailler, d’étudier ou d’accomplir des tâches quotidiennes, les objectifs peuvent être des facteurs de motivation et d’efficacité. Par exemple, si vous devez préparer des examens en une semaine, votre but peut être de réviser deux matières par jour.
- Vous pouvez entretenir votre motivation par un système de récompense et de sanction. Par exemple, prévoyez un repas entre amis ou des vacances si votre but est atteint. À l’inverse, si tel n’est pas le cas, vous pouvez décider de renoncer à un projet. Par exemple, si vous n’avez pas terminé vos révisions à temps, restez chez vous pour travailler au lieu de sortir avec vos amis. Pour que le système soit efficace, la récompense et la sanction doivent être fixées à l’avance et être proportionnelles à l’objectif. Vous pouvez également laisser un ami ou un membre de votre famille les choisir.
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Évaluez votre efficacité. À la fin de la journée, de la semaine ou du mois, prenez le temps d’étudier les facteurs qui ont favorisé ou limité votre productivité. La mise en place de votre organisation, votre capacité de concentration ou les freins au travail sont autant de paramètres que vous pouvez évaluer. Profitez-en pour chercher des solutions afin d’améliorer votre efficacité et votre gestion du temps.
- Si nécessaire, recourez à des outils comme un agenda ou un journal de bord pour vous aider à gérer votre temps au quotidien. À la fin de la journée, notez-y les points positifs et négatifs de votre organisation.
Préparez vos outils de travail. Pour être efficace, rassemblez en amont le matériel nécessaire à votre tâche. Par exemple, si vous devez étudier un dossier, rassemblez tous les documents essentiels, lancez vos logiciels et gardez votre téléphone et votre stylo à portée de main. Si vous avez une succession de réunions dans la journée, notez sur une feuille ou un calendrier électronique tous les horaires et lieux afin de ne pas perdre de temps à les rechercher parmi tous vos messages.
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Partie 2

Partie 2 sur 4:

Se concentrer

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Limitez les sources de distraction. La télévision, le téléphone, la famille, les amis, les animaux de compagnie ou sa propre tendance à procrastiner sont autant de facteurs de déconcentration. Lire un message pendant que vous révisez n’est pas une mauvaise action en soi. En revanche, elle peut devenir un véritable frein au travail si vous engagez la conversation avec votre contact, échangez et commentez des photos et des vidéos et finissez par vous laisser convaincre de sortir. Si vous avez tendance à vous laisser distraire facilement, prenez les mesures qui s’imposent, quitte à vous isoler complètement.
- Bloquez les notifications provenant de votre messagerie personnelle, des réseaux sociaux, des fils d’actualité et autres sites auxquels vous êtes abonné(e). Si vous devez consulter vos messages pour des raisons professionnelles ou personnelles, tenez-vous à cette seule activité et n’y consacrez pas plus de temps que nécessaire.
- Si nécessaire, vous pouvez installer des applications sur votre téléphone, conçues pour bloquer de façon personnalisée l’accès aux réseaux sociaux et aux sites internet les plus chronophages. Si vous travaillez sur votre ordinateur, vous pouvez télécharger des modules complémentaires tels que Stayfocusd, Leechblock ou encore Selfcontrol. Ils vous permettent de limiter l’accès à des sites pendant une durée déterminée. Vous n’êtes alors plus tenté(e) de les consulter, ce qui optimise votre temps de travail. Si ces mesures sont insuffisantes, vous pouvez vous isoler complètement. Rangez vos appareils dans une autre pièce ou confiez-les à un ami.
- Il peut être difficile de se passer de son téléphone, notamment s’il est également un outil de travail. A minima, éteignez-le afin de ne pas vous laisser distraire par des notifications intempestives, des appels ou des messages. Si vous n’en avez pas besoin, rangez-le hors de votre portée et de votre champ de vision. Si vous devez utiliser votre téléphone, forcez-vous à limiter la fréquence et le temps de consultation de votre messagerie.
- Selon les circonstances, prévenez votre famille et vos amis que vous devez travailler afin de ne pas être dérangé(e). Si vous avez des animaux de compagnie, ne les gardez pas dans la même pièce que vous.
- Diffusez une musique ou un bruit d’ambiance. Nombreuses sont les études qui établissent un lien positif entre la musique et la productivité ^{[3]XSource de recherche}. Pour améliorer votre concentration, préférez la musique classique ou instrumentale, le jazz ou votre liste de lecture favorite. Si vous avez tendance à vous laisser déconcentrer ou agacer par les sons de votre environnement, sachez que vous pouvez les masquer avec des bruits particuliers dont le bruit blanc qui englobe toutes les fréquences audibles. Le bruit rose et le bruit brun, qui en sont des dérivés, peuvent également contribuer à améliorer votre productivité et votre créativité ^{[4]XSource de recherche}. Vous pouvez diffuser ces sons de synthèse ainsi que des sons rappelant la nature ou l’environnement urbain grâce à des applications à télécharger ^{[5]XSource de recherche} ou à des vidéos sur le site YouTube.
- Selon la nature de votre activité, la télévision et la radio peuvent être des sources de distraction. Par exemple, si vous étudiez, éteignez ces appareils. Si vous souhaitez créer un fond sonore, optez pour une musique propice à la concentration. En revanche, si vos tâches ne nécessitent que peu d’attention, vous pouvez allumer la télévision, à condition de ne pas vous laisser tenter par vos programmes favoris.
Contrairement aux idées reçues, cumuler plusieurs activités en même temps a tendance à réduire la productivité. L’une des raisons essentielles est une simple contrainte biologique. En effet, le cerveau ne peut être sollicité que sur un élément à la fois. Chaque nouvelle action nécessite donc un temps d’analyse et d’adaptation, même si vous alternez entre des activités similaires. Pour améliorer votre productivité et maximiser votre efficacité sur chaque tâche, accordez-lui toute votre attention et terminez-la avant de passer à la suivante. Ceci dit, vous pouvez cumuler les activités, à condition qu’elles ne requièrent pas le même niveau d’attention ou qu’elles sollicitent des parties différentes du cerveau.
Le désordre peut être un facteur de déconcentration. En effet, votre œil peut être attiré par un objet quelconque et vous distraire quelques secondes. Cela peut être suffisant pour entrainer des heures de rêverie et nuire à votre efficacité. Avant de commencer à travailler, prenez quelques minutes pour ranger et ordonner votre espace à votre convenance.
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Partie 3

Partie 3 sur 4:

Adopter des habitudes de vie saines

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Un adulte devrait dormir en moyenne entre sept et neuf heures par nuit. Outre le temps de repos, la qualité du sommeil est également un paramètre conditionnant la productivité. En effet, ne pas dormir suffisamment ou avoir un sommeil peu réparateur génère un cercle vicieux de fatigue générale, entraine une baisse de l’attention et de la concentration et dégrade l’humeur ^{[6]XSource de recherche}. Pour être efficace tant sur le plan professionnel que personnel, dormez aussi longtemps que votre organisme en a besoin.
Cette tendance à reporter une tâche est un important facteur d’inefficacité. En repoussant une action de seulement quelques minutes, vous pouvez impacter négativement toutes les activités de votre journée. Si vous avez des objectifs à atteindre, respectez vos propres impératifs. Par exemple, si vous devez vous lever à 7 h le matin, programmez votre alarme et levez-vous dès qu’elle sonne. Ne cédez pas à la tentation de somnoler cinq ou dix minutes supplémentaires, au risque de compromettre toute votre journée.
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Prenez de bonnes habitudes alimentaires. Des repas sains, équilibrés et consistants favorisent la concentration. À l’inverse, le grignotage, les sandwichs engloutis rapidement et autres mauvaises habitudes alimentaires ont tendance à diminuer la productivité, à engendrer du stress et à dégrader l’humeur ^{[7]XSource de recherche}.
- Si vous prévoyez une journée de révision ou de travail chargée, privilégiez un solide petit-déjeuner et un déjeuner sain, complet et léger. En effet, les repas trop riches mobilisent une grande quantité d’énergie liée à la digestion, ce qui entraine notamment des effets de somnolence. Votre attention est ainsi mécaniquement diminuée, ce qui ralentit votre travail et augmente le risque de faire des erreurs.
Que ce soit au bureau, chez vous, dans un café ou dans une bibliothèque, il est essentiel de prendre des pauses. Vous contraindre à travailler au-delà de vos capacités peut diminuer votre efficacité et avoir un impact négatif sur votre moral. Pour maintenir votre motivation et votre productivité, adaptez la fréquence et la durée des pauses à votre charge et à votre capacité de travail. Par exemple, si vous devez étudier un dossier complexe, faites une pause d’une quinzaine de minutes toutes les deux heures pour vous étirer, marcher, boire un café ou prendre une collation saine. Si vous avez prévu de réaliser successivement plusieurs tâches ménagères, prenez quelques minutes de pause entre chaque activité.
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Partie 4

Partie 4 sur 4:

Évaluer ses performances

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Ils peuvent vous aider à mieux gérer votre temps. Néanmoins, ne vous focalisez pas uniquement sur des résultats quantitatifs.
Quelles que soient vos capacités de travail, tentez d’identifier les facteurs de concentration et de distraction. Il peut s’agir d’un environnement de travail, de la présence de certaines personnes, de l’utilisation de votre téléphone ou encore de l’existence d’un fond sonore particulier. Au fur et à mesure, vous pourrez créer des conditions de travail parfaitement adaptées à votre situation et ainsi maximiser votre productivité.
Selon la situation, définir des objectifs sur une journée, une semaine ou un mois peut être un outil de productivité. Pour qu’il soit efficace, prenez le temps de réaliser une autoévaluation. Par exemple, si votre objectif était de conclure trois dossiers dans la semaine, analysez votre état d’avancement en fin de semaine. Si vous n’avez pas atteint vos objectifs, essayez d’en comprendre les raisons et d’y remédier.
Dans certaines situations, il peut être intéressant d’avoir un point de vue extérieur sur son efficacité. Par exemple, si vous avez mis en place des changements pour être plus productif(ve), vous pouvez en discuter avec votre responsable hiérarchique ou vos collègues. Si vous cherchez à étudier plus efficacement, vous pouvez demander des conseils à des camarades évoluant dans les classes supérieures.
Le moral a un impact non négligeable sur la productivité. En effet, la motivation peut générer une forte volonté de travail, inciter à se concentrer sur sa tâche et à négliger toute distraction. En retour, réussir à atteindre ses objectifs est un facteur de motivation. Suivre une organisation de travail adaptée à vos capacités et vos contraintes peut ainsi vous permettre de créer un cercle vertueux de productivité et de satisfaction personnelle.
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Conseils

Apprenez à prioriser vos tâches afin de vous concentrer sur les plus importantes et les plus urgentes.
Si plusieurs tâches de même nature se cumulent, consacrez-y une part de votre temps libre. Vous pourrez ainsi profiter pleinement de vos moments de détente. Par exemple, si vous devez nettoyer votre gouttière, ramasser les feuilles mortes dans votre jardin et laver votre allée, vous pouvez y consacrer une après-midi initialement prévue pour vous promener.
Ne vous laissez pas submerger par le travail, au risque de perdre en efficacité. Si vous vous sentez dépassé(e), prenez une pause pour vous étirer, méditer, prendre une collation ou simplement penser à autre chose.