Een sollicitatiebrief schrijven naar de afdeling personeelszaken van een bedrijf

Wanneer personeelsprofessionals cv's verzamelen voor een vacature, verwachten ze over het algemeen dat er sollicitatiebrieven met die cv's worden meegezonden. Een sollicitatiebrief geeft jou – de sollicitant – de gelegenheid om jezelf te introduceren en kort uit te leggen waarom je denkt dat uit je cv blijkt dat je een goede kandidaat bent voor de functie. Omdat je ervaring en opleiding grotendeels op je cv staan, kun je in de begeleidende brief uitleggen waarom je bij een bepaald bedrijf wilt werken, of wat je onderscheidt van andere sollicitanten. Stuur de personeelsdienst een sollicitatiebrief die persoonlijk, relevant en professioneel is, en vrij van grammaticale of spelfouten.

Deel 1

Deel 1 van 2:

Het schrijven van de brief voorbereiden

Pdf downloaden

1
Bepaal het doel van je brief. Voordat je de brief gaat schrijven, denk je eerst na over wat je probeert te bereiken met het schrijven van de brief. Een begeleidende brief aan de afdeling personeelszaken van een bedrijf zal meestal een bijlage zijn van je cv wanneer je solliciteert naar een baan. Er kunnen gevallen zijn waarin je je schriftelijk tot een bedrijf richt om je interesse om daar te werken kenbaar te maken, zelfs als je niet solliciteert naar een specifieke geadverteerde functie. Maak duidelijk wat je motivatie is.^[1]XBron
- Als je solliciteert naar een bepaalde functie, moet je brief duidelijk gericht zijn om je geschiktheid voor die functie uit te leggen.
- Als je een meer algemene introductiebrief schrijft, zal je de nadruk leggen op een bredere waaier van vaardigheden de je hebt, en hun mogelijke toepassing.
- In beide gevallen moet je altijd uitleggen wat je kunt betekenen voor het bedrijf, niet wat ze voor jou kunnen doen, en je moet beknopt en ter zake zijn.^[2]XBron
2
Denk na over wie je aanschrijft. Als je je sollicitatiebrief voorbereidt, denk dan na over wie je precies aanschrijft. Als je solliciteert naar een functie, kan iemand van de afdeling HR de eerste zijn die je brief leest, voordat de brief wordt doorgestuurd naar de betreffende manager die een vacature heeft. Mensen die werkzaam zijn in Human Resources en personeelszaken hebben waarschijnlijk veel ervaring met sollicitatiebrieven, dus is het belangrijk dat je op hen een goede indruk maakt.^[3]XBron
- Als je geen naam hebt van iemand die bij HR werkt om de brief aan te richten, doe dan wat onderzoek online om te proberen de naam van de HR-manager te vinden.
- Ogenschijnlijk kleine dingen zoals het sturen van de sollicitatiebrief naar een echte persoon, kan helpen om een goede indruk te wekken.
- Als je geen naam kunt vinden, kun je zelfs het kantoor bellen en vragen wie de juiste persoon is om de brief aan te richten.
- Als uit de naam niet duidelijk is of de geadresseerde een man of een vrouw is, gebruik dan de volledige naam wanneer je je brief schrijft, zoals 'Geachte Chris Scheerling'.
- Sommige namen kunnen gebruikt worden voor zowel mannen als vrouwen, dus doe wat onderzoek op de website van het bedrijf om te proberen het geslacht te bepalen en mogelijke missers te vermijden.
3
Bestudeer de functieomschrijving en de vacature. Als je een sollicitatiebrief voor een bepaalde functie schrijft, is het zeer belangrijk dat je je brief nauwlettend op die functie afstemt. Kijk goed naar de functieomschrijving en vacature en haal er alle kernwoorden, taken en verantwoordelijkheden uit. Gebruik de begeleidende brief als manier om vloeiend uit te leggen hoe je voldoet aan de eisen van de functie en welke specifieke vaardigheden en ervaring je meebrengt.^[4]XBron
- Maak notities over de eisen die in de vacature staan vermeld en plaats ze in de volgorde waarin ze essentieel, wenselijk en aanvullend zijn.
4
Schrijf een plan voor de brief. Als je eenmaal hebt vastgesteld wat je in de brief moet behandelen, maak dan een plan voor hoe je het gaat doen. Stel korte secties op voor elk van de belangrijkste punten die je wilt behandelen. Onthoud dat het belangrijk is om zo duidelijk en beknopt mogelijk te zijn.^[5]XBron Probeer je begeleidende brief op te splitsen in een reeks paragrafen. Je zou de brief als volgt kunnen structureren:
- Inleiding: leg kort uit waarom je schrijft. Bijvoorbeeld: 'Ik schrijf als sollicitatie voor de functie van...'
- Tweede alinea: leg uit waarom je geschikt bent voor de functie aan de hand van je academische en professionele kwalificaties en de vaardigheden die in de functieomschrijving of de persoonsspecificatie worden genoemd.
- Derde alinea: schets wat je toe kunt voegen aan het bedrijf en wat je bredere carrièredoelstellingen zijn.
- Vierde alinea: herhaal waarom je de baan wilt en vat samen waarom je een goede kandidaat zou zijn. Geef kort aan dat je in aanmerking wilt komen voor een gesprek.
- Sluit af met je naam en handtekening.^[6]XBron
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

De begeleidende brief schrijven

Pdf downloaden

1
Gebruik de juiste opmaak. Het is belangrijk om jezelf professioneel te presenteren en dat betekent dat je de juiste opmaak voor je brief moet hanteren. Je brief moet de datum en een naam en adres bevatten voor jezelf en de afdeling Personeelszaken waar de brief naartoe gaat. Gebruik de voorbeelden om ervoor te zorgen dat je brief voldoet aan de vereiste opmaakstandaarden.
- Plaats je naam en adres bovenaan de pagina, aan de linkerkant.
- Sla twee regels over en schrijf de datum. Noteer dag, maand en jaar als nummers.
- Laat nog twee regels over en typ de naam van de persoon in personeelszaken waar de brief aan geadresseerd is. Als je geen contactgegevens hebt, gebruik dan een algemene titel of afdeling zoals 'Personeelszaken' of 'Personeelsmanager'. Typ het adres onder de naam.
- Sla twee regels over en typ daarna de aanhef. Typ bijvoorbeeld 'Beste Mr. Smith'. Sla één regel na de aanhef over en begin dan met de kern van de brief.^[7]XBron
2
Schrijf een goede openingszin. Het is belangrijk om te beginnen met een duidelijke en precieze openingszin. Je wilt dat de lezer meteen het doel van de brief weet. Verwijs in een vroeg stadium in de brief naar de specifieke functie waarvoor je in aanmerking wilt komen. Je zou je brief kunnen beginnen met 'Ik schrijf naar aanleiding van uw vacature voor de functie van Retail Assistant.'
- Indien van toepassing, noem je de persoon die je doorverwezen heeft. Gebruik een naam die de personeelsdienst zal herkennen.
- Zeg bijvoorbeeld: 'Mevr. Mary Smith van de loonadministratie stelde voor om te solliciteren naar een administratieve functie binnen uw organisatie.'^[8]XBron
3
Houd je aan je plan. Als je de kern van je sollicitatiebrief gaat schrijven, probeer dan goed vast te houden aan het plan dat je hebt gemaakt en werk er echt aan om jezelf kort en bondig voor te stellen. Vermeld hoe je vaardigheden, kwalificaties en ervaring zich direct vertalen naar de functie waarvoor je solliciteert en zorg ervoor dat je de kernbegrippen en eisen die in de vacature zijn opgenomen, aanstipt. Probeer je vaardigheden uit te leggen en geef een korte samenvatting van je carrière.^[9]XBron
- Als in de vacature bijvoorbeeld staat dat ze op zoek zijn naar iemand met goede communicatieve vaardigheden, dan zou je kunnen zeggen: 'Ik heb uitstekende communicatieve vaardigheden ontwikkeld door mijn werkervaring als klantenservicemedewerker,' voor je verder uitweidt met een kort voorbeeld van een situatie waarin je deze vaardigheden hebt gedemonstreerd.
- Als je het bij een structuur van vier alinea's kunt houden, dan schrijf je automatisch een beknopte begeleidende brief die de HR-medewerker daadwerkelijk helemaal zal lezen.^[10]XBron
4
Vermeld specifieke relevante prestaties. De HR-medewerker zal je brief vluchtig lezen, dus is het belangrijk dat je duidelijke voorbeelden geeft van prestaties en bereikte doelen die relevant zijn voor de functie. Deze kunnen je helpen om je te onderscheiden van de andere sollicitanten en herinnerd te worden door de recruiter. Overweeg het gebruik van opsommingstekens om de indeling van de brief af te wisselen.
- Een korte lijst zal de brief leesbaarder maken, maar als je in nauwkeurig direct proza schrijft, laat je goede schrijf- en communicatieve vaardigheden zien.
- Begin met je meest indrukwekkende prestaties om een sterke eerste indruk te maken.
- Zoek naar een balans tussen enthousiast, professioneel en zelfverzekerd zijn.
5
Sluit de brief af met een uitdrukking van waardering. Het is belangrijk om af te sluiten met een positieve noot, door het bedrijf te bedanken voor het lezen van de brief of het overwegen van jou voor de functie. Je laatste regel zou bijvoorbeeld kunnen luiden: 'Bedankt voor het overwegen van mijn sollicitatie. Ik kijk ernaar uit om snel van u te horen.' Vermeld hoe de lezer contact met je kan opnemen door te verwijzen naar het adres dat je aan het begin van de brief hebt geplaatst, of middels de contactgegevens op je cv.^[11]XBron
- Teken de brief met je volledige naam. Gebruik een afsluiting zoals 'Met vriendelijke groet' of 'Hoogachtend', voordat je met je naam ondertekent.
- Zorg ervoor dat je je volledige naam onder je handgeschreven handtekening hebt getypt.
6
Houd de opmaak eenvoudig. Onthoud dat dit een formele brief is en dat dit moet worden weerspiegeld in de opmaak en de taal die je gebruikt. Blijf vasthouden aan een eenvoudige opmaak met marges van 2,5 cm en een formeel en leesbaar lettertype in zwart-wit, zoals Times New Roman of Arial. Zorg ervoor dat je het afdrukt op schoon, wit papier zonder kreukels.
- Als je de brief via e-mail verstuurt, houd dan toch vast aan deze formaliteit door je e-mail een duidelijk 'onderwerp' te geven en de ontvanger aan te spreken zoals je dat in een brief zou doen.
- Als je een formele e-mail verstuurt, zorg er dan voor dat je een geschikt e-mailadres hebt. Stuur het vanaf een account dat een eenvoudig e-mailadres heeft met je naam of initialen, en zeker niet iets als [email protected].
7
Controleer je brief. Het is absoluut noodzakelijk dat je de tijd neemt om de brief door te nemen en grondig te controleren voordat je hem verstuurt. Als je een brief met spelling- en grammaticafouten, typefouten of andere fouten verstuurt, geef je meteen een slechte indruk van jezelf en je professionaliteit. De brief maakt deel uit van de sollicitatie en is een demonstratie van je communicatieve vaardigheden en aandacht voor detail.^[12]XBron
- Vertrouw niet alleen op de automatische spellingscontrole.
- Lees je sollicitatiebrief hardop. Je oren kunnen iets opmerken dat je ogen gemist hebben.
- Laat het een tijdje staan en neem de brief dan nog eens met frisse ogen door.
Advertentie

Tips

Probeer je begeleidende brief niet langer te maken dan één pagina. De afdeling personeelszaken zal korte, professionele brieven op prijs stellen.

Advertentie

Waarschuwingen

In het digitale tijdperk sturen veel mensen hun cv's en begeleidende brieven elektronisch op. Het blijft echter nog steeds zaak dat je brief het standaard zakelijke briefformaat volgt.
Blijf professioneel en zakelijk bij het schrijven van een brief die je e-mailt.

Advertentie