كيفية كتابة خطاب تعريفي للتقدم إلى وظيفة

تنزيل المقال

تنزيل المقال

يلعب استشاريو التوظيف دور حلقة الوصل بين الباحثين عن وظائف وبين أصحاب العمل. تتم هذه العملية بأن يقوم استشاري التوظيف بتقديم معلومات المرشح للوظيفة إذا وجده مناسبًا لها، وأول خطوة في إعطاء معلوماتك لاستشاري التوظيف هي الخطاب التعريفي. إليك بعض الخطوات الواجب اتباعها لكتابة خطاب تعريفي جيد.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 2:

الاستعداد

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد نوع الوظيفة التي تريدها. عادة ما يختص استشاري التوظيف بنوعية معينة من الوظائف تكون في مجال محدد، لذا عليك أولًا تحديد نوع الوظيفة التي تبحث عنها قبل أن تتواصل مع أحدهم. إذا وجدت صعوبة في تحديد الوظيفة التي تريدها، عليك طرح هذه الأسئلة على نفسك.

   • ما هو مجال دراستك؟
   • ما هي خبراتك السابقة؟
   • هل استمتعت بوظيفتك السابقة؟
   • عليك مراعاة ما إذا كانت هذه الوظيفة تمثل مستقبلك المهني أم مجرد عمل مؤقت، فإذا كانت وظيفة مؤقتة سيتوجب عليك تقديم بعض التنازلات.
2. 
   2
   تعرف على نوعية الوظائف التي يختص بها استشاري التوظيف. في مرحلة مخاطبة الاستشاري عليك التأكد من أنه يتعامل مع نوعية الوظائف المناسبة لك. مثال: إذا كنت تبحث عن وظيفة في المبيعات فلن يكون من المستحب مخاطبة استشاري توظيف مختص بالتقديم في وظائف الرعاية.

   • عادة ما يصرح الاستشاريون إن كانوا يختصون بنوع معين من الوظائف، لذا عليك قراءة إعلاناتهم ومواقعهم على الإنترنت بعناية.
3. 
   3
   أرفق السيرة الذاتية مع خطاب التعريف. من غير المفضل أن ترسل خطابًا تعريفيًا عن نفسك بدون إرسال سيرتك الذاتية، وبالتالي عليك إعدادها بالتزامن مع إعداد خطاب التعريف. من مميزات كتابة السيرة الذاتية هي أنها تساعدك على تجميع أفكارك وتركيزها على مناطق خبرتك وبالتالي ستستطيع كتابة خطاب تعريفي متماسك.

   • اقرأ مقال كتابة السيرة الذاتية لمزيد من النصائح حول كتابة سيرة ذاتية جيدة.
4. 
   4
   راجع السيرة الذاتية. تمثل السيرة الذاتية سردًا مختصرًا لخبراتك من دون تفصيل، بينما يعطيك الخطاب التعريفي مساحة كافية لشرح نقاط معينة من خبراتك السابقة. لهذا عليك مراجعة السيرة الذاتية جيدًا قبل البدء في كتابة الخطاب التعريفي، مع تظليل النقاط التي تريد التركيز عليها والتي تظن أنها تحتاج إلى شرح أكثر. وبهذا، يصبح الخطاب التعريفي والسيرة الذاتية مكمليَن لبعضهما البعض.
5. 
   5
   تعلم صيغة كتابة خطابات العمل. تعتبر كل الخطابات التعريفية بمثابة خطابات عمل رسمية، وينطبق هذا على النسخة الورقية أو الإلكترونية. عليك تعلم هذه الصيغة واستخدامها في كل الخطابات التعريفية فيما بعد. كن أيضًا على علم بهذه الصيغة وتأكد من أنك تستخدمها في خطاباتك القادمة.

   • اكتب اسمك واللقب الوظيفي وعنوانك في أعلى يسار الورقة.
   • اكتب التاريخ تحت ما سبق.
   • اكتب اسم الشخص ولقبه الوظيفي وعنوانه بعد ذلك.
   • ابدأ بمخاطبة الشخص. يفضل بدء الخطاب بالتحية "سيدي العزيز" أو "سيدتي العزيزة".
   • دع مسافة 2.5 سم من كل جوانب الصفحة فارغة واستخدم فواصل أحادية بين السطور مع مراعات استخدام فاصلة ثنائية بين كل فقرة والأخرى.
   • استخدم خطًا سهل القراءة، مثل (Times New Roman) أو (Arial) وبحجم خط 12.
   • اختتم خطابك بعبارة "مع خالص الشكر،" ثم اترك أربعة سطور كي تدع لنفسك مساحة للتوقيع بخط يدك؛ اكتب اسمك ولقبك بعد ذلك.

جزء 2

جزء 2 من 2:

كتابة خطابك التعريفي

تنزيل المقال

1. 
   1
   خاطب المرسل إليه بشكل أنيق. تذكر أنك تكتب خطابًا رسميًا، وبالتالي عليك أن تدعو المرسل إليه بلقب "السيد" أو "السيدة" وأيضًا يمكنك استخدام كلمة "عزيزي" كنوع من التحية. لا تستخدم "أهلًا" أو "مرحبًا" في الخطاب، فهما غير ملائمين لمثل هذه الخطابات الرسمية.

   • إذا لم تكن تعلم نوع المرسل إليه (ذكر أم أنثى) فيمكنك ذكر اسمه بالكامل بعد كلمة "بعد التحية".
2. 
   2
   اذكر سبب إرسالك للخطاب. يندرج الخطاب التعريفي تحت نوعية "الحديث المباشر"، فلا داع للافتتاحيات المطولة وعليك ذكر الغرض من الخطاب في الفقرة الأولى.

   • من المستحب أن تعرض غرض الخطاب بهذه الصيغة: "أكتب إليك لأنني أبحث عن وظيفة في المبيعات أو خدمة العملاء".
3. 
   3
   عرّف نفسك للمرسل إليه. عليك البدء في تعريف نفسك بعد الجملة الأولى. كمثال، أعطِ نبذة مختصرة عنك فيما لا يزيد عن جملتين، فقط بغرض إعطاء المرسل إليه نظرة عامة عمّن تكون.

   • مثال لمقدمة جيدة: "أنا حديث التخرج من جامعة القاهرة حيث درست الإدارة".
4. 
   4
   اذكر الوظيفة التي تبحث عنها. بما أن وظيفته هي تنسيق وظيفة مناسبة لك بناءً على خطابك التعريفي، يتوجب عليك الحديث عما إذا كانت هناك وظيفة محددة تبحث عنها أم لا؛ بهذه الطريقة سيتضح الأمر أكثر للاستشاري مما سيسهل عليه البحث عن أفضل الوظائف التي ستناسبك.

   • قد لا يفصح الاستشاريون عن الشركات التي يعملون معها. إذا أفصح الاستشاري عن مثل هذه المعلومات فعليك ذكر الشركات التي تريد العمل فيها، وهذا سيعطيه انطباعًا بأنك جادٌ ومحدد في بحثك عن العمل.
5. 
   5
   اكتب خبراتك واهتماماتك. بعد أن أطلعت الاستشاري على معلوماتك الشخصية عليك سرد أسباب كونك مرشحًا جيدًا للوظائف التي تبحث عنها، وذلك عن طريق سرد مهاراتك في فقرة جديدة.

   • تذكر ألا تقع في خطأ تكرار السيرة الذاتية في هذا الجزء من الخطاب لأنها بالفعل لدى الاستشاري. كل ما عليك فعله في هذا الجزء هو التركيز على بعض النقاط التي لم تأخذ نصيبًا كافيًا في السيرة الذاتية. كمثال، إذا كنت قد أخذت دورة تدريبية في فصل دراسي ما، سيتم ذكر هذا في سطر واحد في السيرة الذاتية، بينما يمكنك شرح المهارات المكتسبة في هذه الدورة باستفاضة في الخطاب التعريفي، وكيف أعطتك هذه الدورة الخبرة الكافية لمثل هذه الوظيفة.
   • يمكنك أيضًا التحدث عن بعض الخبرات التي لم ترد في سيرتك الذاتية. مثال: يمكن ألا يكون تعليم الجيران عنصرًا مهمًا في السيرة الذاتية، ولكن يمكنك التحدث عن إحساس المسئولية الذي اكتسبته من هذه التجربة والذي سيساعدك في الوظيفة التي تريدها.
6. 
   6
   تحدث عن مدى ارتباط مهاراتك واهتماماتك بالوظيفة التي تريدها. تذكر أن وظيفة هذا الخطاب هو إقناع الاستشاري بأنك ملائم للوظيفة التي تبحث عنها، لذا، لا يتوجب عليك الاكتفاء بذكر مهاراتك، بل عليك أيضًا التوضيح بأن تلك المهارات مرتبطة بنوعية العمل الذي تبحث عنه.

   • اهتم بالمهارات التي تصلح لأكثر من وظيفة. مثال: فلنفترض أنك تبحث عن وظيفة في المبيعات وأنت لا ترى أن عملك السابق كعامل مخازن في متجر بيع بالتجزئة أعطاك أي خبرة، لكن بما أنك تعاملت مع زبائن فهذا يعني أنك اكتسبت مهارة خدمة العملاء، وهذه المهارة يمكن استخدامها بسهولة لتوضيح مدى ملائمتك لوظيفة المبيعات في الشركة.
   • إذا لم تكن قد عملت من قبل يمكنك التحدث عن الأعمال التي قمت بها في المدرسة. العرض التقديمي في قاعة المحاضرات يعني أنك تمتلك مهارة التحدث للجمهور، وأيضًا تلك الأعمال المرتبطة بمواعيد تسليم المشاريع تعني أنك على قدر كافٍ من المسئولية للتعامل مع مواعيد التسليم النهائية والعمل بالتوازي في أكثر من مهمة والعمل تحت ضغط.
7. 
   7
   تحدث مجددًا عن حماسك في خاتمة الخطاب. بعد أن ذكرت كل خبراتك المرتبطة بالوظيفة، ابدأ فقرة ختامية تعيد فيها الحديث – بشكل ملخص – عن أولوياتك وعن كونك مرشحًا جيدًا للوظيفة، مع تقديم الشكر للمرسل إليه على الوقت الذي قضاه في قراءة خطابك.

   • على الخاتمة أن تبدو على هذه الشاكلة:" وكما رأيت في مؤهلاتي التي سبق ذكرها، فإنني مرشح لائق لوظيفة في قسم المبيعات والإعلان. سعدت بالكتابة إليك وانتظر ردك. مع خالص الشكر".
8. 
   8
   راجع المقال. لا ترسل خطابًا دون مراجعته لغويًا لأن أي خطأ لغوي سيؤثر سلبًا على موقعك من ضمن المرشحين، لذا عليك المرور على مقالك مرتين على الأقل لتفحص أي أخطاء قبل إرساله، وإذا أمكنك الاستعانة بشخص آخر لمراجعته لك، لأن فرصة عثوره على أخطاء ستكون أكبر.
9. 
   9
   أرسل سيرتك الذاتية مع الخطاب التعريفي. عليك ألا تنسى هذا لأنه بدون السيرة الذاتية لن يقوم الاستشاري بالرد عليك وترشيحك لأي وظيفة على أغلب الظن.

أفكار مفيدة

• وحّد الخطوط التي تستخدمها والمسافات والورق الذي تستخدمه مع مراعاة أن يكون محور الخطاب هو محتواه وليس شكله.

تحذيرات

• لا تستخدم نبرة عامية في الحديث، فبالرغم من أن خطابك يجب أن يكون لطيفًا، إلا أنه في نهاية الأمر خطابٌ رسميٌ، ويجب أن يحتفظ برسميته وبوقاره.