كيفية طلب خطاب توصية من مديرك

تنزيل المقال

تنزيل المقال

من أهم المزايا عند البحث عن وظيفة جديدة هو امتلاك خطاب توصية قوي من مدير سابق أو حالي. لا ينبغي للحصول على خطاب توصية أن يكون أمرًا محوطًا بالتوتر، فقط اطلبه من الشخص المناسب وامنحه وفرةً من الوقت، ولا مانع أن تفكرا معًا فيما يجب أن يتضمنه الخطاب لجعله مميزًا ومثيرًا لانتباه الجهة التي تستبقله، وبذلك تتحكم في عملية الكتابة وتحصل على خطاب توصية يقودك لوظيفة أحلامك!

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

الطلب من الشخص المناسب

تنزيل المقال

1. 
   1
   اطلبه من شخص سيثني عليك. يجب لخطابات التوصية أن تكون براقةً فالخطابات الفاترة لا تفيد؛ فكر في مدير عملت معه من قرب وعلى دراية بأسلوبك ومهاراتك ونقاط قوتك، فالأهم أن تطلب من أحد لديه أشياء جيدة يحكيها عنك.

   • توقع ما قد يقوله عنك أحدهم قبل أن تطلب منه أن يكتب لك خطاب توصية.
2. 
   2
   اختر مديرًا يعرفك جيدًا. نظريًا يمكن أن يأتي خطاب التوصية من أي مدير سابق أو حالي، لكن من الأفضل عادةً أن تطلب من أحد قد عرفك لوقت طويل، ذلك أنه على الأرجح لديه ما يمدحك به، كما أن إظهارك كشخص يحافظ على علاقات طويلة الأمد مع مديريه هو ميزة إضافية.
   نصيحة الخبراء

   

   Elizabeth Douglas

   الرئيس التنفيذي لشركة ويكي هاو

   إليزابيث دوجلاس هي المدير التنفيذي لويكي هاو. حصلت على بكالوريوس علوم الحاسب وماجستير إدارة الأعمال MBA من جامعة ستانفورد، وتعمل في المجال التقني منذ أكثر من 15 عامًا.

   

   Elizabeth Douglas
   الرئيس التنفيذي لشركة ويكي هاو

   نصيحة خبير: إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التوصيات، فيمكنك أن تطلب من مديري مديرك أو رؤسائه الأعلى منه في المؤسسة. إذا لم يكن هناك أي شخص أعلى من مديرك أو إذا لم يكن لديك الكثير من الخبرة العملية، يمكنك أن تطلب من الأشخاص الذين يعرفونك خارج العمل تقديم التوصية، مثل الأساتذة أو زملائك في المشاريع المنجزة.
3. 
   3
   لا تكتفِ بخطاب واحد. عادةً ما يطلب أصحاب العمل عدة خطابات توصية، لذا من الجيد أن يكون في بالك عدد من الأشخاص بإمكانهم كتابتها من أجلك؛ ثلاثة خطابات هو العدد المثالي لكن لربما طلبوا المزيد.

   • إن كنت تمتلك عددًا محدودًا من المديرين، فابحث عن أشخاص آخرين بإمكانهم كتابة خاطبات لدعمك كمعلمين سابقين أو أشخاص ذوي نفوذ على معرفة وثيقة بك.
   • أما إن كنت تمتلك عددًا كبيرًا من الخطابات، فأرسل لكل وظيفة من الخطابات ما يناسبها ويتسق مع طبيعتها.

جزء 2

جزء 2 من 3:

الطلب بلطف

تنزيل المقال

1. 
   1
   اجعل مديرك على دراية. أعلم مديرك قبل أن تضع اسمه كمرجع في طلبك للتقدم إلى وظيفة، فإن تواصلوا معه دون معرفة مسبقة منه سيفاجئه ذلك وآخر ما تتوقعه حينئذٍ هو خطاب توصية جيد، كما أن ذلك لن يترك انطباعًا طيبًا عند من تتقدم للوظيفة عندهم، لكن من الكياسة أن تعلمه قبل ذلك بوقت كافٍ.

   • وإن أمكن فأعلم مديرك متى بدأت البحث عن وظيفة وأنك قد تحتاج إلى توصيته في وقت لاحق.
2. 
   2
   لا تؤجل طلبك للحظة الأخيرة. سيقدر مديرك أنك قد منحته وفرةً من الوقت لكتابة الخطاب، كما أن ذلك يعني أن لديه ما يكفي من الوقت لتهذيب الخطاب وإحكامه، وهو ما سيزيد من احتمالات قبولك.

   • فإن كان اليوم هو الاثنين وقد طُلب منك تقديم الخطاب بحلول نهاية الأسبوع، فلا تتكاسل وتطلبه من مديرك الأربعاء، بل اطلبه اليوم.
3. 
   3
   اطلب بطريقة غير مباشرة. طلب التوصية وجهًا لوجه يضع الناس تحت ضغط ويصعب الرفض عليهم إن رأوا أن لا مفر منه، ولتفادي كل ذلك اجعل طلبك في شكل بريد إلكتروني أو أي وسيلة أخرى غير مباشرة، فذلك سيمنح مرجعك المحتمل فرصة الرفض بلطف دون أن يشعر بالحرج.
4. 
   4
   جامل مديرك. حتى إن كان يعرفك جيدًا فبالتأكيد سيعجبه إن أتبعت طلبك بتعليق عن سبب اختيارك له؛ أخبره أنك تقدر رأيه في أدائك المهني وأن لا أحد مؤهل كفايةً للتعليق على صفاتك الشخصية ومهاراتك.

   • اكتب له شيئًا نحو: "لقد رأيتَ في خلال السنتين اللتين عملنا فيهما معًا ما حققتُه من نجاحات في عدة مشروعات تسويقية، وبالتأكيد كانت مشورتك وسنوات خبرتك خير مرشد. أعتقد أن لا أحد مؤهل مثلك لمناقشة أدائي المهني، وأرجو أن تتأكد من مدى تقديري لتعليقاتك بكل امتنان".
5. 
   5
   امنحه مخرجًا. لا بد أن تخبر مرجعك المحتمل أن لا بأس إن لم يستطع كتابة التوصية من أجلك، وهو ما سيسهل عليه الرفض في حال لم يجد الوقت الكافي أو شعر أنه الشخص غير المناسب لأداء تلك المهمة.

   • فبدل أن تقول: "أتكتب لي خطاب توصية؟"، جرب: "سيكون شرفًا لي إن كان بمقدورك أن تكتب خطاب توصية من أجلي".
   • وتأكد أن ترفق شيئًا كالتالي: "أتفهم بطبيعة الحال إن لم تستطع أن تفعل ذلك في الوقت الحالي".
6. 
   6
   رد على رفضه بلباقة. تذكر أن خطاب التوصية هو معروف من أجلك، وأنه ليس إلزامًا على مديرك أن يكتبه، فإن رد على طلبك بالرفض فاشكره على وقته واهتمامه.

   • انظر للأمر من تلك الزاوية: إن كان أحدهم مشغولًا أو غير متحمس لأجلك فلن يكون خطابه جيدًا.
   • فإن رفض فهو في واقع الأمر يصنع لك معروفًا بإعطائك فرصة سؤال شخص آخر سيكون أكثر دعمًا.

جزء 3

جزء 3 من 3:

مساعدة مديرك على كتابة خطاب قوي

تنزيل المقال

1. 
   1
   أعلمه بطبيعة الوظيفة التي تتقدم لها. من المفيد لكاتب التوصية أن يرى نسخة من إعلان الوظيفة وكذلك خطاب الدوافع إن وجد؛ يساعده ذلك على تطويع الخطاب ليناسب الوظيفة المعنية، وكذلك قد يرغب برؤية نسخة من سيرتك الذاتية حتى يكون على دراية بتاريخك المهني.
2. 
   2
   قدم اقتراحات بشأن ما يكتبه. يمكنك في واقع الأمر أن توجه كاتب التوصية بأن تقترح عليه نقاطًا للتركيز عليها في خطابه وهو ما سيساعده على جعل الخطاب مميزًا ومحكمًا.

   • على سبيل المثال، إن ذكر إعلان الوظيفة أنها سريعة الوتيرة فقدم لمديرك قائمةً بما يدلل على إنتاجيتك، نحو: "أكملَ 20 عملية بيع في أسبوعين. دائمًا ما كان يسلم تقاريره قبل موعدها."
3. 
   3
   اطلع على تنسيق خطابات التوصية. لخطابات التوصية تنسيق قياسي، واطلاعك عليه مفيد لك ولمديرك، حيث يمكنك أن ترفق بالطلب ملخصًا لهذا التنسيق أو أن تلتقيه لتتفقا على شكل الخطاب معًا.

   • تعرف الفقرة الأولى بمديرك وتفصل كيف تعرف أحدكما على الآخر، كما تذكر مسماك الوظيفي ومدة عملكما معًا.
   • تناقش الفقرة الثانية مهاراتك ومؤهلاتك ذات الصلة بالوظيفة المعنية، وإن كان لديه الكثير ليقوله فليقسم الكلام على فقرتين أو أكثر.
   • أما الفقرة الختامية فتؤكد بحماس على دعمه لك وتستحث الشركة على مراسلته إن كانت لديهم أي استفسارات.
4. 
   4
   تحقق من معرفته وسيلة إرسال الخطاب. أحيانًا يرسَل الخطاب بالبريد العادي أو الإلكتروني أو يرفع على الإنترنت، لذا تحقق من معرفته بوسيلة الإرسال والعنوان الصحيح والموعد النهائي.
5. 
   5
   اشكره بامتنان. عندما ينتهي من كتابة الخطاب فاشكره جزيل الشكر لأنه اقتطع من وقته لكتابة خطاب لأجلك، وأخبره أن تقدر دعمه لحياتك المهنية. أرسل له رسالةً أو اشكره وجهًا لوجه.

   • أيضًا، أبقه على علم كيف يجري أمر بحثك عن وظيفة.