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Este artículo fue coescrito por Kathi Burns, CPO®. Kathi Burns es una organizadora profesional certificada por el colegio oficial (CPO, por sus siglas en inglés) y fundadora de addSpace To Your Life!, su negocio de consultoría con la misión de capacitar a las personas para dominar su entorno e imagen personal ayudándoles a tomar el control, hacer cambios y organizar sus vidas. Kathi tiene más de 16 años de experiencia en organización y su trabajo ha aparecido en Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America y Entrepreneur. Tiene una licenciatura en Comunicación de la Universidad de Ohio.
En este artículo, hay 12 referencias citadas, que se pueden ver en la parte inferior de la página.
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Un trabajo a tiempo completo, la familia, los amigos, las actividades recreativas y muchos otros factores pueden generar una vida demandante y desordenada. Incluye la falta de organización y podría parecerte imposible cumplir con todos los aspectos de tu vida. Las habilidades de organización son vitales para manejar tus diversas responsabilidades, pero por lo general pueden ser difíciles de dominar. No obstante, una vez que lo hagas, te volverás más eficiente y tendrás una mayor ventaja competitiva que te conducirá a una vida feliz y sostenible.
Pasos
Elabora una lista de cosas por hacer. Anota todo lo que tengas que hacer hoy y tacha cada elemento a medida que lo completes. Al anotar tus tareas diarias, no tendrás que estresarte por recordarlas. Es probable que tacharlas de tu lista te haga sentir productivo. Incluye las cosas que ya hayas hecho tan solo para tacharlas.- Ordena tu lista desde la prioridad más importante hasta la de menor importancia. Evalúa la urgencia y la importancia de cada una para así poder priorizar. Piensa “Si solo pudiera hacer una cosa hoy, ¿qué sería?”. Esta será la primera prioridad en tu lista. [1]
- Si es posible, elabora una lista de cosas por hacer para el día siguiente y revísala antes de irte a dormir. Si lo haces, despertarás con un plan de acción en la mente.
Elabora una lista a la que agregues de forma constante. Si hay un libro que quieres leer o un restaurante al que quieres ir, elabora una lista continua que mantengas contigo en todo momento. Si quieres ver una película, no tienes que verla hoy y, por lo tanto, no debes colocarla en tu lista constante. Esta te ayudará a recordar tus tareas “adicionales”.[2]- Puedes crear esta lista en un cuaderno que siempre lleves contigo o a través de internet usando programas como Dropbox, así podrás acceder a ella en todo momento.
Toma apuntes cuando converses con las personas. Toma apuntes sobre las conversaciones que tengas con las personas. Esto será vital en las conversaciones de negocios, pero también será importante durante las interacciones con amigos y familiares. Los apuntes te recordarán las cosas importantes que te digan o las tareas que debas completar y que no hayas anticipado, o tan solo serán un recordatorio amigable de los momentos divertidos que hayas tenido con tus seres queridos.[3]- No es necesario que tengas un cuaderno contigo en todo momento y que anotes de manera meticulosa cada palabra que alguien diga. Tan solo trata de reservar un tiempo para anotar una o dos cosas importantes de cada conversación que tengas.
Usa una agenda. Una agenda anual puede ser de mucha ayuda para organizar tus pensamientos. Úsala para anotar las citas, los viajes y otros elementos importantes. Revísala a diario y escribe las cosas que vayan a ocurrir a largo plazo. Por ejemplo, si programas una conferencia telefónica para dentro de 6 meses, anótalo en la agenda ahora para no olvidarlo.
Ordena tu mente. Tal como te has desecho de las cosas que no usas y sin importancia en tu oficina y tu casa, también debes eliminar los pensamientos innecesarios en tu mente. Medita para eliminar los pensamientos negativos como la preocupación y el estrés. [4]Anuncio
Desecha los objetos innecesarios. Ordenar es el primer paso vital en la organización de una casa. Vacía los cajones y desecha todos los objetos innecesarios, deshazte de los alimentos vencidos, desecha o dona la ropa y los zapatos que no hayas usado en más de un año, desecha apropiadamente los medicamentos vencidos, desecha o combina los artículos de aseo vacíos o a la mitad y todo artículo que no necesites en lo absoluto.[5]
Crea carpetas para los artículos importantes. Prepara carpetas etiquetadas como “seguro del auto”, “vacaciones”, “recibos”, “presupuesto” y cualquier otro objeto importante.- Codifica las carpetas con colores. Usa azul para los recibos (de la gasolina, los alimentos, la ropa, etc.), rojo para el seguro (del auto, de tu casa o de vida), etc.
- Mantén las carpetas en un estante organizado.
Coloca ganchos y repisas en las paredes. Usa el espacio vertical de la casa que no suele usarse. Compra ganchos para colgar las bicicletas en tu garaje y repisas flotantes para crear espacios de organización eficientes y decorativos.
Compra recipientes de almacenamiento. Tal como lo has hecho al organizar tu oficina, compra recipientes y cestas en donde colocar todas tus cosas. Coloca los objetos similares en el mismo recipiente y ten un sistema para guardar estos recipientes. Compra estos contenedores de todos los tamaños para organizar todo en la casa, incluidos los utensilios, el maquillaje, los peluches, la comida, los zapatos y los artículos pequeños.Anuncio
Compra recipientes de organización. Acude a una tienda que venda estos productos (como The Container Store, Walmart, Target, The Home Depot, Lowes, IKEA, tiendas de a un dólar, Bed Bath & Beyond, u otras similares en tu región) y elige como mínimo 10. Compra recipientes de diversos tamaños para colocar bolígrafos, papeles y objetos más grandes. [6]- Compra recipientes, cestas, archivadores y cualquier otro artículo que pueda contener tus cosas.
Compra una máquina etiquetadora. ¿Cuál es el punto de tener todas tus cosas en recipientes de almacenamientos si no sabes qué contiene cada uno? Usa una máquina etiquetadora para etiquetar cada recipiente apropiadamente. Por ejemplo, etiqueta un recipiente como “implementos de escritura” y guarda en él los bolígrafos, lápices y resaltadores; y etiqueta otro recipiente como “herramientas” y coloca en él las tijeras, las engrapadoras, los quitagrapas y las perforadoras. [7]- Etiqueta absolutamente todo, incluidas tus carpetas, gavetas y armarios.
Almacena la información según “la forma en la que la usarás”. En lugar de colocar un artículo en una carpeta según el lugar en el que lo hayas obtenido, guárdalo basándote en la forma en la que vas a usarlo en el futuro. Por ejemplo, si tienes documentación para el hotel en el que vas a hospedarte en tu viaje de negocios a Nueva York, guárdala en tu carpeta “Nueva York”, en lugar de la carpeta “hotel”.- Crea carpetas secundarias. Ten una carpeta “hotel”, pero también ten varias carpetas de distintas “ciudades” para los lugares a los que viajes con frecuencia.
Crea un esquema o una “tabla de contenido” para tu oficina organizada. Podrías tener todo organizado, pero quizás no recuerdes en dónde has colocado cada artículo. Elabora una lista de cada caja o recipiente que tengas y lo que haya en su interior, así tendrás una referencia rápida para el futuro.- Esta lista también te ayudará a regresar las cosas a su lugar luego de haberlas sacado.
Crea espacios de cosas “por hacer” y “completadas” en tu escritorio. Ten dos áreas específicas en tu escritorio para lo que tengas que hacer (papeles por firmar, informes que leer, etc.) y una pila con lo que ya hayas completado. Al crear áreas separadas, no te confundirás sobre lo que has hecho o lo que no.
Desecha los objetos que no necesites. Cuando coloques tus cosas en las cajas y los recipientes que has comprado, desecha los artículos que no necesites. Desecha las cosas que no hayas tocado ni abierto en un año y todos los objetos rotos, y regresa los implementos extra. [8]- Puedes triturar los papeles viejos y preguntarles a tus compañeros de trabajo si están interesados en alguno de los objetos que vayas a desechar.
- Si tienes dificultades para deshacerte de algo, trata de donarlo.
Organiza tu computadora. Puedes organizar los objetos tangibles a tu alrededor, pero tener una computadora desorganizada limitará tu productividad y hará que te sigas sintiendo desordenado. Crea nuevas carpetas y carpetas secundarias en donde colocar tus archivos, organiza tu escritorio para que puedas encontrar elementos específicos con facilidad, elimina los archivos duplicados, nombra a los documentos con títulos detallados, y elimina las aplicaciones y los documentos innecesarios.[9]Anuncio
Dedica 10 minutos al día a ordenar con rapidez. Has dedicado tiempo a organizar y colocar todo en su lugar, así que mantenlo así. Programa una alarma todas las noches para que señale el inicio de un periodo de 10 minutos en el que guardes los objetos en su lugar y verifiques que los recipientes y las cestas siguen organizados. [10]
Si vas a incluir un nuevo objeto en tu vida, deshazte de uno viejo. Antes de comprar un nuevo libro, revisa tu estante y retira uno que no hayas leído o que no vayas a leer. Dónalo o deséchalo, de modo que tu nuevo objeto pueda ocupar su lugar. [11]- Ve un paso más allá y deshazte de 2 o 3 objetos por cada artículo nuevo que consigas.
Ten una caja de “donaciones” a la vista en todo momento. Ten a la mano en todo momento una caja en la que puedas colocar los objetos que vayas a donar. Cuando encuentres un objeto que ya no quieras, colócalo de inmediato en la caja de donaciones.- Si tienes un objeto indeseado que no se puede donar, bótalo a la basura de inmediato.
Cuando veas un cajón abierto, ciérralo. No esperes al periodo de 10 minutos de organización para mantenerte ordenado. Si ves algo que está fuera de su lugar, regrésalo de inmediato. Si notas que el tacho de basura está lleno, vacíalo. Cuando veas papeles fuera de su lugar, guárdalos. Haz que la organización sea un hábito para darle la mayor eficacia.- No dediques demasiado tiempo valioso del día a realizar pequeñas tareas de organización. No hagas un esfuerzo especial por cerrar un cajón abierto. Si vas a levantarte para ir a una reunión y el cajón abierto está en tu camino, ciérralo. Si interrumpes tu flujo de trabajo para cerrar un cajón, ¡reducirás tu productividad general en un 25 %! [12]
Usa la tecnología como una ayuda para mantenerte organizado. Literalmente, hay miles de aplicaciones que puedes usar para mantenerte organizado. Hay muchas aplicaciones para listas de cosas por hacer (como Evernote), aplicaciones de recordatorios (como Beep Me), organizadores de viajes (como TripIT) y aplicaciones para organizar la importancia de las tareas (como Last Time). [13]- Busca aplicaciones que se sincronicen con todos tus dispositivos, así serán accesibles sin importar en donde estés.
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Referencias
- ↑ http://www.makeuseof.com/tag/3-strike-system-prioritize-list/
- ↑ http://www.lifehack.org/articles/productivity/the-power-of-the-list-essential-lists-for-productivity.html
- ↑ http://www.essortment.com/improve-organizational-skills-186390.html
- ↑ http://www.cnn.com/2012/01/22/health/how-organize-your-mind/
- ↑ http://www.allyou.com/budget-home/organizing-cleaning/organization-tips/more
- ↑ http://www.worklifecoach.com/ten_easy_organizing.pdf
- ↑ http://www.hgtv.com/design/decorating/clean-and-organize/10-steps-to-an-organized-home-office
- ↑ http://www.worklifecoach.com/ten_easy_organizing.pdf
- ↑ http://www.techlicious.com/tip/get-organized-and-clean-out-your-computer/
- ↑ http://www.help4adhd.org/documents/wwk12.pdf
- ↑ Kolberg, J., Nadeau, K. 2002. ADD-friendly ways to organize your life. Nueva York: Brunner-Routledge
- ↑ https://hbr.org/2012/03/the-magic-of-doing-one-thing-a.html
- ↑ http://appadvice.com/applists/show/get-organized-with-the-ipad
Acerca de este How.com.vn
Organizadora profesional certificada por el colegio oficial
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Categorías: Gestión del tiempo y organización personal
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