Jak napsat memo

Interní sdělení má za úkol informovat skupinu lidí o nějakém problému, události, změně a jiných informacích a sdělit jim, že mají něco udělat. „Memorandum“ neboli memo znamená něco, na co by se nemělo zapomenout. ^{[1]XZroj výzkumu} V tomto článku najdete návod k napsání takového sdělení.

Metoda 1

Metoda 1 ze 1:

Jak napsat memorandum

Stáhnout PDF

1
Napište si nadpis. Uveďte, pro koho zpráva je a kdo ji posílá. Hlavička by měla také obsahovat přesné a úplné datum a předmět, tedy o co se jedná. Zde je příklad hlavičky memoranda:
To: Pro: Jména a tituly příjemců
From: Od: Vaše jméno a titul
Datum: přesné datum
Předmět: (nebo Re:) O co se ve zprávě jedná
- Uvádějte vždy celá jména, nikdy nepište přezdívky kolegů.
- Mezi sekcemi hlavičky udělejte dvojitou mezeru.
2
Kdo jsou příjemci zprávy? Protože chcete, aby si lidé zprávu přečetli a reagovali na ni, je důležité napsat ji správným tónem, ve správném rozsahu a na formální úrovni, která odpovídá lidem, kteří jí budou číst. Je nutné tedy znát lidi, pro které sdělení píšete.
- Zamyslete se nad prioritami adresátů a snažte se představit si, proč by pro ně vaše informace měly být důležité.
- Snažte se odhadnout otázky, které by příjemci mohli mít a vymyslete si tak obsah sdělení. Uveďte příklady, důkazy a další informace, které by je mohly přesvědčit.
- Měli byste si také dávat pozor na informace a témata, o kterých byste s adresáty sdělení mluvit neměli nebo nechtěli.
3
V úvodu čtenářům představte hlavní problém. V rychlosti uveďte kontext toho, co po nich chcete. Je to něco jako teze, kterou uvedete hlavní téma a vysvětlíte, proč je důležité.
- Napište jen tolik informací, kolik je potřeba, ale buďte přesní a přesvědčiví.
- Úvod by měl zabírat asi ¼ celkové délky zprávy. ^{[2]XZroj výzkumu}
4
Navrhněte způsoby řešení problému. Do tohoto odstavce napište, co přesně by měli adresáti udělat.
- Můžete sem uvést také důkazy vašich tvrzení.
- V krátkém sdělení není nutné psát samotný odstavec jako shrnutí. Můžete ho spojit s následujícím odstavcem „diskuse“. ^{[3]XZroj výzkumu}.
5
Podpořte své sdělení diskusí. Buďte přesvědčiví a napište, proč bude pro adresáty výhodné udělat to, co po nich chcete, nebo proč bude nevýhodné to neudělat.
- Podpořte svá tvrzení logickými důkazy, zahrňte grafy, seznamy nebo tabulky. Měly by být relevantní a přesvědčivé. ^{[4]XZroj výzkumu}
- Začněte s nejdůležitějšími nebo nejzávažnějšími informacemi.
- Shrnutí a diskuse by měly zabírat asi polovinu celého interního sdělení.
6
Zakončete zprávu přátelským pozdravem a znovu uveďte to, co po adresátech chcete. Napište například „Rád s vámi tyto návrhy proberu později a podpořím vaše rozhodnutí.“
- Dodejte svému sdělení pocit solidarity a optimismu. Zdůrazněte, co je nutné udělat, ale napište to příjemně.
- Zkontrolujte si svoji zprávu a ujistěte se, že je přesná, stručná, přesvědčivá a bez chyb. Také si dejte pozor na tón a jazyk a zbavte se příliš složitých slov nebo technického žargonu.
Reklama

Tipy

Zahrňte do své zprávy grafy, tabulky a seznamy, které adresátům pomohou se v problematice zorientovat. Nezapomeňte ale napsat, proč jsou tyto přílohy důležité.
Pokud je zpráva příliš dlouhá, zkuste ji zkrátit a zbavit se přebytečných vět.
Nevysvětlujte až moc. Je sice důležité jasně říct proč se musí něco udělat, ale nemusíte to přehánět.
U delších sdělení se snažte napsat nadpis tak, aby mu všichni rozuměli. Místo „Úvod“ napište „Problém v kanceláři“. Buďte konkrétní a struční, aby bylo všem jasné, o co jde.

Reklama