Organisatorische vaardigheden verbeteren

Een fulltimebaan, familie, vrienden, vrijetijdsbesteding en nog veel meer kan een veeleisend en ongeorganiseerd leven creëren. Voeg wanorde toe aan het mengsel en het kan onmogelijk lijken om iets in je leven te bereiken. Organisatorische vaardigheden zijn van groot belang om je vele verantwoordelijkheden te beheren, maar het kan vaak moeilijk te leren zijn. Als je het eenmaal beheerst zul je echter efficiënter zijn en een grotere concurrentievoorsprong hebben, wat leidt tot een gelukkig en duurzaam leven.

Methode 1

Methode 1 van 4:

Je gedachten organiseren

Pdf downloaden

1
Maak een actielijst. Schrijf alles op wat je vandaag moet doen, en streep elk ding af wanneer je het afgerond hebt. Door dagelijkse taken op te schrijven, hoef je niet te stressen om te onthouden ze te doen. Het afstrepen van dingen van je lijst zal je waarschijnlijk het gevoel geven dat je productief bent. Zet dingen die je al gedaan hebt op je lijst, alleen om ze af te kunnen strepen.
- Zet je lijst in een volgorde van hoge prioriteit naar lage prioriteit. Beoordeel de noodzaak en het belang van elk punt om je te helpen prioriteiten te stellen. Denk bij jezelf 'als ik maar één ding kan doen vandaag, wat zal dat dan zijn?'. Dat is je nummer één op de todo-lijst.^[1]XBron
- Als het mogelijk is, maak dan een actielijst voor de volgende dag en verwijs daarnaar voordat je gaat slapen. Door dit te doen zul je wakker worden met een actieplan in gedachten.
2
Maak een lopende lijst die je constant aanvult. Als er een boek is dat je wilt lezen, of een restaurant dat je wilt proberen, maak dan een lopende lijst die je altijd bij je hebt. Als je een film wilt zien, dan hoef je die niet persé vandaag te zien, en daarom wil je hem niet op je dagelijkse actielijst. Het hebben van een lopende actielijst zal je helpen herinneren aan je 'extra' acties.^[2]XBron
- Je kunt een lopende lijst maken in een notitieboekje dat je altijd bij je hebt, of een onlineprogramma zoals Dropbox gebruiken zodat het altijd beschikbaar is.
3
Maak aantekeningen wanneer je met mensen praat. Maak aantekeningen van de gesprekken die je met mensen hebt. Dit is met name belangrijk bij zakelijke gesprekken, maar ook belangrijk bij contacten met vrienden en familie. Het maken van aantekeningen zal je helpen herinneren van iets belangrijks dat iemand zei, een taak om af te ronden waar je niet op gerekend had, of het kan gewoon dienen als vriendelijke geheugensteun aan leuke tijden met de mensen waar je om geeft.^[3]XBron
- Je hoeft niet altijd een notitieblok bij je te houden en nauwkeurig elk woord op te schrijven dat iemand gezegd heeft. Probeer gewoon wat tijd te reserveren om een of twee belangrijke dingen op te schrijven van elk gesprek dat je hebt.
Een jaarplanner kan immens handig zijn voor het verzamelen van je gedachten. Gebruik het om afspraken, reizen en andere belangrijke dingen op te schrijven. Verwijs er dagelijks naar en schrijf dingen op die op de lange termijn zullen gebeuren. Als je bijvoorbeeld een conference call plant voor over zes maanden, schrijf het dan nu in je agenda zodat je het niet zult vergeten.
Net zoals je thuis en op je kantoor ongebruikte of onbelangrijke dingen weggooit, moet je ook onnodige gedachten uit je brein verwijderen. Probeer te mediteren om negatieve gedachten zoals zorgen en stress uit je hoofd te halen.^[4]XBron
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 4:

Organiseren in huis

Pdf downloaden

Het opruimen is een essentiële eerste stap in het organiseren van je huis. Gooi lades leeg en verwijder onnodige spullen, gooi etenswaren die over datum zijn weg, gooi kleren en schoenen die je al meer dan een jaar niet gedragen hebt weg of doneer ze, breng medicijnen die over datum zijn op de juiste manier naar de apotheek, gooi toiletartikelen en eventuele andere spullen die je niet echt nodig hebt weg of voeg ze samen.^[5]XBron
TIP VAN EEN DESKUNDIGE
Kathi Burns, CPO®
Gecertificeerd professioneel opruimdeskundige
Kathi Burns is gecertificeerd professioneel opruimdeskundige en oprichter van Organized and Energized!, een adviesbureau dat als doel heeft om mensen te helpen om controle te krijgen over hun omgeving en imago door ze te helpen om het heft in eigen handen te nemen en hun levens te veranderen en op orde te brengen. Kathi heeft meer dan 17 jaar ervaring als opruimdeskundige en aan haar werk is aandacht besteed door Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America en Entrepreneur. Ze heeft een bachelordiploma in communicatie behaald aan de Universiteit van Ohio.
Kathi Burns, CPO®
Gecertificeerd professioneel opruimdeskundige
Zet een donatiebak in je kledingkast. Elke keer dat je iets vindt dat je niet meer wilt, doe je het in de donatiebak. Als je een kledingstuk aantrekt dat niet meer goed past, gooi het dan in je donatiebak.
2
Creëer mappen voor belangrijke dingen in je leven. Creëer geëtiketteerde mappen voor 'Autoverzekering', 'Vakantie', 'Rekeningen', 'Budget' en elk ander belangrijk deel van je leven.
- Probeer je mappen op kleur te coderen. Blauw voor Rekeningen (gas, boodschappen, kleren), Rood voor Verzekering (auto, huis, levens-), enz.
- Zet de mappen op een opgeruimde plank.
Gebruik de vaak ongebruikte verticale ruimte in je huis. Koop haken om fietsen op te hangen in je garage, en zelfstandig hangende (zwevende) planken om efficiënt en decoratief opruimruimte te vormen.
Net als bij het opruimen van je kantoor kun je bakken en manden kopen om al je spullen in te doen. Doe gelijksoortige spullen in dezelfde bak en vorm een systeem om je bakken op te ruimen. Koop bakken en manden van diverse formaten om alles in je huis op te ruimen, inclusief gereedschappen, make-up, knuffeldieren, etenswaren, schoenen en rommeltjes.
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 4:

Je opruiming op de werkplek verbeteren

Pdf downloaden

1
Koop opruimbakken. Ga naar een winkel die opruimbakken verkoopt (IKEA, Leen Bakker, Blokker, Xenos, HEMA, enz.) en haal er minstens tien. Koop bakken van alle verschillende formaten om pennen, papieren en grotere artikelen in op te ruimen.^[6]XBron
- Koop bakken, manden, ladekastjes en andere objecten waar je jouw spullen in kunt doen.
2
Koop een etiketteermachine. Wat is het voordeel van het opruimen van al je spullen in handige voorraadbakken als je niet wat er in elke bak zit? Gebruik een etiketteermachine om elke bak op de juiste manier te labelen. Maak bijvoorbeeld een bak met het etiket 'Schrijfspullen' waar je je pennen, potloden en markeerstiften in bewaart, en een andere bak met het etiket 'Hulpmiddelen' waar scharen, nietapparaten, nietverwijderaars en perforators in zitten.^[7]XBron
- Etiketteer werkelijk alles, inclusief je mappen, lades en kastjes.
3
Archiveer je informatie aan de hand van 'hoe je het zult gebruiken'. In plaats van een artikel in een map te stoppen op basis van waar je het gekregen hebt, archiveer je het op basis van hoe je het in de toekomst zult gebruiken. Als je bijvoorbeeld documentatie hebt voor het hotel waar je zult verblijven in New York op je zakenreis, dan archiveer je dat in je 'New York' map, in plaats van je 'Hotel' map.^[8]XBron
- Gebruik tabbladen. Maak een 'Hotel' map, maar daaronder diverse 'steden' tabs voor de plekken waar je vaak naartoe gaat.
4
Maak een overzicht of 'Inhoudsopgave' van je georganiseerde kantoor. Het kan zijn dat je alles opgeruimd hebt, maar dat je niet meer weet waar alles opgeruimd is. Type een lijst van elke doos of bak die je gemaakt hebt en wat erin zit, om in de toekomst snel iets te vinden.
- Deze lijst zal je ook helpen spullen terug te leggen waar ze horen, nadat je ze gebruikt hebt.
Maak twee specifieke plekken op je bureau voor dingen die gedaan moeten worden (papieren die getekend moeten worden, rapportages die gelezen moeten worden enz.) en een stapel voor dingen die je afgewerkt hebt. Door hier twee aparte plekken voor te maken zul je jezelf niet in de war maken over wat je wel of niet gedaan hebt.
6
Gooi dingen die je niet nodig hebt weg. Terwijl je jouw dingen in de dozen en bakken doet die je verkregen hebt, gooi je dingen weg die je niet nodig hebt. Gooi dingen die je in een jaar tijd niet hebt aangeraakt en alles wat gebroken is weg, en breng extra voorraad terug.^[9]XBron
- Je kunt oude papieren versnipperen en je collega's vragen of ze interesse hebben in iets wat jij gaat weggooien.
- Als je er moeite mee hebt om iets weg te gooien, probeer het dan in plaats daarvan weg te geven.
Je kunt tastbare objecten om je heen opruimen, maar het hebben van een ongeorganiseerde computer zal je productiviteit beperken en je nog steeds ongeorganiseerd laten voelen. Maak nieuwe folders en sub folders om files in te doen, organiseer je bureaublad zo dat je gemakkelijk bepaalde items kunt vinden, verwijder dubbele files, geef documenten gedetailleerde titels en verwijder onnodige apps en documenten.^[10]XBron
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 4:

Georganiseerd blijven

Pdf downloaden

Je hebt je tijd besteed aan het opruimen en alles op zijn juiste plek leggen, dus probeer het zo te houden. Zet elke avond een alarm dat een periode van 10 minuten aangeeft waarin je objecten opruimt en ervoor zorgt dat je bakken en manden nog steeds opgeruimd zijn.^[11]XBron
2
Als je een nieuw artikel toevoegt aan je leven, gooi dan een oud artikel weg. Loop, voordat je een nieuw boek koopt, je boekenplank door en verwijder er een die je niet hebt gelezen of niet zult lezen. Doneer het of gooi het weg, zodat je nieuwe boek zijn plek kan innemen.^{[12]XBronKolberg, J., Nadeau, K. 2002. ADD-friendly ways to organize your life. New York: Brunner-Routledge}
- Ga nog een stap verder en verwijder twee of drie artikelen voor elk nieuw artikel.
3
Zorg dat er altijd een doos 'te doneren' klaarstaat. Zorg voor een doos waar je artikelen in kunt gooien die je kunt doneren. Wanneer je een artikel vindt dat je niet meer wilt hebben, doe dat dan direct in de doneerdoos.
- Wanneer je een ongewenst artikel hebt dat niet gedoneerd kan worden, breng het dan direct naar de vuilnisbak.
4
Wanneer je een open lade ziet, sluit die dan. Wacht niet tot je tien-minuten opruimmoment om opgeruimd te blijven. Als je iets ziet waar het niet hoort, leg het dan direct terug. Als je langs een volle vuilnisbak loopt, leeg die dan. Wanneer je papieren ziet liggen waar ze niet horen, ruim ze dan op. Maak van opruimen een gewoonte om het maximaal effectief te maken.
- Besteed niet te veel kostbare minuten van je dag aan kleine opruimwerkjes. Doe niet te veel moeite om een open lade te sluiten. Als je opstaat om naar een vergadering te gaan, en de open lade is op je pad, sluit het dan. Als je je werk onderbreekt om een lade te sluiten, dan zul je jouw totale productiviteit verminderen met 25%!^{[13]XBetrouwbare bronHarvard Business ReviewGa naar de bron}
5
Maak gebruik van technologie om je te helpen georganiseerd te blijven. Er zijn letterlijk duizenden apps die je kunt gebruiken om jezelf georganiseerd te houden. Er zijn veel apps met actielijsten, zoals Evernote, herinneringsapps zoals Beep Me, reisapps zoals TripIT en apps om het belang van je taken te helpen organiseren, zoals Last Time.^[14]XBron
- Zoek naar apps die naar je verschillende apparaten synchroniseren zodat ze toegankelijk zijn waar je ook bent.
Advertentie