كيفية كتابة مذكرة

تنزيل المقال

تنزيل المقال

يراد بالمذكرة إخبار مجموعة من الناس بمسألة معينة، مثل حدث أو سياسة أو مورد أو تشجيعهم على اتخاذ إجراء ما. وتعنى كلمة "مذكرة" شيء ما يجب تذكره ومراعاته. وإليك دليل كيفية كتابة مذكرة مقروءة ذات فاعلية وتأثير.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 4:

كتابة عنوان المذكرة

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب كلمة "مذكرة" أعلى الصفحة. واذكر في البداية أن هذا المستند عبارة عن مذكرة. واجعل كلمة "مذكرة" بعد 1.5 بوصة من أعلى الصفحة، ويفضل أن تكون الكلمة بالخط العريض في السطر الأول، وأنت بالخيار، فيمكنك أن تجعلها في وسط السطر أو على الجانب الأيمن من الصفحة. كما يمكنك أن تختار حجم خط أكبر لهذه الكلمة.

   • اترك مسافتين بين هذا السطر وسطر العنوان.
2. 
   2
   خاطب المتلقي بشكل مناسب. واعلم أن المذكرة هي عبارة عن مكاتبة عمل رسمية، لذلك ينبغي لك أن تخاطب القارئ رسميًا. استخدم اسم الشخص المرسل إلى المذكرة كاملًا واذكر منصبه.

   • إذا كانت المذكرة مرسلة إلى جميع العاملين، يمكنك أن تكتب: "المرسل إليه: جميع الموظفين."
3. 
   3
   أضف أسماء المستلمين الإضافيين في سطر "نسخة إلى". ويشير هذا السطر إلى الأشخاص الإضافيين المنوط بهم استلام نسخة من المذكرة، وهم ليسوا الشخص الموجه إليه المذكرة، إلا أنهم قد يكونوا أشخاص يحتاجون إلى البقاء على علم بالسياسات أو المشكلات التي تتناولها المذكرة.
4. 
   4
   اكتب اسمك في سطر "الراسل". ويجب أن يشمل العنوان الإشارة إلى الشخص الذي تولى كتابة المذكرة والشخص الراسل لها. وفي هذا السطر يجب كتابة اسمك كاملًا ومسماك الوظيفي.
5. 
   5
   اكتب التاريخ. اكتب التاريخ كاملًا، ويشمل اليوم والشهر والسنة، على أن يكون الشهر كتابة. فعلى سبيل المثال، اكتب: "التاريخ: 5 يناير 2015" أو "التاريخ: 5 يناير 2015."
6. 
   6
   اختر عبارة معينة لسطر الموضوع. واعلم أن سطر الموضوع يعطي القارئ فكرة عن ماهية المذكرة. وعليك أن تتحلى بالإيجاز والمباشرة في الكلام.

   • فعلى سبيل المثال، بدلًا من كتابة "النمل" في سطر الموضوع، كن محددًا بشكل أكثر من ذلك واكتب "مشكلة النمل في المكتب."
7. 
   7
   نسق العنوان بشكل مناسب. يجب أن يكون العنوان أعلى الصفحة، مع المحاذاة مع الجانب الأيمن من الصفحة. اكتب الكلمات التالية بالخط العريض "المرسل إليه"، "الراسل"، "التاريخ"، "الموضوع:".

   • إليك نموذج للعنوان:
     المرسل إليه: اسم المستلم ومسماه الوظيفي
     الاسم: اسمك ومسماك الوظيفي
     التاريخ: تاريخ كتابة المذكرة
     الموضوع: (أو رد:) موضوع المذكرة (مبرز بطريقة ما)
   • عند كتابة العنوان، تأكد من ترك مسافتين بين الأقسام ومحاذاة النص.
   • يمكن لك اختيار إضافة سطرٍ تحت العنوان بعرض الصفحة، مما يعمل على الفصل بين العنوان ومحتوى المذكرة.

جزء 2

جزء 2 من 4:

كتابة محتوى المذكرة

تنزيل المقال

1. 
   1
   ضع في عين اعتبارك من هو قارئ المذكرة. حتى تتمكن من قراءة المذكرة واستجابة الناس لها، من المهم تخصيص لهجة المذكرة وطولها ومستوى الرسمية حسب الجمهور القارئ لها. ويتطلب القيام بذلك بفعالية وجود فكرة جيدة عن المعنيين بقراءة المذكرة.

   • فكر في أولويات واهتمامات الجمهور.
   • حاول أن تتوقع أي سؤال يجول بخلد قارئي مذكرتك. وابذل جهدك في محتوى جيد للمذكرة، فعلى سبيل المثال، يجب أن تشتمل المذكرة على دلائل ومعلومات أخرى قادرة على إقناع الجمهور.
   • كما تسمح لك مراعاة الجمهور بالتعامل بحساسية مع أي من المعلومات أو المواقف غير الملائمة للقراء.
2. 
   2
   تغافل عن التحية الرسمية. فالمذكرة لا تبدأ بتحية رسمية مثل "السيد خالد، المحترم". وبدلًا من ذلك، انطلق إلى الجملة الافتتاحية التي تعطي مقدمة عن المسألة التي تناقشها في المذكرة.
3. 
   3
   تحدث عن المشكلة أو المسألة في الفقرة الأولى. وتكلم بإيجاز عن سياق الإجراء الذي ترغب في اتخاذه. وهذه الفقرة تشبه بيان البحث العلمي شيئًا ما، من حيث أنها تعطي مقدمة عن موضوع المذكرة وتبين أهميته. كما يمكنك اعتبار المقدمة ملخصًا أو موجزًا عن المذكرة جميعها.

   • بصفة عامة، لا بد أن تكون البادئة عبارة عن فقرة واحدة.
4. 
   4
   فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: "اعتبارًا من 1 يوليو 2015، ستعمل الشركة لعى تنفيذ السياسة الجديدة الخاصة بالتغطية الصحية. وسيتمتع جميع الموظفون بالتغطية الصحية وهي ما مقداره 15 دولار على الأقل لكل ساعة."
5. 
   5
   اكتب سياق المسألة المطروحة. ذلك أن القارئ قد يتحاج إلى معرفة بعض المعلومات الأساسية عن المشكلة التي تتناولها. فاعمد إلى توفير سياق المسألة ولكن تحلى بالإيجاز ولا تذكر إلى ما هو ضروري فقط.

   • إذا كان الأمر ذات صلة، واصل كتابة المذكرة ذاكرًا السبب وراء تنفيذ السياسة. فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: "وقد صوتت حكومة البلد على أنه يجب لكل موظف أن راتب يتلقى 15 دولار/الساعة على الأقل."
6. 
   6
   ادعم مسار عملك في المناقشة. وفر للقارئ موجزًا قصيرًا عن الإجراءات التي سيجرى تنفيذها، واعمل على تزويده بالأدلة والأسياب المنطقية للحلول المقترحة من جانبك. وابدأ بالمعلومات الأكثر أهمية، ثم انتقل إلى الحقائق المحددة أو الداعمة. واذكر كيفية استفادة القارئ من اتخاذ الإجراء الذي توصي به أو النقائص التي تنتج بسبب غياب ذلك الإجراء.

   • لا تتردد في إيراد الرسومات والقوائم والرسومات البيانية، وخاصة في المذكرات الطويلة. ولكن تأكد من صلتها بالأمر وقدرتها على إقناع القارئ.
   • بالنسبة للمذكرات الطويلة، ضع في اعتبارك كتابة عناوين قصيرة توضح محتوى كل فئة. فعلى سبيل بدلًا من كتابة "السياسات"، اكتب "السياسات الجديدة الخاصة بالعاملين بالدوام الجزئي." كن محددًا وتحلى بالإيجاز في كل عنوان حتى تكون النقطة الأساسية من المذكرة واضحة للقارئ وضوحًا.
7. 
   7
   اقترح الإجراءات التي يجب على القارئ اتخاذها. واعلم أن المذكرة هي دعوة لتطبيق إجراء ما أو مسألة معينة، سواء أكان إعلانًا عن منتج جديد للشركة، أو سياسةً جديدة تخض تقارير الإنفاق أو بيانًا بشأن كيفية معالجة الشركة مشكلة ما. وأعد ذكر الإجراء التي يجب على القارئ اتخاذه في الفقرة أو الجملة التالية للعنوان.

   • فعلى سبيل المثال، يمكنك أن تكتب: "يجب على جميع العاملين استخدام نظام المحاسبة الجديد بدءًا من 1 يونيه 2015."
   • يمكن أن يشتمل ذلك على بعض البراهين التي تدعم توصياتك.
8. 
   8
   أنه المذكرة بملخص إيجابي وحماسي. واعلم أن الفقرة الأخيرة في المذكرة يجب أن تعيد ذكر الخطوات التالية لمعالجة المشكلة المطروحة. ويجب أن تشتمل الفقرة الأخيرة على ملاحظة حماسية تعمل على تكرار مفهوم التضامن بالمؤسسة.

   • يمكنك أن تكتب، "سأسعد بمناقشة هذه التوصيات معكم فيما بعد ومتابعة أي قرارات تتخذونها."
   • يمكنك إنهاء المذكرة بشيء مثل، "إننا متحمسون لتوسيع خط هذا المنتج، وكلنا ثقة أن ذلك سيعمل على نمو أعمالنا وزيادة الاستدامة في الشركة."
   • يجب أن تكون الفقرة الختامية عبارة عن جملة أو اثنتين.

جزء 3

جزء 3 من 4:

وضع اللمسات الأخيرة على المذكرة

تنزيل المقال

1. 
   1
   نسق المذكرة تنسيقًا مناسبًا. استخدم تنسيقًا قياسيًا للمذكرة بحيث تضمن سهولة قراءتها. استخدم حجم الخط 12 من نوع Times New Roman أو Arial. واستخدم هامشًا بمقاس 1 بوصة في الجانبين الأيمن والأيسر والجانب السفلي من الصفحة.

   • استخدم الفقرات بسيطة التنسيق. اترك مسافتين بين الفقرات، ولا تترك فراغًا في بداية كل فقرة.
2. 
   2
   صحح مسودة مذكرتك. راجع المذكرها وعدلها للتأكد من وضوحها وإيجازها وإقناعها للقارئ وخلوها من الأخطاء. وتحقق من اتساق نوع اللغة المستخدمة من البداية إلى النهاية. واعمد إلى حذف الكلمات الأكاديمية أو المصطلحات التقنية غير الضرورية.

   • راجع الأخطاء الإملائية والنحوية وأخطاء المحتوى. وعليك بإيلاء اهتمامًا خاصًا للأسماء والتواريخ والأرقام.
   • تأكد من عدم زيادة طول المذكرة، واقتطع أي مواد دخيلة لا حاجة بها.
3. 
   3
   وقع بخط يدك أمام اسمك. واعلم أن المذكرة لا تحتي على سطر التوقيع. ولكن عليك أن توقع على المذكرة بخط يدك في الرأسية. فعليك التوقيع في هذه الحالة أمام اسمك، مما يشير إلى أنك قد اعتمدت المذكرة.
4. 
   4
   استخدم ورقة ذات رأسية. يمكنك استخدام الأوراق ذات الرأسية المخصصة للمذكرات، كما يمكنك التعويل على أوراق ذات رأسية تجارية عادية.

   • إذا كنت تنشئ مستندًا رقميًا (لإرساله عبر البريد الإلكتروني مثلا)، يمكنك ترغب في عمل رأسية خاصة بك على مستند Word يحتوي على شعار الشركة ومعلومات الاتصال الأساسية. فاستخدم هذا النموذج في كل مذكرة ترسلها.
5. 
   5
   اختر طريقة التسليم. حدد الطريقة الفضلى لتوزيع مذكرتك، وقد ترغب في طباعة نسخ ورقية من المذكرة وتوزيعها. كما يمكنك إرسال نسخة منها عبر البريد الإلكتروني.

   • إذا أرسلت مذكرتك عبر البريد الإلكتروني، قد ترغب في تنسق البريد الإلكتروني بصيغة HTML. بدلًا من ذلك، يمكنك إرسال المذكرة بصيغة PDF وإرفاقها ببريدك الإلكتروني.

جزء 4

جزء 4 من 4:

استخدام نماذج المذكرات

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابحث عن نماذج المذكرات. حدد إذا كنت ترغب في استخدام أحد النماذج بدلًا من كتابة المذكرة من البداية. وإن كان الأمر كذلك، فإن أول ما عليك فعله هو البحث على الإنترنت للحصول على بعض نماذج المذكرات الجيدة. كما يتضمن برنامج Microsoft Word نماذج للمذكرات. وتشترك جميع النماذج عمومًا في التنسيقات الأساسية نفسها، إلا أنها قد تستخدم أنواع وأحجام خطوط وتصميمات مختلفة.

   • نزل النموذج الذي يلائم احتياجات أفضل ملاءمة.
   • تأكد من قراءة شروط الاستخدام قبل استخدام أي من النماذج من أحد المواقع الإلكترونية.
2. 
   2
   افتح النموذج المنزل على حاسوبك. بعد الضعط على زر تنزيل، ينزل النموذج تلقائيًا على حاسوبك أو قد تستغرق العملية بضعة خطوات ليبدأ التنزيل. ينزل النموذج على الجهاز كمستند مضغوط بصيغة zip، لذلك فأنت بحاجة إلى إزالة الضغط ومن ثم فتحة في باستخدام برنامج Microsoft Word.

   • من الجيد أن تستخدم النسخة الأخيرة من برنامج Microsoft Word لضمان عدم الوقوع في أي مشكلات برمجية غير متوقعة وضمان عمل النموذج على النحو الذي صمم له. إذا كنت تعمل على نسخة أقدم من برنامج Microsoft Word، اعمد ببساطة إلى تحديث برنامجك قبل تنزيل أي نماذج.
3. 
   3
   أنشيء الرأسية. اعلم أن جميع الأشياء الموجودة في النموذج قابلة للتغيير، إذ يمكنك تخصيص كل جزء من نموذج المذكرة لتلائم احتياجاتك الخاصة. فعلى سبيل المثال، يمكنك إضافة شعارك وعلامة حقوق المؤلف في رأسية النموذج. ما عليك سوى الضغط على قسم الرأسية وكتابة معلومات شركتك.
4. 
   4
   املأ حقول رأسية النموذج. تأكد من ملء الحقول التالية: "المرسل إليه"، "الراسل"، وكذلك "نسخة إلى"، "الموضوع". واحذر عن ملء هذه الحقول لضمان عدم إغفال أي حقل وتركه خاليًا من البيانات، أو لضمان عدم كتابة أي معلومات خاطئة فيها.
5. 
   5
   اكتب رسالتك. اكتب المقدمة والسياق والمناقشة والملخص في المذكرة في الجزء الخاص بمحتوى المذكرة. وإذا أردت عمل تنسيق معين، يمكنك استخدام النقاط أو القائم لتنظيم المعلومات.

   • حافظ على تنسيق النموذج، مما يضمن محاذاة الفقرات محاذاة مناسبة واستخدام الهوامش وحجم الخط الصحيحين.
   • في حالة الضرورة، يمكنك تخصيص المذكرة لاستخدام جدولٍ. وهذه عادة فكرة جيدة، خاصة إذا كان استخدام قائمة نقاط أو شيء مشابه يجعل المذكرة تبدو مزدحمة بالكلام وصعبة القراءة.
   • تأكد من حذف أي كلمات كانت موجودة في النموذج بالفعل، وكذلك راجع المذكرة بعناية قبل إرسالها.
6. 
   6
   تأكد من التذييل. وهو المساحة الموجودة أسفل الصفحة والتي عادة ما تحتوي على معلومات إضافية. يمكن إدراج معلومات الشركة أو بيانات الاتصال الشخصية في هذه المساحة. ومن الأهمية بمكان استغراض الوقت في التأكد من صحة تلك المعلومات. وآخر ما تأمل حدوثه هو كتابة مذكرة متميزة، ومن ثم تكتب بيانات اتصال خاطئة أو تنسى كتابتها على الجملة.
7. 
   7
   خصص مظهر النموذج. من أفضل الأشياء التي يستمتع الإنسان بها عند التعامل مع النماذج أنه يمكن تغيير لون المستند، مما يعمل على إتاحة شيء من الخصوصية وإضفاء الصبغة الشخصية على المستند، وجعل أكثر دقة. كما يسمح لك باختيار لون مناسب للموقف الحالي لضمان وجاهة المذكرة وظهوره بصورة مهنية.
8. 
   8
   احفظ المذكرة في مستند فريد. تأكد من حفظ نسخة من هذه المذكرة، حتى يتسنى لك الاحتفاظ بنسخة رقمية كإثبات للمراسلات العملية.
9. 
   9
   احفظ النموذج بحيث يمكنك استخدامه ثانية. عندما تحتاج إلى استخدام المذكرة في موضوع مختلف قليلًا عن الموضوع الحالي، عدل كل حقل ببساطة ليتناسب مع موضوع المذكرة، مما يوفر لك الوقت ويساعدك على عمل مذكرة متناسقة تتسم بالمهنية ويسترعي انتباه الناس إلى أن المذكرة سهلة القراءة.

أفكار مفيدة

• لا تقدم الكثير من الأسباب، ومن المهم توضيح سبب الحاجة إلى فعل شيء ما، ولكن لا تبالغ في ذلك.
• يجب أن تكون المذكرة وجيزة.