วิธีการ แก้ไขเอกสารด้วยฟีเจอร์ Track Changes ของ Microsoft Word

ดาวน์โหลดบทความ

ดาวน์โหลดบทความ

ภายในบทความนี้:

เปิดฟีเจอร์ "Track Changes"

แก้ไขเอกสาร

บทความที่เกี่ยวข้อง

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการใช้ "Track Changes" tool ของ Microsoft Word เพื่อแสดงทุกอย่างที่คุณแก้ไขเพิ่มเติมไปในเอกสาร โดยขึ้นเป็นตัวแดง

ขั้นตอน

ส่วน 1

ส่วน 1 ของ 2:

เปิดฟีเจอร์ "Track Changes"

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   เปิดเอกสารที่จะแก้ไข. โดยดับเบิลคลิกเอกสาร Microsoft Word โดยตรง หรือเปิด Microsoft Word แล้วเลือกเอกสารในหน้า "Recently Opened" ก็ได้

   • ก่อนจะแก้ไขอะไรในเอกสารนั้น ให้ copy ไฟล์ไว้ก่อน แล้วแก้ไขในไฟล์ใหม่ที่เพิ่งสร้าง โดยเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ แบบนั้นจะได้มี backup เผื่ออะไรผิดพลาดไป
2. 
   2
   คลิก tab Review. ในส่วนสีน้ำเงินด้านบนของหน้าเอกสาร เพื่อเปิดตัวเลือกชุดใหม่สำหรับแก้ไขเอกสาร
3. 
   3
   คลิก Track Changes. ที่เป็นตัวเลือกด้านบนของหน้า Word แถวกลางหน้าจอ คลิกแล้วเท่ากับเปิดฟีเจอร์ "Track Changes" ของ Microsoft Word
4. 
   4
   คลิกช่องข้าง Track Changes ให้ขยายลงมา. แล้วจะเห็นตัวเลือกแก้ไขเอกสารดังต่อไปนี้

   • Simple Markup - ลากเส้นแดงแนวตั้ง ทางซ้ายสุดของข้อความที่ลบหรือเพิ่มเข้าไป แต่ไม่แสดงอย่างอื่นที่แก้ไขไป
   • All Markup - แสดงทุกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารเป็นตัวแดงและกล่องคอมเม้นท์ ทางซ้ายของหน้า
   • No Markup - แสดงการเปลี่ยนแปลงควบคู่ไปกับเนื้อหาของเอกสารต้นฉบับ โดยไม่มีตัวแดงหรือกล่องคอมเม้นท์
   • Original - แสดงเอกสารต้นฉบับอย่างเดียว ไม่ขึ้นว่าแก้ไขอะไรไป
5. 
   5
   คลิก All Markup. เป็นตัวเลือกสำหรับแสดงทุกการเปลี่ยนแปลงเป็นตัวแดง ในขณะที่แสดงข้อความต้นฉบับเป็นตัวดำตามปกติ
   โฆษณา

ส่วน 2

ส่วน 2 ของ 2:

แก้ไขเอกสาร

ดาวน์โหลดบทความ

1. 
   1
   ลบข้อความที่ไม่ต้องการจากเอกสาร. จะลบบรรทัดเดียวหรือทั้งย่อหน้าก็ตาม เนื้อหานั้นจะหายไปจากเอกสารต้นฉบับ จะมีกรอบแดงโผล่มาทางขวาของหน้าจอ เขียนว่า "[Name] Deleted: [Writing]" ตรง "Writing" คือข้อความที่ลบไป

   • ถ้าคุณเปลี่ยนฟอร์แมตเอกสารซะใหม่ (เช่น เปลี่ยนฟอนต์ของเนื้อหา) รายละเอียดของฟอร์แมตใหม่ก็จะไปขึ้นในกรอบด้านนี้ของหน้าจอด้วย
2. 
   2
   พิมพ์ข้อความใหม่ให้ขึ้นเป็นตัวแดง. ข้อความไหนก็ตามที่เพิ่มเติมเข้าไปในเอกสาร จะขึ้นเป็นตัวแดง

   • ถ้าขึ้นบรรทัดใหม่โดยกด ↵ Enter (หรือ ⏎ Return) จะเห็นเส้นตั้งสีเทาโผล่มาทางซ้ายของหน้าจอ ตรงที่เริ่มบรรทัดใหม่
3. 
   3
   คลิก New Comment เพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อความที่เน้นไว้. ปุ่ม New Comment ที่เป็นรูปลูกโป่งคำพูดและเครื่องหมายบวก จะโผล่มาทางด้านบนของหน้าเอกสาร Word ให้คลิกเพื่อเปิดหน้าต่างทางขวาของหน้าจอ สำหรับพิมพ์คอมเม้นท์

   • คุณคลิกตรงไหนของหน้าจอก็ได้ เพื่อเซฟคอมเม้นท์หลังพิมพ์เสร็จ
4. 
   4
   ยอมรับหรือปฏิเสธสิ่งที่ได้แก้ไขไป. โดยคลิก Accept หรือ Reject เพื่อปรับแต่งเนื้อหาใหม่ที่เน้นไว้ หรือคลิก ▼ ล่าง Accept หรือ Reject แล้วคลิก All Changes เพื่อยอมรับหรือปฏิเสธทุกอย่างที่แก้ไขไปในเอกสารนั้น เท่ากับลบฟอร์แมตของ Track Changes (เช่น ข้อความสีแดงและกล่องคอมเม้นท์)

   • จะเซฟเอกสารที่แก้ไขด้วยฟีเจอร์ track changes แล้วข้ามขั้นตอนนี้ไปก็ได้
5. 
   5
   เซฟเอกสาร. โดยกด Ctrl ค้างไว้ (หรือ ⌘ Command ถ้าใช้ Mac) แล้วแตะ S ทุกอย่างที่แก้ไขไปในเอกสารจะถูกเซฟไว้
   โฆษณา

เคล็ดลับ

• บางโปรแกรม email viewer จะแสดงข้อความที่ถูกลบไปด้วย โดยขึ้นเป็นตัวดำ ขีดฆ่าสีแดง

โฆษณา

คำเตือน

• ถ้าไม่ได้เซฟไฟล์ใหม่แยกไว้จากต้นฉบับก่อนใช้ Track Changes ถ้าพลาดอาจทำให้สูญเสียข้อมูลในเอกสารต้นฉบับไปเลย

โฆษณา